Содержание
1. Практическое
задание №1. 3
2. Практическое задание № 2. 5
3. Тестовое задание. 9
Список литературы.. 10
1.
Практическое задание №1
Открытое акционерное общество «Береза», на сегодня является
крупнейшей коммерческой строительной организацией в Новосибирской
области. Основная цель деятельности – получение прибыли и наиболее полное
удовлетворение населения и организаций в строительно- монтажных работах.
Численность персонала 56 человек.
Структурная организационно-производственная схема ООО «Береза» изображена
на рис.1.
|
директор по общим вопросам
|
|
Рис. 1. Организационно- производственная
структура ООО «Береза»
Виды используемой управленческой документации в ООО «Береза» по системам:
-
организационно-правовые документы (устав
предприятия, учредительный договор № 2345670 от 05.05.2002);
-
распорядительные документы по предприятию (
Пример: распоряжения по предприятию);
-
справочно-информационные документы (справочники
и классификаторы предприятия);
-
кадровые документы (личные карточки работников);
-
деловая корреспонденция (деловая переписка с
заказчиками и поставщиками);
- унифицированные формы кадрового и
бухгалтерского учета (бухгалтерские отчеты и балансы).
Устав и учредительный договор являются
основными организационно- правовыми
документами на предприятии. Их назначение – определить основные
законодательные и правовые нормы и
статус функционирования ООО «Береза» как
коммерческого предприятия.
Распоряжения и указания имеют
значение принудительного исполнения
указаний руководства,
обязательные к исполнению сотрудниками организации. Носят характер
распоряжения.
Справочно – информационные документы (например, различные справочники и
классификаторы, используемые на предприятии) несут различного рода справочную
информацию о различных аспектах деятельности предприятия.
Кадровые документы несут информацию
кадрового характера и касаются вопросов управления персонала на предприятии.
Деловая корреспонденция необходимо для
формирования грамотного и правильного
отношения с клиентами и заказчиками фирмы, а также поставщиками. Деловая
переписка, как правило, носит характер
предложений и отражает текущее состояние дел по интересуемым вопросам.
Унифицированные формы
бухгалтерского учета являются основными документами, содержащими
информацию о хозяйственной деятельности ООО «Береза».
Схема движения делового
письма от организации ООО «Береза» к
субподрядчику:
В данной схеме можно сократить звено «Генеральный директор», возложив
функции деловой переписки и визирования документов на директора по
производству.
Схема движения делового письма от субподрядчика в организацию ООО
«Береза» в обратной последовательности
отражена ниже.
Схема движения бухгалтерского баланса отражена ниже.
Среди основных предложений по
совершенствованию системы документооборота можно выделить следующие:
1. сокращения
числа звеньев в процессе движения
документов на предприятии
2. сокращение
трудовых затрат в процессе
документооборота
3. использование
унифицированных форм
4. использование
автоматических систем обработки документов
2. Практическое задание № 2
Составьте и
оформите циркулярное письмо из вышестоящей организации о проведении проверки
сохранности документов. В соответствии с ним составьте и оформите распоряжение
о проведении вышеуказанной проверке и
акт проведенной проверки.
|
Администрация г. Новосибирска
Красный проспект, 21
Новосибирск, Россия 630090
тел. (3832) 27-05-06
E-Mail: msm@rin.nsk.ru
http://wvw.rin.nsk.ru
ОКПО 03944527
ОКУД 0200200
20.05.2005 № 1-3/115
|
|
Генеральному директору
ООО «Береза» О.С. Еремееву
|
На №___
от___________________
О проведении
проверки
Уважаемый Олег
Святославович!
Просим
Вас провести проверку сохранности документов на Вашем предприятии в срок с 1 июня по 7 июня 2005 года.
Руководитель
Администрации НСО Личная подпись И.В. Нестеров
Макарова Мария
Михайловна
27-04-06
РАСПОРЯЖЕНИЕ
РУКОВОДИТЕЛЯ ООО «БЕРЕЗА»
31 мая 2005 года №
234
1. В соответствии с
циркулярным письмом Администрации
НСО от 20 мая 2005 года № 1 -3 \ 115 произвести
проверку сохранности документов на предприятии в срок с 1 июня 2005 года по 7 июня
2005
2. К исполнению привлечь
сотрудников всех служб и подразделений
Руководитель ООО «Береза» Смирнов
А.А.
|
ООО «Береза»
АКТ
|
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия
подпись
8.06.05
|
08.06.05 № 1
Новосибирск
ревизии сохранности документов
Основание: распоряжение директора предприятия от 31.05.05 № 234
Составлен комиссией:
Председатель - зам. директора
С.Н. Завьялов
Члены комиссии: 1.
Зам. Начальника отдела кадров
П.М. Зайцев
2.
Ст. специалист З.А. Васильева
3.
Специалист по кадрам О.И. Максимова
4.
Специалист по кадрам А.С. Смирнов
Присутствовали: специалист по
кадрам В.И. Харитонова
В период с
1 июня по 7 июня 2005 года комиссия
провела ревизию сохранности документов предприятия по состоянию на 01.06.05 г.
В результате проведенной ревизии не установлено
отклонений и расхождений
Председатель подпись С.Н.
Завьялов
Члены комиссии подпись П.М.
Зайцев
подпись
З.А.
Васильева
подпись
О.Н.
Максимова
подпись
А.С. Смирнов
В дело 05-11
Подпись 08.06.2005
3. Тестовое задание
1.
Впервые «генеральные формуляры» были введены в системе
коллежского делопроизводства [1,с . 111].
2.
Свойство официального документа, сообщаемое ему
действующих законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления – это юридическая сила документа [3,с . 188].
3.
Реквизит «место
составления» для страховой организации «Акс», находящейся в городе Мурманске
следует оформить так: город Мурманск
Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия [7,с . 88].
Место составления или издания
документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование организации" и "Справочные данные об
организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения [5,с . 177].
4. Вы устроились на работу 30 августа 2004 года с
испытательным сроком 1 месяц. Впервые Вам могут предоставить отпуск 1 апреля 2005 года. Поясните расчет. Испытательный
срок учитывается при определении
графика отпусков. По законодательству
внеочередной отпуск можно получить по истечении 6 месяцев. Таким
образом, получается, что отпуск могут
предоставить уже через 6 месяцев, то
есть после 31 марта 2003 года
5. Документ составлен 5 июня 2000 года и имеет срок хранения 10 лет. Его можно уничтожить
________________. Поясните расчет.
Если документ
имеет срок хранения, то по его истечении
документ можно уничтожить. То есть в данном случае документ подлежит
уничтожению 5 июня 2010 года.
Список
литературы
1. Андреева В.И. Образцы
документов по делопроизводству / В.И. Андреева – М.: Просвещение, 2001. – 65 с.
2.
Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное
пособие / В.П. Барановский – М.: Экмос, 2001. – 152 с.
3.
Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудрявцев - М.:
ИНФРА-М, 2000.
4. Поздняков В.Я.
Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций / В.Я.
Поздняков – М.: Московский психосоциальный институт, 2002. - 48 с.
5. Рогожин М.Ю.
Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М.Ю. Рогожин –
М.: Просвещение, 2003. – 212 с.
6. Чуковенков А.Ю. Правила оформления
документов / А.Ю. Чуковенков – Воронеж: Издательство НПО «МОДЭК», 2000. – 87 с.
7. Ларин М. Проблемы совершенствования
документационного обеспечения управления в современных условиях / М. Ларин //
Экономика и жизнь. – 2001. - №10