Содержание
7.
Технология. Информационная технология. Виды ИТ. 2
41.
Работа с базами данных в MS Excel.
Правила формирования списков 8
Список
литературы.. 13
7. Технология. Информационная технология. Виды ИТ.
Информационная технология (ИТ) – процесс,
использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных
(первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии
объекта, процесса или явления.
Феномены
ИТ, которые стали все шире входить в отечественную практику, качественно меняя
деятельность компьютеризованных предприятий:
1.Феномен
персональных вычислений, основанный на постоянной доступности работнику
возможностей ЭВМ, в первую очередь - на использовании персональных компьютеров.
Феномен состоит в том, что во многих видах информационных, проектных и управленческих
работ исчезла необходимость в работниках-исполнителях (машинистках,
чертежниках, делопроизводителях и др.), являющихся посредниками между
постановкой задачи и ее решением. [1]
2.Феномен
кооперативных технологий, состоящий в компьютерной поддержке совместной
согласованной работы группы работников над одним проектом. Этот феномен возник
на основе суммы методов, обеспечивающих управление доступом членов группы к
разным частям проекта, управление версиями и редакциями проектной документации
и согласованным выполнением работ в последовательной процедуре работ,
управление параллельным конструированием и др.
3.Феномен
компьютерных коммуникаций, состоящий в резком увеличении возможностей обмена
любой информацией. Он возник, в частности, на основе стандартизованных
протоколов обмена данными прикладного уровня в локальных и глобальных сетях.
Это позволило исключить необходимость передачи бумажных документов для
получения согласия или содержательных замечаний, ненужные переезды для
проведения совещаний, обеспечить постоянную готовность работника получить и
отослать сообщение или информативные записи данных вне зависимости от места его
географического расположения и др.
Оценка
их влияния на производственную деятельность и оргструктуры, разработка
соответствующих методик производились не только за рубежом, но и отечественными
специалистами, хотя тогда у нас время реального применения этих методов еще не
настало.
Существует несколько точек зрения на развитие информационных
технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными
признаками деления.
Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с
появлением персонального компьютера начался новый этап развития информационной
технологии. Основной целью становится удовлетворение персональных
информационных потребностей человека как для профессиональной сферы, так и для
бытовой.
Признак деления – вид задач и процессов обработки
информации.
1 - й э т а п (60 – 70-е гг.) – обработка данных в
вычислительных центрах в режйме коллективного пользования. Основным
направлением развития информационной технологии являлась автоматизация
операционных рутинных действий человека.
2- й э т а п (с 80-х гг.) – создание информационных
технологий, направленных на решение стратегических задач.
Признак деления – проблемы, стоящие на пути
информатизации общества
1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется
проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей
аппаратных средств.
2 - й э т а п (до конца 70-х гг.) связывается с
распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого этапа – отставание
программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.
3 - й э т а п (с начала 80-х гг.) – компьютер
становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные
системы – средством поддержки принятия его решений. Проблемы – максимальное
удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса
работы в компьютерной среде.
4 - й э т а п ( с начала 90-х гг.) – создание
современной технологии межорганизационных связей и информационных систем.
Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них
являются:
·
выработка соглашений и установление стандартов,
протоколов для компьютерной связи;
·
организация доступа к стратегической информации;
·
организация защиты и безопасности информации.
Признак деления – преимущество, которое приносит
компьютерная технология[2]
1- й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется
довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с
ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов
вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых
информационных систем была разница между затраченными на разработку и
сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом
этапе была психологическая – плохое взаимодействие пользователей, для которых
создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов
и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы,
которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие
возможности, не использовали в полной мере.
2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением
персональных компьютеров. Изменился подход к созданию информационных систем –
ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки
принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке,
налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп
специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных,
характерная для первого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на
решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте
пользователя.
3- й этап ( с начала 90-х гг.) связан с понятием
анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях
телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации.
Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности
обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии
должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить
преимущество.
Признак деления – виды инструментария технологии
1 - й э т а п (до второй половины XIX в.) –
"ручная" информационная технология, инструментарий которой
составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным
способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш. Основная цель
технологии – представление информации в нужной форме.
2- й этап (с конца XIX в.) – "механическая"
технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон,
диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная
цель технологии – представление информации в нужной форме более удобными
средствами.
3 - й э т а п (40 – 60-е гг. XX в.) –
"электрическая" технология, инструментарий которой составляли:
большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие
машинки, ксероксы, портативные диктофоны.
Изменяется цель технологии. Акцент в информационной
технологии начинает перемещаться с формы представления информации на
формирование ее содержания.
4- й э т а п (с начала 70-х гг.) –
"электронная" технология, основным инструментарием которой становятся
большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления
(АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС), оснащенные широким спектром
базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологии
еще более смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой
среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической
работы. Множество объективных и субъективных факторов не позволили решить
стоящие перед новой концепцией информационной технологии поставленные задачи.
Однако был приобретен опыт формирования содержательной стороны управленческой
информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная база
для перехода на новый этап развития технологии.
5 - й э т а п (с середины 80-х гг.) –
"комиыотерная" ("новая") технология, основным
инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром
стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит
процесс персонализации АСУ, который проявляется в создании систем поддержки
принятия решений определенными специалистами. Подобные системы имеют встроенные
элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются на
персональном компьютере и используют телекоммуникации. В связи с переходом на
микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические
средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко
использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.
41. Работа с базами данных в MS Excel. Правила формирования
списков
Microsoft Excel ‑ средство для работы с электронными
таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы
таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985
году[3]. Microsoft Excel ‑
это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные и, при
необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию,
используя Internet. Microsoft® Excel разработан фирмой Microsoft, и
является на сегодняшний день самым популярным табличным редактором в мире.
Кроме стандартных возможностей его отличает следующие возможности, он выводит
на поверхность центральные функции электронных таблиц и делает их более доступными
для всех пользователей. Для облегчения работы пользователя упрощены основные
функции, создание формул, форматирование, печать и построение графиков.
Excel,
как видно из всего сказанного выше очень мощный инструмент для решения задач
имеющих дело с массивами разнообразных данных, поэтому область его применения
обширна, начиная от бухгалтерских и складских задач и заканчивая расчетами
энергетики спутниковых линий. В Excel
удобно решать задачи линейной алгебры, такие как работа с матрицами и др. Так
же есть все возможности по полноценной работе (сортировка, выборка, сводные
таблицы, анализ) с базами данных Благодаря наличию языка программирования в Excel возможно создания
различных пользовательских программ, которые автоматизируют специфические стандартные
задачи.
В общем смысле термин база данных можно применить к
любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по
определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов,
транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является
быстрый поиск содержащейся в них информации.
Excel располагает набором функций, предназначенных для
анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц
является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый
набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных.
Ниже приведено несколько советов по работе со списками.
В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица
состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и
полями, соответственно.
Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую
строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой
записи содержится в полях.
Зоголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию
в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью
команды Данные | Форма[4].
На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но
все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.
Средства обработки списков Excel можно использовать, не
создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.
Что касается терминов база данных и список, то
это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого в Microsoft
соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут
называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как
Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.
Эффективность списка обусловлена следующими
характеристиками:
Каждый столбец должен содержать однородную информацию.
Например, в списке персонала можно отвести один столбец для личных номеров
работников, другой для их фамилий, третий для имен, четвертый для даты приема
на работу и т.д.
Одна или две верхние строки в списке должны содержать метки,
описывающие назначение соответствующего столбца.
Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.
В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме
списка. Если это невозможно, то список нужно отделить от других данных по
крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.
Если планируется фильтровать список, не помещайте какие-либо
данные на занимаемые им строки.
Чтобы подчеркнуть заголовки, воспользуйтесь вкладками Шрифт
или Рамка диалогового окна Формат ячеек. (Оно открывается по
команде Формат | Ячейки) Не вставляйте отдельную строку из
дефисов или знаков равенства, так как Excel может принять такое подчеркивание
за данные.
Новые данные можно добавлять непосредственно в конец списка.
Весьма удобным может оказаться построчное редактирование списка с помощью
стандартной экранной формы. Для этого выделите какую-либо ячейку в списке и
выполните команду Данные | Форма.
Примечание Перед
выполнением команды Данные | Форма должна быть выделена только
одна ячейка в списке, иначе в форме могут появиться неверные заголовки
столбцов.
Совет. В
Excel есть команда Текст по столбцам, которая дает возможность очень
просто создавать списки из данных, содержащихся в текстовых файлах. Также можно
воспользоваться Мастером преобразований.
Команда Форма отображает на экране форму, которая
представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования
записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих
записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных
записей на основании сложных критериев.
Рис. 1. Форма
Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле,
наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо
таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых вы
можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически
заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не
можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях,
поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того,
вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не
редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в
режиме редактирования.
Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера
записи. Кнопка Добавить предназначена для ввода в базу данных новой
записи. В результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после
чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец
базы данных.
Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в
подведении различных итогов. С помощью команды Данные | Итоги можно
вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным
способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка
данных строку общих итогов.
После выполнения команды Данные | Итоги вы можете
выполнить следующие операции:
·
выбрать одну или несколько групп для
автоматического подведения итогов по этим группам
·
выбрать функцию для подведения итогов
·
выбрать данные, по которым нужно подвести итоги
·
Кроме подведения итогов по одному столбцу,
автоматическое подведение итогов позволяет:
·
выводить одну строку итогов по нескольким
столбцам
·
выводить многоуровневые, вложенные строки итогов
по нескольким столбцам
·
выводить многоуровневые строки итогов с
различными способами вычисления для каждой строки
·
скрывать или показывать детальные данные в этом
списке
Команда Итоги[5]
вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.
Список литературы
1. http://students.informika.ru/ -
Каталог для студентов, электронные журналы.
2. http://citforum.ru – Онлайн библиотека
литературы по информационным технологиям.
3. http://www.microsoft.ru/ - Официальный сайт
компании Microsoft в России.
4. Справочная
система MS Excel.
5. Материалам
эхоконференции RU.EXCEL (за июль-сентябрь 2000 года) Collected by Kirienko
Andrew, 2:5020/239.21@fidonet
[1] http://students.informika.ru/
- Каталог для студентов, электронные журналы.
[2] http://citforum.ru
– Онлайн библиотека литературы по информационным технологиям.
[3] http://www.microsoft.ru/
- Официальный сайт компании Microsoft в России.
[4] Справочная
система MS Excel
[5] Материалам
эхоконференции RU.EXCEL (за июль-сентябрь 2000 года) Collected by Kirienko
Andrew, 2:5020/239.21@fidonet