Содержание
Практическое
задание №1. 3
1.
Наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы; отрасль
деятельности, в которой работает предприятие; общая численность персонала;
организационная структура предприятия. 3
2.
Виды используемой управленческой документации с разбивкой по системам:
организационно-правовые документы, распорядительные документы,
справочно-информационные документы, кадровые документы, деловая корреспонденция 4
3.
Для документов каждой из систем приведите примеры реально существующих
документов и укажите их назначение на исследуемом предприятии; если при
ознакомлении с реально существующими документами вами были выявлены ошибки в их
оформлении или стиле написания – укажите их и приведите верное их написание. 6
4.
Для любых трех документов предприятия приведите схему движения этих документов
с момента создания до архивного хранения, обязательно указав все необходимые
реквизиты, появляющиеся на различных этапах; 10
5.
Внесите ряд предложений по усовершенствованию документооборота на предприятии. 11
Практическое
задание №2. 12
Тестовые
задания. 14
Список
литературы.. 15
Практическое задание №1
1. Наименование предприятия с указанием его организационно-правовой
формы; отрасль деятельности, в которой работает предприятие; общая численность
персонала; организационная структура предприятия
Муниципальное унитарное
предприятие «ДИН» г. Королев Московской области было зарегистрировано 11
июля 1996 г. Основание — Постановление
Главы города № 919 от 16.05.1996 г. Учредитель —
Администрация г. Королёва Московской области. Собственник имущества — Муниципальное
образование г. Королёв Московской области. Имущество закрепляется за
предприятием на праве хозяйственного ведения. Полномочия собственника
осуществляет Администрация г. Королёва Московской области. Предприятие является юридическим лицом, имеет
обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в
учреждениях банков.
Целями создания
предприятия являются решение социальных задач по обеспечению потребностей
жителей г. Королёва Московской области в социально значимых для населения
города услугах. Предметом деятельности
предприятия является оказание физическим и юридическим лицам услуг в области
связи, Интернета и телевидения.
Численность персонала на
конец 2004 года составила 39 человек.
Организационная структура
предприятия – линейная (рис.1.)
2. Виды используемой управленческой документации с
разбивкой по системам: организационно-правовые документы, распорядительные документы,
справочно-информационные документы, кадровые документы, деловая корреспонденция
Организационно-правовые документы
Организационные документы
– закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на
длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной
власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами.
В организационные
документы МУП «ДИН» входят: устав, инструкции, распоряжение и приказ.
Устав МУП «ДИН» – это
собрание правил, которые регулируют:
-
основы организации и деятельности МУП «ДИН»;
-
условия создания, состав, строительство и деятельность МУП «ДИН»;
-
конкретную сферу деятельности МУП «ДИН».
Инструкция МУП «ДИН» – это правовой акт, который издается органами
управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно –
технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности
МУП «ДИН» его подразделений и служб, а также должностных особ или граждан.
Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими
организацией (с проставлением номера и даты исполнения).
Распоряжение на МУП «ДИН» – это правовой акт, который издается персонально
управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения
оперативных вопросов.
Как правило, этот документ
имеет ограниченный срок действия и касается
узкого круга должностных особ и граждан.
Реквизиты распоряжений, в
основном повторяют реквизиты решений.
Директор МУП «ДИН» может
издать приказ по всем вопросам его компетентности. Этот документ является актом
внутреннего управления, действия которых не распространяется вне МУП «ДИН».
Справочно-информационные документы
К справочно-информационным документам МУП «ДИН» относятся: акт, протокол, справка, докладная записка,
объяснительная записка, телефонограмма, договор.
Кадровая документация и деловая корреспонденция
Среди огромного количества
документации в МУП «ДИН» особое значение имеет кадровая документация. Особая
аккуратность при оформлении, ведении, хранении кадровой документации на
протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее основе
государственного статистического наблюдения (№ П-4) «Сведения о численности,
заработной плате и движении работников» (Постановление Госкомстата РФ от 1
декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении Порядка заполнения и представления
унифицированных форм федерального государственного статистического
наблюдения»).
К кадровой документации по
личному составу в МУП «ДИН» относятся:
1. Трудовые договоры
(контракты).
2. Приказы по личному
составу.
3. Личные дела.
4. Личные карточки (форма
Т-2).
5. Лицевые счета по
зарплате.
Существует общепринятая
система регистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы.
Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию в МУП
«ДИН»:
1. Книга учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним.
2. Приходно-расходная
книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Книга учета трудовых
договоров, изменений и дополнений к ним.
4. Журнал учета приказов
по основной деятельности.
5. Журнал учета приказов
по личному составу.
6. Книга регистрации и
контроля за поступающими и отправляемыми документами.
7. Книга регистрации
распорядительных и нормативных документов организации.
8. Журнал учета отпусков.
9. Журнал учета личных
карточек Т-2.
10. Журнал учета
военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
11. Журнал учета
мероприятий по контролю.
12. Журнал учета командировок.
13. Журнал учета
командировочных удостоверений.
14. Журнал ознакомления с
инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.
15. Журнал учета
медицинских осмотров.
Таким образом, кадровая
документация МУП «ДИН» включает в себя внушительный список обязательных
документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным
образом.
К документам деловой корреспонденции относятся в МУП «ДИН» служебное письмо и телеграмма.
3. Для документов каждой из систем приведите
примеры реально существующих документов и укажите их назначение на исследуемом
предприятии; если при ознакомлении с реально существующими документами вами
были выявлены ошибки в их оформлении или стиле написания – укажите их и
приведите верное их написание
Организационно-правовые документы
Приказ МУП «ДИН» – это правовой акт, который издаётся для
исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства,
приказов и инструкций высших органов. Рассмотрим пример приказа
МУП «ДИН»
ПРИКАЗ
12.09.04 №15-л/с
О
переводе на другую работу
Соловьева К.Ф.
ПЕРЕВЕСТИ:
Соловьева Константина Федоровича, лаборанта
информационных сетей на должность старшего консультанта отдела информационных
связей с 13.09.04.
Установить Соловьеву К.Ф. оклад 7880 рублей в месяц.
Основание: заявление Соловьева К.Ф. с визами.
Директор Илларионов
К.Д. Илларионов
С приказом ознакомлен
Соловьев 12.09.04
В дело №05-17
Иванова 13.09.04
Информационно-справочные документы
Объяснительная записка как вид информационно-справочного
документа в МУП «ДИН» служит для фиксации причин нарушений трудовой, административной
дисциплины и т.п. рассмотрим реальный пример объяснительной записки:
Секретариат Руководителю МУП «ДИН»
Объяснительная записка Илларионову
К.Д.
02.12.2004 № 124
О нарушении исполнительной дисциплины
ФИО: Вовчок Анатолий Сергеевич
Должность: инженер-консультант
компьютерных сетей
В связи с нехваткой времени на завершение работы я взял
необходимые материалы домой. В
транспорте папка с документами была утеряна. Обязуюсь восстановить утерянную
информацию.
Вовчок [подпись]
Деловая корреспонденция
Служебное письмо - вид официальных документов МУП «ДИН»,
служащих средством общения с различными организациями, предприятиями, фирмами,
физическими лицами. Служебные письма в МУП «ДИН» имеют большое количество
видов: сопровождающие; информационные; гарантийные; рекламные; претензионные;
арбитражные и т. д. Рассмотрим пример
письма отказа МУП «ДИН».
Образец письма-отказа, форма которого используется предприятием
|
МУП «ДИН»
Киевская, д. 14, Москва, 101213
Тел. 743-20-10, Факс. 743-24-92
E-mail: oooDIN@mail.ru
ОКНО _____, ОГРН ___________
ИНН/КПП _________
______________ № _____________
На № 12/895 от 05.07.2003
|
|
Директору Выставочного Центра
г-ну В. В. Иванченко
ул. 3-я Сокольническая, 4,
Москва, 0000000
|
Об участии в выставке
Уважаемый Владимир Владимирович!
Ознакомившись с Вашей рекламой, просим включить наше предприятие в число
участников выставки.
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Генеральный директор [личная подпись] К.Д. Илларионов
4. Для любых трех документов предприятия приведите
схему движения этих документов с момента создания до архивного хранения, обязательно
указав все необходимые реквизиты, появляющиеся на различных этапах;
I. Рассмотрим пример движения служебного письма Директору
МУП «ДИН».
1. Поступление в канцелярию. Проставляется реквизит 29 -
отметка о поступлении документа в организацию
2. Поступление руководителю МУП «ДИН». Он проставляет
реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
3. Секретарь подшивает его в дело и сдает в архив
предприятия, где оно хранится 5 лет.
II. Приказ по
личному составу
При поступлении сотрудника на работу в МУП «ДИН» издается
соответствующий приказ, который проходит следующие этапы:
1. Составление документа секретарем заместителя директора. Проставляются
все необходимые реквизиты, которые должен содержать приказ по личному составу.
2. Отправляется на резолюцию и контроль заместителю
директора. Он проставляет реквизит 17 - резолюция и 19 - отметка о контроле.
3. После, документ отправляется на подпись директору МУП
«ДИН». Он ставит реквизит 22 – подпись.
4. Затем документ возвращается секретарю заместителя
директора, который занимается канцелярской работой. Приказ подписывается
сотрудником, которого принимают на работу. Секретарь проставляет реквизит 28 -
отметка об исполнении документа и направлении его в дело и подшивает в папку с
приказами по личному составу.
5. Данный документ постоянно будет храниться в МУП «ДИН».
III. Объяснительная записка
При нарушении сотрудником МУП «ДИН» внутреннего трудового
распорядка пишется объяснительная записка. Она проходит следующие этапы:
1. Написание объяснительной сотрудником с учетом требований
ГОСТа Р 6.30–2003 на имя директора МУП «ДИН».
2. Рассмотрение объяснительной записки директором. Он ставит
реквизит 22 – подпись и направляет его секретарю.
3. Секретарь проставляет реквизит 28 - отметка об исполнении
документа и направлении его в дело, и подшивает в личное дело сотрудника.
4. После отправления в архив данный документ с личным делом
будет храниться постоянно.
5. Внесите ряд предложений по усовершенствованию
документооборота на предприятии
Для совершенствования системы делопроизводства Компании
необходимо внести изменения в следующие этапы делопроизводства:
-
первичная обработка поступающих документов
(разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при
распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному
исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления
дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
-
регистрации документов (рекомендуется проводить
регистрацию только в компьютерной форме);
-
формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела
и оформить их с учетом требований современного законодательства; при
формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении
описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и
отметку о согласовании с заместителем директора МУП «ДИН»);
-
при составлении описи дел необходимо проставлять
подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с
руководителем делопроизводственной службы (секретарем заместителя директора) МУП
«ДИН»
Практическое задание №2
Составьте и оформите письмо-запрос из ЗАО «Пеликан» на
бывшего сотрудника фирмы. В ответ на него составьте и оформите характеристику
на этого сотрудника и сопроводительное письмо к ней
|
ЗАО «Пеликан»
Ленина, д. 14, Новосибирск, 630031
Тел. 23-20-10, Факс. 23-24-92
E-mail: oooDIN@mail.ru
ОКНО _____, ОГРН ___________
ИНН/КПП____№_________
На № 12/895 от 05.07.2004
|
|
Директору ООО «Каскад»
г-ну С.Н. Иванченко
ул. 3-я Сокольническая, 4,
Новосибирск, 630124
|
Об информации о сотруднике
Уважаемый Сергей Николаевич!
Просим Вас выслать характеристику на бывшего
нашего сотрудника Андреева А.В.
Генеральный директор [личная подпись] С. С. Собакин
|
|
|
Характеристика
На продавца Андреева Александра Владимировича 1967 года рождения.
Образование высшее техническое специальность:
инженер-технолог
Работает в должности продавца-консультанта с 17.01.2004 года.
Отвечает за (из должностной инструкции): сохранность товара,
организацию продаж, консультированию покупателей по вопросам связанным с функционированием
товара и организации продажи.
За время работы проявил себя как организованный,
исполнительный, добросовестный сотрудник.
Отношения с коллегами: конфликтные, частые споры и
разногласия, предпочитает работать в одиночку, либо с женщинами.
К недостаткам следует отнести вспыльчивость и неумение идти
на компромисс.
Руководитель [личная
подпись] С.Н.Иванченко
Сопроводительное письмо
|
ООО
«Каскад»
ул. 3-я Сокольническая, 4,
Новосибирск,
630124
Тел. 74-20-10, Факс. 74-24-92
E-mail: kaskad@mail.ru
ОКНО _____, ОГРН ________
ИНН/КПП ___ № ___________
На № 19/458 от 07.07.2004
|
|
Директору ЗАО «Пеликан»
г-ну С. С. Собакину
Ул.Ленина, д. 14, Новосибирск,
630031
|
О запросе информации
Уважаемый Сергей Сергеевич!
Ознакомившись с вашей просьбой, отправляю вам
характеристику на Андреева А.В..
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Генеральный директор [личная подпись] С.Н. Иванченко
|
Тестовые задания
1. Видовой состав документов в приказном делопроизводстве
складывался из грамот, приговоров, наказов, докладов, отписок, памяток и челобитных.
2. Вид официальных документов, служащих средством общения
различных организаций, предприятий, фирм по поводу осуществления ими деятельности,
называется служебное письмо.
3. Реквизит «место составления» для ЗАО «Пеликан»,
находящегося в Нижнем Новгороде следует оформить так: Нижний Новгород. Поясните
свой выбор. Из названия организации не определить место составления. Буква «г»
и «город» не ставится, т.к. оканчивается на «город»
4. Вы устроились на работу 18 сентября 2002 года с
испытательным сроком 2 месяца. Впервые вам могут предоставить очередной отпуск.
Право на использование отпуска за первый год работы
возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в
данной организации. Испытательный срок учитывается, поэтому очередной отпуск
может быть предоставлен через 6 месяцев, т.е 18 марта 2003 года.
Поясните расчет.
5. Документ составлен 16 марта 2002 года и имеет срок
хранения 7 лет. Его можно уничтожить 01
января 2009 года. Так как исчисление сроков хранения документов,
законченных делопроизводством в текущем году, начинается 01 января следующего
года.
Список литературы
1.
Деденко А. Н.
Основы делопроизводства – М: «Лебедь», 2004.
2.
Делопроизводство (организация и технологии
документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В.,
Санкина Л.В., Быкова Т.А.. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,
2003.
3.
Евдокимова Л. И. Еще раз о делопроизводстве. –
Новосибирск: СибАГС, 2003.
4.
Кузнецов И.Н. Технология делового общения. – М: ВЭВЭР,
2004.
5.
Палеха Ю.И.
Документационное обеспечение управлення. – М: «МАУП», 2004.