Введение

В настоящей контрольной работе речь пойдет об организационных документах, обеспечивающих функционирование предприятия на примере ЗАО «Доктор-Авто».

Документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, даст возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности, то есть сведения о движении материальных ценностей и денежных средств.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

В общем объеме документации, создаваемой и циркулирующей в фирме, предприятии, учреждении, группа организационных документов составляет самый маленький процент. Однако, несмотря на незначительное количество, именно такие документы играют главную роль в деятельности любой организации.

1. Понятие организационных документов

Уже само слово "организация", происходящее от слова organization, означающее устройство чего-либо, строение, говорит об их назначении. Организационные документы определяют порядок функционирования любого сообщества людей, то есть они предназначены организовать что-либо. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Фактически с разработки организационных документов, где закрепляются цели, функции, задачи, права, обязанности, начинается существование любой фирмы, предприятия, учреждения, организации, общества.

К видам организационных документов в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д. Организационные документы имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае конфликтных ситуаций[1].

2. Информация, содержащаяся в организационных документах

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Инструктивный характер носят также такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Правила - это множественное число слова "правило". В словарях русского языка правила определены как:

"постановление, предписание, устанавливающее порядок чего-нибудь" или

"постановление, предписание, устанавливающее тот или иной порядок в исполнении чего-нибудь, норма".

Таким образом, правила как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности. Правила составляются по самым различным поводам, когда надо установить определенный порядок и единообразие.

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Значительно реже разрабатывается такой организационно-правовой документ, как регламент. В Юридической энциклопедии регламент (от лат. regula - норма, правила) определяется как правила, регулирующие порядок действия государственного органа, коммерческой или некоммерческой организации. В регламенте устанавливается весь порядок работы, порядок проведения собраний (мероприятий)[2].

3. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению                    организационных документов

Формуляр организационного документа (состав реквизитов):

постоянные реквизиты "единого" бланка: эмблема; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты "единого" бланка: дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения; печать.

Устав относится к обязательным учредительным документам при создании организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации[3].

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.

Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Инструкция начинается, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

Содержание и структура правил различны, но все они обычно начинаются с раздела "Общие положения", в котором указывается, на какой круг работников они распространяются и решению каких задач способствуют.

Штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, поэтому его форма унифицирована[4] (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессия (должность), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

Документ утверждается приказом руководителя организации. Все изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

4. Характеристика и анализ практической работы с документами на предприятии ЗАО "Компания Доктор-авто"

ЗАО "Компания Доктор-авто" (г. Хабаровск, ул.Фрунзе, 7) было создано в 1993 году.

Основными видами деятельности предприятия являются:

- оптовая и розничная торговля запасными частями к автомобилям (есть сеть специализированных магазинов);

- сервисное обслуживание и ремонт автомобилей (сеть СТО);

- комиссионная торговля легковыми автомобилями (автосалон).

Организационная структура предприятия включает:

- собрание Учредителей;

- дирекцию, возглавляемую генеральным директором;

- функциональные структурные подразделения.

Исполнительный орган предприятия - дирекция, возглавляемая генеральным директором. Вопросы оперативного управления предприятием решаются исполнительным директором, который руководит деятельностью всех отделов.

К функциональным структурным подразделениям относятся: бухгалтерия; планово-экономический отдел; канцелярия; секретариат; отдел по продажам и маркетингу (возглавляемый директором по продажам); отдел сервиса (возглавляемый техническим директором).

Дирекция включает:  генерального директора; исполнительного директора; главного бухгалтера; главного экономиста; директора по продажам; технического директора.

Генеральный директор осуществляет руководство и контроль за обеспечением хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его в отношениях с другими предприятиями, учреждениями и организациями. Распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, выдает доверенности, открывает в банках расчетный и другие счета, издает обязательные для работников предприятия приказы и дает указания, осуществляет прием и увольнение работников. Выполняет, в пределах компетенции предприятия, другие функции для обеспечения реализации его уставных задач.

Директоры направлений осуществляют текущее руководство работой отделов.

В штат бухгалтерии входят трое бухгалтеров (включая главного), имеющих законченное высшее образование.

В штат планово-экономического отдела входят двое экономистов, имеющих высшее экономическое образование. Этот отдел занимается аналитической работой – оценка деятельности магазинов, СТО, салона.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются смешанно: централизованно – канцелярия (три человека)  и децентрализовано секретарями.

Секретари и канцелярия подчиняются исполнительному директору.

В обязанности канцелярии входит:

- получение на почте корреспонденции;

-         регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

-         регистрация распорядительной документации;

- курьерские функции между подразделениями компании;

- оформление документации компании;

- прием факсов;

- размножение материалов, создаваемых на предприятии;

- отправка исходящей корреспонденции.

В обязанности секретарей входит:

- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);

- прием факсов;

- подготовка факсов и их отправка;

- организация приема посетителей.

Но при этом сотрудники фирмы сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретарей и работников канцелярии в области составления и оформления документов используются мало, что отрицательно влияет на состояние делопроизводства на предприятии.

Серьезным нарушением в ведении делопроизводства является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по делопроизводству;

- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства;

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам. Это не касается распорядительной документации, которая хранится в канцелярии.

Организационные документы, такие как штатное расписание, учредительные документы хранятся у секретарей. Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции отсутствуют.

В ЗАО "Компания "ДОКТОР-АВТО" составление и оформление документации производится децентрализовано. Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Существующий бланк для писем используется только в отделе маркетинга и продаж, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

Из проведенного анализа следует

- что документы в ЗАО "Компания "ДОКТОР-АВТО" составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретариат и канцелярия смогут осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов канцелярией.

В ЗАО "Компания "ДОКТОР-АВТО" не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется. Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии.

Передача документов исполнителю с резолюцией руководства никак не оформляется. Отсюда следует, что необходимо разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ЗАО "Компания "ДОКТОР-АВТО" осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных правил работы ведомственных архивов", а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена. Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

5. Пример оформления организационного документа (штатное расписание)

(наименование организации)

6. Правила оформления реквизита «Адресат»

 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Правила оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

или

АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Заключение

Итак, в настоящей работе речь шла об организационных документах (на материале ЗАО «Доктор-Авто», а именно, проводился анализ документооборота на этом предприятии. Из проведенного анализа следует

- что документы в ЗАО "Компания "ДОКТОР-АВТО" составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретариат и канцелярия смогут осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов канцелярией.

В ЗАО "Компания "ДОКТОР-АВТО" не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется. Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена. Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Таким образом, на рассматриваемом предприятии организационная документация не полна.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ (часть 1)

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3. Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Утв. Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26

4. Кузнецова Т.В. «Организационные документы». – «Секретарское дело», № 11, 2003

5. Лопатникова Е.А. Делопроизводство. – М.: Омега-Л, 2005

[1] Кузнецова Т.В. Организационные документы. – «Секретарское дело», № 11, 2003. – с.57.

[2] Кузнецова Т.В. Организационные документы. – «Секретарское дело», № 11, 2003. – с.58

[3] Гражданский кодеск РФ, ч.1, ст.52.

[4] Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Утв. Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26