. сетевую интегрированную обработку комплексов экономиче­ских задач предприятия (организации);

.  создание распределенной базы данных организации;

. широкое информационно-справочное обслуживание пользо­вателей;

•     электронный документооборот;

•     электронную почту, выход в Интернет.

Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономиче­ских задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Про­исходит автоматическое создание первичных документов компьюте­ром, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокра­щается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.

Структура информационного обеспечения включает:

•     систему показателей предметной области (например, показа­тели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельно­сти и др.);

•     системы классификации и кодирования экономической ин­формации;

•     унифицированную систему документации, создаваемую руч­ным или автоматическим способом;

•     потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

•     информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень органи­зации (банк данных) и подлежащие автоматизированной об­работке.

Назначение информационного обеспечения заключается в сле­дующем.

1. Обеспечение организации представления информации поль­зователям для выполнения ими профессиональных задач по подго­товке управленческих решений, а также создание условий работы ^автоматизированным информационным технологиям.

2.     Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсис^ тем на основе однозначного формализованного описания их вход_0ь и выходов на уровне показателей и документов.

3.     Создание эффективной организации хранения и поиска дан. ных, позволяющей формировать данные для решения регламентц~ рованных задач, а также функционировать в режиме информацией» но-справочного обслуживания.

Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.

Основой его разработки служат данные анализа обследования информационных систем экономического объекта, в ходе которого определяется состав используемой документации, содержание базы данных, информационные связи комплексов экономических задач. Значительная роль при создании ИО отводится результатам поста­новки задачи, в ходе разработок которых пользователи определяют конкретный состав первичных и сводных документов, представляют их структуру, способы их составления и т.п. (см. гл. 2).

Проектирование ИО осуществляется в тесной связи с техноло­гией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

3.2. Классификаторы, коды и технология их применения

Автоматизированная обработка учетной и финансово-кредитной информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где ин­формация расположена по каким-либо группировочным реквизи­там-признакам, например по счетам бухгалтерского учета, клиен­там, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-приз­наков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код — ус­ловное обозначение объекта цифровым, или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами ко­дирования.

Кодирование — процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, бук­венными и комбинированными (примеры: цифровой код — 21325, буквенный — АБС; комбинированный — АБ180).

При обработке экономических задач на ПК часто применяют мнемокоды — условное короткое обозначение объекта. Например, в

«которых машинных программах мнемокодами закодированы на-

₈₃ния документов, например, платежное поручение — ПП.

В ряде случаев машинная программа предусматривает автоматиче-

■сое кодирование номенклатур, а также использование штрихкодов. К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать

_се номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для „азных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета, складского учета и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличе­нию значности кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов. С помощью кодирования выполняются основные функ­ции, связанные с обработкой экономической информации: мини­мизация объема призначной информации при вводе ее в вычисли­тельную систему по каналам связи; сортировка и поиск информа­ции по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных эконо­мических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необ­ходимость применения различных видов классификаторов: между­народных и действующих только на территории Российской Феде­рации. Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним от­носятся, например, такие принятые ООН классификаторы, как Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК), Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов (КОП), классификация продовольственных и сельскохозяйственных орга­низаций и др.

Классификаторы, действующие на территории Российской Федера­ции,   входят   в   Единую   систему   классификации   и   кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах. ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:

•     общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в цен­трализованном порядке и являются едиными для всей страны;

•     отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;

•     региональные, единые — для данной территории;

•     локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

При обработке учетной и финансово-кредитной информации широкое применение находят общероссийские и локальные клас­сификаторы.

Общероссийские классификаторы (ОК) — были переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государствен­ной программой перехода РФ на Международную систему учета ц статистики. В настоящее время их создано свыше четырех десятков.

Приведем примеры построения кодовых слов некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обра­ботке учетной и финансово-кредитной информации.

ОКПО — ОК предприятий и организаций формируется органа­ми государственной статистики путем присвоения кодовых номеров предприятиям, организациям, фирмам любой формы собственно­сти. Кодовое слово состоит из трех блоков: 1 — регистрационный номер, 2 — наименование организации, 3 — ведомственная, терри­ториальная и отраслевая принадлежность предприятия, организа­ции, фирмы. Регистрационный номер (часть кодового слова) про­ставляется предприятиями и организациями в формах финансовой отчетности. Все три блока кодового слова используются органами государственной статистики для автоматического ведения ОКПО в электронном виде. Регистрационный номер состоит из восьми зна­ков; построен по комбинированной системе.

ОКВЭД — ОК видов экономической деятельности; (построен в соответствии с требованиями Европейского экономического сооб­щества — ЕЭС); кодовое слово шестизначное, включает пять при­знаков (класс, подкласс, группа, подгруппа, вид).

ОКФС — ОК форм собственности, двузначный, например: 10 —■ российская собственность, 20 — собственность иностранных госу­дарств.

ОКОПФ — ОК организационно-правовой формы включает дву­значное кодовое слово. Например, код 65 — общество с ограничен­ной ответственностью; 67 — закрытое акционерное общество.

ОКУД — ОК управленческой документации. Объектом класси­фикации являются общероссийские унифицированные формы до­кументов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ, входя­щие в унифицированную систему документации (УСД). Код состо­ит из семи знаков. Первые два знака указывают на принадлежность документа к определенной сфере деятельности. Например: 03 — пер­вичная учетная документация (0315003 — приходный ордер); 04 — банковские документы; 07 — бухгалтерская отчетная документация (0700001 - баланс).

ОКОГУ — ОК органов государственного управления — объек­тами классификации являются органы государственной власти И управления; код пятизначный.

ОКАТО — ОК административно-территориального деления; ко­нвое слово включает восемь знаков. Объектами классификации являются республики, края, области, города, районы, округа, по­селки городского типа, сельские населенные пункты.

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, явля­ется десятизначным; обозначает территорию, номер инспекции ми­нистерства по налогам и сборам (ИМНС), порядковый номер орга­низации.

ОКОФ — ОК основных фондов, построен с учетом междуна­родной классификации отраслей и основных продуктов, имеет ко­довое десятизначное слово.

ОКЕИ — ОК единиц измерения, построен на основе междуна­родной классификации единиц измерения Европейской экономи­ческой комиссии ООН (ЕЭК ООН). Единицы измерения в ОКЕИ разбиты на семь групп: меры длины, площади, объема, массы, тех­нические единицы, единицы времени, экономические единицы (штука, тыс. штук). Код трехзначный, построен по серийной системе. Например, единица измерения в балансе, тыс. руб. имеет код 384.

К общероссийским классификаторам также относятся: ОКИН — ОК информации о населении; ОКУН — ОК услуг населению; ОКПДТР — ОК профессий рабочих, должностей служащих и та­рифных разрядов; ОКВ — классификатор валюты; ОКП — ОК про­дукции и др.

При регистрации предприятия (организации) в органах государ­ственной статистики его включают в Единый государственный ре­гистр предприятий и организаций (ЕГРПО) и присваивают коды по следующим классификаторам: ОКПО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ и ОКАТО. Присвоенные кодовые обозначения отражаются в первичной и сводной унифицированной документации предпри­ятия и организации.

Система автоматизированной обработки банковской информа­ции также предусматривает обязательное использование обозначе­ний номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 г. строится в соответ­ствии с новым планом счетов и международным стандартом.

Указаниями Банка России рекомендуется сложная структура кода Лицевого счета, построенная по комбинированной системе и вклю­чающая до 11 гругшировочных признаков. Значность кода составляет 20 знаков, которые включают: номер банковского раздела плана сче­тов (3 знака); номер счета первого порядка (2—3 знака); номер счета Второго порядка (4—5 знаков); код валюты (6—8 знаков); защитный Ключ (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10—13 знаков); Номер лицевого счета клиента банка (14—20 знаков).

При необходимости значность может быть расширена и до 25 раз­рядов.

Например, код лицевого счета клиента банка 40702810938170100653 имеет структуру:

•     4 — счет относится к разделу 4 плана счетов «операции с клиентами»;

•     07 — счет принадлежит негосударственному предприятию;

•     02 — счет принадлежит коммерческой организации;

•     810 — код валюты РФ (рубли);

•     9 — защитный ключ, обнаруживающий неправильность про­ставления кода в платежном поручении;

•     3817 — номер (код) отделения банка;

•     0100653 — лицевой счет коммерческой организации в данном банке.

Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управ­ления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономиче­ских задач. Наряду со специалистами по информационной техноло­гии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи.

Кратко рассмотрим порядок составления, локальных классифи­каторов, который включает два этапа. На первом этапе выполняет­ся классификация информации, на втором — ее кодирование.

Классификация начинается с выявления номенклатуры объек­тов, предметов, подлежащих кодированию. При этом руководству­ются реквизитами-признаками, которые используются для состав­ления группировок, получения сводных таблиц и расчетов. По каж­дой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.

После составления классификации выполняется следующий этап — кодирование — процесс присвоения условных обозначений позициям номенклатуры. После согласования и утверждения работа по созданию классификатора считается завершенной.

Рассмотрим особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определений системе — совокупно­сти правил, определяющих построение кода. В настоящее время при­меняется несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодиро­вания зависит от целого ряда факторов, главными из которых являют­ся количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядковых

_й0меров без резерва. Поэтому порядковая система имеет ограни­ченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

По порядковой системе происходит автоматическое кодирование компьютером однопризначных номенклатур.

Серийная система дополняет порядковую, ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших лризнаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая по­зиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера стар­ших признаков номенклатуры.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каж­дый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зави­симости от его значности. Затем каждый признак кодируется от­дельно, начиная с 1, 01, 001 и так далее в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в машине всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система так же, как и позиционная, предусмат­ривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядко­вой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходи­мых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Кроме названных систем кодирования используются еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное приме­нение. В качестве кода повторения выступают номера конкретных номенклатур, например гаражный номер автомашины, номер склада и др. Шахматная система применяется для кодирования двухпри-значных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в виде таблицы и напоминает позиционную систему.

Рассмотрим практические примеры использования некоторых кодов при компьютерном решении экономических задач.

Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной, так и при автоматизированной обработке. При существую­щей системе учета код счетов бухгалтерского учета (рабочий план счетов) может состоять из трех уровней: первый (два знака) означа­ет балансовый счет; второй — субсчет; третий — аналитический счет, устанавливаемый на предприятии, организации.

В машинных программах автоматизированной обработки бухгал­терского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается раз-Личным уровнем аналитичности и разной значностью. Программы Позволяют вести учет по разным уровням аналитики (разным при­знакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирме).

Построение кода счетов бухгалтерского учета (рабочего планд счетов) имеет большое значение в тех программах, которые не прс дусматривают локальной обработки отдельных участков учета, гд_е весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйствен, ных организаций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять ана­литические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики — это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно выделить два уровня: первый — для подразделения, второй — для табельных номеров. В данном случае аналитические сводки бу­дут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров. Для счета 10 «Материалы», например, можно выделить три уровня ана­литики: первый — группа материалов (один знак), субсчет, установ­лен в плане счетов; второй — склад (один знак); третий — номенкла­турный номер материалов (два знака).

Приведем пример построения кода краски масляной 108301 с учетом зависимости всех выделенных признаков:

Код многозначный, с выделением четырех признаков, построен по позиционной системе.

При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автома­тизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического) учета в разрезе выделенных признаков.

3.3. Штриховое кодирование

и технология его применения

в экономической деятельности

В технологии компьютерной обработки финансово-экономи­ческих задач значительное место уделяется вопросам автоматизиро-

данного ввода первичной информации. С этой целью в различных лерах деятельности (торговле, банковской системе, почтовых ведом­ствах и др.) используется информационная технология, основанная _яа использовании штрихового кодирования. С этой целью товары кассового спроса снабжаются этикетками и ярлыками, на которых нанесен штрихкод, однозначно идентифицирующий товар и его производителя. В местах приемки и продажи товаров имеются тех­нические средства — сканеры, позволяющие автоматически считы­вать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для _ее обработки, а также производить кассовые расчеты за проданные товары, что в конечном счете повышает эффективность управления.

Штриховой код представляет собой чередование темных и свет­лых полос разной ширины и основан на принципе двоичной сис­темы счисления: широким линиям и широким промежуткам при­сваивается значение 1; узким — 0.

Наибольшее распространение для кодирования товаров в про­изводстве и торговле получили следующие стандарты кодирования:

. UPC (Uniform Product Code), принятый в США в 1973 г. для кодирования товаров в торговле;

• EAN (European Article Numbering), созданный в Европе в 1977 г. на базе UPC: Европейская система кодирования, получившая статус Международной ассоциации EAN; используют многие страны мира.

Имеются и другие системы штрихкодов (UCC/EAN и др.). Стан­дарты кодирования EAN-8, EAN-13 и UCC/EAN нашли широкое применение в Российской Федерации (рис. 3.2).

120

При построении штрихкода может использоваться модифицц-рованная, плавающая структура, когда, например, на страну отво­дится два или три знака, код предприятия — до шести знаков, код товара — до шести знаков.

Код страны присваивается Международной ассоциацией, на­пример, США и Канада имеют коды — 000, 010, 030, 040, 050; Франция - 300-370, Германия 400-430, Россия - 460-469. Код предприятия-изготовителя присваивается централизованно, коду товаров — децентрализовано предприятиями-изготовителями продук­ции, после решения о ее выпуске. Эти сведения заранее или вместе с товаром передаются потребителям, оптовым базам, магазинам, где имеется автоматизированная система.

Наиболее широко штриховое кодирование применяется при производстве и продаже товаров народного потребления, что позво­ляет автоматизировать учет производства и продажи товаров, повы­сить скорость и культуру обслуживания покупателей, вести опера­тивный учет поступающих и проданных товаров в каждом магазине, секции, на складе.

Основным объектом кодирования при производстве и торговле является товар. Его конкретная единица идентифицируется одно­значно; товары, отличающиеся хотя бы по одному признаку (цена, масса, размер) должны иметь разные коды, так как только в этом случае можно производить автоматизированную обработку инфор­мации по каждому товару, ассортименту, однозначно определяя при продаже по коду цену.

Такую возможность кодирования дает код EAN, наиболее ши­роко распространенный в торговле.

Торгово-оперативная деятельность предприятий розничной тор­говли складывается из совокупности взаимосвязанных процессов по закупке и завозу товаров, их приему, хранению и подготовке к про­даже, реализации товаров, ведению финансовых операций, форми­рованию товарного ассортимента на основе изучения покупатель­ского спроса.

Поэтому большое значение придается внедрению технологии автоматизированной обработки с применением штрихкодов, обес­печивающей быстрый ввод информации в компьютер на всех уча­стках движения товара и получение результатной информации в режиме реального времени.

Учет и анализ спросов, товарных запасов на всех этапах товаро­движения позволяют своевременно повысить уровень управления в условиях рыночной экономики и жесткой конкуренции.

Осуществление компьютерной технологии с использованием штрихкодов и контрольно-кассовых аппаратов находит широкое применение в комплексных бухгалтерских, складских и торговых системах.

Наиболее мощным представителем является программа «БЭСТ-4», _Ориентированная на оптово-розничную торговлю, где реализована интеграция с различными кассовыми аппаратами, торговым оборудо­ванием (электронными весами), сканерами для считывания штрихко­дов и термопринтерами.

Из других программных комплексов, реализующих технологию работы со штрихкодами можно назвать систему <<Галактика» (контур «розничная торговля»), «БЭСТ-магазин» и др.

Применение штрихкодов находит все большее применение в раз­личных сферах деятельности.

В банковских документах штриховыми кодами можно кодиро­вать организации и предприятия (ОКПО), номера счетов предпри­ятия в конкретных банках, названия банков. При расчетах населе­ния за коммунальные услуги также используются штрихкоды. Можно наносить номер счета на обложки сберегательных книжек. Штриховые коды могут использоваться и для идентификации поч­товых адресов (вместо или вместе с существующими 6-разрядными стилизованными шрифтами). Важной сферой применения штрихо­вого кодирования является полиграфия — отрасль, призванная обеспечить и печать самих штрихкодов. К печатной продукции от­носятся книги, брошюры, газеты, журналы и т.п.

Штрихкоды в ближайшее время найдут применение практически всюду, где необходима четкая идентификация наименований с целью их автоматического считывания, например, различная служебная до­кументация на автомашину, денежные документы, сберкнижки, чеко­вые книжки, кредитные карты, проездные билеты и др.

3.4. Документация и методы ее формирования

Выполнение функций управления тесно связано с преобразова­нием, анализом и оценкой информации. Основным носителем ин- . формации является документ — материальный носитель, содержа­щий информацию в зафиксированном виде, оформленный в уста­новленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хо­зяйственных операций и широко используется для оперативного

управления.

Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассо­вые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании Денежно-расчетных документов. Последние поступают в учрежде­ния банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержат необходимую информацию о характере финансовых операций, по-

зволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность докумен­тов, используемых банком для управления денежным обращением межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Совокупность документов, отражающих совершение хозяйствен­ных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтер­скую документацию, распределенную по участкам учета: труду _и зарплате, материалам, основным средствам и др.

В финансовых органах система документации служит для фор­мирования бюджета, национального дохода и т.п.

От правильной и тщательно разработанной системы документа­ции во многом зависит сокращение циклов обработки и своевре­менное получение всех необходимых данных о результатах произ­водственно-хозяйственной деятельности организации.

Документы классифицируются по ряду признаков:

•     характеру информации: первичные и результатные;

•     отношению к объекту управления — входящие и исходящие;

•     сфере деятельности  —  плановые,  учетные,  статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

•     содержанию хозяйственных операций — материальные, денеж­ные, расчетные;

•     назначению — распорядительные, исполнительные, оправда­тельные, комбинированные;

•     способу использования — разовые и накопительные;

•     числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

•     способу заполнения — вручную или при помощи средств ав­томатизации.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах приня­тые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатывае­мыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой госу­дарственной статистики, Центральным банком РФ.

Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандарти­зации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х гг. постановлением Госкоми­тета стандартов «Унифицированные системы документации, ис­пользуемые в АСУ», в котором определены требования к унифици­рованной системе документации (УСД), т.е. комплексу взаимосвя­занных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.

. в состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финан­совая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Ка­ждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Напри­мер, платежному поручению — 0401060.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требова­ний к документам, главное из которых — удобство компьютерной обработки информации.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для приме­нения во всех организациях. Создание полностью унифицирован­ной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отрас­левых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.

При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

При составлении первичного документа соблюдаются все требо­вания ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и при­способления к автоматизированной обработке. Расположение ос­новных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон-(рис. 3.3).

В зонах размещаются следующие реквизиты: •   зона 1 — наименование предприятия (организации, структурно­го подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;

•     зона 2 — код формы и гриф ее утверждения;

•     зона 3 — наименование и коды постоянных для документа реквизитов-признаков. Вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Для каждого реквизита отводите^ две клетки — для впечатывания типографским способом на-именования реквизита-признака и его кода. Зона 3 обводится утолщенной линией, что свидетельствует о вводе реквизитор в ПК при вычислительной обработке;

•     зона 4 — название документа, дата составления;

•     зона 5 — табличная часть документа, содержащая наименова­ния строк, граф и их значения. В таблице выделяют утол­щенными линиями переменные реквизиты (признаки и осно­вания), вводимые в ПК;

•     зона 6 — подписи юридических лиц, отвечающих за правиль­ность составления документов, дата заполнения документа.

Изложенные требования связаны с порядком размещения дан­ных документа в памяти машины и с повышением эффективности автоматизированной обработки.

При проектировании банковских первичных документов в ос­новном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицирован­ной системе документации. Образец унифицированного банковско­го документа приведен на рис. 3.4.

Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непо­средственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вна­чале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) маши­ны. Создается информационный файл однородных документов, ис­пользуемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых рас­четов и составления сводных данных.

Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода (рис. 3.5).

Макет определяет последовательность размещения данных пер­вичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при со­ставлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае пе­ременные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные — автоматически. Одно­временно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на эк­ране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

В машине ведется реестр составленных документов. При жела­нии имеется возможность напечатать документ в унифицированной Форме (рис. 3.6).

Развитие средств вычислительной техники и методов програм­мирования, использующих графический интерфейс, позволили по-Новому подойти к созданию документов в компьютере, который по Праву можно назвать электронным документом.

Электронный документ — структурированная копия первичного Документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Элек-^онный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содер­жать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требова­ниям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием

Как видим, при заполнении документа пользователь совершает минимум ручных операций. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль; высвечивается диагностический контроль _и происходит корректировка ошибочной информации. Заполненные документы помещаются в журнал (реестр) документов, хранятся там установленное время и могут выдаваться «на экран» и «на печать» в любое время.

Примерная схема создания электронного документа в ПК пред­ставлена на рис. 3.7.

Создание электронного документа не исключает и ручного вво­да в компьютер первичных документов, поступивших на бумажных носителях. Ввод информации не отличается от рассмотренного поряд­ка. В этом случае также создается электронный документ, который отражается на экране дисплея, регистрируется в журнале документов, а затем хранится в базе данных на жестком диске. Однако ручное за­полнение документов характеризуется высокой трудоемкостью и за­нимает бблыцую часть времени всего цикла обработки информации.

Развитие комплексной компьютеризации предприятий и органи­заций потребовало коренного пересмотра функций создания, обра­ботки и хранения документов.

Совершенствование документации предполагает сокращение лиш­них, второстепенных и дублирующих реквизитов. Но главное вни­мание уделяется автоматизации составления документов.

Важным достоинством электронного документа, постоянно хра­нящегося в базе данных, является автоматическое формирование на основе однажды введенных данных новых видов унифицированных документов с теми же реквизитами и добавлением некоторых новых данных.

Рассмотрим автоматическое формирование «вторичных» пер­вичных документов на основании ранее введенных в базу данных первичных документов на примере программы «1С: Бухгалтерия».

Пример. Автоматическое формирование различных электронных документов при учете расчетов с поставщиками материалов.

Товар, поступающий на склад, сопровождается накладной. Данные накладной вводятся в компьютер, где автоматически формируется электронный приходный ордер № 1 (рис. 3.8), данные которого используются для автоматического получения счета-фактуры (рис. 3.9) и книги покупок (рис. 3.10).

Автоматическое формирование электронных документов на ос­нове данных ранее введенного документа отражено на рис.3.11.

Возможность создания форм первичных документов, отражен­ных на экране дисплея ПК, позволяет внедрить в организации без­бумажную технологию, обеспечивающую машинное формирование первичных документов, которые могут по мере необходимости из­готавливаться на печатающем устройстве ПК. Электронный доку­мент в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; ав­торизация формирования документа защищена паролями, обеспе­чивающими ограниченный доступ к ПК и информационной базе.

Результатом решения экономических задач на ПК является по­лучение сводных документов: различных сводок, таблиц, сгруппи­рованных по определенным признакам. Обобщенные данные могут

быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображе­нием на дисплее, а также на машинных носителях (рис. 3.12). В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода да экран дисплея в виде таблиц, а также графических изображений.

Важнейшим способом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печа­тающих устройствах (лазерных, матричных, струйных принтерах).

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: дос­таточный для целей управления состав показателей, достоверность

отражаемых данных и их логическое расположение; выдача сводок к указанному сроку (в регламентном режиме) и при ответе на за­прос. ПК должен изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. Поэтому в соответствии с машинной про­граммой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригод­ную для использования на любом уровне управления.

В ходе выполнения технологического процесса составления сводных отчетов реализуется одна из функций меню (отчеты, сводки, отчетность), содержащая перечень изготавливаемых машиной доку­ментов.

Формы вывода могут быть предназначены как для внешних, так и для внутренних пользователей. Сводки для внешних пользовате­лей — это совокупность строго регламентируемых сводных отчетов унифицированной формы, предоставляемых вышестоящим органи­зациям и различным пользователям.        *

Как правило, во всех машинных программах их состав и струк­тура жестко регламентированы и отклонения недопустимы.

Получение сводок (сводных таблиц) для внутреннего пользова­ния предусмотрено в типовых и индивидуальных проектах. Состав их весьма разнообразен и зависит от требований руководства, свя­занных с осуществлением различных функций, управления. Поэтому зачастую типовые проекты пополняются рядом сводных таблиц, учитывающих специфику предприятия (организации).

3.5. Особенности современных форм документооборота

Документооборот — последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Лю­бая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения ка­ких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта. В процессе его составле­ния могут участвовать различные исполнители во многих подразде­лениях. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладает ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачас­тую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает практика, сложившаяся при ручной обработке, система документооборота сложна и громоздка вследствие сущест­вования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждого их них, дублирования одних и тех же показателей в раз­личных документах. Например, учет сдачи готовой продукции вы­полняется во многих подразделениях: на складе, в отделе маркетин­га, бухгалтерии, производственном отделе, плановом отделе. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь и с другими докумен­тами. Например, по данным обследования объектов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В России около 80% всей оператив­ной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде; в основном это текстовая информация, и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальней­шей автоматизированной обработки.

Развитие комплексной компьютеризации отраслей, предприятий, организаций, банков потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документации, организации элек­тронного документооборота. Появление в конце 1980-х гг. графиче­ского интерфейса пользователя и технологии обработки изображе­ния ускорило распространение концепции электронного документа.

В первую очередь это касается разработки различных подходов для перевода обширной информации на бумажных носителях в элек­тронную форму, число которых удваивается каждые три года.

Прогресс в этой области ведет к проникновению систем элек­тронного документооборота во все сферы управления организации — от кадровой службы до бухгалтерии и высшего управленческого зве­на, вплоть до отказа работать с бумажными документами. Электрон­ный документооборот — система, обеспечивающая автоматическое прохождение всех стадий обработки информации документа, начи­ная от его создания (или поступления в систему) и заканчивая сда­чей в архив. Система электронного документооборота обеспечивает формирование первичного документа и получение на его основе различных производных форм. Системы предусматривают усиление контрольных функций документов, уменьшение затрат на их обра­ботку, поиск и хранение. Немаловажными факторами являются со­кращение площадей, на которых хранится информация, удешевле­ние стоимости ее хранения, увеличение скорости поиска и доступа к документам.

Все это свидетельствует о необходимости организации на пред­приятии (организации, банке и др.) электронного документооборо­та. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень его технической и техно­логической подготовки в области компьютерной обработки, струк­тура управления, наличие или отсутствие других систем автомати­зации управления.

Автоматизация документооборота на современном этапе реали­зуется программными продуктами различного вида:

•     в программах, предназначенных для автоматизации делопро­изводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;

•     в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финан­совых, банковских и др.).                          .,

Рассмотрим использование различных видов программ, реали­зующих принцип электронного документооборота.

Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами, организации (предприятия), секретариате, канцелярии. Их главные функции за­ключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, пере­даче, отправке, информационно-справочном обслуживании, опера­тивном хранении, контроле исполнения; систематизации и форми­ровании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в

использовании электронной почты. Малые и средние предприятия _с небольшим объемом документооборота, обладающие одним или несколькими компьютерами, могут использовать для автоматизации документооборота текстовый редактор (Word), табличные процес­соры (MS Excel, Lotus 1-2-3), системы управления базами данных

(Access).

Малые и средние предприятия с большим объемом документо­оборота, а также все крупные предприятия все шире используют специальные программы, которые носят условное название «Сис­темы автоматизации делопроизводства электронного документообо­рота (САДЭД)», разрабатываемые в соответствии с принятой в ян­варе 2002 г. Федеральной целевой программой «Электронная Россия» на период 2002 — 2010 гг. (На международном рынке подобные па­кеты носят название «Системы управления электронным докумен­том» — Electronic Document Management System, EDMS). САДЭД предусматривают обработку документов с помощью применения последовательности тесно взаимосвязанных технологий. Системы САДЭД работают чаще всего в корпоративных информационных сис­темах и реализуют различные комбинации технологий сбора, индек­сирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов.

Системы САДЭД различаются как по функциональным воз­можностям, так и по техническим решениям. Системы предполагают ввод документа в систему (в ряде случаев — сканированием) и пре­образование его графического образа в текстовый файл.

Современные системы САДЭД используют технологию адаптив­ного распознавания образа, достижения в области нейронных сетей и искусственного интеллекта, что позволяет решить проблему рас­познавания текста без ошибок и организовать поиск информации в электронной форме.

Системы электронного документооборота ориентированы на мак­симальное использование электронных документов, что предусмат­ривает преодоление психологического барьера как пользователями, так и руководителями организаций. Основой систем электронного документооборота являются:

•     ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работ­ника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работ­ника в документообороте организаций;

•     бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения доку­мента по организации, задаваемый администратором системы. Обычно маршрут предопределяет движение документа от на­чальников к непосредственным исполнителям.

В современных учреждениях основным технологическим инстру­ментом работы с документами являются компьютеры, установленные

на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные в вычислительную сеть. Таким образом, появилась возможность ис­пользовать вычислительную сеть для перемещения документов ц централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.

При выборе системы электронного документооборота учитыва­ются такие критерии, как интеграция с другими автоматизирован­ными системами и базами данных, легкость освоения, удобство ра­боты, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

Особое внимание организации документооборота уделяют пред­приятия с большим документооборотом, где наиболее рациональ­ным является создание электронной системы силами специалистов самого предприятия или путем индивидуального заказа специали­зирующейся в этой области фирмы. Высоки требования к элек­тронному документообороту — система должна пройти специаль­ную сертификацию и тестирование; обеспечивать защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документо­оборотом. Наиболее известны системы: «Флагман. Документообо­рот»; система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»; «1С: электронный документооборот»; «Галактика» — модуль «Управ­ление документооборотом»»; «Кодекс: Документооборот» и др. При­веденные системы создаются фирмами, которые специализируются на поставке комплексных решений по автоматизации управления предприятием и имеют солидный опыт работы на российском рынке. Приведем краткую характеристику некоторых программ.

Основные функции системы «Флагман. Документооборот» сле­дующие: создание документов в различных форматах; получение документов по электронной почте и их автоматическая регистрация; сканирование документов и их сохранность в базе данных; создание и ведение регистров документов; поиск документов; построение форм ввода реквизитов документа и алгоритмов их обработки; расчет значений полей документов по заданным формулам; создание макетов для печати документов; задание этапов операций обработки докумен­тов; связывание документов; задание маршрутов обработки докумен­тов; рассылка заданий по документации, в'том числе по электронной почте; уведомление о поступлении личных заданий по документам; обеспечение контроля за исполнением документа; ведение истории изменения документа; экспорт и импорт документов; разграниче­ние прав доступа пользователей к документам.

Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт» (фирма «Ай Ти») охватывает все процессы создания, обработки, тира­жирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства; она позволяет обраба-

тывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

Руководителям фирм, их подразделениям «БОСС-Референт» предоставляет оперативную информацию о ходе подготовки доку­ментов и отчетов; сотрудникам служб маркетинга и рекламы оказывает помощь по ведению электронной картотеки клиентов и контрагентов, баз данных по продукции и услугам. При помощи встроенной элек­тронной почты программа позволяет оперативно обмениваться ин­формацией с удаленными филиалами. Ведется единая адресная книга организации. Технологической платформой системы «БОСС-Референт» является Lotus Notes — общепринятый стандарт (про­граммное решение) для системы поддержки групповой работы, ко­торый включает в себя средства передачи сообщений, доступ к Ин­тернету и к любой необходимой информации, где бы она ни нахо­дилась: в электронном сообщении, реляционной базе, в системе центрального мощного компьютера (мейнфрейме).

В состав «БОСС-Референт» входит набор взаимосвязанных функциональных модулей, соответствующих конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе дело­производства.

•     Модуль «Регистрация документов» обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов, обращений граждан, автомати­ческий ввод документов с бумажных носителей с распознаванием текста, подготовку и хранение внутренней нормативно-распредели­тельной информации, создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование, на каждый документ заводится электронная карточка, где отражается движение документа.

•     Модуль «Контроль исполнения» позволяет контролировать исполнение поручения с учетом приоритета, получать извещения о просроченных документах, создавать личные документы — памятки для планирования своей работы.

•     Модуль «Согласование» обеспечивает контроль создания до­кумента и прохождение его по различным инстанциям, подготовку и согласование исходящих документов, передачу визированных вхо­дящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам.

•     Модуль «Планирование» осуществляет индивидуальное пла­нирование деятельности сотрудника.

•     Модуль «Справочники и шаблоны» создает и хранит шабло­ны документов, различную справочную информацию для заполне­ния документов.

•   Модуль «Контроль договоров» регистрирует и ведет историю всех контактов с контрагентами, поставщиками, клиентами, хранит Условия выполнения договоров.

•      Модуль «Наша организация» обеспечивает хранение и опера­тивный доступ к информации о структуре организации и ее сотруд­никах.

•      Модуль «Внешние контакты» содержит информацию о работе с внешними организациями, намеченных встречах и телефонных контактах.

•      Модуль «Новости» информирует сотрудников о внутренних новостях организации, необходимой внешней информации, прове­дении конференций.

Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шабло­ны документов и установить правила их заполнения пользователя­ми, формализовать жизненные циклы документов, установить мар­шрутные схемы прохождения документов, осуществлять контроль за работой исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать ббльшую часть рутинных опера­ций при составлении документов, отправлять и принимать доку­менты, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, организованных в виде дерева. Систе­ма поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство опе­раций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов — «на кон­троле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Осуществляется автоматический учет и контроль за документами в работе. Документы можно распе­чатывать. Можно принимать и отправлять обычные сообщения про­граммой «1С: Электронная почта». Осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую струк­туру отделов, поддерживать отношения начальника с подчиненны­ми, вести списки рассылки документов и др.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение доку­мента по маршруту. Редактор маршрута, настраивает маршрут про­хождения документов, определяет точки маршрута, в которые нуж­но рассылать копии документов другим пользователем. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.

Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

В программе «Галактика» модуль «Управление документооборо­том» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т.д.) в элек-

тронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготов­лены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль «Управ­ление документооборотом» обеспечивает создание и ведение но­менклатуры дел фирмы, формирование полнотекстных документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, ведение стадий обработки документов и контроль исполне­ния документов, поиск документов, продвижение документов по маршруту обработки, массовую рассылку документов в подразделе­ния и др.

Электронный документооборот в функциональных пакетах на­ходит отражение в программах, предназначенных для решения раз­личных экономических задач управления — учетных, плановых, банковских, финансовых и т.д.

Так, современные программные продукты «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Бэст-офис», «Галактика» и др.) предусматривают орга­низацию электронного документооборота, обеспечивающего одно­кратное формирование первичного документа и получение на ос­нове его реквизитов различных производных документов. Такие схемы успешно реализуются при учете материалов, продаже това­ров, различных финансово-расчетных операциях, где прослежива­ется четкая взаимосвязь различных документов. Схема и состав электронного документооборота, связанного с реализацией товаров, представлены в табл. 3.1, где отражено взаимодействие различных структурных подразделений управления продажами, склада, бух­галтерии. Все подразделения оснащены автоматизированными ра­бочими местами, объединенными в вычислительную сеть пред­приятия. Каждое АРМ выполняет свои функциональные задачи, связанные с выполнением конкретных операций и составлением необходимой документации. Хозяйственные операции, зарегистри­рованные на одном АРМ, отражаются в других АРМ путем форми­рования самых различных документов: прайс-листа, счета, наклад­ной, счета-фактуры и книги продаж.

Система «Клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбука позволяет современ­ному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом мес­те, где есть телефонная связь. Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств — банковских карт (VISA, Eurocard / Master Card), пласти­ковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обра­щение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании. Для осуществления взаиморас­четов между различными странами в 1975—1976 гг. была создана

система международных банковских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран. В России в эту систему вклю­чен ряд банков и число их постоянно увеличивается. Совершенст­вование документооборота происходит на основе электронной поч­ты и электронной подписи, что значительно повышает эффектив­ность банковских операций.

3.6. Структура внутримашинного информационного обеспечения

Под внутримашиннъш информационным обеспечением (ИО) по­нимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хране­нию, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техниче­скими средствами. Это могут быть информационные файлы (мас­сивы), базы данных, хранилища данных, базы знаний (рис. 3.13).

Файл — это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.

Информационные массивы (файлы) могут храниться в памяти компьютера и на машинных носителях. Более сложной организацией является база данных, которая включает массивы для решения рег­ламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.

Информационный массив — совокупность зафиксированной ин­формации, предназначенная для хранения и использования и рас­сматриваемая как единое целое. Информация может быть представ­лена в виде публикаций, отчетов, электронных записей и т.д. Обыч­но на предприятиях и в учреждениях информационные массивы формируются по функциональному признаку.

Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед ИТ и от­ражает их специфику.

Информационные массивы по их роли в машинной обработке и технологии использования классифицируются следующим образом.

•   Постоянные массивы относятся к категории нормативно-спра­ вочных, составляют информационный базис ИТ и содержат отно­ сительно редко меняющиеся сведения. В их состав входят массивы классификаторов, справочников, каталогов и другой условно-пос­ тоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Они формируются до начала эксплуатации системы, в процессе работы обновляются и по мере надобности изменяются.

•   Текущие (переменные) массивы включают переменную информа­ цию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характе­ ризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом. Чаще всего текущие массивы образуются на основе пер-

BipMcraHbix документов,  например,   массив  отчетных  авизо,  расчета прсгроекта плана поступления налога с оборота и т.п.

•       Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и в выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к з- задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с пот^отребностью _в промежуточной информации, которая не имеет са-мосостоятельного значения для целей управления.

•       Выходные массивы хранят информацию, полученную в резуль­танте обработки исходной информации. Они содержат совокупность пок указателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решешений на уровне руководителей подразделений, например дан-ныоые по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработ­ной ->й платы и т.д.

•       Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выход-ныхьгх и содержат информацию, необходимую для обработки в буду-щи»5гх отчетных периодах, сопоставления данных за разные отчетные пер^риоды, расчетов нарастающим итогом.

•       Поисковые (информационные) массивы представляют собой со-вокукугшость показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либ/»бо содержание определенных документов, либо конкретный объ­ект -Т", систему, организацию и т.д.

•       Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, неогобходимую для обработки всех остальных видов массивов.

Все виды массивов составляют информационный фонд компью-терярной системы и представляют собой динамичную совокупность взак-аимосвязанных элементов информации. Создание единого ин-фор|ормационного фонда обеспечивает систематизацию и унифика­цию до показателей, позволяет установить терминологическое единст­во, i однозначность описаний и связей между показателями во внут-рим ■ машинном ИО.

_А Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Karj-талоги представляют собой оглавление машинного носителя, в котс<торые записываются краткие сведения о файле (его имя, расши-рен1*яи*> длина в байтах, дата и время создания или последнего об-новл^вления), и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного ката-залога может быть создано любое количество подкаталогов. В под! дкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике. Под;щкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам^, что и фг-райлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информа­ции и на машинном носителе, облегчает работу пользователя.

Г Пофайловый подход в создании информационного фонда отве­чает ^;т лринципу локальной организации данных и используется при незн**начительных объемах информации. Такая организация данных позвйволяет быстро и удобно манипулировать информацией в файлах,

но требует жесткой привязки к программам, затруднительна при корректировках данных и программ, имеет ориентацию на отдель­ные несложные задачи. Локальный способ организации данных не предусматривает установления связи между файлами, исключает работу в диалоге. При файловой организации массивов трудно обес­печить актуальное состояние данных, их достоверность и непротиво­речивость.

Файловые системы используются для хранения слабо структу­рированных данных или в тех случаях, когда детализацию их логи­ческой структуры целесообразно оставить исполнительной про­грамме. Для ИС такой подход в организации хранения данных не является оптимальным по следующим причинам.

•     ИС ориентированы главным образом на хранение и модифи­кацию постоянно существующих данных, а не единожды или вре­менно используемых.

•     Структура данных ИС, как правило, сложна по своей природе и задача обеспечения к ним оперативного доступа требует более развитых средств их структуризации при хранении.

•     Хотя структуры данных в разных ИС различны, между ними часто бывает много общего.

•     В ИС характерно использование одних и тех же данных раз­личными прикладными программами.

•     Для ИС характерным является достаточно частое изменение состава и модернизация отдельных прикладных программ при прак­тически не изменяющейся структуре данных.

Таким образом, для ИС целесообразна организация хранения хо­рошо структурированных данных, доступных различным прикладным программам. Этим средством хранения являются базы данных.

База данных — это организованная в соответствии с определен­ными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера имено­ванная совокупность данных, которая характеризует актуальное со­стояние некоторой предметной области.

Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, тех­нических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Для преобразования больших объемов детализированных данных, накопленных в БД, в форму, удобную для стратегического планиро­вания, реорганизации бизнеса и необходимую лицам, принимающим решения, используют хранилища данных.

Хранилище данных — это система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией

или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов. Предоставляет разнообразные инструментальные средства для анализа данных.

Для решения сложных трудно формализуемых научных, произ­водственных и экономических задач и тиражирования профессио­нального опыта применяются системы, основанные на знаниях. Их составной частью является база знаний.

Базу знаний можно представить как семантическую модель, пред­назначенную для представления в компьютере знаний, накоплен­ных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах, основанных на правилах продукции {если описание ситуа­ции, то описание действия), база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предмет­ной области (см. п. 3.8).

Организация внутримашинного ИО должна решать целый ряд проблем и обеспечивать:

•     полноту хранимой информации для выполнения всех функ­ций управления и решения экономических задач;

•     целостность хранимой информации, т.е. непротиворечивость данных при вводе информации в компьютер;

•     своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

•     гибкость системы, т.е. ее адаптируемость к изменяющимся информационным потребностям;

•     реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИО;

•     релевантность ИО, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

•     удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро форму­лировать запрос к данным;

•     разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и ви­дов операций над ними.

> 

3.7. Банк данных, его состав и особенности

Банк данных (БнД) — это автоматизированная система специ­альным образом организованных данных — баз данных, программ­ных, технических, языковых, организационно-методических средств и персонала, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Банк данных призван обеспечивать интегрированность и цело­стность баз данных, независимость и минимальную избыточность хранимых данных, их защиту от несанкционированного доступа или случайного уничтожения.

В общем случае банк данных состоит из базы данных (или не­скольких баз данных), системы управления базами данных (СУБД), словаря данных, администратора, компьютерной системы и обслу­живающего персонала (рис. 3.14).

Пользователями компьютерной БД могут быть различные при­кладные программы, программные комплексы, специалисты пред­метной области, выступающие в роли потребителей или источников информации.

Организация данных в базе данных требует предварительного мо­делирования, т.е. построения логической модели данных.

Модель данных — это некоторая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет разработчикам и поль­зователям трактовать их уже как информацию — сведения, содержа­щие не только данные, но взаимосвязь между ними. Главное назна­чение модели данных — систематизация разнообразной информации и отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей.

К классическим моделям представления данных относят иерар­хическую, сетевую и реляционную.

Иерархическая модель данных представляет информационные отображения объектов реального мира — сущности и их связи в виде ориентированного графа, или дерева (рис. 3.15).

 

В иерархической модели отношения между данными бывают типа «родитель — потомки», т.е. у каждого объекта только один ро­дитель (у корневого объекта нет родите­ля), но в принципе может быть несколь­ко потомков.

Такие отношения принято изобра­жать в виде дерева, где ребро между объ­ектами отображает наличие некоторого отношения, причем название отношения пишется на ребре. Например, между объ­ектами «клиент» и «заказ» может быть отношение, которое называется «делает», а между «заказ» и «товары» — отношение «состоит из».

В случае, когда граф отношений ме­жду объектами может представляться не только древовидными структурами, имеют дело с сетевой моделью данных (рис. 3.16). Сетевая модель организации данных является расширением иерархической модели.  В  иерархических структурах

запись-потомок должна иметь только од­ного предка — в сетевой структуре данных потомок может иметь любое число пред­ков.

Сетевая модель, как более общая, предоставляет большие возможности по сравнению с иерархической, однако она сложнее в реализации и использовании.

В настоящее время наибольшее рас­пространение при разработке БД полу­чила реляционная модель данных. Понятие реляционной модели данных (от англий­ского relation — отношение) связано с разработками Е. Кодда. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным пред­ставлением и возможностью использования формального аппарата реляционной алгебры и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

•     каждый элемент таблицы — один элемент данных;

•     все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столб­це имеют одинаковый тип (числовой, символьный или другой) и длину;

.  каждый столбец имеет уникальное имя; •  одинаковые строки в таблице отсутствуют; .  порядок следования строк и столбцов может быть произволь­ным. Реляционная организация БД в виде таблицы СОТРУДНИКИ представлена на рис. 3.17.

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соот­ветствуют записям, а столбцы — полям. Структурные элементы ре­ляционной базы данных описаны в табл. 3.2.

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответ­ствующую запись, называется простым ключом. Если записи одно­значно определяются значениями нескольких полей, то такая табли­ца базы данных имеет составной ключ. Чтобы связать две реляци­онные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы или ввести в структуру первой таблицы внешний ключ - ключ второй таблицы.

Проектирование реляционной БД состоит из трех самостоятель­ных этапов: концептуального, логического и физического проекти­рования.

Целью концептуального проектирования является разработка БД на основе описания предметной области. Описание должно содер­ жать совокупность документов и данных, необходимых для загрузки в БД, а также сведения об объектах и процессах, характеризующих предметную область. Разработка БД начинается с определения со­ става данных, подлежащих хранению в БД для обеспечения выпол­ нения запросов пользователя. Затем производятся их анализ и струк­ турирование.              ,

 

Пример описания логической структуры записи файла (таблицы) СОТРУДНИКИ представлен на рис. 3.18.

Логическое проектирование осуществляется с целью выбора кон­кретной СУБД и преобразования концептуальной модели в логиче­скую. Разрабатываются структуры таблиц, связи между ними и оп­ределяются ключевые реквизиты.

Этап физического проектирования дополняет логическую модель характеристиками, которые необходимы для определения способов физического хранения и использования БД, объема памяти и типа устройств для хранения.

При физической организации баз данных имеют дело не с пред­ставлением данных в прикладных программах, а с их размещением на запоминающих устройствах.

При выборе физической организации решающим фактором яв­ляется эффективность, причем на первом месте стоит обеспечение эффективности поиска, далее идут эффективность операций зане­сения и удаления и затем обеспечение компактности данных. Кро­ме того, в последнее время большую актуальность приобрели про­блемы защиты данных от несанкционированного доступа.

В результате проектирования БД должна быть разработана ин­формационно-логическая модель данных, т.е. определен состав реля­ционных таблиц, их структура и логические связи. Структура реля­ционной таблицы определяется составом полей, типом и размером каждого поля, а также ключом таблицы.

В последние годы появились и активно внедряются постреляци­онная, многомерная и объектно-ориентированная модели данных^ разрабатываются системы, основанные на других моделях данных, расширяющих существующие: объектно-реляционные, семантические и др. Некоторые их них служат для интеграции баз данных, баз зна­ний и языков программирования.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс программ­ных и языковых средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. СУБД раз­личают по используемой модели данных. Они обеспечивают многоце­левой характер использования БД, защиту и восстановление дан­ных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов делает СУБД удобным средством для конечного пользователя.

Язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language) является стандартным языком запросов по работе с реляционными БД.  Он предназначен для выполнения операций над таблицами

(создание, удаление, изменение структуры) и над данными таблиц (выборка, изменение, добавление и удаление). SQL не содержит операторов управления, организации подпрограмм, ввода-вывода и поэтому автономно не используется. Обычно он погружен в среду встроенного языка программирования СУБД (например, VBA — Visual Basic for Applications СУБД MS Access и др.).

Стандарт языка SQL поддерживает современные реализации ря­да языков программирования. В специализированных системах раз­работки приложений типа клиент-сервер среда программирования, кроме того, обычно дополнена коммуникационными средствами, средствами разработки пользовательских интерфейсов, средствами проектирования и отладки.

Основным назначением языка SQL является подготовка и вы­полнение запросов пользователей.

К наиболее важным признакам классификации современных СУБД могут быть отнесены:

•     среда функционирования — класс компьютеров и ОС для ра­боты СУБД;

•     тип поддерживаемой в СУБД модели данных;

•     возможности встроенного языка СУБД, его переносимость в другие приложения (SQL, Visual Basic и др.);

•     наличие развитых диалоговых средств конструирования таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и средств работы с БД;

•     возможность работы с нетрадиционными данными в корпо­ративных сетях (страницы HTML, сообщения электронной почты, звуковые файлы, изображения и др.);

•     уровень использования — локальная СУБД (для настольных систем), архитектура клиент-сервер, многопроцессорная СУБД (с параллельной обработкой данных);

•     использование объектной технологии OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов);

•     возможности интеграции данных из разных СУБД;

•     степень поддержки языка SQL и возможности работы с серве­ром баз данных (SQL-сервером);

•     наличие средств приложений, позволяющих не проводить пол­ной инсталляции СУБД для тиражируемых приложений поль­зователя.

Приложение — программа или комплекс программ,' которые обеспечивают автоматизацию обработки данных для прикладной задачи пользователя, работающего с БД. В общем случае с одной БД могут работать несколько различных приложений. Например, если БД моделирует некоторое предприятие, то для работы с ней могут быть созданы приложения: одно — обслуживающее подсис­тему учета кадров, другое — подсистему расчета заработной платы сотрудников, третье — подсистему складского учета и т.д. Предпо-

лагается, что приложения, работающие с одной БД, могут работать параллельно и независимо друг от друга, и именно СУБД призвана обеспечить их работу с БД так, чтобы каждое из них выполнялось корректно и учитывало все изменения в БД, вносимые другими приложениями.

Приложения создаются с помощью системы программирования, использующей средства доступа к БД.

Услугами банка данных пользуется большое число пользовате­лей. Поэтому в банке данных предусматривается словарь данных — подсистема банка данных, предназначенная для хранения инфор­мации о структурах данных, взаимосвязях файлов БД друг с другом, типах данных и форматах их представления, кодах защиты и раз­граничения доступа и т.п.

Функционирование банка данных невозможно без участия спе­циалистов — администраторов БД. Это группа пользователей, отве­чающих за выработку требований к БД, ее проектирование, созда­ние, эффективное использование и сопровождение. Для выполне­ния функций администратора в СУБД предусмотрены различные служебные программы. При работе в компьютерной сети админист­ратор БД, как правило, взаимодействует с администратором сети.

Компьютерная система, на базе которой функционирует банк данных, представляет собой совокупность взаимосвязанных и со­гласованно действующих компьютеров и других устройств, обеспе­чивающих автоматизацию процессов приема, обработки и выдачи информации пользователям. Используемая система должна иметь процессоры с приемлемой мощностью, достаточный объем оператив­ной и внешней памяти.

Обслуживающий персонал банка данных (программисты, инжене­ры по техническому обслуживанию компьютеров, административный аппарат) призван поддерживать технические и программные средства в работоспособном состоянии, осуществлять обеспечение совместимо­сти и взаимодействия всех составляющих, контроль за работой банка данных, за качеством информации.

Банк данных и БД в случае расположения на одном компьютере называются локальными, при расположении на нескольких компью­терах, соединенных компьютерной сетью, — распределенными.

Локальные базы и банки данных предназначены для организации более простого и дешевого способа информационного обслуживания пользователей, работающих с небольшими объемами данных при ре­шении несложных задач.

Системы распределенных баз данных состоят из набора узлов, связанных вместе коммуникационной сетью, в которой:

• каждый узел обладает своими собственными системами баз данных;

• узлы работают согласованно, поэтому пользователь может полу­чить доступ к данным на любом узле сети, как будто все данные находятся на его собственном узле.

На рис. 3.19 приведен пример распределенной базы данных.

Распределенные банки и базы данных предоставляют более гиб­кие формы обслуживания многочисленных удаленных пользователей при работе со значительными объемами данных в условиях геогра­фической или структурной разобщенности.

3.8. Хранилища данных и базы знаний

Основные проблемы, связанные с анализом информации, как правило, обусловлены разрозненностью данных в первоисточниках, их качеством и уровнем готовности (отсутствием агрегатов, вычис­ляемых показателей) для решения аналитических задач. Поэтому на сегодняшний день наиболее востребованной технологией, исполь­зуемой при реализации аналитической информационной системы,

являются хранилища данных, с помощью которых решается задача сбора, очистки и преобразования первичных данных.

Основными идеями, лежащими в основе концепции хранилища данных, являются:

•     интеграция разъединенных детализированных данных, кото­рые описывают некоторые конкретные факты, свойства, со­бытия и т.д., в едином хранилище;

•     разделение наборов данных и приложений на используемые для оперативной обработки и применяемые для решения за­дач анализа.

В начале восьмидесятых годов прошлого века в период бурного развития регистрирующих ИС возникло понимание ограниченности возможности применения БД для целей анализа данных и построе­ния на их основе систем поддержки и принятия решений. Регист­рирующие системы создавались для автоматизации рутинных опе­раций по ведению бизнеса — выписка счетов, оформление догово­ров, проверка состояния склада и т.д. Пользователями таких систем был в основном линейный персонал. Основные требования, кото­рые предъявлялись к регистрирующим системам, — обеспечение транзакционности вносимых изменений и максимизация скорости их выполнения. Именно эти требования определили выбор реляци­онных СУБД и соответствующей модели представления данных в качестве основных используемых технических решений при построе­нии регистрирующих систем.

Для менеджеров и аналитиков требовались системы, которые бы позволяли:

•     анализировать информацию во временном аспекте;

•     формировать произвольные запросы к системе;

•     обрабатывать большие объемы данных;

•   интегрировать данные из различных регистрирующих систем. Очевидно, что регистрирующие системы не удовлетворяли ни

одному из вышеуказанных требований. В регистрирующей системе информация актуальна только на момент обращения к базе данных, в следующий момент времени по тому же запросу можно получить совершенно другой результат. Интерфейс регистрирующих систем рассчитан на проведение жестко определенных операций и возмож­ности получения результатов на нерегламентированный запрос силь­но ограничены. Возможность обработки больших массивов данных также мала из-за настройки СУБД на выполнение коротких тран­закций и неизбежного замедления работы остальных пользователей.

Ответом на возникшую потребность стало появление новой тех­нологии организации баз данных — технологии хранилищ данных.

Хранилище данных (ХД) — это система, содержащая непротиво­речивую  интегрированную предметно-ориентированную совокуп-

ность исторических данных крупной корпорации или иной органи­зации с целью поддержки принятия стратегических решений [31].

Информационные ресурсы ХД формируются путем извлечения моментальных снимков БД операционной ИС организации и раз­личных внешних источников. ХД собирает, очищает, загружает, агрегирует, хранит данные и предоставляет к ним быстрый доступ.

При эффективном использовании ХД может быть одним из ос­новных источников достоверной информации для руководителей и специалистов всех подразделений организации. Это обеспечит со­гласованность, своевременность и обоснованность принятия управ­ленческих решений, облегчит выверку обязательной отчетности, выпуск управленческой отчетности.

О хранилище данных можно говорить как о совокупности ис­точника данных (структура связанных таблиц — это и есть храни­лище), где собирается информация для дальнейшей обработки, и процедур извлечения, преобразования и загрузки данных (ETL — extraction, transformation, loading).

Физически хранилище данных представляет собой реляционную базу данных. Однако в отличие от БД корпоративных информацион­ных систем (КИС) хранилище имеет принципиально иную структуру. Например, хранилище содержит агрегированные данные, вычис­ляемые показатели, хранит исторические накопленные данные по конкретным объектам (период хранения информации — длитель­ный). В отличие от ХД базы данных КИС содержат детализирован­ные данные, период их хранения относительно короткий.

Классическая архитектура ХД состоит из следующих элементов: реляционная, многомерная, или гибридная БД, средства извлечения, очистки и загрузки данных, средства визуализации данных и гене­рации отчетов (OLAP-клиенты). Реляционная БД строится по архи­тектуре «звезда», в которой с одной таблицей фактов связаны не­сколько таблиц измерений (справочников), или «снежинка», отли­чающаяся наличием иерархических справочников. Это делается для оптимизации скорости выполнения объемных запросов (в послед­нее время появилось много статей, критикующих этот подход за его упрощенность и невозможность решения исключительно в рамках «звезды» всего многообразия задач ХД). В, многомерной БД строятся «кубы» — специфические структуры, аналогичные по смыслу реля­ционным «снежинкам», но хранящие вычисленные агрегаты на всех пересечениях измерений.

Концептуально модель хранилища данных можно представить в виде схемы, показанной на рис. 3.20.

Данные из различных источников помещаются в ХД, а описа­ния этих данных в репозитории метаданных. Конечный пользова­тель, используя различные инструменты (средства визуализации, построения отчетов, статистической обработки и т.д.) и содержимое

депозитария, анализирует данные в хранилище. Результатом его деятельности является информация в виде готовых отчетов, най­денных скрытых закономерностей, каких-либо прогнозов. Так как средства работы конечного пользователя с хранилищем данных мо­гут быть самыми разнообразными, то теоретически их выбор не должен влиять на его структуру и функции его поддержания в акту­альном состоянии.

Особенности хранилища данных связаны с особенностями задач, на решение которых оно ориентировано: аналитическую оператив­ную обработку информации и, как следствие, сложные для опера­тивных баз данных SQL-запросы.

На основе ХД создаются подмножества данных — OLAP-кубы, многомерные иерархические структуры данных, содержащие мно­жество признаков:

•     дата/время (период времени, к которому относятся данные);

•     сфера деятельности (бизнес-сфера, результат), к которой от­носятся данные;

•     субъект управления (лицо, принимающее решение — ЛПР);

•     вид ресурса и др.

Эти признаки позволяют агрегировать данные путем произволь­ного сочетания признаков и вычисления статистических оценок. В результате анализа информации создается новое знание, полезное Для целей управления.

Данные в хранилище попадают из оперативных систем (OLTP-систем), которые предназначены для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, хранилище может пополняться за счет внешних источ­ников, например статистических отчетов.

На вопрос «Зачем строить хранилища данных — ведь они содер­жат заведомо избыточную информацию, которая и так присутствует

 

в БД или файлах оперативных систем?», можно ответить, что ана­лизировать данные оперативных систем напрямую невозможно или очень сложно. Это объясняется различными причинами, в том чис­ле разрозненностью данных, хранением их в форматах различных СУБД и в разных «уголках» корпоративной сети. Но даже если на предприятии все данные хранятся на центральном сервере БД, ана­литик почти наверняка не разберется в их сложных, подчас запу­танных структурах.

OLAP (On-line Analytical Processing) не представляет собой не­обходимый атрибут хранилища данных, но он все чаще и чаще при­меняется для анализа накопленных в этом хранилище сведений.

Компоненты, входящие в типичное хранилище, представлены на рис. 3.21.

Оперативные данные собираются из различных источников, очищаются, интегрируются и складываются в реляционное храни­лище. При этом они уже доступны для анализа при помощи раз­личных средств построения отчетов. Затем данные (полностью или частично) подготавливаются для OLAP-анализа. Они могут быть загружены в специальную БД OLAP или оставлены в реляционном хранилище. Важнейшим его элементом являются метаданные, т.е. информация о структуре, размещении и трансформации данных.

рдагодаря им обеспечивается эффективное взаимодействие различ­ных компонентов хранилища.

Таким образом, задача хранилища — предоставить «сырье» для анализа в одном месте и в простой, понятной структуре.

Есть и еще одна причина, оправдывающая появление отдельно­го хранилища. Сложные аналитические запросы к оперативной ин­формации тормозят текущую работу компании, надолго блокируя таблицы и захватывая ресурсы сервера.

Основными причинами, побуждающими организации внедрять хранилища данных, являются:

•     необходимость выполнения аналитических запросов и гене­рации отчетов на не задействованных основными ИС вычис­лительных ресурсах;

•     необходимость использования моделей данных и технологий, ускоряющих процесс выполнения запросов и подготовки от­четности, но не предназначенных для обработки транзакций;

•     создание среды, в которой даже относительно небольших знаний основ СУБД достаточно для создания запросов и под­готовки отчетов, что означает сокращение времени, требуемо­го от персонала ИТ-отдела для сопровождения системы;

•     создание источника с предварительно очищенной информа­цией;

•     упрощение процесса подготовки отчетов на основе информа­ции из нескольких транзакционных систем и/или внешних ис­точников данных и/или данных, используемых исключительно для генерации отчетов;

•     создание выделенного источника в тех случаях, когда воз­можности операционной системы не соответствует требуемо­му бизнесом сроку хранения данных и/или необходимо иметь возможность подготовки отчетов на определенные моменты времени в прошлом;

•     защита конечных пользователей от необходимости в какой бы то ни было степени вникать в структуру и логику работы БД регистрирующей системы.

Переход от данных к знаниям — логическое следствие развития и усложнения информационно-логических структур, обрабатываемых с помощью компьютера. Активно развивающейся областью исполь­зования современных компьютеров является создание баз знаний (БЗ) и их применение в различных областях науки и техники.

Знания — это закономерности предметной области (принципы, связи, законы), полученные в результате практической деятельно­сти и профессионального опыта, позволяющие специалистам ста­вить и решать задачи в этой области.

Знания можно рассматривать как стратегическую информацию, Необходимую для формирования цели и построения кинематической траектории, а информацию — как оперативные знания, используемые системой в динамическом процессе.

Под базой знаний (БЗ) понимают совокупность знаний, накоп­ленных человеком в определенной предметной области, выраженную с помощью некоторого языка представления знаний.

Для создания БЗ разрабатываются соответствующие программ-' ные средства. Они позволяют обеспечивать загрузку, актуализацию, поддержание в достоверном состоянии, расширение БЗ, формиро­вание, обработку и включение новых знаний, соответствующих те­кущей ситуации. Базы знаний составляют основу экспертных сис­тем при подготовке управленческих решений.

Экспертные системы {ЭС) — прикладные системы искусствен­ного интеллекта, в которых база знаний представляет собой форма­лизованные эмпирические знания высококвалифицированных спе­циалистов (экспертов) в какой-либо узкой предметной области, а также может содержать результатную информацию, полученную при решении экономических задач.

Структура экспертной системы и ее компоненты представлены на рис. 3.22.

• База знаний предназначена для хранения экспертных знаний о предметной области, которые используются при решении задач экспертной системой. База знаний состоит из набора фреймов и правил-продукций. Фрейм — это структура данных, состоящая из слотов (полей). Фреймы используются в' базе знаний для описания объектов, событий, ситуаций, прочих понятий и взаимосвязей меж­ду ними. Правила используются в базе знаний для описания отно­шений между объектами, событиями, ситуациями и прочими поня-

ми. На основе отношений, задаваемых в правилах, выполняется огический вывод. В условиях и заключениях правил присутствуют сылки на фреймы и их слоты.

•        База данных предназначена для временного хранения фактов и гипотез, являющихся промежуточными решениями или резуль­ татом общения системы с внешней средой,  в качестве которой

бычно выступает человек, ведущий диалог с экспертной системой.

•   Машина логического вывода — механизм рассуждений, опери­ рующий знаниями и данными с целью получения новых данных из знаний и других данных, имеющихся в рабочей памяти. Для этого обычно используется программно реализованный механизм дедук­ тивного логического вывода (какая-либо его разновидность) или механизм поиска решения в сети фреймов или семантической сети. Машина логического вывода может реализовывать рассуждения в виде дедуктивного вывода (прямого, обратного, смешанного), не­ четкого вывода, вероятностного вывода, поиска решения с разбие­ нием на последовательность подзадач, поиска решения с использо­ ванием стратегии разбиения пространства, поиска с учетом уровней абстрагирования решения или понятий, с ними связанных, моно­ тонного или немонотонного рассуждения, рассуждений с использо­ ванием механизма аргументации, ассоциативного поиска с исполь­ зованием нейронных сетей и др.

•     Подсистема общения служит для ведения диалога с пользова­телем, в ходе которого ЭС запрашивает у пользователя необходи­мые факты для процесса рассуждения, а также дает возможность пользователю в какой-то степени контролировать и корректировать ход рассуждений экспертной системы.

•     Подсистема объяснений необходима для того, чтобы дать воз­можность пользователю контролировать ход рассуждений и, может быть, учиться у ЭС. Если нет этой подсистемы, ЭС выглядит для пользователя как «вещь в себе», решениям которой можно либо верить, либо нет. Пользователь выбирает последнее, и такая ЭС не имеет перспектив для применения.

•     Подсистема приобретения знаний служит для корректировки и пополнения базы знаний. В простейшем случае это — интеллекту­альный редактор базы знаний, в более сложных экспертных систе­мах — средства для извлечения знаний из баз данных, неструктури­рованного текста, графической информации и т.д.

Среди специализированных систем, основанных на знаниях, наиболее значимы экспертные системы реального времени, или динамические экспертные системы. На их долю приходится 70%

этого рынка.

Классы задач, решаемых экспертными системами реального вре­мени, таковы: мониторинг в реальном масштабе времени, системы управления верхнего уровня, системы обнаружения неисправностей, диагностика, составление расписаний, планирование, оптимизация, системы — советчики оператора, системы проектирования.

Выводы

и тиражируется их опыт для консультаций менее квалифициро­ванных пользователей.

•     Информационное обеспечение (ИО) предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.

•     Основой ИО является экономическая информация, структура которой достаточно сложна и включает различные комбинации информационных элементов, имеющих различную сложность построения.

•     Структура ИО включает систему показателей предметной области, потоки информации, системы классификаций и кодирования, унифицированную систему документации и информационные массивы (файлы), хранящиеся на машинных носителях.

•     Классификаторы и коды предназначены для формирования свод­ных данных на ПК и группировки информации по каким-либо признакам. Используются различные виды классификаторов, входящие в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК). Классификаторы служат для ведения в ПК различных справочников.

•     Применение штрихового кодирования обеспечивает автоматизиро­ванный ввод первичной информации в ПК. С этой целью в раз­личных сферах деятельности используется информационная тех­нология, основанная на применении штрихкодов.

•     Документы являются основными носителями информации при компьютерной обработке. Современные информационные техноло­гии позволили по-новому подойти к созданию документа в компь­ютере, который можно назвать «электронным документом».

•     Обработка экономических задач характеризуется сложным доку­ментооборотом. Автоматизация документооборота обеспечивает­ся специальными машинными программами электронного доку­ментооборота.

•     Совокупность данных, организованная в соответствии с опреде­ленными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера, называется базой данных (БД). БД характеризует актуальное со­стояние некоторой предметной области и используется для удов­летворения информационных потребностей пользователей.

•     СУБД — это комплекс программных и языковых средств, необ­ходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

•     Хранилище данных (ХД) представляет собой систему, содержащую непротиворечивую интегрированную предметно-ориентированную совокупность исторических данных крупной корпорации или иной организации для поддержки принятия стратегических решений. ХД используют технологии БД, OLAP, визуализации данных и др.

•     Совокупность знаний, выраженная с помощью некоторого языка представления знаний, называют базой знаний (БЗ). БЗ является составной частью экспертных систем. В этих системах аккумули­руются знания специалистов в конкретных предметных областях