Глава 2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Силуэт»

2.1. Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью  "Силуэт" создано путем преобразования закрытого акционерного общества «Forget-me-not», зарегистрированного Постановлением главы города Челябинска №912  от 14 июля 1997г.

В ООО "Силуэт" создан уставный фонд, размер  которого составляет 109 800 руб. Имущество общества с ограниченной ответственностью формируется за счет вкладов участников, полученных доходов и других законных источников, и принадлежит его участникам на праве долевой собственности. Число участников ООО "Силуэт" составляет 3 физических лица. Обеспечение деятельности общества образуется за счет вкладов учредителей, имеющие равные доли в уставном капитале.

Целью деятельности общества является получение прибыли.

Предметом деятельности общества являются :

1.  реализация покупных товаров через кафе

2.  продажа продукции собственного приготовления через кулинарию

Основными нормативными документами, регулирующими вопросы учетной политики предприятия, являются следующие:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129-ФЗ;

- Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное Приказом Минфина России от 09.12.1998г. №60н;

- Приказ Минфина России от 28.06.2000г. №60н «О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации»;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденной Приказом Минфина России от 29.07.1998г. №34н;

- Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденное Приказом Минфина России от 30.03.2001г. № 26н.

2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на ООО "Силуэт"

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками ООО "Силуэт" по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Новым элементом внутреннего контроля за денежными суммами, выданными под отчет, является порядок отражения в учете подотчетных сумм, не возвращенных работниками ООО "Силуэт" в установленные сроки. Эти суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем они списываются: со счета 94 в дебет счета 70 - если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, или в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.

Такой порядок учета, определенный Планом счетов, предписывает работникам бухгалтерской службы ООО "Силуэт":

1. Устанавливать приказом или распоряжением руководителя организации сроки сдачи авансовых отчетов. По суммам, полученным на командировочные расходы, срок сдачи отчета по командировке определен:

-тремя днями (п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ N 40 от 22.09.93) - для командировок в пределах территории Российской Федерации;

-десятью днями для загранкомандировок (п.6.3 Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденного ЦБ РФ N 62 от 25.06.97).

Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

2. Устанавливать приказом или распоряжением руководителя, что неизрасходованные подотчетные суммы должны быть внесены работником в кассу организации одновременно со сдачей авансового отчета.

3. Контролировать соблюдение подотчетными лицами установленных сроков возврата подотчетных сумм и своевременно отражать их на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". На счете 94 следует открыть отдельный субсчет "Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки". Аналитический учет на этом субсчете должен быть организован по структурным подразделениям организации в разрезе каждого подотчетного лица.

4. При увольнении сотрудника бухгалтер должен проверить, нет ли задолженности за увольняющимся работником по счету 94.

5. Сотруднику бухгалтерии ООО "Силуэт", производящему начисление сумм оплаты труда, должна быть передана ведомость на удержание своевременно не возвращенных подотчетных сумм. Типовая унифицированная форма этого документа не предусмотрена, поэтому форма указанной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и оговаривается в учетной политике организации (см. табл. 1). Эти суммы должны быть внесены в расчетную ведомость.

                                                                                                Таблица 1

           Ведомость на удержание своевременно не возвращенных

                           подотчетных сумм

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Наименование   |     Ф.И.О.      |   Номер авансового    |    Сумма    |

|структурного   |  подотчетного   |      отчета или       |      к      |

|подразделения  |      лица       |   расходного ордера   |  удержанию  |

|———————————————|—————————————————|———————————————————————|—————————————|

|     1         |       2         |          3            |      4      |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

Невозвращенные своевременно подотчетные суммы квалифицируются Планом счетов, как дебиторская задолженность, подлежащая бесспорному взысканию.

Нет оснований для исчисления материальной выгоды по полученным под отчет денежным средствам, не возвращенным предприятию работниками, и для начисления на эти суммы налога на доходы физических лиц, так как состав доходов, получаемых в виде материальной выгоды, определяется ст.212 НК РФ.

ООО "Силуэт" руководствуется ст.124 ТК РФ, где установлено, что для погашения задолженности работников своему предприятию по распоряжению администрации могут производиться удержания из сумм оплаты труда, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основание и размер удержания.

В этих случаях администрация вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности.

Следует учитывать, что согласно ст.125 ТК при каждой выплате оплаты труда общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% оплаты труда, причитающейся к выплате работнику.

К примеру работник ООО "Силуэт" Иванько С.И. получил наличные денежные средства под отчет для поездки в командировку в сумме 1500 руб. Командировка была отменена. Иванько С.И. не возвратил в срок неизрасходованный аванс. ООО "Силуэт" удерживает задолженность из оплаты труда (см. табл.2).

Таблица 2

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|          Содержание               |     Сумма,   |  Корреспонденция   |

|    хозяйственной операции         |      руб.    |       счетов       |

|                                   |              |————————————————————|

|                                   |              |    Д-т  |   К-т    |

|———————————————————————————————————|——————————————|—————————|——————————|

|Выданы подотчетному  лицу  денежные|     1500     |    71   |    50    |

|средства на командировочные расходы|              |         |          |

|———————————————————————————————————|——————————————|—————————|——————————|

|Списана подотчетная сумма, своевре-|     1500     |    94   |    71    |

|менно не возвращенная работником   |              |         |          |

|———————————————————————————————————|——————————————|—————————|——————————|

|Удержана из оплаты труда  работника|              |         |          |

|задолженность по авансу,  выданному|     1500     |    70   |    94    |

|под отчет                          |              |         |          |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

Таблица 3

Типовая корреспонденция счетов по счету 71 на ООО "Силуэт"

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|                                                   | Корреспонденция   |

|          Хозяйственная операция                   |     счетов        |

|                                                   |———————————————————|

|                                                   |   Д-т   |   К-т   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Выданы подотчетные суммы наличными или со  счетов в|    71   |  50, 51,|

|банках                                             |         |  52, 55 |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетным лицам выданы из кассы денежные докумен-|         |         |

|ты (марки и т.п.)                                  |    71   |   50-3  |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица получили от прочих организаций су-|         |         |

|ммы или денежные документы (чековые книжки) в  счет|         |         |

|погашения их задолженности за выполненные  для  них|    71   |    76   |

|работы,  оказанные им услуги для расчетов с прочими|         |         |

|кредиторами и т.п.                                 |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица получили от прочих организаций су-|         |         |

|ммы или денежные документы (чековые книжки) в  счет|         |         |

|погашения  их  задолженности за выполненные для них|    71   |    79   |

|работы, оказанные им услуги обособленным  подразде-|         |         |

|лением                                             |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены в связи с изменением курса рубля по  отно-|         |         |

|шению к иностранной валюте курсовые разницы в части|         |         |

|сумм, выданных ранее под отчет в иностранной валюте|    71   |   91-1  |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Оплачены расходы по осуществлению финансовых вложе-|         |         |

|ний (инвестиций) в ценные бумаги (облигации и т.п.)|         |         |

|других организаций                                 |    08   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Оплачены расходы по приобретению ценных бумаг (кон-|         |         |

|сультанты, брокеры, налоги и т.п.)                 |  58, 60,|    71   |

|                                                   |    76   |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Списана задолженность подотчетных лиц по  расходам,|         |         |

|произведенным ими по капитальным вложениям         |    08   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы,  связанные с|         |         |

|приобретением, доставкой, заготовкой  оборудования,|  07, 10,|    71   |

|материалов, животных, МБП (не применяется счет 15);|    11   |         |

|оплачена их стоимость                              |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы,  связанные с|         |         |

|приобретением, доставкой, заготовкой  оборудования,|    15   |    71   |

|материалов, животных, МБП  (если  применяется  счет|         |         |

|15), оплачена их стоимость                         |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены  суммы  НДС  по приобретенным материальным|         |         |

|ценностям, работам, услугам, оплаченным  из  подот-|         |         |

|четных сумм                                        |    19   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели расходы, которые относя-|         |         |

|тся к основному или вспомогательным  производствам,|         |         |

|а также на общепроизводственные и общехозяйственные| 20, 23, |    71   |

|нужды                                              | 25, 26  |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели различные расходы,  свя-|         |         |

|занные с браком продукции (возврат и доставка брака|         |         |

|и т.п.)                                            |    28   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели  расходы,  относящиеся к|         |         |

|будущим периодам                                   |    97   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица приобрели некоторые товары  (комп-|         |         |

|лектующие изделия) в торговых и других подобных ор-|         |         |

|ганизациях                                         |    41   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы, связанные со|         |         |

|сбытом   (реализацией)  продукции  (транспортные  и|         |         |

|др.); то же, но в торговых и других подобных  орга-|         |         |

|низациях                                           |    44   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы, связанные со|         |         |

|сбытом (реализацией) продукции (транспортные и др.)|    45   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с реа-|         |         |

|лизацией основных средств и прочих активов         |   91-2  |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Работниками  возвращены  в  кассу неизрасходованные|         |         |

|суммы, ранее выданные им под отчет                 |    50   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Неиспользованные подотчетные суммы возвращены рабо-|         |         |

|тниками  на  счета  организации  непосредственно  в|         |         |

|учреждения банков                                  | 51, 52, |    71   |

|                                                   |   55    |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  оплатили приобретенные различные|         |         |

|денежные документы (марки, путевки и т.п.)         |   50-3  |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|———————————————————|

|С подотчетных лиц удержаны из сумм оплаты труда не-|         |         |

|израсходованные подотчетные суммы                  |    70   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражена задолженность  работника по невозвращенным|         |         |

|своевременно подотчетным суммам                    |    73   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  оплатили расходы, осуществляемые|         |         |

|за счет покупателя                                 |    76   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица оплатили  разные  услуги  за  счет|         |         |

|внутренних подразделений, выделенных  на  отдельные|    79   |    71   |

|балансы                                            |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены курсовые разницы в связи с изменением кур-|         |         |

|са рубля по отношению к иностранной валюте в  части|   91-2  |    71   |

|сумм, выданных ранее под отчет в иностранной валюте|         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены подотчетные суммы, незаконно израсходован-|    94   |    71   |

|ные работниками или невозвращенные в  установленные|         |         |

|сроки                                              |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  разные приобретения и|    86   |    71   |

|расходы за счет  целевых финансирования и поступле-|         |         |

|ний                                                |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели расходы  для  ликвидации|         |         |

|последствий чрезвычайных ситуаций                  |    99   |    71   |

 2.3. Учет расчетов с командированными работниками

Частным случаем выдачи денег под отчет является оплата расходов, связанных с направлением работника в командировку. В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

-расходы по проезду;

-расходы по найму жилого помещения;

-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

-иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Порядок выдачи денежных средств работнику на командировку рассмотрим на конкретном примере.

К примеру на ООО "Силуэт" работник Федоров Ю.Б. направлен в трехдневную командировку. Работнику выдано под отчет 4 000 руб. (в том числе 600 руб. - суточные (200 руб. в день, размер суточных предусмотрен локальным актом организации), 3 400 руб. - на проживание) и авиабилеты стоимостью 5 000 руб.

Выдача денежных средств под отчет отразится в учете организации следующим образом:

дебет счета 71 кредит счета 50 - на сумму выданных денежных средств - 4 000 руб.;

дебет счета 71 кредит счета 50, субсчет 3 "Денежные документы" - на сумму стоимости выданных авиабилетов - 5 000 руб.

По возвращении из командировки Федоров .Ю.Б. представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, подтвержденный оправдательными документами, согласно которому расходы на командировку составили:

600 руб. - суточные;

3 000 руб. - проживание;

5 000 руб. - стоимость авиабилетов.

Авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Остаток денежных средств в размере 400 руб. внесен в кассу организации.

В бухгалтерском учете организации оформляются следующие записи:

-дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму суточных - 600 руб.;

-дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму стоимости проживания - 3 000 руб.;

-дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму стоимости авиабилетов - 5 000 руб.;

-дебет счета 50 кредит счета 71 - на сумму неизрасходованных денежных средств, внесенных в кассу организации, - 400 руб.

Согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, являются расходами по обычным видам деятельности. Таким образом, расходы на командировку работника, непосредственно связанную с деятельностью организации, следует признавать расходами по обычным видам деятельности и отражать на счетах учета затрат или расходов на продажу (в зависимости от конкретных целей командировки).

Основным условием принятия к учету расходов по проезду работника до места командировки и обратно является их документальное подтверждение. Документальным подтверждением таких расходов могут служить билеты (железнодорожные, авиа-, на проезд на наземном транспорте), чеки ККМ (при проезде на такси) и утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника.

Напомним, что согласно постановлению Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" работник, вернувшийся из командировки, кроме авансового отчета предоставляет в бухгалтерию согласованный с руководителем структурного подразделения краткий отчет о выполненной работе за период командировки (форма N Т-10а) и командировочное удостоверение (форма N Т-10), удостоверяющее время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).

Произведенные работником согласно авансовому отчету расходы принимаются к учету на дату утверждения руководителем организации авансового отчета, поскольку именно после утверждение авансового отчета указанные в нем расходы можно считать экономически обоснованными.

В налоговом учете дата утверждения авансового отчета признается датой осуществления расходов, оплачиваемых через подотчетное лицо (расходы на командировки и на иные подобные расходы), на основании подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Так например, если работник будет находиться в командировке в декабре 2003 года, а составленный им авансовый отчет будет утвержден в 2004 году, то утвержденные руководителем организации командировочные расходы будут включены для целей бухгалтерского и налогового учета в состав расходов, учитываемых в 2004 году.

Напомним, что в соответствии со статьей 264 НК РФ из командировочных расходов нормированию для целей исчисления налога на прибыль организаций подлежат только суточные. Нормы расходов организаций на выплату суточных, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 и составляют 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Таким образом, для условий примеров 4 и 5 для целей налогообложения прибыли суточные будут учтены в размере 300 руб. (100 руб. х 3 дня).

Для целей исчисления налога на доходы физических лиц суточные, выплачиваемые работникам организацией, не находящейся на бюджетном финансировании, за время служебных командировок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, в которых определены категории лиц и нормы таких выплат, подпадают под действие пункта 3 статьи 217 главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ и не подлежат налогообложению в размерах, установленных работодателем в коллективном договоре или приказе. Такой вывод сделан на основании статьи 168 ТК РФ в письме Управления МНС по г.Москве от 31 июля 2003 г. N 27-08н/42413 "О порядке налогообложения доходов физических лиц" (со ссылкой на письмо МНС России от 22 июля 2003 г. N 04-2-10/451-Ю909).

Поскольку в примере 4 размер суточных 200 руб. предусмотрен локальным актом организации, выплаченные работнику суточные не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

2.4. Порядок учета налога на добавленную стоимость

При совершении сделки подотчетное лицо выступает как физическое лицо. ООО "Силуэт" как работодатель в данном случае нигде не фигурирует. Приобретение подотчетным лицом товарно-материальных ценностей осуществляется посредством заключения договора розничной купли-продажи.

В соответствии с пунктом 2 статьи 492 ГК РФ договор розничной купли-продажи является публичным договором, т.е. договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится.

Согласно статье 493 ГК РФ договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.

В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога на добавленную стоимость включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.

Пунктом 7 указанной статьи установлено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры соответствует действующему законодательству.

Однако поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает.

Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н.

Иной порядок учета налога на добавленную стоимость установлен НК РФ в отношении командировочных расходов. В соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

При этом наличие счета-фактуры не обязательно. Пунктом 1 статьи 172 НК РФ установлено, что в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 НК РФ вычет налога на добавленную стоимость может осуществляться на основании иных документов.

Согласно пункту 42 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС РФ от 20 декабря 2000 г. N БГ-3-03/447, основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункт отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете).

В стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом), может быть, в том числе, включена стоимость комплекта постельного белья, предусмотренная Правилами оказания услуг по перевозке пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных (бытовых) нужд на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными постановлением Правительства РФ от 11 марта 1999 г. N 277. В этом случае основанием для вычета суммы налога, уплаченной при приобретении проездного документа (билета), также является выделенная в проездном документе (билете) сумма налога отдельной строкой.

Если же стоимость услуг по пользованию в поездах постельными принадлежностями не включена в стоимость билета и оплачивается командированным работником отдельно, вычет уплаченного по указанным услугам налога на добавленную стоимость может быть произведен только на основании счета-фактуры (см. пункт 42 Методических рекомендаций).

2.5. Нарушения при учете расчетов с подотчетными лицами на ООО "Силуэт"

Для обобщения информации о расчетах с работниками ООО "Силуэт", по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", на котором аналитический учет организуют по каждому подотчетному лицу.

Сплошная проверка авансовых отчетов обязательно заканчивается сверкой оборотов по счету 71, отраженных в журнале-ордере N 7 и Главной книге (при организации бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме учета). Общее требование к ведению учета - соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 и всех аналитических счетов, открытых в его развитии, на практике реализуется при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников. При этом следует учесть, что счет 71 не сальдируется и может иметь одновременно дебетовое и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет суммы, одному работнику предприятия отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия перед другим работником, допустившим подтвержденный документами перерасход подотчетных сумм, фиксируется по кредиту счета 71. Дебетовое и кредитовое сальдо аналитических счетов счета 71 не компенсируют и не поглощают друг друга. При окончательном расчете с подотчетными лицами первый должен либо предоставить авансовый отчет, либо возвратить подотчетные суммы в кассу предприятия, а второй - получить средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм.

Планом счетов (условно назовем его "старым", хотя он может применяться предприятиями и организациями весь 2001 год) предусмотрены следующие типовые проводки:

-дебет счета 71 кредит счета 50 "Касса" - отражена выдача подотчетных сумм работнику предприятия;

-дебет счета 71 кредит счета 51 "Расчетный счет", или кредит счета 52 "Валютный счет", или кредит счета 55 "Специальные счета в банках" - отражена выдача подотчетных сумм со счетов в банках;

-дебет счета 71 кредит счета 50/3 "Денежные документы" - отражена выдача подотчетному лицу денежных документов (марок, талонов, путевок, ценных бумаг).

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Наиболее традиционны следующие проводки: дебет счета 07 "Оборудование к установке", счета 08 "Капитальные вложения", счета 10 "Материалы", кредит счета 71 - отражены расходы, проведенные подотчетным лицом и связанные с приобретением и доставкой оборудования к установке, а также связанные с капитальными вложениями, приобретением материалов.; дебет счета 15 кредит счета 71 - отражены вышеназванные расходы, но с применением в учете согласно учетной политике счета 15; дебет счета 20 "Основное производство", счета 25 "Общепроизводственные расходы", счета 26 "Общехозяйтственные расходы" кредит счета 71 - отражены расходы, проведенные подотчетным лицом и относящиеся к основному производству, или подотчетные суммы израсходованы на общепроизводственные или общехозяйственные нужды; дебет счета 28 "Брак в производстве" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, связанные с возвратом и доставкой бракованной продукции; дебет счета 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", счета 31 "Расходы будущих периодов" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, относящиеся к обслуживающим производствам и хозяйствам, либо к расходам будущих периодов (периодическая подписка и прочее); дебет счета 41 "Товары" кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретены товары и комплектующие изделия (в том числе и для перепродажи); дебет счета 44 "Коммерческие расходы" кредит счета 71 - подотчетным лицом неторгового предприятия оплачены расходы, связанные с реализацией и сбытом продукции (в том числе транспортные, представительские, рекламные); дебет счета 44 "Издержки обращения" кредит счета 71 - подотчетным лицом торгового предприятия оплачены расходы, связанные с реализацией и сбытом продукции (в том числе транспортные, представительские, рекламные), относимые на издержки обращения; дебет счета 45 "Товары отгруженные" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, связанные с отгрузкой продукции; дебет счета 50 кредит счета 71 - отражен возврат неиспользованного аванса в кассу; дебет счета 50/3 кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретены различные денежные документы (талоны, путевки, марки); дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" кредит счета 71 - подотчетным лицом произведены расчеты с различными предприятиями и организациями.

Средства под отчет должны выдаваться целенаправленно, поэтому следует уточнить применяемые термины.

Административно-хозяйственные расходы - это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом (приобретение канцелярских и хозяйственных товаров в сети розничной торговли, ГСМ через АЗС, оплата мелкого ремонта и услуг, закуп сельскохозяйственной продукции и имущества у населения, командировочные, представительские расходы и иные аналогичные цели).

Операционные расходы - это расходы, связанные с извлечением операционных доходов. Они тоже прямо не связаны с процессом производства и доходами от обычных видов деятельности. Это уплата процентов за использование займов и кредитов, оплата услуг банка, расходы, связанные с продажей, выбытием и списанием основных средств и иных активов, кроме денежных, другие расходы в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99.