Содержание

1.   Роль документации в управлении. 2

2. Виды документов. 3

3. Характеристика факультета в университете. 5

4. Организация работы с документами на факультете. 6

5. Предложения по совершенствованию документации и документооборота на факультете. 11

Задача. 12

Организация документоведения, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении. 12

Список литературы.. 22

1.     Роль документации в управлении

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое  управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование  управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой  деятельности в целом.[5, стр.159]

Значение и роль делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и, прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем. [2,стр.65]

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться  в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Наряду с термином “делопроизводство” в последние годы употребляется и синонимической ему термин “документационное обеспечение управления”. Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин “документационное обеспечение управления” как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства[9, стр.138].

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи. в древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы.

Трудно переоценить значение информации для деятельности любого органа государственной власти, учреждения, организации, предприятия, а поскольку носителем информации является документ, то процессы документирования и организации работы с документами должны заслуживать самого пристального внимания со стороны государства.

2. Виды документов

Виды документов и их классификация.

Делятся на 2 группы:

1.по общим и административным вопросам;

2.по формам управления.

Документы классифицируются [7,стр.98]:

1.по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки;

2.по месту составления: внутренние и внешние;

3.по содержанию: простые и сложные;

4.по форме: на индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (часть отпечатана, другие заполняются), типовые (для группы однородных предприятий);

5.по срокам исполнения: на срочные и несрочные;

6.по происхождению: на служебные и личные;

7.по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

8.по средствам фиксации: письменные, графические и фото-кинодокументы. Подлинник- это подписанный и надлежащим образом оформленный документ составленный в 1 раз. Копия- это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, засвидетельстванное в установленном порядке должностным лицом. Выписка - при ее оформлении следует указывать из какого документа она сделана, она подтверждается подписями должных лиц и печатями. При утере документа выдается его дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу на равнее с подлинником. [2,стр.45]

Организационные документы:

-Устав; положение о персонале; положение о структурном подразделении; правила внутреннего трудового распорядка; структура и штатная численность; штатное расписание.

Распорядительные документы:

-Постановления; решения; распоряжения; приказы по основной деятельности; указания; извещения.

Информационно-справочные документы:

-Докладные, объяснительные, служебные записки; справки по производственным вопросам; акты; протоколы (полные и краткие).

Документы по личному составу: приказы по личному составу; заявления; резюме;  расписки; доверенности; контракты; деловая переписка.

3. Характеристика факультета в университете

Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах.

В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные кабинеты, классы, музеи.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты, музеи, мастерские и другие подразделения.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и следовательно не определены его функции.

4. Организация работы с документами на факультете

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает:

-организацию документооборота; создание информационно-поисковых систем по документам; контроль их исполнения; подготовку документов к передаче на архивное хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте предприятия СТП 2069131-01-98.

Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, подразделяются на три группы: распорядительные (приказы, указания и т.п.); организационные (положения, инструкции, правила и т.п.); справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Указание - документ, содержащий требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера.

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям организующим документооборот факультета относятся:

- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдают документы в архив и т.д.);

- кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- отдел кадров (студенческий и работников ТРТУ) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

- бухгалтерия(ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.)

- второй отдел (ведет регистрацию военнообязанных, выдает справки, передает информацию о вышедших приказах об отчислении в военкомат и т.д.)

На факультете издаются приказы по  студентам, а также часть общих приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров университета.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных (сеть).

Каждый семестр в университете проводится рейтинг-контроль, который  проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий- экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг-контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты, выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются на втором рейтинге и экзаменационной сессии.

При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. В деканате готовят книги протоколов и руководящие документы для комиссии.  Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив.

На факультет поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

5. Предложения по совершенствованию документации и документооборота на факультете

Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

 Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

         Необходимо для совершенствования документации методы создания и обработки документов довести до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться  в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

Необходимо более внимательно отнестись к разработке и внедрению нормативных, нормативно-методических документов по организации делопроизводства в компании; участии в подготовке планов и отчетов о работе отдела делопроизводства; составлении сводной Номенклатуры дел; провести методическая помощь сотрудникам факультета в составлении и оформлении документов; научить всех сотрудников обращаться с электронными базами по регистрации и учету документов.

Задача

Организация документоведения, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.

         На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В таблице 1 указано какие стадии проходят все эти документы

Таблица 1 - Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие	-прием и первичная обработка (канцелярия) -предварительное рассмотрение (канцелярия) -регистрация (канцелярия) -рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора) -доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) -контроль исполнения -подшив исполненного документа в дело (канцелярия)
Исходящие	-составление проекта документа (факультет) -изготовление документа (деканат, кафедры факультета) -визирование проекта документа, его согласование -подписание документа (подразделения университета) -регистрация (деканат или канцелярия) -отправка документа адресату (канцелярия)
Внутренние	-составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета) -изготовление документа (деканат или кафедры) -визирование проекта документа (факультет, подразделения университета) -подписание (факультет, подразделения университета) -регистрация (канцелярия) -размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) -контроль исполнения -подшивка исполненного документа в дело (канцелярия)

            При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения. Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета

Рисунок 1- Входящие документы

         Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.

         Деканат издает и получает приказы, которые делятся на  приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

         Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.

         Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия  и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделения  ТРТУ.

            В таблице 2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.

Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.

В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).

Таблица 2- Оргдиаграмма изготовления документа

1.     Указание о написании док-та	*
2.     Написание проекта		*
3.     Набор документа			*
4.     Проверка документа		*
5.     Согласование документа				*
6.     Подписание документа				*
7.     Регистрация документа					*
8.     Набор документа						*
9.     Сверка документа
10. Размножение документа						*
11. Заверение копий документа					*
12. Расписывание в тетради					*
13. Подшивка оригинала в архив					*
14. Распределение по подразделениям					*

Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается  на заседании Ученого совета.

Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.

В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие.         На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.

Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.

Все образующиеся на факультете документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за 1 год работы  по тому или иному пункту номенклатуры дел. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц (для больших дел вводятся несколько томов).

Дела в архив передаются непосредственно из подразделения (деканата, кафедры). Дела закрываются в конце года. Сроки хранения дел указаны в номенклатуре  дел. После истечения срока хранения дела, дело из архива университета передается на хранение в государственный архив. весь этот процесс оформляется соответствующими актами.

Оригиналы приказов, сопровождающие их документы (заявления, копии документов, представления, служебные записки и т.д.) передаются в архив университета ежегодно, непосредственно из канцелярии. После окончания учебного года (после защиты выпускников) карточки студентов с копиями выписок к диплому и копией диплома складываются в алфавитном порядке и передаются также в архив. После завершения работы ГЭК протоколы заседаний государственной экзаменационной комиссии ( по специальностям) сдаются в архив из деканата, вместе с отчетами. Протоколы заседаний совета факультета и материалы к ним, а также годовые планы работ совета факультета сдаются в архив Ученым секретарем, ведущим эти документы.

В затраты архива, по хранению сдаваемых ему документов, входит содержание площадей (ремонт), изготовление стеллажей, а также заработная плата сотрудников и стоимость химических средств, необходимых для проведения уборок.

Если станет возможным совершать документооборот (большую его часть) по компьютерной сети университета, то встанет вопрос о хранении документов на электронных носителях.

Таблица 3 – Документация и органы участвующие в ее составлении

Наименование системы документации	Назначение	Виды документов	Органы  участвующие в их составлении
1	2	3	4
Организационно-правовая документация	организация системы и процессов  управления	устав организации; положения об организации  и о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например,  инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.	руководство учреждения или подразделения
Плановая документация	формулирует основные направления и общее содержание  работ	план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема	руководство организации
Распорядительная документация	регулирование деятельности и деятельности,  входящих в  его систему	Коллегиальное принятие решения - постановления и решения; Единоличное принятие решения - приказы, указания,  распоряжения	Коллегиальное принятие решения; Единоличное принятие решения
Справочная документация	содержит объективную и достоверную  информацию	акты; справки; докладные записки; переписка и др.	от нижестоящего работника к вышестоящему
Отчетная документация	позволяет сопоставлять полученные результаты с  показателями, намеченными планом или программой	отчет или справка отчетного характера	структурные подразделения

Таблица 4 Список работ (некоторых) выполняемых деканатом ФЭМП

№ п/п	Наименование выполняемых работ	Срок выполнения
1.	Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к совету:   а)явочный лист;   б)повестка дня для всех членов совета;   в)выписки из протоколов.	Ежемесячно
2.	Подготовка к новому учебному году.
3.	Заключение контрактов на обучение.  Оформление контрактов	июль-август
4.	Отчет ЗНК по контингенту ФЭМП в учебное управление	до 20.09
5.	Распечатка и сдача в канцелярию контингента ФЭМП в 11 экз.	до 25.09.
6.	Распечатка алфавитных списков студентов	до 27.09.
7.	Подготовка и уточнение учебных планов специальностей на новый учебный год    а)распечатка учебных  планов специальностей	до 10.09.
8.	Подключение к международной сети  INTERNET
9.	Подготовка учебных планов аспирантов
10.	Сбор информации о хоздоговорных госбюджетных НИР
11.	Отчеты факультета о хоздоговорных и  госбюджетных НИР
12.	Контроль за учебой аспирантов факультета
13.	Участие в подготовке и работе СНТК,  НТК,ППС
14.	Подготовка приказов по ГЭК	до 01.12.
15.	Объявление для студентов о наличии задолженностей  на  доске объявлений
16.	Подготовка приказа на отчисление задолжников и снятия со стипендии  к ус тановленным срокам согласно стандарта университета.
17.	Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели
18.	Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов
19.	Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер
20.	Допуск к сессии
21.	Работа в период сессии
22.	Отчет в УУ о задолженностях по факультету по окончании сессии:  1) из базы данных количество задолженностей по специальностям; по дисциплинам;  2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам.
23.	Выдача направлений и фиксирование результатов пересдач:  1. В сводных ведомостях  3,4,5 курсов  2. В базе данных
24.	Подготовка приказа на отчисление по результатам сессии
25.	Сводка движения контингента ФЭМП за осенний семестр.
26.	Назначение стипендии по результатам  сессии.
27.	Подготовка приказа на дипломирование
28.	Сверка оценок в зачетках и карточках (заполнение недостающих записей в за четках согласно ведомостям)
29.	Подготовка вкладышей в дипломы (с часами, уточнение) - 2 экз.
30.	Подготовка копий дипломов(2 экз.)
31.	Подготовка книг протоколов ГЭК ( по спец-тям)
32.	Подготовка документов к каждому заседанию ГЭК
33.	Подготовка дипломов (выписка)
34.	Подготовка выпускного приказа
35.	Акт выдачи дипломов
36.	Сдача в архив карточек, зачеток выпускников
37.	Подготовка к рейтинг-контролю весеннего семестра
38.	Распечатка рейтинг-листов , сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга весеннего семестра(согласно приказа) для 3,4,5 курсов соответственн

 

Таблица 5 - Номенклатура дел

Индекс стр.подр	Наименование дела	Количество томов	Ср.хр. и №ст. по перечню	Примечание
472/1	Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие	1	5/15
472/2	Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по личному составу	1	5/15
472/3	Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по студентам	1	5/15
472/4	Внутренняя переписка о постановке учебной  и др.работе	1	3/204
472/5	Указания декана по факультету	1	5/204
472/6	Переписка с предприятиями, учреждениями, родителями и студентами по учебным вопросам	1	3/149
472/7	Учебные карточки студентов	12	Пост/172,343
472/8	Списки студентов по учебным группам (контингент ФЭМП)	1	10/740
472/9	Зачетные и экзаменационные ведомости	4	6эк/91
472/10	Заявления студентов	1	1/95
472/11	Книга регистрации выдачи студентам зачетных книжек и студенческих билетов	1	5/318
472/12	Книга регистрации выдач студентам экзаменнационных листов	1	5/3
472/13	Книга регистрации выдач студентам справок	1	3/738
472/14	Протоколы заседаний совета факультета и материалы к ним	1	Пост/468
472/15	Бюллетени тайного голосования	1	3г/474
472/16	Годовые планы работ совета фак-та	1	Пост/228
472/17	Протоколы заседаний государственной комиссии (ГЭК)	1	Пост/386	с 1997 г.
472/18	Отчеты ГЭК	1	Пост/367	с 1997 г.
472/19	Журнал регистрации входящих документов с грифом “ДСП”	1
472/20	Документы с грифом “ДСП”	1
472/21	Журнал регистрации входящих документов	1
472/22	Журнал регистрации исходящих документов	1
472/23	Акты и описи дел сдачи документов в архив университета	1	10/1103
472/24	Журнал регистрации движения контингента	1
472/25	Журнал регистрации приказов	1
472/26	Журнал регистрации счетов фактуры	1

Таблица 6 Оперограмма процесса выполнения процедуры

Операции	Технический департамент	Трудоёмкость, чел/дн	Периодичность (раз в месяц)	Использование технических средств
	деканат	факультетр	Ответственный
1. Сбор информации о студентах для выдачи справки				2	31	-
2. Техническое решение				1	31	ПК
3. Техническое задание				1	31	ПК
4. Определение трудоёмкости				1	31	-
6. Отчёт о готовности				2	1	ПК

Таблица 7 Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур

Процедура	Трудоёмкость	Периодичность
До внедрения проекта	После внедрения проекта
Чел/дней	Удельный вес, %	Чел/дней	Удельный вес, %
1. Сбор информации по студенту	2	20	2	18	Каждый день
2. Техническое решение	1	15	1	17	Каждый день
3. Техническое задание	1	12	1	14	Каждый день
4. Определение трудоёмкости	1	13	1	11	Каждый день
6. Отчёт о готовности справки	2	25	1	27	Раз в месяц
8. Составление эфирной справки	2	15	2	13	Каждый день
ИТОГО	9	100	11	100

Карта самофотографии рабочего дня

Предприятие Факультет

Должность лаборант

Фамилия, имя, отчество

Перечень элементов затрат

Отметка работника

Наименование выполняемых работ	Шифр	Дата Номер наблюдаемого
шифр	Текущее время	продолжительность
1	2	3	4	5
Подготовка приказов на восстановление студентов из академического отпуска  (определение списка дисциплин по которым возникли задолженности из-за различия в учебных планах)	01		8-00 10-00		2 часа
Прием дел (учебных карточек) студентов  на 3 курс ФЭМП из деканата ЕГФ. Подготовка приказа о переименовании групп	02		10-00 11-00		1 час
Формирование уточненного контингента  студентов согласно приказам (внесение  изменений в книгу движения контингента  и карточки студентов)	03		11-00 12-00		1 час
Ввод изменений по движению контингента  в компьютер.    а)Восстановление из академического отпуска    б)Перевод с других специальностей    в)Перевод из других вузов    г)Перевод из группы в группу    д)Изменение фамилии    е)Назначение (изменение) старост в группах    ж)Предоставление академического отпуска	04		12-00 15-00		3 часа
Распечатка и сдача в канцелярию контингента ФЭМП в 11 экз.	05		15-00 15-30		30 минут
Распечатка алфавитных списков студентов	07		15-30 16-00		30 минут
Подготовка и уточнение учебных планов	08		16-00 17-00		1 час

Уплотнить время, т.е. научиться рационально использовать каждую минуту, можно только зная, как правильно организовать свой труд. Но научиться учитывать время - это только часть задачи. Еще более важно уметь распределять время, планировать его. Важнейшим моментом в организации рабочего времени является правильное сочетание работы и отдыха, а также распределение работы по степени ее интенсивности в течение суток.

Список литературы

1.	ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.
2.	ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.-М., Издательство стандартов, 1997.
3.	Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
4.	Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996.
5.	Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 2003.
6.	Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во “Юридический колледж МГУ”, 2004. - 85 с.
7.	Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с.
8.	Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, 2001.
9.	Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2003. - 272 с.
10.	Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.
11.	Секретарское дело: Практ. пособие / под ред. Семенова Р.Д. - М.: Высш.шк.., 2003. - 383 с.: ил.
12.	Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 2005.
13.	Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., Ось-89, 1996.