Содержание
Введение. 3
1. Краткая характеристика организации. 5
2. Документация и оформление документов. 9
2. Организация документооборота. 15
3. Порядок передачи документов в архив. 24
Заключение. 28
Список литературы.. 30
Введение
Термин «делопроизводство»
характеризует совокупность работ по документированию управленческой
деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ»
определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная
или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для
использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление»,
«информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Отдел кадров традиционно
представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия,
подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой
работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия,
количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав
самой кадровой службы.
В условиях стремительного
прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и
правильное решение стратегических и тактических задач определяет
жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная
информация составляет основу управления, его эффективность в значительной
степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном
обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом
социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет
качество управления. В современных условиях для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на
информации, на служебном документе.
Организация работы с
документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и
культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально
ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования
показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их
подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO
(International Standards Organization), управление документами становится одним
из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает
особую организации работы с документами и данными, координацию процессов
создания, изменения распространения.
Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для
поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее
избыточность.
К сожалению, многие
руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение
управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более –
с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное
составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами –
важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в
документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и
пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих
решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы
работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
На практике рассмотрен
виды документов и документооборот в администрации.
1. Краткая характеристика организации
Николаевка,
посёлок городского типа в Смидовичском районе Еврейской автономной области
Хабаровского края РСФСР. Расположен на р. Тунгуска (приток Амура). Ж.-д.
станция на Транссибирской магистрали, в 35 км к 3. от Хабаровска.
Администрация
п. Николаевка осуществляет делопроизводство как и любая другая организация.
В связи с вступлением в
силу нового ГОСТа РФ 6.30-2003 "Унифицированные системы
организационно-распорядительной документации "Требования к оформлению
документов" в администрации поселка Николаевка:
1. Утвердили Инструкцию
по делопроизводству;
2. Главе администрации -
использовать Инструкцию в качестве типовой и в срок до 01.06.2005 внести
изменения в используемые печати, бланки, удостоверения, фронтонные вывески их
названий с изображением герба п. Николаевка;
- в обязательном порядке
ознакомить всех работников с настоящей Инструкцией.
3. Признать утратившим
силу: постановление от 16.09.99 № 615 "Об утверждении инструкции по
делопроизводству в администрации и постановлений от 31.01.2000 № 47, от
22.09.2000 №569, от 04.11.2000 № 671, от 17.11.2000 № 700, от 24.10.2001 № 626,
от 25.03.2002 № 116, от 21.11.2002 № 445, от 20.12.2002 № 491 о внесении
изменений в Инструкцию по делопроизводству.
4. Контроль за
исполнением постановления возложить на заместителя мэра.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
1. Общие положения
2. Состав документации
3. Подготовка и
оформление проектов нормативных правовых актов
3.1. Проекты
постановлений и распоряжений главы поселка
3.2. Приказ
4. Подготовка и
оформление отдельных видов документов
4.1. Положение, правила,
инструкция
4.2. Протокол
4.3. Служебные письма
4.4. Служебные телеграммы
4.5. Акт
5. Правила оформления
документов
5.1. Бланки документов
5.2. Общие требования к
оформлению документов
6. Организация
документооборота и исполнения документов
6.1. Доставка документов
6.2. Прием и обработка
поступающих документов
6.3. Регистрация
документов
6.4. Распределение
поступающих документов
6.5. Обработка и передача
отправляемых документов
6.6. Прием и обработка
документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.7. Учет количества
документов
6.8. Работа с обращениями
и запросами депутатов
6.9. Работа с обращениями
граждан
6.10. Информационная
безопасность
7. Контроль исполнения
документов
8. Организация печатных и
копировально-множительных работ
8.1. Организация
машинописных работ
8.2. Организация
копировально-множительных работ
9. Изготовление и использование
печатей и штампов
10. Организация
документов в делопроизводстве
10.1. Составление
номенклатуры дел
10.2. Формирование и
оформление дел
10.3. Организация
оперативного хранения документов
11. Порядок передачи
документов на хранение в архив
11.1. Экспертиза ценности
документов
11.2. Подготовка и
передача документов в архив
11.3. Оперативное
использование архивных документов, хранящихся в ведомственном архиве
Инструкция по
делопроизводству устанавливает в аппарате администрации единые правила и
порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного
характера.
Организационно-распорядительный
документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Положения настоящей
Инструкции распространяются также на организацию работы с документами,
создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные
(автоматизированные) технологии обработки документной информации должны
отвечать требованиям Инструкции.
Порядок организации
работы с секретными документами, с грифом «Для служебного пользования»
устанавливается специальной инструкцией.
Составление, оформление и
учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации поселка
Николаевка производится в порядке, установленном для них инструкциями и
положениями вышестоящих органов.
Ответственность за
организацию делопроизводства в аппарате администрации возлагается на
заместителя мэра – управляющего делами. Во всех других подразделениях – на их
руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.
Контроль за соблюдением в
аппарате администрации и ее структурных подразделениях требований
делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение
сотрудников возлагается на комитет по общим вопросам и контрольный комитет (по
своим направлениям деятельности).
При утрате документа
сотрудник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного
подразделения и представить письменное объяснение заместителю мэра –
управляющему делами администрации.
Передача документов, их
копий сотрудникам других организаций, взаимодействие со средствами массовой
информации, а также передача им какой-либо служебной информации допускается
только с разрешения непосредственных руководителей.
В случаях возникновения
вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящей
Инструкцией, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных
органов.
2. Документация и
оформление документов
В соответствии с Уставом п.
Николаевка администрацией города издаются следующие правовые акты:
-мэром города и главами
объединенных администраций- постановления и распоряжения ;
-руководителями
департаментов, управлений, являющихся юридическими лицами,- приказы.
В состав документов также
входят:
- документация по личному
составу;
- документация по
заявлениям и обращениям граждан и организаций;
- другие системы
документации (плановая, отчетная, финансовая и т.д.)
В связи с особенностями
документации по личному составу и бухгалтерской документации рекомендуется
руководителям кадровой службы и бухгалтерии на основе типовой инструкции
разрабатывать собственные инструкции по кадровому и бухгалтерскому
делопроизводству.
Документы должны
оформляться на стандартных бланках, имеющих набор реквизитов, идентифицирующих
автора и удостоверяющих подлинность письменного документа.
Состав реквизитов документов
и их расположение должны соответствовать требованиям ГОСТ РФ 6.30-2003.
Бланки документов
постоянного срока хранения должны изготавливаться на белой бумаге высших
сортов.
Для документов временного
срока хранения допускается использование бланков, изготовленных с помощью
компьютера или средств оперативной полиграфии (ксерокопии).
Для администрации, ее
структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды
бланков документов:
-общий бланк;
-бланк письма;
-бланк конкретного вида
документа.
Изображение герба п.
Николаевка установленного образца помещается на бланках правовых актов
администрации и располагается над серединой реквизита «наименование
организации».
Наименование
администрации указывается в соответствии с Уставом города, а наименование ее
структурных подразделений – согласно положениям о них, утвержденным мэром.
В состав реквизита входят
почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов,
счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.) Почтовый и телеграфный
адрес указываются в соответствии с требованиями, изложенными в почтовых
правилах Министерства связи РФ.
Для избежание волокиты и
соблюдения установленных сроков датируются все стадии подготовки, согласования,
визирования, оформления, принятия и исполнения документа.
Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия
решения), для акта – дата события.
Для документов,
подготовленных совместно несколькими организациями, дата должна быть единой.
Для ряда
нормативно-правовых документов существует также дата вступления документа в
силу.
Регистрация документа –
фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем
проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных формах.
Если документ отправляют
в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно:
Бухгалтериям
муниципальных учреждений п. Николаевка.
Документ не должен
содержать более четырех адресатов.
Слово «копия» перед
обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. Каждый
экземпляр документа должен быть отпечатан на бланке, подписан, а адрес, по
которому направляется конкретный экземпляр документа, должен быть подчеркнут
или отмечен «галочкой».
При направлении документа
более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется список на
рассылку.
Почтовый адрес не
указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы
исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в органы местного
самоуправления Смидовичского района. В этих случаях почтовый адрес
проставляется на конвертах в канцелярии.
В состав реквизита
«Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового
адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг
почтовой связи.
При наличии в резолюции
нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило,
лицо, названное в резолюции первым). Он организует работу соисполнителей,
определяет сроки представления соисполнителями ответов и предложений, готовит
итоговый проект документа (завизированный остальными соисполнителями) и
представляет его на подпись лицу, давшему поручение.
Резолюция переносится в
регистрационную форму и может являться основанием взятия документа на контроль.
В этом случае срок исполнения документа определяется резолюцией.
Если документ берется на
контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль)
или слово «Контроль» на правом верхнем поле документа на уровне грифа
утверждения. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от
руки ярким красным, синим, зеленым цветом.
Кратко, четко отражает
основное содержание документа и согласуется с наименованием вида документов.
Располагается в левом верхнем углу под датой и номером документа. В конце
заголовка точка не ставится.
Заголовок может отвечать
на вопросы:
О чем? (о ком?) :
постановление о проведении комплексной проверки.
Чего (кого?): протокол
заседания расширенной комиссии, должностная инструкция специалиста.
Текст документа должен
быть кратким, четким, не допускающим различных толкований, и может состоять из
2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части
кратко излагаются цели и задачи, факты или события, послужившие основанием для
издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии»,
«во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа,
то в преамбуле указывается наименование этого документа в творительном падеже,
его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть
должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя
каждого действия и сроков их исполнения. Она может делиться на пункты и
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В качестве исполнителей
указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт
распорядительной части должен содержать сведения о подразделении им должностном
лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Если документ изменяет,
отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то
один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (или пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка
«Признать утратившим силу…»
В
организационно-распорядительных документах изложение идет от первого лица
единственного числа (постановляю, приказываю).
В документах
коллегиально-совещательных органов текст излагается от третьего лица
единственного числа (решила, решил).
Текст протокола
излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
В документах,
устанавливающих права и обязанности структурных подразделений (положение,
инструкция), а также содержащих оценку фактов и выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав комитета входят,
комиссия установила).
Если документ имеет
приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений включает в себя
сведения о количестве листов и количестве экземпляров.
Наличие приложения
указывается ниже текста документа перед подписью.
Если документ имеет
приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование с указанием количества
листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их
нумеруют.
Право подписи документов
определяется Регламентом работы администрации, положениями о структурных
подразделениях и должностными инструкциями.
Подписание руководителями
структурных подразделений администрации нормативных актов не допускается.
В состав подписи входят:
наименование должности подписавшего документ (при использовании должностного
бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка.
Подпись отделяется от
текста 3 интервалами. Наименование должности печатается от левой границы
текстового поля
Печать заверяет
подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права
должностного лица, фиксирующих факт расходования финансовых средств и
материальных ценностей, а также предусмотренных нормативными правовыми актами.
Печать кадровой службы
ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника,
командировочных удостоверениях, копиях распоряжений мэра по личному составу и о
награждениях.
Печать архивного отдела
ставится на выдаваемые им архивные справки и копии документов.
Печать протокольного
отдела ставится на копиях постановлений и распоряжений, направляемых
исполнителям.
2. Организация документооборота
Движение документов с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
образует документооборот.
Порядок прохождения
документов и операции, производимые с ними в администрации, регламентируются
данной Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными
инструкциями их работников.
Прием корреспонденции в
администрации ведется децентрализовано:
- корреспонденция,
поступающая на имя мэра и его заместителей, принимается в отделе канцелярии;
- копии законов
Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений губернатора, решений Государственной думы района и области;
- письма и коллективные
заявления граждан и организаций – в приемной по личным вопросам;
- корреспонденция,
адресованная структурным подразделениям, - в этих подразделениях;
- секретная
корреспонденция и корреспонденция с грифом «Для служебного пользования» - в
комитете мобилизационной работы.
При приеме
корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних
вложений, представляющих какую-либо опасность. Порядок приема и действия лиц,
принимающих такую корреспонденцию, определяется специальной инструкцией.
При вскрытии конвертов
проверяется правильность адресования, целостность упаковки, комплектность
документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным
(исходящим) номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются
порядковый (входящий регистрационный) номер и дата поступления. Заказная
корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
При отсутствии документов
или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в
трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии администрации, второй
-приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной
запиской)- направляется отправителю.
Конверты от поступивших
документов сохраняются лишь в случаях, когда только по ним можно установить
адрес отправителя и дату отправки документа.
Неправильно адресованные,
ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера
не соответствуют указанным на конверте, возвращаются отправителю с
соответствующими пояснениями.
Все поступившие документы
подлежат регистрации путем записи учетных данных о документе, фиксирующих факт
его создания, отправления или получения.
Регистрируются документы,
поступающие из других организаций, а также создаваемые – внутренние и
отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
Ряд документов может не
регистрироваться.
Документы регистрируются
один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или
утверждения.
Регистрация документов
проводится децентрализовано.
Документы регистрируются
в регистрационно-контрольных формах – журналах, традиционных или электронных
карточках. При электронной регистрации необходимо иметь распечатку на бумажном
носителе.
Входящие и исходящие
документы регистрируются раздельно.
Телеграммы и
телефонограммы регистрируются в отдельном журнале.
На каждом регистрируемом
документе на первом листе в правом нижнем углу проставляется регистрационный
штамп, в котором указано название организации, регистрационный номер и дата.
Регистрационный номер
состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по
номенклатуре.
При передаче и приеме
текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо
руководствоваться следующими требованиями:
-объем передаваемого
документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге
формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
-документ для передачи по
каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной
руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
-ответственность за
содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего
документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
-факсограммы на
иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом,
подписавшим факсограмму;
-запрещается передавать
текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
-подлежащий передаче
документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после
передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
-поступившие факсограммы
учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного
штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные –
немедленно;
-факсограммы на
иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за
использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях,
осуществляется их руководителями.
Подготовка и направление
ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в
соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
В качестве обращения и
запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись
депутата и дату.
При обращении депутата в
орган исполнительной власти должностные лица должны предоставить депутату всю
информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
При этом сведения,
составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном
федеральным законом о государственной тайне.
Должностные лицо,
которому направлен запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной
Думы, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней
со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
При обращении члена
Совета Федерации, депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их
деятельностью, в органы местного самоуправления, должностные лица
безотлагательно ( при необходимости получения дополнительных материалов- не
позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ и предоставляют
запрашиваемые документы или сведения. Если обращение требует дополнительной
проверки или времени на получение дополнительных материалов, должностные лица
обязаны проинформировать об этом обратившегося члена Совета Федерации или
депутата Государственной Думы.
Обращения и запросы
депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел.
В органе исполнительной
власти анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов
депутатов и информируют об этом руководство органа исполнительной власти.
Организация приема
граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб.
Личный прием граждан
мэром осуществляется в соответствии с графиком приема. На двери приемной по
личным вопросам помещается информация о времени и месте приема.
Прием посетителей
заместителями мэра ведется согласно расписанию по предварительной записи в
приемной по личным вопросам граждан.
Запись осуществляется в
течение недели в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней. Письменные
заявления, переданные на приеме, учитываются и рассматриваются в установленном
порядке. Делопроизводство по заявлениям и жалобам граждан ведется в приемной по
личным вопросам граждан.
Руководители структурных
подразделений администрации, главы администраций объединенных округов несут
персональную ответственность за оперативное рассмотрение писем, организацию
приема граждан и принятие соответствующих решений.
Все поступившие обращения
граждан проверяются на повторность. Если это имеет место или ведется переписка,
то новое обращение приобщается к уже имеющимся.
Если решение вопросов,
поставленных в письмах граждан, не относится к ведению администрации, а
находится в компетенции других органов, предприятий, учреждений и организаций,
то письма не позднее, чем в 5-ти дневный срок, пересылаются по назначению с
уведомлением об этом гражданина, направившего письмо.
Поступившие обращения
граждан регистрируются на карточках в день их поступления и в тот же день, в
зависимости от их содержания, направляются на доклад мэру или его заместителям.
На правом поле первого листа обращения проставляется штамп регистрации с
указанием даты поступления и регистрационного номера. Регистрационный номер
состоит из порядкового номера поступления, начальной буквы фамилии автора и
даты регистрации, например, Д-555. Карточки в картотеке располагаются в
алфавитном порядке.
Запрещается направлять
письма на рассмотрение тем должностным лицам, действия которых обжалуются. Не
разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое,
минуя приемную по личным вопросам граждан.
Поступившие предложения,
заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены и исполнены в течение 30
дней со дня их регистрации в приемной по личным вопросам граждан, а не
требующие дополнительного изучения и проверки – в течение 15 дней. Письма
военнослужащих срочной службы и членов их семей должны разрешаться
безотлагательно, не позднее семи дней со дня регистрации. При необходимости
дополнительной проверки фактов и обстоятельств, изложенных в письмах
военнослужащих, срок исполнения может быть продлен до 15 дней.
В необходимых случаях
срок рассмотрения обращений может быть продлен на срок до 1 месяца должностным
лицом, давшим поручение, по мотивированному представлению исполнителя. О
продлении срока должно быть сообщено заявителю. Продление оформляется за 3 дня
до истечения срока рассмотрения обращения.
Контроль за соблюдением
сроков исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на
приемную по личным вопросам. На заявление, поставленное на контроль по
поручению мэра или его замов, заполняется второй экземпляр регистрационной
карточки для контрольной картотеки.
Проекты ответов (ответы)
о рассмотрении писем граждан передаются исполнителями в приемную по личным
вопросам граждан г.Томска для доклада руководству администрации. Проекты
ответов (ответы) на обращения граждан готовятся исполнителями за подписью тех
должностных лиц, кому они были адресованы (мэра или его заместителей).
Решения по письмам
граждан считаются принятыми, если рассмотрены все поставленные в них вопросы,
приняты все возможные меры, и заявителям дан ответ в письменной или устной
форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в деле.
Требования автора обращения о письменном ответе должно быть удовлетворено.
Исполненные обращения
граждан снимаются с контроля, о чем делается отметка в регистрационной
карточке. На каждом обращении граждан должна быть отметка «В дело», личная
подпись лица, принявшего решение, и дата. Если по результатам рассмотрения в
ответе даны обещания о выполнении просьбы заявителя, то такое обращение берется
на дополнительный контроль.
С целью своевременного
устранения причин, порождающих обращения граждан, устные и письменные обращения
анализируются. Приемная по личным вопросам граждан ежеквартально представляет
мэру обобщенные сведения о поступивших письмах и жалобах.
Законченные рассмотрением
предложения, заявления и жалобы граждан и относящиеся к ним документы
систематизируются в хронологическом порядке, при большом объеме можно
использовать тематическое хранение. Нерешенные предложения, заявления и жалобы
граждан, а также относящиеся к ним и неправильно оформленные документы, в дело
помещать запрещается.
Подписанные исходящие
документы регистрируются в отделе канцелярии администрации и отправляются, как
правило, в день их подписания. Перечень документов, отправляемых спецсвязью,
определяет заместитель мэра – управляющий делами.
Принимая документы на отправку,
работник канцелярии должен проверить правильность их оформления, наличие
приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям. Кроме того, исполнителям возвращаются приложения или
иные вложения, не указанные в основном документе.
В обязанности работника
отдела канцелярии не входит проверка текста документа на предмет выявления
стилистических, лексических и грамматических ошибок. Ответственность за
правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя.
Для регистрации исходящих
документов применяются журналы регистрации исходящих документов установленной
формы. Исходящие документы регистрируются в день их подписания с отметкой о
направлении копии в соответствующее дело.
Регистрационный индекс
исходящего документа состоит из номера дела по номенклатуре дел, в которое
будет помещена копия отправленного документа, и порядкового номера отправления.
При ответах на обращения
граждан делается ссылка на регистрационный входящий номер запроса, письма,
заявления.
Оформление документов в
виде почтовых отправлений осуществляется в соответствии с государственной
системой делопроизводства и требованиями почтовых правил.
Документы, отправляемые
адресату по одному и тому же вопросу, должны быть вложены в один конверт.
Отправка секретных
документов и документов с грифом «Для служебного пользования» осуществляется
комитетом мобилизационной работы администрации в порядке, определенном
соответствующими инструкциями.
Зарегистрированные
документы передаются руководителю, который определяет порядок их исполнения.
Указания по исполнению даются в форме резолюции.
Если документ
направляется на исполнение в другую организацию по принадлежности поставленного
вопроса, то об этом ставится в известность автор (учреждение, организация)
данного документа.
Все зарегистрированные в
канцелярии документы (с резолюциями) направляются на исполнение и возвращаются
(с отметками об исполнении) только через канцелярию для фиксации информации,
содержащейся в резолюции, и контроля за их исполнением. Незарегистрированные
документы исполнению не подлежат.
Подготовленные по
заданиям мэра или его заместителей документы (кроме постановлений и
распоряжений) представляются в отдел канцелярии в 2-х экз. Второй экземпляр
визируется исполнителем документа ниже реквизита «исполнитель».
Начальник отдела
канцелярии осуществляет контроль за сроками прохождения документов,
зарегистрированных на имя мэра и его замов.
Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело помещается в нижнем левом углу первого листа
документа и включает в себя слово «В дело», дату и подпись руководителя. Можно
также указать о принятых мерах, например: «Вопрос обсужден… дано разъяснение в
личной беседе…» и т.д.
Подсчет количества
документов, полученных и созданных в администрации (объем документооборота),
производится ежеквартально с нарастающим итогом.
За единицу подсчета
принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и
размножении.
Размноженные экземпляры
подсчитываются отдельно по указателям на рассылку документов.
Поступающие и созданные в
администрации документы также подсчитываются отдельно.
Подсчет объема
документооборота осуществляется в структурных подразделениях администрации,
сведения передаются ежеквартально в комитет по общим вопросам для обобщения и
доклада руководству.
Показатели объема
документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой
деятельности.
3. Порядок передачи
документов в архив
Сдача документов в архив
предусматривает проведение ряда последовательных операций- экспертизы ценности,
составление описей, составление актов на дела, не подлежащие дальнейшему
хранению.
Экспертиза ценности
документов – определение их ценности с целью отбора на государственное хранение
и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности
документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и
проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к
последующему хранению.
Для организации и
проведения экспертизы ценности в администрации создается экспертная комиссия
(ЭК), члены которой назначаются мэром.
Функции и права ЭК, а
также порядок ее работы определяется положением, утвержденным мэром города.
По результатам экспертизы
ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения.
Дела включаются в акт на
уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того
года, в котором составляется акт. Например, дела с 5-ти летним сроком хранения,
законченные делопроизводством в 1999г., можно включать в акт не ранее 2005года.
На завершенные дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу,
прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с «Основными
правилами работы ведомственных архивов» и требованиями настоящей Инструкции,
составляются описи.
Описи составляются
сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, под
непосредственным методическим руководством архивного отдела.
Описи составляются
отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по
личному составу.
При составлении описи дел
соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в
опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры
дел;
- каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких
томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
- графы описи заполняются
в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при включении в опись
подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела,
все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи
заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи
«примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического
состояния и т.д.
В случае обнаружения
отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел
структурного
подразделения, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали
результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах
отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения
и передается вместе с описью в архив.
В конце описи, вслед за
последним заголовком, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами
и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера
дел и пропущенные номера).
Описи подписываются
сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении,
согласовываются с архивным отделом и утверждаются руководителем структурного
подразделения.
В архив передаются дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их
передача производится по акту или описям через два года после завершения дел в
делопроизводстве и по утвержденному графику.
Дела временного (до 10
лет) срока хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных
подразделениях и по истечении срока подлежат уничтожению в установленном
порядке.
Передача дел в архив в
структурном подразделении производится сотрудником, ответственным за
делопроизводство. При этом на каждом экземпляре описи против дела, включенного
в опись, делается отметка о его наличии. Вместе с делами передаются
регистрационные журналы и регистрационные карточки.
Если отдельные дела необходимо
оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в
опись и передачи на хранение оформляется выдача этих дел во временное
пользование.
В случае ликвидации или
реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за
делопроизводство, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации
подразделения формирует дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
передает их в архив. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаются по
акту в подразделение, являющееся преемником данного структурного подразделения,
в случае отсутствия преемника – в архив.
В случае ликвидации или
реорганизации администрации в обязанность ликвидационной комиссии, образованной
для передачи дел и имущества, входит организация подготовки и передачи на
государственное хранение дел постоянного хранения и по личному составу, а
незавершенных делопроизводством дел организации – правопреемнику.
Документы, находящиеся на
хранении в архиве, предоставляются сотрудникам для работы в помещении архива
или во временное (не более 1 месяца) пользование под расписку в журнале.
Сотрудники несут
ответственность за сохранность полученных архивных материалов. Изымать
документы из архивных дел, делать на них пометки, подчеркивать, загибать листы
категорически запрещается.
Архивные копии документов
или архивные справки выдаются организациям и гражданам в части, касающейся их
социально-правовых интересов, по их письменным запросам.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Пригласительные билеты,
поздравительные письма и телеграммы
2. Извещения о проведении
конференций, заседаний, совещаний, программы их проведения и материалы к ним.
3. Планы мероприятий,
проводимых органами представительной и исполнительной власти п. Николаевка.
4. Аналитические обзоры и
иные материалы, представляемые для сведения.
5. Печатные издания
(газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы)
6. Бухгалтерские
документы.
7. Месячные, квартальные,
полугодовые отчеты.
8. Статистические отчеты,
бюллетени, сборники и обзоры.
9. Копии приказов
руководителей структурных подразделений, муниципальных предприятий и
учреждений.
10.Документы на
иностранных языках без перевода.
11. Документы без
подписей.
Заключение
Каждый руководитель
трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу,
отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж,
необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека.
Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового
делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что
сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях
труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями
конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия,
например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности,
документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для
длительного хранения.
Руководитель предприятия
несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на
предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах.
Документы по личному
составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов
труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом
региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены,
должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня
«достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства
о труде».
Не менее важным для
администрации предприятия является использование документов кадровой службы при
решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых
народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров,
рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о
восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда
сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой
службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление
содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с
действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы.
Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них
отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов
кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании
статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая
документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного
человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития
рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника
на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при
трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение,
используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Список литературы
1. Стенюхов М.В. Документы
делопроизводство – М. «ПРИОР», 1995.
2. Тейлор Клэр Основы
делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ.- М..: Сол Систем; Финансы
и статистика, 1997.
3. Стенюхов М.В. Справочник по
делопроизводству – М. «ПРИОР», 1997.
4. Печникова Т.В., Печникова
А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.:
Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.
5.Стенюков М.В. Справочник по
делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.
6. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов,
1997.
7.Андреева В.И. Делопроизводство в
кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е,
исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
8.Квалифицированный справочник
должностей руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.:
«Экономические новости», 1998.
9.Верховцев А.В. Делопроизводство в
кадровой службе – М.: ИНФРА –М,2000.
10.Андреянова В.В. Как правильно
подготовить и оформить приказ. –М..1998