СОДЕРЖАНИЕ

1. Дайте характеристику группы распорядительных документов (определение, виды документов, правила оформления).................................................................... 3

2. Охарактеризуйте реквизиты общего бланка................................................. 9

3. Дайте подробное описание группы отметок на организационно-распорядительных документах........................................................................................................ 11

4. Практическое задание................................................................................... 13

Список литературы........................................................................................... 17

1. Дайте характеристику группы распорядительных документов (определение, виды документов, правила оформления)

Распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируют решение вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства

Виды распорядительных документов и правила их оформления:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

"Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например:

"О создании филиала общества в г. Твери"

"Об увеличении уставного капитала общества"

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

"В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений  ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т.е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

УКАЗАНИЕ – распорядительный документ, составляемый в целях разрешения вопросов, связанных с исполнением приказов, поручений, инструкций и т. п.

Текст указания делится на две части – констатирующую и распорядительную, последняя начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ», которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.

Указание подписывает руководитель предприятия либо его заместитель в пределах компетенции.

2. Охарактеризуйте реквизиты общего бланка

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:  Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации  или  эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование организации, дата документа, место составления или издания документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизиту "Наименование организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3. Дайте подробное описание группы отметок на организационно-распорядительных документах

Под "отметкой" может пониматься любой информационный элемент документа, характеризующий этапы подготовки документа (согласование, утверждение, регистрацию) и работы с ним в процессе исполнения ("Отметка о наличии приложения") или характеризующий положение документа на стадиях его прохождения и исполнения ("Отметка о контроле за исполнением", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)". Все эти реквизиты имеют вспомогательный характер, и их отсутствие на документе не лишает его юридической силы.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Поле для данной отметки в правом верхнем углу организационно-распорядительных документов.

Отметка о наличии приложения – в распорядительных документах в соответствующих пунктах делается ссылка: (приложение 1) или (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу пишут «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

4. Практическое задание

4.1. Оформить на общем бланке «Положение о защите персональных данных сотрудников», составленные менеджером по персоналу и утвержденные директором фирмы (без текста).

4.2. Составьте объяснительную записку об отсутствии на рабочем месте одного из сотрудников.

4.3. Составьте на бланке для письма приглашение на собеседование для одного из участников конкурса на замещение вакантной должности.

 

Негосударственное учреждение дополнительного образования «Полиглот»

(НУДО «Полиглот»)

	Положение о защите персональных данных сотрудников Новосибирск 20.07.2005

 

УТВЕЖДАЮ

Директор НУДО «Полиглот»

Личная подпись  П.И.Иванов

  22.07.2005

Текст

Менеджер по персоналу                 Личная подпись                      И.В.Сидорова

20.07.2005

Главному бухгалтеру

НУДО «Полиглот»

Ветровой Л.Е.

Объяснительная записка

05.07.2005 г. я отсутствовала на рабочем месте с 8⁰⁰ до 13⁰⁰ в связи с тем, что был вызвана повесткой к следователю. Своевременно предупредить не смогла, так как повестку получила вечером 04.07.2005 г.

Обязуюсь отработать во внерабочее время.

Приложение: копия повестки от 04.07.2005 г.

Бухгалтер по заработной плате      личная подпись                   Е.В.Васильева

06.07.2005 г.

 

Негосударственное учреждение дополнительного образования «Полиглот»

(НУДО «Полиглот»)

630099, г.Новосибирс, ул. Вокзальная магистраль, 16, оф. 10577,  тел. 857 33 09, факс 857 33 08

 

от ___01.07.2005 г.___ №   282__                     Петровой О.И.             

на № _______ от _10.06.2005 г.                        630048, г. Новосибирск,    

ул. Немировича-Данченко, 129-420

 

 

О приглашении на собеседование

Уважаемая Ольга Ивановна!

Ваше резюме, направленное для участия в конкурсе на замещение вакантной должности преподавателя английского языка, рассмотрено.

Приглашаем Вас на собеседование 15 июля 2005 г. в 11-00 час.

Директор                      личная подпись                                          П.И.Иванов

Сидорова Ирина Владимировна

(383) 857 33 18

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега-Л, 2005.

3. Журнал «Секретарь-референт», № 4, 2004.