Содержание

1. Понятие информационного обеспечения управления. 3

2. Технология информационной деятельности в процессе принятия управленческих решений. 4

3. Программное обеспечение при документообороте. 6

Список литературы.. 10

1. Понятие информационного обеспечения управления

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений. Передача информа­ции о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.[1, стр.54]

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

-          фонда заработной платы

-          коммунальных услуг

-          стоимости программного обеспечения

-          расходов на почту

-          расходов на оформление договоров

-          расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

-          избежание будущего роста численности персонала

-          уменьшение требований к обработке данных

-          снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

-          улучшение качества информации

-          повышение производительности

-          улучшение и ускорение обслуживания

-          новые производственные мощности

-          более уверенные решения

-          улучшение контроля

-          уменьшение просроченных платежей

-          полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

2. Технология информационной деятельности в процессе принятия управленческих решений

 

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более эко­номичной и рациональной организации информационных процес­сов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазо­на анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использова­ния электронно-вычислительной техники позволяет повысить мно­гократно уровень управления.[4, стр.125]

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

-          создания самих вычислительных машин;

-          создания для них программного обеспечения;

-          подготовлен­ности среды применения.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации де­лается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за уком­плектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольне­нием работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс по­лучения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения со­временных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в совре­менных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ори­ентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учрежде­ний, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различ­ных процедур по обработке информации.

В организации существует огромный документооборот, а ее подразделения находятся зачастую даже не в пределах одного города. Использование интерактивного режима, работа с базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная обработка документации и пополнение баз данных - необходимые составляющие работы большой современной организации, стремящейся занять свое место на рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых позиций.

Для эффективной работе подразделений используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я намерена более подробно рассказать в данной работе.

3. Программное обеспечение при документообороте

Фактически на каждом рабочем месте в Компании установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач.

На каждом компьютере Компании установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то:

Операционные системы MS-DOS, Windows, на многих установлена OS/2.

Среда пользователя Norton Commander.

Также стандартный набор необходимых программ:

антивирус AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков  ежедневно.

Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).

Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации в Компании установлена локальная сеть.[8, стр.271]

Каждый из работников Компании имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть, гостю Компании, которому необходимо получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нужно ввести имя Guest и ему будут доступны общие программы, находящие на сети, например справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс, карта Москвы Mсity, система электронных котировок AK&M, а также внутренняя электронная почта Компании, по которой можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся обменные файлы.

Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, доступный только ему и supervisior, а также доступ в каталог TMP, по которому происходит обмен файлами с другими пользователями сети. Также он имеет доступ ко всем общедоступным файлам и каталогам.

При необходимости для сохранения конфиденциальности передаваемой информации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким пользователям, во избежание использования ими каталога TMP. Такая необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем, юристов между собой, а также при совместной разработке несколькими людьми или подразделениями совместных проектов.

Вообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы специфических программ. Нет необходимости использовать дискеты для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме online. Наконец, нет необходимости в большом количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети.

Различные подразделения используют в своей работе различные технологии.

Отдел машинописных работ пользуется текстовыми редакторами, в основном Word 6.0. для Windows и графическими редакторами типа Chartist, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами. Им нет необходимости использовать Excel или Quattro Pro, т.к. все данные уже расчитаны и им остается только техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и выводу его на печать.

Канцелярия использует электронную систему учета документации, разработанную нашими программистами специально с учетом особенностей работы инвестиционной группы.

Телефонисты: при помощи телефонной сети Компании возможно переключение любых внешних звонков на необходимый внутренний номер.

Факс и модем используются для передачи информации по сетям нашим контрагентам, для получения от них необходимой нам информации а также для пополнения баз данных, используемых в Компании.

Управление торговых операций использует особый вид программного обеспечения - систему электронных торгов “Российская торговая система ПОРТАЛ”. Она позволяет выставлять свои котировки на корпоративные бумаги, полностью владеть информацией о котировках всех участников рынка и совершать сделки в режиме on line, набирая параметры сделки и контрагента на компьютере. Эта информация передается с помощью модема в центр РТС и также транслируется на остальных участников рынка в считанные секунды. Эта программа произвела революцию на рынке ценных бумаг в 1995 году. Сейчас ее пользователями являются все крупнейшие инвестиционные компании и банки не только РФ, но Запада, работающие на нашем рынке корпоративных бмаг, ее котировками пользуются западные инвесторы при работе с ценными бумагами российских эмитентов.

Также используется система Российский фондовый рынок AKMnet, она на работает в режиме on line. Информация в ней обновляется при помощи ежедневной подкачки данных, но ее данными пользуются официальные органы для информации о котировках, ее информация является достаточным оправданием при работе с налоговой инспекцией. Также эта система дает подробную информацию об эмитенте с указанием максимально полной информации не только о самом эмитенте, но и о держателе реестра акционеров, и другую специфическую информацию, представляющую интерес для участников рынка.

Отдел обеспечения учета сделок (наше законодательство не предусматривает только электронную форму совершения сделки, ему необходимы договорные отношения между ее участниками) back office использует собственную программу учета, разработанную нашими программистами и позволяющую учитывать совершенные управлением торговых операций сделки, их прохождение в части платежей и перерегистрации прав собственности на бумаги.

Юридическое управление использует в своей работе справочно-правовые системы Гарант, Консультант Плюс и Эталон. При помощи их мы всегда в курсе последних изменений законодательной базы, всегда возможно найти любой законодательный документ и все его взаимосвязи. Возможно также выбрать информацию по интересующему вас вопросу или понятию. Это значительно облегчает работу юристов при аудите финансовых схем.[5. Стр.12]

Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета Abacus, специально адаптированную разработчиками к учету ценных бумаг (для них предусмотрены законодательством особые условия). Наша инвестиционная группа ведет активную деятельность на своем рынке, объемы перерабатываемой информации огромны, между тем каждый финансовый документ должен найти свое отражение в бухгалтерском учете. При бумажном ведении бухгалтерского учета это было бы невозможно, а при помощи Abacus несколько бухгалтеров в состоянии одновременно изменять информацию каждый по своему направлению и давать главному бухгалтеру информацию о состоянии Компании в режиме on line, что необходимо при принятии любых управленческих решений.

Отдел инвестиционного и финансового планирования использует в своей работе в основном Excel с программированием в нем на Visual Basic, т.к. основная задача отдела состоит в том, чтобы вести разработку финансовых схем со всеми расчетами. Часть из этих схем стандартизирована, т.е. возможно написание программ на Visual Basic для ввода в них конкретных параметров для каждой расчетной схемы, а некоторые из них уникальны и требуют индивидуального подбора формул для их расчета. Также используется текстовый редактор Word для Windows 6.0. для документарного оформления указанных схем. Тесное сотрудничество с юридическим управлением, проводящим внутренний аудит схем, обуславливает использование локальной сети с каталогом обмена между двумя управлениями, что позволяет соблюдать режим конфиденциальности.

Кадровое управление - электронная система учета кадров, позволяющая отслеживать движение кадров Компании в соответствии с требованиями законодательства.

Отдел работы с акционерами - электронный реестр акционеров эмитентов, разработанный в соответствии с законодательством нашими программистами. Он позволяет в режиме реального времени проводить перерегистрацию прав собственности на ценные бумаги, учитываемые реестром, давать информацию о наличии бумаг у каждого конкретного акционера на заданную дату, проводить расчет дивидендов, а также выполнять множество служебных функций, необходимых для учета прав на ценные бумаги и выдачи информации эмитенту в соответствии с законодательством РФ. Эта программа является оной из лучших в России на сегодняшний день и позволяет успешно вести реестр акционеров такого гиганта как ОАО “Нефтяная компания ЛУКойл”, а также еще нескольких предприятий.

Как мне кажется, максимальное использование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность Компании работать в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не только не оставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: 1998

2. Акинин П.В. и др. Эффект АСУ. Ставрополь 1986

3. Ананькина Е. А., Данилочкин С. В., Данилочкина Н. Г. и др. "Контроллинг как инструмент управления предприятием" - М.: Аудит, изд. "ЮНИТИ", 1998.

4. Антонюк. Информационные системы в управлении. М.: 1986

5. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. М.: 1993

6. Принятие интеллектуальных решений в диалоге с компьютером. М.: 1990

7.Селезнёв М.Л. Информационные вычислительные системы и их эффективность М.: 1986

8. Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления): Пер. с англ. с сокр. / науч. ред. и авт. предисл. Б.З. Мильнер. – М.: Экономика, 1987 – 240 с.

9. Степанова, Соболев. Экономическое обоснование создания и внедрения АСУ. М.: 1990

10. Кучма В.Р., Бабрищева-Пушкина Н.Д. Работоспособность и функциональное состояние организма лиц, работающих с автоматическими и обучающими системами на ПЭВМ. //Мед. труда и пром. экология. 1995, №4, с 17.