Содержание
Практическое
задание №1. 3
1.
Наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы; отрасль
деятельности, в которой работает предприятие; общая численность персонала;
организационная структура предприятия. 3
2.
Виды используемой управленческой документации с разбивкой по системам:
организационно-правовые документы, распорядительные документы,
справочно-информационные документы, кадровые документы, деловая корреспонденция. 4
3.
Для документов каждой из систем приведите примеры реально существующих
документов и укажите их назначение на исследуемом предприятии; если при
ознакомлении с реально существующими документами вами были выявлены ошибки в их
оформлении или стиле написания – укажите их и приведите верное их написание. 6
4.
Для любых трех документов предприятия приведите схему движения этих документов
с момента создания до архивного хранения, обязательно указав все необходимые
реквизиты, появляющиеся на различных этапах; 13
5.
Внесите ряд предложений по усовершенствованию документооборота на предприятии. 16
Практическое
задание №2. 20
Тестовые
задания. 23
Список
литературы.. 24
Практическое задание №1
1. Наименование предприятия с указанием его организационно-правовой
формы; отрасль деятельности, в которой работает предприятие; общая численность
персонала; организационная структура предприятия
Открытое акционерное общество «Сибгипрошахт» является правопреемником
государственного института «Сибгипрошахт», который 75 лет занимается вопросами
комплексного проектирования угольных предприятий, в основном, в регионах
Сибири, Дальнего Востока, Якутии.
В последнее время ОАО «Сибгипрошахт» занимается:
-
вопросами реконструкции и технического перевооружения угольных
предприятий Кузбасса, КАТЭКа и Якутии и других регионов Сибири на основе внедрения
новых передовых технологий и оборудования, внедрения новых материалов как
зарубежного так и отечественного производства;
-
проектирует производства, связанные с изготовлением взрывчатых веществ,
подготовкой заводского производства на
предприятиях-потребителях, а так же складов и пунктов погрузки и разгрузки взрывчатых материалов;
-
разрабатывает проекты по
закрытию и ликвидации неперспективных и убыточных предприятий угольной отрасли;
-
ведет обследования зданий и сооружений, находящихся в эксплуатации
длительное время, и разрабатывает
проекты по их реконструкции и
усилению;
-
разрабатывает бизнес-планы и проекты инвестиций на все виды
указанных проектных услуг.
На все это у института имеются соответствующие лицензии, выданные
органами Госстроя и Госгортехнадзора России.
Общая численность персонала на конец 2003 года составила 136
человек.
Организационная структура ОАО «Сибгипрошахт» в соответствии со штатным
расписанием следующая:
-
Руководство и аппарат при руководстве;
-
Юридический отдел;
-
Отдел кадров;
-
Спецчасть;
-
Бухгалтерия;
-
Бюро ГИПов;
-
Комплексный Технологический Отдел;
-
Отдел промышленно-гражданского строительства;
-
Отдел экономики, инвестиций и смет;
-
Отдел инженерного обеспечения и охраны природы;
-
Технический отдел и архив;
-
Отдел автоматизации проектирования и выпуска проектов;
-
Эксплуатационно-технический отдел;
-
Гараж.
На предприятии в соответствии с организационной структурой
управления ОАО «Сибгипрошахт» существует линейная структура управления.
2. Виды используемой управленческой документации с
разбивкой по системам: организационно-правовые документы, распорядительные
документы, справочно-информационные документы, кадровые документы, деловая корреспонденция
Организационно-правовые документы
В организационно-правовые
документы ОАО «Сибгипрошахт» входят: устав, инструкции,
распоряжение и приказы.
Устав ОАО «Сибгипрошахт» – это
собрание правил, которые регулируют:
-
основы организации и деятельности ОАО «Сибгипрошахт»;
-
условия создания, состав, строительство и деятельность ОАО «Сибгипрошахт»;
-
конкретную сферу деятельности ОАО «Сибгипрошахт».
Инструкция ОАО «Сибгипрошахт» – это правовой акт, который издается органами
управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно –
технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности
ОАО «Сибгипрошахт» его подразделений и служб, а также должностных
особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или
управляющими организацией (с проставлением номера и даты исполнения).
Распоряжение на ОАО «Сибгипрошахт» – это правовой акт, который издается
персонально управляющим, головой коллегиального государственного органа, для
решения оперативных вопросов.
Как правило, этот документ
имеет ограниченный срок действия и
касается узкого круга должностных особ и граждан.
Реквизиты распоряжений, в
основном повторяют реквизиты решений.
Директор ОАО «Сибгипрошахт» может издать приказ по всем вопросам его
компетентности. Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых
не распространяется вне ОАО «Сибгипрошахт».
Справочно-информационные документы
К справочно-информационным документам ОАО «Сибгипрошахт» относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка,
телефонограмма, договор.
Кадровая документация и деловая корреспонденция
Среди огромного количества
документации в ОАО «Сибгипрошахт» особое значение имеет
кадровая документация. Особая аккуратность при оформлении, ведении, хранении кадровой
документации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее
основе государственного статистического наблюдения (№ П-4) «Сведения о
численности, заработной плате и движении работников» (Постановление Госкомстата
РФ от 1 декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении Порядка заполнения и
представления унифицированных форм федерального государственного статистического
наблюдения»).
К кадровой документации по
личному составу в ОАО «Сибгипрошахт» относятся:
1. Трудовые договоры
(контракты).
2. Приказы по личному
составу.
3. Личные дела.
4. Личные карточки (форма
Т-2).
5. Лицевые счета по
зарплате.
К документам деловой корреспонденции относятся в ОАО «Сибгипрошахт» служебное
письмо и телеграмма.
3. Для документов каждой из систем приведите примеры
реально существующих документов и укажите их назначение на исследуемом предприятии;
если при ознакомлении с реально существующими документами вами были выявлены
ошибки в их оформлении или стиле написания – укажите их и приведите верное их
написание
Организационно-правовые документы
Приказ ОАО «Сибгипрошахт» – это правовой акт, который издаётся для исполнения
действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и
инструкций высших органов. Рассмотрим пример приказа
Открытое акционерное общество
«Сибгипрошахт»
ПРИКАЗ
19 июня 2004 г. №15
Новосибирск
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на
предприятии и обеспечения их
сохранности
приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в
аппарате ОАО.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с
01.07.04.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ОАО с
01.07.04 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в
Инструкции по делопроизводству.
4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с
заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить
тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные
подразделения до 01.07.04.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа
возложить на заместителя директора предприятия Егорова П.А.
Генеральный директор Личная
подпись С.Т. Борисов
В
представленном приказе неверно оформлен реквизит
с указанием месторасположения:
«Новосибирск». Необходимо «г. Новосибирск».
г. Новосибирск
Далее реквизит «О введении инструкции по делопроизводству пишется не по
центру, а с левого края без отступа документа.
О введении Инструкции
по делопроизводству
Неверно
оформлен реквизит: «приказываю». Правильное оформление:
ПРИКАЗЫВАЮ:
После подписи
директора предприятия должны стоять визы:
Визы
________________________
(должность)
________________________
(подпись,
расшифровка)
________________________
(дата)
Информационно-справочные документы
Справка как вид информационно-справочного документа в ОАО
«Сибгипрошахт» служит подтверждением и
описанием установленных фактов, событий. Рассмотрим пример справки:
Отдел экономики, Генеральному
директору
инвестиций и смет «Красуголь»
СПРАВКА
20.03.2005 №13
О закупке мебели
В соответствии с планом модернизации конторской мебели в 1
квартале были закуплены следующие комплекты мебели:
|
Вид комплекта
|
Количество (шт.)
|
Стоимость (руб.)
|
|
Стул
|
16
|
7000
|
|
Стол
|
7
|
12000
|
Генеральный директор Личная
подпись С.Т. Борисов
Кадровая документация
Рассмотрим пример приказа по личному составу в ОАО
«Сибгипрошахт».
Открытое акционерное общество
«Сибгипрошахт»
ПРИКАЗ
11 июня 2004 г. №10
О
переводе на другую работу Соловьева К.Ф.
Перевести Соловьева Константина Федоровича, лаборанта
информационных сетей на должность старшего консультанта отдела информационных
связей с 13.09.04.
Установить Соловьеву К.Ф. оклад 7880 рублей в месяц.
Основание: заявление Соловьева К.Ф. с визами.
Генеральный
директор Илларионов
К.Д. Илларионов
С приказом ознакомлен Соловьев 12.09.04
В дело №05-17 Иванова 13.09.04
Найденные
ошибки в документе:
1. Нет
реквизита с указанием месторасположения:
ПРИКАЗ
11 июня
2004 г. № 10
Г.
Новосибирск
2.Неверно оформлен реквизит:
О переводе
на другую работу Соловьева К.Ф.
3. Не указаны цели перевода на
другую работу:
В
целях проводимой на предприятии реформы
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Перевести Соловьева Константина Федоровича ……
Деловая корреспонденция
Служебное письмо - вид официальных документов ОАО
«Сибгипрошахт», служащих средством общения с различными организациями,
предприятиями, фирмами, физическими лицами. Служебные письма в ОАО
«Сибгипрошахт»
имеют большое
количество видов: сопровождающие; информационные; гарантийные; рекламные;
претензионные; арбитражные и т. д.
Рассмотрим пример
письма отказа ОАО «Сибгипрошахт».
Образец письма-отказа, форма которого используется предприятием
|
ОАО «СИБГИПРОШАХТ»
Киевская, д. 14, Новосибирск, 630213
Тел. 27-54-56, Факс. 27-89-87
E-mail: sibgiproshaht@mail.ru
ОКНО _____, ОГРН ___________
ИНН/КПП _________
______________ № _____________
На № 12/895 от 05.07.2003
|
|
Директору Выставочного Центра
г-ну В. В. Иванченко
ул. 3-я Сокольническая, 4,
Москва, 0000000
|
Об участии в выставке
Уважаемый Владимир
Владимирович!
Ознакомившись с Вашей рекламой, просим включить наше
предприятие в число участников выставки.
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Генеральный директор
[личная подпись] К.Д. Илларионов
4. Для любых трех документов предприятия приведите
схему движения этих документов с момента создания до архивного хранения,
обязательно указав все необходимые реквизиты, появляющиеся на различных этапах;
I. Рассмотрим пример движения служебного письма Директору ОАО
«СИБГИПРОШАХТ».
1. Поступление в канцелярию. Проставляется реквизит с отметкой о поступлении документа в организацию
2. Поступление руководителю ОАО «Сибгипрошахт». Он проставляет реквизит с отметкой об исполнении документа и направлении
его в дело.
3. Секретарь подшивает его в дело и сдает в архив
предприятия, где оно хранится 5 лет.
II. Приказ по личному составу
При поступлении сотрудника на работу в ОАО
«Сибгипрошахт» издается соответствующий приказ, который проходит
следующие этапы:
1. Составление документа секретарем заместителя директора.
Проставляются все необходимые реквизиты, которые должен содержать приказ по
личному составу.
2. Отправляется на резолюцию и контроль заместителю
директора. Он проставляет реквизит с
указанием резолюции и отметки о контроле.
3. После документ отправляется на подпись директору ОАО «Сибгипрошахт».
Он ставит реквизит с подписью.
4. Затем документ возвращается секретарю заместителя
директора, который занимается канцелярской работой. Приказ подписывается
сотрудником, которого принимают на работу. Секретарь проставляет реквизит с отметкой об исполнении документа и
направлении его в дело и подшивает в папку с приказами по личному составу.
5. Данный документ постоянно будет храниться в ОАО
«Сибгипрошахт».
III. Объяснительная записка
При нарушении сотрудником ОАО «Сибгипрошахт» внутреннего трудового распорядка пишется
объяснительная записка. Она проходит следующие этапы:
1. Написание объяснительной сотрудником с учетом требований
ГОСТа Р 6.30–2003 на имя директора ОАО «Сибгипрошахт».
2. Рассмотрение объяснительной записки директором. Он ставит
реквизит с подписью и направляет его секретарю.
3. Секретарь проставляет реквизит с отметкой об исполнении документа и направлении
его в дело, и подшивает в личное дело сотрудника.
4. После отправления в архив данный документ с личным делом
будет храниться постоянно.
Схема движения делового письма от организации к субподрядчику:
В данной схеме можно сократить
звено «Генеральный директор», возложив функции деловой переписки и визирования
документов на директора по производству.
Схема движения делового письма
от субподрядчика в организацию в
обратной последовательности отражена ниже.
Схема движения бухгалтерского баланса отражена ниже.
На рисунке ниже изображена общая схема документооборота на
предприятии по вопросам управления персоналом.
5. Внесите ряд предложений по усовершенствованию
документооборота на предприятии
Для совершенствования системы делопроизводства Компании
необходимо внести изменения в следующие этапы делопроизводства:
-
первичная обработка поступающих документов
(разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при
распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;
предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным
правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
-
регистрации документов (рекомендуется проводить
регистрацию только в компьютерной форме);
-
формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела
и оформить их с учетом требований современного законодательства; при
формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении
описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и
отметку о согласовании с заместителем директора ОАО «Сибгипрошахт»);
-
при составлении описи дел необходимо проставлять
подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с
руководителем делопроизводственной службы (секретарем заместителя директора) ОАО «Сибгипрошахт».
Среди основных
предложений по совершенствованию системы документооборота можно выделить следующие:
1. сокращения числа звеньев в процессе движения документов на предприятии (это
способствует снижению затрат и
сокращению времени движения документов
на предприятии)
2. сокращение трудовых затрат в процессе документооборота
3. использование унифицированных форм
4. использование автоматических систем обработки документов
(способствует сокращению затрат времени
и материальных затрат).
Реальным путем сокращения
объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых
систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и
подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть
и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в
трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ,
предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное,
длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются.
Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить
дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить
любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.
Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием
телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание
чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за
высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга,
показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление
традиции «честного купеческого слова».
Уменьшение физического размера документов — существенная сторона сокращения
документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые,
однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например,
еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на
формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее
«солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.
По современным правилам размер
бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего
уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения
стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%[12].
Объемные документы справочного характера и долговременного использования
целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не
перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов
оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать
ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации,
увеличивая информационный шум, и т.д.
Как было сказано выше,
документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества
форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного
рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их
по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных
операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных
технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля
исполнения документов.
Важным современным средством
совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления
и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические
средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые
позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и
эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертов
скрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.
При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий
основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения
документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков
документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с
помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе
управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е.
документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно
на машинных носителях.
Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в
документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей
дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата
управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную
документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив
непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.
Важное значение имеет соблюдение
ГОСТа 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами
вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности,
установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.
Практическое задание №2
Составьте и оформите рекламное деловое письмо и в ответ на
него гарантийное письмо на покупку
партии предлагаемого товара.
Международный
Институт International Institute
«Женщина и управление»
«
Women & Management »
Россия,193024, Санкт-Петербург, Russia
, 193024, St . Petersburg ,
Невский пр., 147, офис 45
Nevsky
pr ., 147, of .45
Тел. (812)277 75 64, факс (812)277 75
64
tel . (812)277 75 64, fax . (812)277 75 64
РУКОВОДИТЕЛЯМ
ФИРМ, ПРЕДПРИЯТИЙ, БАНКОВ И СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ
Международный институт «Женщина и
управление» предлагает Вашему вниманию и вниманию ваших сотрудников программу:
«ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЙ
ПЕРСОНАЛ И ИМИДЖ ФИРМЫ»
Цель
программы: формирование положительного имиджа фирмы, приобретение
сотрудниками фирмы коммуникативных и этикетных навыков.
Продолжительность
курса: 48 часов.
В
реализации программы участвуют: психологи, медики, культурологи, визажисты,
модельеры.
Всем
обучающимся будет предоставлена возможность получить индивидуальные
консультации модельеров, визажистов, психологов, врачей.
Учитывая
высокую степень профессиональной загрузки персонала вашей фирмы, место, время и
режим проведения занятий могут быть выбраны по согласованию руководства при формировании
группы (не более 15 человек).
По
окончании обучения слушателям выдается удостоверение Международного
института «Женщина и управление» по программе повышения квалификации.
Надеемся
на сотрудничество, понимая исключительную актуальность и важность предлагаемой
нами тематики в формировании современного стиля работы, который лежит в основе
работы каждой современной фирмы и играет приоритетную роль в повышении
конкурентоспособности предприятия в условиях рыночной экономики.
ИМИДЖ ФИРМЫ В
ВАШИХ РУКАХ!
Ректор Е.И.Калинина
Гарантийное
письмо-ответ
Директору
Международного института
International Institute
Г-же Калининой Е.П..
134527, Санкт-Петербург
пр. Невский,147, офис 45
10.11.04
№35/02
Госпожа
Калинина!
Администрация ООО «Береза»
направляет сотрудников в Ваш
институт сотрудников на участие в программе «Представительский персонал
и имидж фирмы».
Оплату
гарантируем.
Приложение: на 1
л. в 1 экз.
Директор
библиотеки Подпись
А.И.Миронова
Главный бухгалтер
Подпись
С.А.Антонова
Тестовые задания
1. Важным явлением в истории делопроизводства в XX веке было издание
государственных стандартов.
2. Флаговое расположение реквизитов применяется для указания
3. Реквизит «место составления» для Новочеркасского
текстильного завода следует оформить так Новочеркасский текстильный завод. Поясните
свой выбор. Из названия организации не определить место составления. Буква «г»
и «город» не ставится, т.к. оканчивается на «город»
4. Вы устроились на работу 24 сентября 2004 года с
испытательным сроком 3 месяца. Впервые вам могут предоставить очередной отпуск.
Право на использование отпуска за первый год работы
возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в
данной организации. Испытательный срок учитывается, поэтому очередной отпуск
может быть предоставлен через 9 месяцев, т.е 24 мая 2003 года.
5. Документ составлен 11 июня 2003 года и имеет срок
хранения 5 лет. Его можно уничтожить 01
января 2009 года. Так как исчисление сроков хранения документов,
законченных делопроизводством в текущем году, начинается 01 января следующего
года.
Список литературы
1.
Деденко А. Н.
Основы делопроизводства – М: «Лебедь», 2004.
2.
Делопроизводство (организация и технологии
документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В.,
Санкина Л.В., Быкова Т.А.. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,
2003.
3.
Евдокимова Л. И. Еще раз о делопроизводстве. –
Новосибирск: СибАГС, 2003.
4.
Кузнецов И.Н. Технология делового общения. – М: ВЭВЭР,
2004.
Палеха Ю.И. Документационное обеспечение управлення. – М: «МАУП», 2004.