Содержание
Задание 3. Описание структуры базы данных......................................... 3
Задание 4. Двухуровневая сортировка БД............................................... 4
Задание 5. Использование автофильтра................................................... 7
Задание 6. Использование многошаговую операцию автофильтра....... 8
Задание 7. Использование расширенного фильтра................................. 9
Задание 8. Реализация запроса к БД...................................................... 11
Задание 9. Создание перекрестного запроса......................................... 13
Используемая литература....................................................................... 16
Задание 3. Описание структуры базы данных
Описать структуру существующей БД отдела кадров с данными о работниках универсама, созданную в среде табличного процессора MS Excel. При этом указать число полей, записей в БД и тип (формат) данных для каждого из полей (текстовый, числовой, денежный / финансовый или дата), внести прилагаемые исходные данные.
Диапазон ячеек, занимаемых БД - A1:I60.
Число полей в БД – 9.
Столбец |
Наименование поля |
Тип данных |
A |
Фамилия |
Текстовый |
B |
Имя |
Текстовый |
C |
Отчество |
Текстовый |
D |
Пол |
Текстовый |
E |
Дата рождения |
Дата |
F |
Должность |
Текстовый |
G |
Оклад |
Денежный |
H |
Семейное положение |
Текстовый |
I |
Количество детей |
Числовой |
Задание 4. Двухуровневая сортировка БД
Провести двухуровневую сортировку БД согласно заданным первичному и вторичному критерию. При этом на первом этапе провести сортировку согласно первичному критерию, а на втором этапе для записей, имеющих одинаковые значения первичного критерия, предусмотреть сортировку согласно вторичному критерию. Подробно по шагам описать действия пользователя с представлением в виде рисунков диалогового окна.
Критерий сортировки |
|
Первичный |
Вторичный |
В начале женщины, а затем мужчины |
По возрастанию окладов |
Выделим диапазон A1:I79, включающий все данные с заголовками столбцов.
Для выполнения требуемой сортировки выполним пункт главного меню Microsoft Excel Данные > Сортировка.
В открывшемся окне Сортировка диапазона в разделе Сортировать по выберем поле Пол, для которого зададим сортировку по возрастанию, а в разделе Затем по выберем поле Оклад, для которого зададим сортировку по возрастанию.
Идентификацию поля выберем по подписям (первая строка диапазона).
После задания всех перечисленный выше параметров, окно Сортировка диапазона примет вид:
Нажав ОК, будет выполнена сортировка по заданным критериям. После чего таблица примет вид:
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Пол |
Дата рождения |
Должность |
Оклад |
Семейное положение |
Количество детей |
Егорова |
Нина |
Алексеевна |
ж |
15.11.1968 |
уборщица |
1 500р. |
замужем |
3 |
Ильина |
Людмила |
Николаевна |
ж |
04.08.1975 |
уборщица |
1 500р. |
разведена |
0 |
Трушко |
Нина |
Олеговна |
ж |
03.04.1972 |
корзинщица |
1 540р. |
замужем |
0 |
Киреева |
Нина |
Борисовна |
ж |
03.03.1970 |
фасовщица |
1 600р. |
замужем |
1 |
Мартынихина |
Анна |
Дмитриевна |
ж |
01.10.1965 |
приемщик посуды |
1 600р. |
замужем |
2 |
Богданова |
Ирина |
Игоревна |
ж |
06.09.1975 |
продавец 3кат. |
1 740р. |
вдова |
0 |
Каро |
Наталья |
Константиновна |
ж |
11.07.1964 |
продавец3кат. |
1 750р. |
не замужем |
1 |
Ким |
Ирина |
Олеговна |
ж |
12.06.1969 |
продавец3кат. |
1 800р. |
не замужем |
0 |
Коваленко |
Анна |
Давыдовна |
ж |
17.07.1973 |
прдавец3кат. |
1 800р. |
разведена |
3 |
Павлова |
Вера |
Олеговна |
ж |
17.10.1959 |
продавец3кат. |
1 800р. |
не замужем |
0 |
Петрова |
Анна |
Юрьевна |
ж |
30.06.1963 |
продавец3кат. |
1 800р. |
замужем |
2 |
Петрушевич |
Ирина |
Олеговна |
ж |
22.01.1980 |
продавец3кат. |
1 800р. |
не замужем |
0 |
Зверева |
Бэла |
Гавриловна |
ж |
12.04.1949 |
продавец3кат. |
1 840р. |
замужем |
1 |
Козлова |
Елена |
Николаевна |
ж |
26.02.1963 |
продавец3кат. |
1 900р. |
замужем |
1 |
Лазаренко |
Алла |
Сергеевна |
ж |
01.06.1965 |
продавец3кат. |
1 900р. |
замужем |
1 |
Нарышкина |
Елена |
Емельяновна |
ж |
25.06.1975 |
фасовщица |
1 900р. |
замужем |
1 |
Озерова |
Нина |
Алексеевна |
ж |
05.06.1964 |
продавец3кат. |
1 900р. |
замужем |
1 |
Петрова |
Анна |
Дмитриевна |
ж |
07.04.1973 |
бухгалтер |
1 900р. |
не замужем |
0 |
Тарасова |
Жанна |
Осиповна |
ж |
13.07.1972 |
продавец3кат. |
1 900р. |
разведена |
0 |
Баранова |
Ирина |
Петровна |
ж |
03.05.1977 |
бухгалтер |
1 960р. |
вдова |
5 |
Дмитриева |
Ирина |
Игоревна |
ж |
01.11.1965 |
бухгалтер |
1 960р. |
замужем |
1 |
Соловьева |
Алла |
Сергеевна |
ж |
10.06.1969 |
продавец3кат. |
1 960р. |
разведена |
1 |
Николаева |
Наталья |
Константиновна |
ж |
23.07.1961 |
повар |
2 000р. |
замужем |
0 |
Бирюкова |
Александра |
Алексеевна |
ж |
18.09.1980 |
продавец 2кат. |
2 060р. |
замужем |
4 |
Данилова |
Татьяна |
Александровна |
ж |
02.11.1959 |
продавец2кат. |
2 060р. |
замужем |
0 |
Милашевич |
Алла |
Александровна |
ж |
12.09.1975 |
продавец2кат. |
2 060р. |
замужем |
1 |
Ефимова |
Алла |
Сергеевна |
ж |
21.11.1960 |
продавец2кат. |
2 100р. |
замужем |
2 |
Иванова |
Нина |
Алексеевна |
ж |
10.03.1976 |
продавец2кат. |
2 100р. |
не замужем |
0 |
Анжина |
Ирина |
Григорьевна |
ж |
20.09.1973 |
продавец2кат. |
2 200р. |
незамужем |
4 |
Леонова |
Нина |
Алексеевна |
ж |
05.10.1975 |
кассир |
2 200р. |
замужем |
0 |
Минина |
Лиана |
Зурабовна |
ж |
02.11.1975 |
кассир |
2 250р. |
замужем |
2 |
Бурова |
Татьяна |
Александровна |
ж |
11.05.1961 |
кассир-контролер |
2 300р. |
замужем |
2 |
Мухина |
Наталья |
Олеговна |
ж |
29.06.1962 |
кассир |
2 300р. |
замужем |
1 |
Наливайко |
Ирина |
Олеговна |
ж |
02.07.1975 |
повар |
2 300р. |
замужем |
1 |
Пушкина |
Нина |
Алексеевна |
ж |
31.01.1958 |
кассир |
2 300р. |
не замужем |
0 |
Рудакова |
Анна |
Дмитриевна |
ж |
20.04.1972 |
продавец1кат. |
2 300р. |
не замужем |
1 |
Салтыкова |
Нина |
Алексеевна |
ж |
15.03.1976 |
кассир |
2 300р. |
не замужем |
0 |
Уханова |
Эльвира |
Ивановна |
ж |
23.12.1974 |
кассир |
2 300р. |
разведена |
1 |
Багирова |
Елена |
Константиновна |
ж |
09.12.1974 |
продавец 1кат. |
2 400р. |
замужем |
1 |
Дорофеева |
Алла |
Сергеевна |
ж |
03.03.1978 |
кассир-контролер |
2 400р. |
не замужем |
0 |
Жук |
Вера |
Алексеевна |
ж |
02.01.1959 |
прдавец1кат. |
2 400р. |
не замужем |
1 |
Москвина |
Алла |
Сергеевна |
ж |
01.06.1977 |
зам.зав.секцией |
2 400р. |
замужем |
3 |
Смирнова |
Елена |
Емельяновна |
ж |
24.01.1979 |
кассир-контролер |
2 400р. |
разведена |
3 |
Трофимова |
Елена |
Николаевна |
ж |
10.09.1979 |
продавец1кат. |
2 400р. |
разведена |
0 |
Березкина |
Алла |
Сергеевна |
ж |
15.02.1971 |
товаровед |
2 500р. |
замужем |
3 |
Китуничева |
Вера |
Дмитриевна |
ж |
07.07.1964 |
ст.кассир |
2 500р. |
замужем |
2 |
Сурикова |
Нина |
Игоревна |
ж |
27.12.1978 |
зам.зав.секцией |
2 500р. |
разведена |
3 |
Федоренко |
Нина |
Викторовна |
ж |
01.05.1977 |
зам.зав.секцией |
2 500р. |
разведена |
2 |
Борисова |
Татьяна |
Александровна |
ж |
21.06.1948 |
зав.секцией |
2 600р. |
вдова |
1 |
Гранина |
Нина |
Алексеевна |
ж |
21.10.1978 |
администратор |
2 600р. |
замужем |
1 |
Дрозд |
Татьяна |
Александровна |
ж |
30.07.1966 |
зам.зав.секцией |
2 600р. |
вдова |
4 |
Янковская |
Жанна |
Викторовна |
ж |
21.12.1970 |
зав.секцией |
2 700р. |
разведена |
0 |
Бондарчук |
Сара |
Георгиевеа |
ж |
06.12.1968 |
зав.секцией |
2 800р. |
замужем |
1 |
Базима |
Людмила |
Петровна |
ж |
07.04.1954 |
экономист |
2 900р. |
замужем |
1 |
Васильева |
Татьяна |
Борисовна |
ж |
24.07.1959 |
юрист |
2 900р. |
вдова |
2 |
Грачева |
Алла |
Алексеевна |
ж |
09.09.1971 |
гл.бухгалтер |
3 000р. |
разведена |
2 |
Селедкина |
Ирина |
Олеговна |
ж |
14.02.1969 |
директор |
4 000р. |
разведена |
1 |
Анисимов |
Григорий |
Сергеевич |
м |
07.07.1964 |
грузчик |
1 200р. |
женат |
1 |
Чупятов |
Петр |
Алексеевич |
м |
26.03.1976 |
грузчик |
1 200р. |
разведен |
2 |
Шакерзанов |
Алексей |
Дмитриевич |
м |
17.04.1972 |
сторож |
1 200р. |
женат |
0 |
Андреев |
Александр |
Алексеевич |
м |
19.02.1951 |
сторож |
1 300р. |
холост |
0 |
Михайлов |
Алексей |
Петрович |
м |
05.08.1971 |
приемщик посуды |
1 600р. |
женат |
0 |
Агафонов |
Юрий |
Александрович |
м |
05.02.1964 |
механик |
1 800р. |
женат |
3 |
Никодимов |
Петр |
Александрович |
м |
31.01.1961 |
продавец3кат. |
1 900р. |
разведен |
0 |
Константинов |
Александр |
Олегович |
м |
11.02.1955 |
бухгалтер |
2 000р. |
вдовец |
1 |
Антоненко |
Иван |
Анатольевич |
м |
26.12.1976 |
продавец 2кат. |
2 060р. |
женат |
1 |
Андреев |
Георгий |
Алексеевич |
м |
03.08.1944 |
бухгалтер |
2 100р. |
разведен |
0 |
Андреев |
Юрий |
Дмитриевич |
м |
12.06.1942 |
бухгалтер |
2 100р. |
вдовец |
5 |
Федоров |
Виктор |
Александрович |
м |
13.09.1970 |
охранник |
2 100р. |
холост |
0 |
Минц |
Александр |
Сергеевич |
м |
07.02.1956 |
охранник |
2 160р. |
разведен |
1 |
Борисов |
Александр |
Алексеевич |
м |
16.05.1975 |
экспедитор |
2 200р. |
женат |
1 |
Николаев |
Петр |
Алексеевич |
м |
05.12.1939 |
кассир |
2 300р. |
вдовец |
1 |
Гарин |
Александр |
Петрович |
м |
22.01.1965 |
продавец1кат. |
2 400р. |
вдовец |
5 |
Атоманюк |
Алексей |
Федорович |
м |
13.01.1977 |
зав.секцией |
2 800р. |
женат |
3 |
Григорьев |
Александр |
Сергеевич |
м |
26.04.1960 |
коммерч.агент |
3 200р. |
холост |
2 |
Агеев |
Сергей |
Петрович |
м |
25.05.1970 |
товаровед |
3 500р. |
женат |
2 |
Аннушкин |
Сергей |
Петрович |
м |
02.11.1949 |
зам.директора |
3 500р. |
вдовец |
3 |
Чаадаев |
Борис |
Викторович |
м |
19.05.1963 |
коммерч.директор |
3 600р. |
холост |
0 |
Задание 5. Использование автофильтра
Используя операцию автофильтра, провести выборку записей из БД согласно следующим критериям фильтрации: Сотрудники, имеющие оклады от 2500 до 3000 рублей.
Для использования автофильтра нужно выполнить пункт главного меню Microsoft Excel Данные > Фильтр > Автогфильтр.
После этого в заголовках столбцов таблицы появятся стрелочки для открытия меню Автогфильтра.
Из этого меню для поля Оклад выберем пункт Условие. После этого откроется окно Пользовательский автофильтр. В этом окне зададим условия больше или равно 2500 И меньше или равно 3000. После чего окно Пользовательский автофильтр примет вид:
После нажатия кнопки ОК, будут отобраны данные, удовлетворяющие заданному критерию:
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Пол |
Дата рождения |
Должность |
Оклад |
Семейное положение |
Количество детей |
Березкина |
Алла |
Сергеевна |
ж |
15.02.1971 |
Товаровед |
2 500р. |
замужем |
3 |
Китуничева |
Вера |
Дмитриевна |
ж |
07.07.1964 |
ст.кассир |
2 500р. |
замужем |
2 |
Сурикова |
Нина |
Игоревна |
ж |
27.12.1978 |
зам.зав.секцией |
2 500р. |
разведена |
3 |
Федоренко |
Нина |
Викторовна |
ж |
01.05.1977 |
зам.зав.секцией |
2 500р. |
разведена |
2 |
Борисова |
Татьяна |
Александровна |
ж |
21.06.1948 |
зав.секцией |
2 600р. |
вдова |
1 |
Гранина |
Нина |
Алексеевна |
ж |
21.10.1978 |
администратор |
2 600р. |
замужем |
1 |
Дрозд |
Татьяна |
Александровна |
ж |
30.07.1966 |
зам.зав.секцией |
2 600р. |
вдова |
4 |
Янковская |
Жанна |
Викторовна |
ж |
21.12.1970 |
зав.секцией |
2 700р. |
разведена |
0 |
Бондарчук |
Сара |
Георгиевеа |
ж |
06.12.1968 |
зав.секцией |
2 800р. |
замужем |
1 |
Базима |
Людмила |
Петровна |
ж |
07.04.1954 |
Экономист |
2 900р. |
замужем |
1 |
Васильева |
Татьяна |
Борисовна |
ж |
24.07.1959 |
Юрист |
2 900р. |
вдова |
2 |
Грачева |
Алла |
Алексеевна |
ж |
09.09.1971 |
гл.бухгалтер |
3 000р. |
разведена |
2 |
Атоманюк |
Алексей |
Федорович |
м |
13.01.1977 |
зав.секцией |
2 800р. |
Женат |
3 |
Задание 6. Использование многошаговую операцию автофильтра
Используя многошаговую операцию автофильтра, провести выборку записей из БД согласно приведенным критериям фильтрации: Незамужние продавцы 1-й и 2-й категорий.
Сначала зададим условие отбора для поля Семейное положение.
Для этого из меню автофильтра поля Семейное положение выберем пункт не замужем.
Для поля Должность из меню автофильтра выберем пункт Условие. После чего, в открывшемся окне Пользовательский автофильтр зададим равно продавец1кат ИЛИ продавец2кат.
После этого окно пользовательский автофильтр примет вид:
После нажатия кнопки ОК будут отображены только незамужние продавцы 1-ой и 2-ой категории:
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Пол |
Дата рождения |
Должность |
Оклад |
Семейное положение |
Количество детей |
Иванова |
Нина |
Алексеевна |
ж |
10.03.1976 |
продавец2кат. |
2 100р. |
не замужем |
0 |
Анжина |
Ирина |
Григорьевна |
ж |
20.09.1973 |
продавец2кат. |
2 200р. |
не замужем |
4 |
Рудакова |
Анна |
Дмитриевна |
ж |
20.04.1972 |
продавец1кат. |
2 300р. |
не замужем |
1 |
Задание 7. Использование расширенного фильтра
Используя операцию расширенного фильтра, выполнить одношаговую фильтрацию, согласно приведенным критериям фильтрации: Незамужние продавцы 1-й и 2-й категорий. Соответствующий блок критериев расположить над таблицей БД. Подробно по шагам описать необходимые действия пользователя. При этом представить в виде рисунков используемую часть такого блока и диалоговое окно расширенного фильтра.
Для использования расширенного фильтра добавим 5 пустых строк в начало таблицы. В первую из добавленных строк скопируем заголовки столбцов таблицы.
В следующие строки введем условия отбора для поля Должность – продавец1кат., а для поля Семейное положение – не замужем.
Теперь вызовем пункт главного меню Microsoft Excel Данные > Фильтр > Расширенный фильтр.
В открывшемся окне зададим фильтровать список на месте, для Исходного диапазона: A6:I84, а для Диапазона условий – A1:I3.
После чего окно задания свойств расширенного фильтра примет вид:
После применения расширенного фильтра окно Microsoft Excel с отобранными данными примет вид:
Задание 8. Реализация запроса к БД
Реализовать запрос к БД, используя функции категории Работа с базой данных. Подробно по шагам описать необходимые действия пользователя. При этом представить в виде рисунка используемую часть блока критериев и привести соответствующую расчетную формулу.
При помощи запроса к базе данных рассчитать средний оклад у бухгалтера.
Для проведения требуемого расчета изменим созданные ранее поля для задания свойств расширенного фильтра, введя для столбца Должность условие отбора бухгалтер.
В объединение ячеек A86 – F86 введем поясняющий текст Средний оклад бухгалтера. Перейдем в ячейку G86.
Нажмем стрелочку рядом с кнопкой Автосумма и из списка выберем пункт Другие функции. В открывшемся окне выберем категорию Работа с базой данных и функцию ДСРЗНАЧ:
На следующем шаге Мастера функций для поля База_данных зададим диапазон A6:I84, в котором хранятся исходные данные, включающие заголовки столбцов.
Для поля Поле зададим поле G6, в котором записан заголовок таблицы Оклад.
Для поля Критерий зададим диапазон ячеек A1:I2, в котором задано условие бухгалтер для поля Должность.
После этого окно задания параметров функции ДСРЗНАЧ примет вид:
В результате расчета описанной выше функции, в ячейке G86 будет получено, что Средняя зарплата бухгалтера равна 2003,33 рублей.
Задание 9. Создание перекрестного запроса
Реализовать перекрестный запрос к БД, используя операцию построения сводной таблицы. Подробно по шагам описать необходимые действия пользователя. При этом представить в виде рисунка диалоговое окно шага 3 и 4 Мастера сводных таблиц.
В сводной таблице необходимо отобразить Средний оклад работников в каждой должности отдельно для женщин и мужчин.
Для начала создания сводной таблицы, выберем пункт главного меню Microsoft Excel Данные > Сводная таблица.
На первом шаге Мастера сводных таблиц и диаграмм зададим Создание таблицы на основе данных, находящихся в базе данных Microsoft Excel, а Вид создаваемого отчета – сводная таблица.
На втором шаге зададим Диапазон, содержащий исходные данные, т.е. A6:I84:
Зададим размещение создаваемой сводной таблицы на новом листе.
Нажмем кнопку Макет.
В открывшемся одноименном окне перетащим поле Пол в заголовки столбцов, поле Должность - в заголовки строк, а поле Оклад – в раздел Данные.
Кликнем по перетащенному в раздел Данные полю Оклад.
Зададим для поля Оклад операцию Среднее:
После этого окно Макет примет вид:
В результате будет получена следующая сводная таблица:
Средний оклад работников в каждой должности |
|||
|
|
|
|
Среднее по полю Оклад |
Пол |
|
|
Должность |
ж |
м |
Общий итог |
Администратор |
2 600,00р. |
|
2 600,00р. |
Бухгалтер |
1 940,00р. |
2 066,67р. |
2 003,33р. |
гл.бухгалтер |
3 000,00р. |
|
3 000,00р. |
Грузчик |
|
1 200,00р. |
1 200,00р. |
Директор |
4 000,00р. |
|
4 000,00р. |
зав.секцией |
2 700,00р. |
2 800,00р. |
2 725,00р. |
зам.директора |
|
3 500,00р. |
3 500,00р. |
зам.зав.секцией |
2 500,00р. |
|
2 500,00р. |
Кассир |
2 275,00р. |
2 300,00р. |
2 278,57р. |
кассир-контролер |
2 366,67р. |
|
2 366,67р. |
коммерч.агент |
|
3 200,00р. |
3 200,00р. |
коммерч.директор |
|
3 600,00р. |
3 600,00р. |
Корзинщица |
1 540,00р. |
|
1 540,00р. |
Механик |
|
1 800,00р. |
1 800,00р. |
Охранник |
|
2 130,00р. |
2 130,00р. |
Повар |
2 150,00р. |
|
2 150,00р. |
Прдавец1кат. |
2 400,00р. |
|
2 400,00р. |
приемщик посуды |
1 600,00р. |
1 600,00р. |
1 600,00р. |
продавец1кат. |
2 366,67р. |
2 400,00р. |
2 375,00р. |
продавец2кат. |
2 104,00р. |
2 060,00р. |
2 096,67р. |
продавец3кат. |
1 837,69р. |
1 900,00р. |
1 842,14р. |
ст.кассир |
2 500,00р. |
|
2 500,00р. |
Сторож |
|
1 250,00р. |
1 250,00р. |
Товаровед |
2 500,00р. |
3 500,00р. |
3 000,00р. |
Уборщица |
1 500,00р. |
|
1 500,00р. |
Фасовщица |
1 750,00р. |
|
1 750,00р. |
Экономист |
2 900,00р. |
|
2 900,00р. |
Экспедитор |
|
2 200,00р. |
2 200,00р. |
Юрист |
2 900,00р. |
|
2 900,00р. |
(пусто) |
2 060,00р. |
|
2 060,00р. |
Общий итог |
2 192,63р. |
2 200,95р. |
2 194,87р. |
Используемая литература
1. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. Издательский дом «Питер», 2004. – 1072 с.
2. Уокенбах. Excel 2003 Библия пользователя. Издательство «Диалектика», 2002. – 970 с.
3. Курбатова. Microsoft Excel 2003. Самоучитель. Издательство «Диалектика», 2005. – 187 с.
4. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. - 920 с.: ил.
5. Конрад Карлберг. Бизнес анализ с помощью Excel. Издательский дом «Вильямс», 2003. – 480 с.