Содержание

1.       Практическое задание №1. 3

2. Практическое задание № 2. 5

3. Тестовое задание. 9

Список литературы.. 10

1.    Практическое задание №1

Открытое акционерное общество «Береза», на сегодня является крупнейшей  коммерческой  строительной организацией в Новосибирской области. Основная цель деятельности – получение прибыли и наиболее полное удовлетворение населения и организаций в строительно- монтажных работах. Численность персонала 56 человек.

Структурная организационно-производственная схема ООО «Береза» изображена на рис.1.

 

директор по производству

 

финансовый директор

 

директор по общим вопросам

 
                                        

 

 

Рис. 1. Организационно- производственная структура ООО «Береза»

Виды используемой управленческой документации  в ООО «Береза» по системам:

-         организационно-правовые документы (устав предприятия, учредительный договор № 2345670 от 05.05.2002);

-         распорядительные документы по предприятию ( Пример: распоряжения по предприятию);

-         справочно-информационные документы (справочники и классификаторы предприятия);

-         кадровые документы (личные карточки работников);

-         деловая корреспонденция (деловая переписка с заказчиками и поставщиками);

-  унифицированные формы кадрового и бухгалтерского учета (бухгалтерские отчеты и балансы).

         Устав и учредительный договор являются основными  организационно- правовыми документами на предприятии. Их назначение – определить основные законодательные  и правовые нормы и статус функционирования ООО «Береза»  как коммерческого предприятия.

         Распоряжения и указания  имеют   значение принудительного исполнения  указаний  руководства, обязательные к исполнению сотрудниками организации. Носят характер распоряжения.

         Справочно – информационные  документы (например, различные справочники и классификаторы, используемые на предприятии) несут различного рода справочную информацию о различных аспектах деятельности предприятия.

         Кадровые документы несут информацию кадрового характера и касаются вопросов управления   персонала на предприятии.

         Деловая корреспонденция необходимо для формирования грамотного и правильного    отношения с клиентами и заказчиками фирмы, а также поставщиками. Деловая переписка, как правило, носит характер  предложений и отражает текущее состояние дел по интересуемым вопросам.

         Унифицированные формы бухгалтерского  учета  являются основными документами, содержащими информацию о хозяйственной деятельности ООО «Береза».

         Схема движения делового письма  от организации ООО «Береза» к субподрядчику:

 

В данной схеме можно сократить звено «Генеральный директор», возложив функции деловой переписки и визирования документов на директора по производству.

Схема движения делового письма от субподрядчика в организацию ООО «Береза»  в обратной последовательности отражена ниже.

 

         Схема движения  бухгалтерского баланса отражена ниже.

         Среди основных предложений по совершенствованию системы документооборота можно выделить следующие:

1. сокращения числа звеньев в процессе  движения документов на предприятии

2. сокращение трудовых затрат  в процессе документооборота

3. использование унифицированных форм

4. использование автоматических систем обработки документов

2. Практическое задание № 2

         Составьте и оформите циркулярное письмо из вышестоящей организации о проведении проверки сохранности документов. В соответствии с ним составьте и оформите распоряжение о проведении вышеуказанной  проверке и акт проведенной проверки.

Администрация г. Новосибирска Красный проспект, 21 Новосибирск, Россия 630090 тел. (3832) 27-05-06 E-Mail: msm@rin.nsk.ru http://wvw.rin.nsk.ru

ОКПО 03944527

ОКУД 0200200

20.05.2005 № 1-3/115

Генеральному директору ООО «Береза» О.С. Еремееву

На №___ от___________________

О проведении проверки

Уважаемый Олег Святославович!

Просим Вас провести проверку сохранности документов на Вашем предприятии  в срок с 1 июня по 7 июня 2005 года.

Руководитель Администрации НСО Личная подпись И.В. Нестеров

Макарова Мария Михайловна

27-04-06

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

РУКОВОДИТЕЛЯ ООО «БЕРЕЗА»

31 мая 2005 года                                                                                    № 234

1. В соответствии с  циркулярным письмом  Администрации НСО от 20 мая 2005 года № 1 -3 \ 115  произвести проверку сохранности документов на предприятии в срок с 1 июня 2005 года по 7 июня 2005

2. К исполнению привлечь  сотрудников всех служб и подразделений

Руководитель ООО «Береза»                                    Смирнов А.А.

ООО «Береза»

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель предприятия подпись                   

8.06.05                     

08.06.05 № 1

Новосибирск

ревизии сохранности документов

Основание:  распоряжение директора предприятия от 31.05.05 № 234

Составлен комиссией:

Председатель - зам. директора С.Н. Завьялов

Члены комиссии:                                  1. Зам. Начальника отдела кадров П.М. Зайцев

                                                                  2. Ст. специалист З.А. Васильева

                                                                  3. Специалист по кадрам О.И. Максимова

                                                                  4. Специалист по кадрам А.С. Смирнов

Присутствовали: специалист по кадрам В.И. Харитонова

В период с 1 июня  по 7 июня 2005 года комиссия провела ревизию сохранности документов предприятия по состоянию на 01.06.05 г. В результате проведенной ревизии  не установлено отклонений и расхождений

Председатель                     подпись                                С.Н. Завьялов

Члены комиссии                подпись                                П.М. Зайцев

подпись                               З.А. Васильева

подпись                               О.Н. Максимова

подпись                               А.С. Смирнов

В дело 05-11

Подпись                    08.06.2005

3. Тестовое задание

1.         Впервые «генеральные формуляры» были введены в системе коллежского делопроизводства [1,с . 111].

2.         Свойство официального документа, сообщаемое ему действующих законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления – это юридическая сила документа [3,с . 188].

3.          Реквизит «место составления» для страховой организации «Акс», находящейся в городе Мурманске следует оформить так: город Мурманск

Реквизит  «место составления» содержит название географического  пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где  реально работала комиссия [7,с . 88].

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения [5,с . 177].

4. Вы устроились на работу 30 августа 2004 года с испытательным сроком 1 месяц. Впервые Вам  могут предоставить отпуск 1 апреля  2005 года. Поясните расчет. Испытательный срок     учитывается при  определении  графика отпусков. По законодательству  внеочередной отпуск можно получить по истечении 6 месяцев. Таким образом, получается, что  отпуск могут предоставить уже через 6  месяцев, то есть после 31 марта  2003 года

5. Документ составлен 5 июня 2000 года и имеет  срок хранения 10 лет. Его можно уничтожить ________________. Поясните расчет.

Если документ имеет срок хранения, то по его истечении  документ можно уничтожить. То есть в данном случае документ подлежит уничтожению 5 июня 2010 года.

Список литературы

1.     Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству / В.И. Андреева – М.: Просвещение, 2001. – 65 с.

2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие / В.П. Барановский – М.: Экмос, 2001. – 152 с.

3. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудрявцев - М.: ИНФРА-М, 2000.

4. Поздняков В.Я. Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций / В.Я. Поздняков – М.: Московский психосоциальный институт, 2002. - 48 с.

5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М.Ю. Рогожин – М.: Просвещение, 2003. – 212 с.

6. Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов / А.Ю. Чуковенков – Воронеж: Издательство НПО «МОДЭК», 2000. – 87 с.

7. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2001. - №10