Содержание

Введение.......................................................................................................... 3

1. Основные требования при заполнении первичных документов........ 4

2. Особенности заполнения первичных документов по учету основных средств на ООО «Зоя».................................................................................................... 12

3. Особенности заполнения первичных документов по учету нематериальных активов на ООО «Зоя»............................................................................... 17

4. Типичные ошибки при заполнении первичных документов и советы по их исправлению................................................................................................ 23

Заключение.................................................................................................. 29

Список литературы..................................................................................... 31

Введение

Первичным учетным документом называется бухгалтерский документ, который является письменным свидетельством подтверждения факта совершения хозяйственных операций, права на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные ценности. Первичный документ — это носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Начальной стадией регистрации хозяйственных операций в организации является первичный учет. Объектами первичного учета являются все те операции, которые тем или иным образом оказывают воздействие на изменение средств организации и источники их формирования - расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями, приобретение и заготовление материалов и др. В соответствии с общими принципами бухгалтерского учета каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредственно после ее окончания. Фиксация существа хозяйственной операции осуществляется посредством составления документа. Документ - письменное свидетельство, доказательство какого-либо действия. Первичный документ - бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения.

1. Основные требования при заполнении первичных документов

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, нормированное и отработанное время, выработка рабочих-сдельщиков, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.п. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных операциях и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Всем известно, что работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь все хозяйственные операции должны быть оформлены соответствующими документами: отгрузка товаров покупателю - накладной, выдача денег из кассы - расходным кассовым ордером. Таково требование Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". А уже на основании этих документов бухгалтер делает записи в учете. Поэтому эти документы и называют первичными: ведь если нет документа, нет и основания для бухгалтерской проводки.

Так, в настоящее время действуют типовые бланки для учета: материалов; кассовых операций; операций, связанных с оплатой труда; результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета: торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии); операций на предприятиях общественного питания; денежных расчетов с населением с применением ККМ; капитального строительства и ремонтно-строительных работ; работы строительных машин и механизмов; операций на автомобильном транспорте; сельскохозяйственной продукции и сырья.

Формы документов, используемых при безналичных расчетах, утверждены Центральным банком РФ.

Типовые бланки можно купить в канцелярских или книжных магазинах. Однако многие бухгалтеры распечатывают бланки на компьютере. Такую возможность предоставляет большинство бухгалтерских программ.

Распечатывая бланки самостоятельно, вы можете выбрать тот формат, который вам наиболее удобен. Строгих ограничений здесь нет. При необходимости можно также изменять размеры граф и строк.

Кроме того, разрешается включать в типовые бланки дополнительные реквизиты (например, адрес и телефон организации). Главное условие - все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом, должны быть сохранены.

Исключение - документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов. В эти бланки никаких изменений вносить нельзя.

Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно.

Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике организации (п.3 ст.6 Федерального закона "О бухгалтерском учете"). Кроме того, не забудьте о том, что такой документ должен содержать обязательные реквизиты.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

———————————————————————————————

————————————————————| Первичные учетные документы |

| ———————————————————————————————————————————————————————————————————

| | Своевременное и качественное оформление первичных учетных |

| | документов, передачу их (в сроки, установленные в соответствии |

| | с утвержденным в организации графиком документооборота) для |

| | отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность |

| | содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и |

| | подписавшие эти документы |

| —————————————————————————————————————————————————————————

|—————————————>| Перечень обязательных реквизитов первичного документа |

| —————————————————————————————————————————————————————————

|—————————————>| Внесение исправлений в первичные документы |

| —————————————————————————————————————————————————————————

|—————————————>| Изъятие первичных документов |

| —————————————————————————————————————————————————————————

|—————————————>| Регистры бухгалтерского учета (форма счетоводства) |

| —————————————————————————————————————————————————————————

—————————————>| Хранение первичных учетных документов |

—————————————————————————————————————————————————————————

Рис.1. Первичные учетные документы и отражение их в регистрах

бухгалтерского учета

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Учетные (бухгалтерские) документы, используемые на предприятиях, составляются, как правило, на типовых бланках соответствующих утвержденных форм. Они проходят определенный документооборот на предприятии, прежде чем фиксируются в бухгалтерских учетных регистрах.

Приходные и расходные кассовые ордера – это первичные кассовые документы. Приходный кассовый ордер выписывается при приемке денег кассиром, затем подписывается главным бухгалтером и затем снова возвращается кассиру. Расходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии, затем подписывается руководителем и главным бухгалтером, после этого его заполняет человек, которому выдаются деньги, и с этим расходным ордером направляется в кассу, где получают деньги, а расходный ордер снова возвращается к кассиру. Расходные и приходные кассовые ордера подкалываются к отчету кассира, и вместе с отчетом сдаются в бухгалтерию.

Первичные банковские документы – это платежное поручение, платежное требование и т.д. Платежное поручение или требование печатаются на предприятии на специальных бланках, подписываются главным бухгалтером и руководителем, на них на первом листе ставится печать, затем поручение или требование в нескольких экземплярах отвозится в банк, где на основании этого документа списываются деньги со счета (если это требование, то оно отвозится в другой банк), затем один экземпляр поручения с банковской отметкой возвращается на предприятие вместе с выпиской банка по расчетному счету.

Первичным документом подотчетных лиц является авансовый отчет. Авансовый отчет составляется непосредственно лицом, которому были выданы деньги в подотчет. На бланке заполняются где, когда и по какому документу за что уплачено на основании документов других организаций. Авансовый отчет подписывается подочетным лицом, затем главным бухгалтером и руководителем и вместе с документами сдается в бухгалтерию.

При расчете заработной платы в качестве первичного документа служат расчетная и платежная ведомости. Расчет производится в бухгалтерии в расчетной ведомости, затем составляется платежная ведомость и, после подписи руководителем и главным бухгалтером отдается в кассу, где кассир, выдает зарплату и одновременно собирает подписи всех, кто ее получает. В случае, если часть зарплаты не выдана, на платежной ведомости делается отметка, остаток зарплаты по истечении трех дней сдается в банк. Платежная ведомость, после того как все в ней расписались, подписывается кассиром и сдается в бухгалтерию. Может быть одновременно расчетно-платежная ведомость.

При приобретении и выбытии основных средств и нематериальных активов все записи делаются в актах приемки-передачи и актах выбытия. Акт приемки-передачи составляется на предприятии, которое передает эти основные средства, на нем записываются все характеристики ОС, затем он подписывается комиссией, теми, кто сдает и теми, кто принимает данные объекты, затем сдается в бухгалтерию, где бухгалтер ставит отметку об открытии карточки ОС или НА. Вместе с актом приемки-передачи могут быть также и прочая документация к этим объектам.

Акт выбытия составляется специально назначенной приказом руководителя комиссией, которая производится осмотр объектов ОС и НА, указывает причины списания или выбытия, подписывается членами комиссии, главным бухгалтером и также сдается в бухгалтерию.

Движение материалов оформляется в накладных, счетах-фактурах и т.д. Отписывается товар на складах или других местах хранения товара, подписывается главным бухгалтером, руководителем или заведующим склада, тем, кто получает материалы, затем один экземпляр отдается тем, кто получил материалы, а второй экземпляр кладовщик сдает вместе с отчетом в бухгалтерию.

Рассмотрим более подробно как же составляется первичный учетный документ.

Первичный документ заполняется либо на унифицированной форме, либо на специально разработанной предприятием форме.

В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Перечисленные ранее обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

Запись в документах делается чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке или на принтере. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее можно исправлять. Правда существуют такие первичные документы, в которых не допускаются исправления, например, приходные и расходные кассовые ордера, а также банковские документы.

Итак, в случае, когда допущенную в документе ошибку можно исправлять, делается это следующим образом. Необходимо зачеркнуть неправильный текст или цифру так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Пишется следующий текст:

Написанному в исправление ошибки ______ (новый текст или сумма) верить

Дата Подпись.

Затем документ еще раз подписывают все лица, подписавшие его ранее с неверной записью.

Лица, подписавшие документ после внесения в него исправлений, ставят свои подписи и под записью об исправлении.

Поступающие в бухгалтерию первичные документы необходимо обязательно проверять. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают далее бухгалтерской обработке.

2. Особенности заполнения первичных документов по учету основных средств на ООО «Зоя»

Рассмотрим на примерах, как и какие первичные документы заполняются при учете некоторых, наиболее распространенных хозяйственных операций при учете основных средств.

Движение основных средств (далее ОС) связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами: по форме № ОС-1 - для объекта основных средств (кроме зданий, сооружений); по форме № ОС-1а - для зданий, сооружений; по форме № ОС-1б - для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений).

Эти документы утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному объекту.

Внутреннее перемещение основных средств оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2).

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется акт о приеме-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3).

Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6) и инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а). Для учета наличия объектов основных средств малых предприятий применяется инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Выбытие объекта или групп объектов основных средств, кроме автотранспортных, оформляется:актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – форма № ОС-4; актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных основных средств) – форма № ОС-4б.

Списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа оформляется актом о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а).

Когда к учету принимается оборудование, не требующее монтажа, а также оборудование требующее монтажа, но предназначенное для запаса, то оформляется акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14).

При последующей передаче оборудования в монтаж заполняется акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15).

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

ООО «Зоя», занимающийся пошивом одежды, приобретает в торговой фирме ООО «Клен» новую швейную машину «Текстима 8332/2705» (год выпуска 2003). Стоимость машины 18000 рублей (в том числе НДС-3000 рублей). Поставщик оборудования одновременно является и отправителем. Изготовитель поставляемой швейной машины – ЗАО “Метшвейстрой” (код ОКПО – 03215485).

Расходы на доставку составили 1200 рублей (в том числе НДС-200 рублей).

Полученная швейная машина предназначена для использования в швейном цехе взамен устаревшей модели, но пока замена производиться не будет, и приобретенная швейная машина передается на склад.

Приемка машины производится на складе ООО «Зоя» 1 июля 2002 года с 12 часов до 13 часов. Заведующая складом Токарева О. В.

Швейная машина была упакована в коробку. При осмотре груза было установлено повреждение упаковки — вскрыта коробка. Оборудование поставлено комплектно, дефектов оборудования при наружном осмотре не было обнаружено. Сопроводительный документ — транспортная накладная № 309 от 1 июля 2003 года.

В нашем примере оборудование сначала будет храниться на складе, поэтому для приемки основного средства на основании приказа директора ООО «Зоя» Ивановой Г. С. от 28 июня 2003 года № 56 была создана комиссия по приемке швейной машины в составе четырех человек: главного инженера ООО «Зоя» Тимофеева Р. Г. — председатель комиссии, механика швейного цеха ООО «Зоя» Розова Н. И., главного бухгалтера ООО «Зоя» Пушкиной Н. П., менеджера по сбыту ООО «Клен» Семенова П. Е.- представитель поставщика.

Приемка основного средства производилась 1 июля 2003 года на складе ООО «Зоя». Осмотрев оборудование, комиссия составляет акт № 45 в двух экземплярах по форме № ОС-14

Для примера возьмем следующие банковские реквизиты ООО “Зоя”: р/с 40702810600200901245 в “Московский Банк”, к/с 30101810300200500007, БИК 045562007, ИНН 7729212549, ОКОНХ 17220, ОКПО 05312479.

Код ОКУД для актов по основной деятельности предприятия – 0253011. Телефон/факс ООО “Зоя”: 121-15-18.

Банковские реквизиты поставщика – ООО “Клен”: р/с 40702810603100011245 во “Внешпромбанк”, к/с 30101810300000710331, БИК 044531332, ИНН 7715223417, ОКОНХ 71211, ОКПО 07210356. Телефон/факс ООО “Клен” - 175-16-98.

Поскольку в нашем примере к учету принимается оборудование, не требующее монтажа, то заполнять акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) и акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) мы не будем, а приведем только сами формы.

10 июля 2003 года директор ООО «Зоя» Иванова Г. С. приказом № 98 отдает распоряжение о передаче промышленной швейной машины «Текстима 8332/2705», поступившей в организацию 1 июля 2002 года в швейный цех. 10 июля машина зачислена в состав основных средств и введена в эксплуатацию в швейном цехе ООО «Зоя».

Данная машина была приобретена по цене 18000 руб. (в том числе НДС 3000 руб.).

При передаче швейной машины в эксплуатацию, лицом ответственным за ее сохранность в швейном цехе становится мастер цеха Никитина Н. П. Передачу производит заведующий складом Гусева Г. К.

Для ввода основного средства в эксплуатацию на основании распоряжения директора № 98 от 10 июля 2003 года была создана комиссия в составе четырех человек: главного инженера ООО «ЗОЯ» Тимофеева Р. Г. — председатель комиссии, механика швейного цеха ООО «Зоя» Розова Н. И., главного бухгалтера ООО «Зоя» Пушкиной Н. П., мастера швейного цеха Полушина В. Л.

Комиссия произвела осмотр принимаемого в эксплуатацию основного средства, проверку его на соответствие техническим характеристикам. Отклонений обнаружено не было.

После этого составляется акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) № 20 в двух экземплярах по форме № ОС-1.

В августе 2003 года были сломаны в швейном цехе были сломаны три производственные машины: швейная машина “Текстима 8332/2705” (2003 года выпуска); две машины для раскройки “Лиана 5137-84” (2001 года выпуска).

По данным первичных документов и инвентарных карточек, заведенных на данные объекты основных средств. Первоначальная стоимость машин составила: швейной – 15000 рублей, для раскройки – 8500 рублей за единицу.

Передача производится 14 августа 2003 года мастером швейного цеха Никитиной Н.П. Прием в ремонтном цехе осуществлял Бобров Л.В.

На внутреннее перемещение вышеназванных объектов основных средств оформляется накладная № вн-121.

В бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств, принятых к учету, ведется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6). Существует инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а). Для учета наличия объектов основных средств малых предприятий применяется инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Инвентарная карточка учета основных средств применяется в следующих случаях: 1) для учета отдельных объектов основных средств, 2) для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке согласно Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (по структурным подразделениям организации)

Заполнение инвентарных карточек производится на основе. акта (накладной) приемки-передачи основных средств, технических паспортов, других документов по основным средствам, которыми оформляется их приобретение, сооружение, перемещение, дооборудование, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт, списание.

Согласно п.10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств в инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования, способ начисления амортизации, освобождение от начисления амортизации (если имеет место), индивидуальные особенное объекта

Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии предприятия.

На основные средства, принятые в аренду, для осуществления забалансового учета арендованных объектов в бухгалтерской службе организации-арендатора рекомендуется также открывать инвентарные карточки.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.

В инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств на основании оформленных актов на списание основных средств, переданных бухгалтерии. Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.

3. Особенности заполнения первичных документов по учету нематериальных активов на ООО «Зоя»

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2000, утвержденному Приказом Минфина РФ от 16 октября 2000 года № 91н к нематериальным активам в целях бухгалтерского учета относятся: исключительное право патентообладателя на изобретение, промышленный образец, полезную модель; исключительное авторское право на программы для ЭВМ, базы данных; имущественное право автора или иного правообладателя на топологии интегральных микросхем; исключительное право владельца на товарный знак и знак обслуживания, наименование места происхождения товаров; исключительное право патентообладателя на селекционные достижения.

В составе нематериальных активов учитываются также деловая репутация организации и организационные расходы (расходы, связанные с образованием юридического лица, признанные в соответствии с учредительными документами частью вклада участников (учредителей) в уставный (складочный) капитал организации).

Для учета всех видов нематериальных активов, поступивших для использования в организацию, применяется карточка учета нематериальных активов (форма № НМА-1).

Карточка учета нематериальных активов ведется в бухгалтерии на каждый объект.

Форма заполняется в одном экземпляре на основании документа на оприходование, приемку-передачу (перемещение) нематериальных активов и другой документации.

Рассмотрим заполнение карточки учета нематериальных активов на условном примере.

22 июня 2002 года ООО «Зоя» (код по ОКПО для условного примера 07318675) приобрело у патентообладателя ЗАО «Интеграл» исключительное право патентообладателя на промышленный образец.

ООО «Зоя» начало выпуск продукции по приобретенному промышленному образцу с июля 2002 года. Оприходование объекта нематериальных активов было оформлено Актом приемки № 43 от 22 июня 2002 года.

Сумма затрат на приобретение и оформление этого продукта составила 1000000 руб. (без учета НДС).

Карточку заполнила бухгалтер Иванова О. В.

Заполним карточку формы № НМА-1 по данным примера.

Каждому документу присваивается порядковый номер, который указывается в строке «Карточка № __».

В нашем примере номер карточки «7»

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Зоя».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации.

В нашем примере в графе «Код по ОКПО» пишем код «07318675».

В строке «Структурное подразделение» указывается полное наименование структурного подразделения, где используется объект. Если объект нематериальных активов используется для деятельности организации в целом (например товарный знак или организационные расходы), то данная строка не заполняется.

В нашем примере ставим «Швейный цех».

В графе «Дата составления» указывается дата заполнения карточки.

В нашем примере «22 06.02 г.».

В графе «Код вида операции» проставляется код хозяйственной операции по приобретению нематериальных активов или их передаче. Отметим, что код проставляется в том случае, если организация применяет систему кодирования.

В нашем примере ставим прочерк, так как ООО «Зоя» не применяет систему кодирования.

В графу «Документ на оприходование» заносятся соответственно дата и номер документа, которым была оформлена операция оприходования объекта нематериальных активов.

В нашем примере:

«Дата» — «22 июня 2002 г.»,

«Номер» — «43».

Следующие три строки формы выделены для занесения информации о полном наименовании и назначении объекта нематериальных активов

В нашем примере»Патент на промышленный образец швейного изделия «Куртка женская»(запись в данном примере условная).

В графу 1 «Структурное подразделение» записывают наименование или кодовые номера (если в организации применяется система кодирования) структурного подразделения организации, в которое передается нематериальный актив.

В нашем примере «швейный цех».

В графе 2 «Вид деятельности» указывается вид деятельности, для осуществления которой используется нематериальный актив

В нашем примере «пошив одежды».

В графе 3 «Счет, субсчет» указывают счет, по дебету которого оприходован объект нематериальных активов

В нашем примере «04»

В графе 4 «Код аналитического учета» ставится код аналитического учета, если в организации используется соответствующая система кодирования При отсутствии кода в графе ставится прочерк.

В нашем примере не применяется система кодирования, поэтому ставим в графе 4 прочерк.

В графе 5 «Первоначальная (балансовая) стоимость» указывают первоначальную стоимость, которая складывается из суммы фактических затрат на приобретение, изготовление и затрат по доведению нематериальных активов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, без учета НДС

В нашем примере «1000000=00».

В графе 6 «Срок полезного использования» указывается срок, в течение которого будут амортизироваться нематериальные активы Он может быть определен экспертным путем или на основании документов, подтверждающих передачу нематериального актива.

По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизационных отчислений устанавливаются в расчете на десять лет (но не более срока деятельности организации).

В нашем примере срок полезного использования равен 10 годам, такой срок устанавливается в патенте на промышленный образец. Поэтому в графе 6 пишем «10».

В графе 7 «Сумма начисленной амортизации» указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования.

Начисление амортизации нематериальных активов производится независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде

В нашем примере «8333–33» (1000000х10%/12=8333–33)

В графу 8 «Норма амортизации, % или сметная ставка» заносится норма амортизации, которая рассчитывается исходя из установленного срока полезного использования.

В нашем примере «10%» (100%/10 лет).

Графа 9 «Код счета и объекта аналитического учета (для отнесения амортизации нематериальных активов)» должна содержать счет учета затрат, на который будут списываться суммы фактически начисленной амортизации.

В нашем примере «20»

Если по нематериальным активам начисление амортизации не предусмотрено (например по объектам, полученным по договору дарения), то в графах 7 — 9 ставят прочерки.

В графе 10 «Дата постановки на учет» указывается дата оприходования на баланс организации нематериального актива (то есть дата составления акта приемки-передачи)

В нашем примере «22 июня 2002 г.».

Графа 11 «Способ приобретения» дает информацию о том, каким образом организация получила нематериальные активы.

Нематериальные активы могут быть получены организацией различными путями, например

внесены учредителями (собственниками) организации в счет их вкладов в уставный капитал организации,

получены безвозмездно,

приобретены организацией в процессе ее деятельности по договору кули-продажи или в обмен на другое имущество,

изготовление собственными силами и т.д.

Таким образом, в графе 11 в зависимости от способа получения не- материальных активов можно написать соответственно: вклад в уставный капитал, безвозмездное получение, приобретение за плату, приобретение в обмен на другое имущество, изготовление.

В нашем примере в этой графе пишем «приобретение за плату».

В графу 12 «Документ о регистрации (наименование, номер, дата)» заносятся данные о документе, регистрирующем право организации на использование нематериального актива.

В нашем примере «свидетельство № 0879115 от 12.09 01»

В следующие пять граф таблицы с 13-й по 17-ю заносится информация о выбытии или перемещении объекта нематериальных активов.

В графу 13 «Номер» проставляется номер документа, согласно которому произошло перемещение (выбытие).

Графа 14 «Дата» должна содержать дату документа, указанного в графе 13 данной таблицы.

Графы 15 и 16 отражают причину выбытия (перемещения) нематериальных активов.

В графе 15 «Наименование» указывают наименование причин выбытия или перемещения (например причиной выбытия может быть моральный износ).

В графе 16 «Код причины» проставляется соответствующий код. Эта графа заполняется в том случае, если в организации применяется кодирование причин выбытия основных средств. В противном случае в этой графе ставится прочерк.

В графу 17 «Сумма выручки от реализации, руб. коп.», записывается сумма, полученная организацией от реализации данного объекта нематериальных активов.

В нашем примере эти графы пока не заполняются.

Под рассмотренной частью таблицы предусмотрен реквизит «Сумма износа, руб. коп», где указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования нематериального актива.

В нашем примере «8333–33».

На оборотной стороне карточки дается краткая характеристика объекта нематериальных активов.

В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» записываются только основные показатели объекта, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

В нашем примере «Промышленный образец куртка женская предназначен для использования при выпуске швейных изделий».

После заполнения карточки учета нематериальных активов в строке «Карточку заполнил» бухгалтер, заполнивший карточку, указывает свою должность, ставит подпись, пишет фамилию и инициалы (расшифровку подписи), а также дату заполнения число, месяц (прописью) и год.

4. Типичные ошибки при заполнении первичных документов и советы по их исправлению

На практике зачастую к бухгалтерскому учету принимаются первичные документы, составленные с нарушением требований законодательства: используются произвольные формы документов, допускаются подчистки и помарки, а то и вовсе отсутствуют документы.

Обращаем Ваше внимание, в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

При этом, согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится следующим образом: зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения; рядом с зачеркнутой делается верная запись; рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на … (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»; лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления; документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления; лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Далее приведены примеры допущенных ошибок в заполнении первичных учетных документов.

Мастер швейного цеха (материально ответственное лицо) выписал требование-накладную на получение со склада 120 погонных метров сатина зеленого цвета. Начальник швейного цеха, подписывая требование-накладную, распорядился получить 150 метров ткани.Для исправления допущенной ошибки мастер швейного цеха должен зачеркнуть надпись «120», поставить «150» и рядом написать «исправлено на 150». Под исправительной записью проставляется дата исправления.

Исправительная запись заверяется подписью мастера с указанием его должности и фамилии и начальником цеха. Впоследствии свою подпись под исправительной записью должны поставить и другие лица, которые будут подписывать этот документ (начальник отдела снабжения, кладовщик склада).

Таким образом, если исправление делается на начальном этапе составления документа, то его лучше не исправлять, а составить заново. Если ошибка не будет исправлена должным образом, то сотрудник отдела материально-технического снабжения может утверждать, что им был разрешен отпуск только 120 метров ткани, а кладовщик централизованного склада — напротив, что при поступлении требования-накладной на склад эта запись была зачеркнута и он совершенно правомерно отпустил 150 метров ткани. Хотя, если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься кладовщиком во внимание (то есть кладовщик не должен отпускать по такому требованию-накладной более 120 метров ткани).

При этом важно фактически отпущенное количество ткани, поэтому при документальной проверке наличие исправлений в графе «Затребовано» не создаст каких-либо разногласий с проверяющими органами.

Кладовщик цеха выписал требование-накладную на получение с централизованного склада 20 кг гвоздей. Еще до отпуска гвоздей он поставил в графе «Отпущено» цифру 20 и расписался. При фактическом отпуске гвоздей оказалось, что на складе осталось только 17 кг, которые и были переданы в цех.

Для исправления допущенной ошибки при оформлении требования-накладной кладовщик должен зачеркнуть запись «20», поставить «17» и рядом написать «исправлено на 17». Под исправительной записью проставляется дата исправления. Исправительная запись заверяется подписями кладовщика склада с указанием его должности и фамилии и кладовщика цеха.

Если исправление фактического количества отпущенных гвоздей не будет заверено надлежащим образом, то впоследствии кладовщик централизованного склада может утверждать, что им отпущено 20 кг (а не 17 кг).

При документальной проверке налоговый инспектор может не принять исправление и посчитать, что со склада было отпущено 20 кг, что чревато негативными последствиями (например возникновением споров по возможности зачета НДС, если материалы были отпущены на непроизводственные нужды, поиском сокрытой выручки, если материалы были проданы на сторону, и т. п.).

Не исключено, что организации придется отстаивать свою позицию в суде, используя в данном случае в качестве подтверждения фактического количества отпущенных материалов другие документы и объяснения кладовщиков.

Типичной ошибкой при заполнении авансового отчета (форма № АО-1) является отсутствие сведений по строкам «Остаток (перерасход) предыдущего аванса», и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.

Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.

Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере каких-либо записей. Этого делать нельзя ни в коем случае. Такое нарушение пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации может привести к тому, что документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

Часто при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам делается такая ошибка, как не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию рекомендуется бухгалтеру также поставить свою подпись под исправительной записью. Предложение это необычное, и на первый взгляд рекомендуемое действие может показаться излишним. Однако отсутствие подписи бухгалтера под исправительными записями допускает возможность внесения в документ исправлений уже после отражения данной хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета и сдачи документов в архив. Тогда о сделанных без вашего ведома исправлениях в документе вы можете узнать в самый неподходящий момент (например при проведении документальной проверки налоговыми органами). Но доказать, что исправления были ли внесены задним числом, можно будет только при помощи специальной экспертизы (которая, к сожалению, позволяет определить не точную дату внесения записи, а лишь период в несколько месяцев, когда она была сделана).

Вместе с тем бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение опeрации. Документы, оформленные ненадлежащим образом (в том числе имеющие неоговоренные исправления), бухгалтер не должен принимать к исполнению. В зависимости от обстоятельств он должен либо изъять ненадлежащим образом оформленный документ (если имеются основания подозревать факты подлога или иных злоупотреблений) и поставить в известность об этом руководство предприятия, либо предложить ответственным за совершение хозяйственной операции должностным лицам дооформить его в установленном порядке.

Заключение

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов – М.: Бизнес-школа, 2000.

3. Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002.

4. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: Дашков и Ко, 2004. – 336 с.

5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство: Жизненный цикл документа - от черновика до архива: Понятие ДОУ; Оформление управленческих документов; Кадровое делопроизводство. – СПб: Питер, 2004. – 256 с.

6. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник /Под ред. Т.В.Кузнецовой – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

7. Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №2, 2002

8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению – М.: ПРИОР, 1999.