Проблемы вывода российской экономики из затянувшегося кризиса вынуждают руководителей предприятий, менеджеров, предпринимателей обзаводиться надежным и доступным инструментом решения взаимосвязанных экономических задач в комплексе, среди которых особую актуальность  приобретают организация и оплата труда на предприятии.

Значение организации и оплаты труда как экономического инструмента трудно переоценить.

Требования к организации и оплате труда в условиях рыночных отношений не упростились, хотя и появилась определенная ясность. Раньше сложность решения вопросов организации и оплаты труда даже на государственном уровне определялась нерешенностью дальнейшего социально-экономического развития страны. Борьба между сторонниками либерализации и сторонниками жесткого управления закончилась, по крайней мере, в части либерализации заработной платы. Правительство проводит уменьшение регулирующих функций государства, положившись на рыночное регулирование цены на рабочую силу. Хозяйственные структуры в настоящее время стали самостоятельными в сфере организации и оплаты труда. Государство полностью доверило им устанавливать тарифные ставки и должностные оклады, премии, надбавки и доплаты, а также нормы выработки, времени и обслуживания. Даже руководители предприятий материального производства, где у государства контрольный пакет акций, мало следуют рекомендациям Минтруда России. Проведенная приватизация средств производства трансформировала трудовые отношения и изменила взгляд хозяйствующих субъектов на расходование средств на оплату труда.

1. Информация необходимая для расчета заработной платы

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров. А на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Первичными документами и источником информации о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности или квалификации на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени являются:

По учету кадров:

Т-1 – Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Т-1а - Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

Т-2 – Личная карточка работника;

Т-2ГС - Личная карточка государственного служащего;

Т-3 – Штатное расписание;

Т-4 – Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

Т-5 – Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

Т-5а – Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

Т-6 – Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Т-6а – Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

Т-7 – График отпусков;

Т-8 – Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

Т-8а – Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;

Т-9 – Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

Т-9а – Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

Т-10 – Командировочное удостоверение;

Т-10а – Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Т-11 – приказ (распоряжение) о поощрении работника;

Т-11а – Приказ (распоряжение) о поощрении работников.

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

Т-12 – табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

Т-13 – Табель учета использования рабочего времени;

Т-49 – Расчетно-платежная ведомость;

Т-51 – Расчетная ведомость;

Т-53 – Платежная ведомость;

Т-53а – Журнал регистрации платежных ведомостей;

Т-54 – Лицевой счет;

Т-54а – Лицевой счет (свт);

Т-60 – Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

Т-61 – Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

Т-73 – Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течении одного-двух лет.

Унифицированная форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу», применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу  заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка», заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также  вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Унифицированная форма № Т-4 «Учетная карточка научного работника», предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работника. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме № Т-2.

Унифицированная форма № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу», применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах. Один – остается в отделе кадров, другой – передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты, рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты».

Унифицированная форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта), применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один – остается в отделе кадров, второй – передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации. В разделе «Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

Унифицированные формы № Т-12 «табель учета рабочего времени и расчета заработной платы» и № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени», применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Унифицированная форма № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.

Унифицированная форма № Т-51 «Расчетная ведомость», применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Рекомендована для применения в крупных организациях. При применении расчетной ведомости по форме № Т-51 ведется лицевой счет по форме № Т-54. Для учета выплат заработной платы применяется платежная ведомость по форме № Т-53. Форма № Т-51 печатается в виде журнала, который состоит из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал – на квартал, полугодие или год.

Унифицированная форма № Т-53 «Платежная ведомость», применяется для учета выплат заработной платы. На титульном листе формы указывается сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

Унифицированные формы № Т-54 и № Т-54а «Лицевой счет», рекомендуется применять в крупных организациях для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. Заполняется работником бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы.

По данным первичных  документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением  штатной и финансовой  дисциплины.

2. Ввод и редактирование кадровой информации

Объектом автоматизации по вводу и редактарированию кадровой информации являются процессы связанные с ведением штатного расписания, кадрового учета и учета рабочего времени работников.