Введение

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Поэтому так важно правильно соблюсти оформление документов.

Таким образом, целью данной работы является рассмотрение основ документирования управленческой деятельности.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

-       Рассмотреть направления унификации в делопроизводстве;

-       Охарактеризовать реквизиты документов;

-       Рассмотреть организационно-правовые документы;

-       Рассмотреть информационно-справочные документы;

-       Описать организацию делопроизводства в ООО «ДИН».

 1. Направления унификации в делопроизводстве

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон , а также государственные стандарты . Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации: 1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2) системы документации, 3) тексты документов, 4)виды и разновидности документов. Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

Прежде всего, стандарт устанавливает требования к формату бумаги, который необходимо соблюдать при составлении и оформлении документов. Закреплены два стандартных формата бумаги, в т.ч. стандартных формата бланков (п.4.1 стандарта):А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Они давно и хорошо известные, т.к. основные параметры печатающих и копировальных устройств настроены с учетом этих стандартных размеров бумаги потребительского формата А.

Установлены и размеры полей листа бумаги, которые необходимо соблюдать при составлении документов, причем ограничение размеров устанавливается не жестко, а с использованием оборота: «не менее». Таким образом, левое, верхнее и нижнее поля листа бумаги при составлении документа должны оставаться не менее 20 мм, а правое — не менее 10 мм.

Подобная вариативность позволит немного увеличить площадь листа бумаги при составлении, например, писем или других справочно-информационных документов, которые должны быть расположены преимущественно на одном листе, или, наоборот, предусмотреть при составлении протоколов и приказов, необходимость их переплета в процессе последующей подготовки к постоянному хранению.

Значение стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 заключается и в том, что он устанавливает виды бланков организаций, структурных подразделений организаций (в т.ч. обособленных филиалов и представительств) и должностных лиц (п.4.6): общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

С учетом схемы расположения реквизитов закрепляются два варианта бланков — угловой и продольный, каждый из которых используется по усмотрению предприятия или организации. Традиционно удобным для проектирования бланков писем является угловое расположение реквизитов, т.е. угловой бланк. Стандарт устанавливает требования к бумаге, на которой изготавливаются бланки документов (белая бумага или бумага светлых тонов), но, к сожалению, не регламентирует вопрос о средствах изготовления бланков и самих документов (пишущие машины, печатающие устройства средств вычислительной техники и т.п.). Очевидно, что решение вопроса о средствах документирования также отдается на усмотрение предприятий и организаций.

Приведем пример углового бланка письма организации для ООО «ДИН»

2. Реквизиты и их краткая характеристика

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством  случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство). Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается. 

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема ООО «ДИН» располагается по центру бланка, что соответствует ГОСТу.

04 - код организации;

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В ООО «ДИН» код организации располагается в одной строке с идентификационным номером налогоплательщика, что соответствует ГОСТу

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

В ООО «ДИН» располагается на одной строке с ОКПО и ИНН, что соответствует ГОСТу.

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы документа;

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

В ООО «ДИН» реквизит проставляется рядом с реквизитами 04, 05 06, что соответсвует ГОСТу.

08 - наименование организации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

На бланке ООО «ДИН» наименование организации располагается в левом верхнем углу, что соответствует ГОСТу.

09 - справочные данные об организации;

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

В ООО «ДИН» располагается под названием организации, что соответствует ГОСТу

10 - наименование вида документа;

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 - дата документа;

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков[1].

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело). 

Расположение в ООО «ДИН» – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее. Соответствует ГОСТу

12 - регистрационный номер документа;

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В ООО «ДИН» располагается на одной строке с реквизитом 12. Соответствует ГОСТу

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Написание  – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа. Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

В ООО «ДИН» располагается в правом верхнем углу, что противоречит ГОСТу.

14 - место составления или издания документа;

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В ООО «ДИН» проставляется рядом с реквизитом 13, которые располагается не правильно, поэтому и реквизит 14 также расположен не верно.

15 - адресат;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

В ООО «ДИН» адресат располагается по центру после реквизитов 12 и 13, что соответствует ГОСТу

16 - гриф утверждения документа;

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В ООО «ДИН» расположен в правом верхнем углу, что соответствует ГОСТу

17 - резолюция;

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

В ООО «ДИН» проставляется в низу документа, что противоречит ГОСТу.

18 - заголовок к тексту;

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

-       о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

-       чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

В ООО «ДИН» проставляется по центру ниже адресата, что противоречит ГОСТу

19 - отметка о контроле;

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

В ООО «ДИН» расположена рядом с реквизитом 16 в правом верхнем углу, что соответствует ГОСТу.

20 - текст документа;

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

-       от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

-       от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

-       от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21 - отметка о наличии приложения;

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.               в 1 экз.

2. Правила подготовки   и  оформления  документов  Управления               регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

В ООО «ДИН» отметку о наличии приложения оформляют всегда одинаково: Приложение: на 5 л. в 2 экз., что соответствует ГОСТу.

22 - подпись;

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

В ООО «ДИН» подпись проставляется справа подтекстом документа, что противоречит ГОСТу.

23 - гриф согласования документа;

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

В ООО «ДИН» расположен слева внизу под текстом документа, что соответствует ГОСТу.

24 - визы согласования документа;

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

В ООО «ДИН» расположен слева внизу, что соответствует ГОСТу.

25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии;

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

В ООО «ДИН» расположено на подписи. Т.е. справа внизу, что не соответствует ГОСТу.

27 - отметка об исполнителе;

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

В ООО «ДИН» расположен под реквизитом 23, что соответствует ГОСТу.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В ООО «ДИН» расположен под реквизитом 27, что соответствует ГОСТу

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

В ООО «ДИН» располагается сразу после реквизита 29, что противоречит установкам ГОСТа

30 - идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

В ООО «ДИН» расположен под реквизитом 27, что не совсем соответствует ГОСТу.

3. Организационно-правовые документы

Организационно-распорядительная  документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все  учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных  документах. В соответствии с положениями о государственных  органах  классифицируются  и распорядительные  документы.

К распорядительным документам, отражающим  административно-управленческую  деятельность учреждений, относятся:  постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.[2]

1. Постановление  определено как « правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными  органами коллегиального управления в целях   разрешения  наиболее  важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм  правил поведения.

Постановления принимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных  и автономных республик по организационным  и другим  вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом  верховного  Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных  республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом  Министров РФ и Советами  Министров  союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение.  По наиболее важным вопросам государственного  управления издаются  совместные  постановления, являющиеся  правовыми актами.

2. Решение  как распорядительный документ  является правовым  актом, принимаемым  Советами  народных  депутатов и   исполнительными комитетами. Решения  оформляют  также  результаты  деятельности  и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств  и ведомств,  научных советов  и т.п.

3.  Распоряжение  -  акт  управления  государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.  Распоряжение  являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения  издают Совет Министров РФ, Советы Министров  союзных республик ( на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного  управления  и администрация  предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами  РФ  или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.

4. Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону (пример приказа в приложении №1).

5. Протокол - организационо-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа, в оде которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов  зависит качество записи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

6. Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав  железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности  Вооруженных сил РФ  (Строевой устав, Дисциплинарный  устав и т.д.) Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются  и утверждаются  съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных  Советов).

7. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие   порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах РФ), единого органа (например, Положение о государственной автомобильной  инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы).  Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует  выделить  положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

8. Инструкции - «правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

4. Информационно-справочные документы

Справочно-информационные документы – это документы, которые составляют большую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, и осветляет различные стороны их деятельности.

В справочно-информационные документы входят: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, договор.

Договор, документ, который фиксирует согласие сторон о установлении каких – либо отношений, и регулирует эти отношения.

Реквизиты договора[3]:

-       название вида документа (Договор);

-       дата;

-       индекс;

-       место составления или издания;

-       заглавие к тексту;

-       вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор: должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначения их полномочий);

-       предмет договора;

-       изложения порядка рассмотрения споров;

-       общая сумма договора;

-       общие сроки действия договора;

-       юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес, расчетные счета);

-       подписи и печати сторон;

-       дополнения.

Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.

Чаще общие реквизиты писем такие:

-       эмблема (знак);

-       наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

-       наименование структурного подразделения;

-       адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);

-       телефон;

-       телеграфный шифр;

-       отделение банка и расчетный счет;

-       дата;

-       почтовый индекс адресата;

-       заглавие (если письмо написано на листе А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».

Докладная записка – это документ который адресуется управляющему данной или высшей организации и содержит детальное изложение какого-нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.

Если записка содержит ведомости внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых листах бумаги А4, содержат дату и заглавие к тексту.

Докладная записка имеет также реквизиты (на общем бланке):

-       название вида документа;

-       дата;

-       индекс;

-       место издания;

-       заглавие к тексту;

-       текст;

-       отметка о наличие дополнений;

-       подпись.

Также на предприятии используются такие формы информационно-справочных документов, как: акт, документ, который составляется несколькими особами и утверждает установленные факты и действия; протокол, документ, который фиксирует ход обговоренных вопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов; справка, документ информационного характера, составляется по указанию высшего органа или управляющей служебной особой; объяснительная записка,  документ объясняет содержание отдельных положений главного документа (плана, проекта и т. п.).[4]

5. Организация делопроизводства

В состав делопроизводственной службы на изучаемом предприятии (ООО «ДИН») включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

-         Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

-         Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

-         прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

-         регистрация документов,

-         машинописные работы,

-         распределение телефонных звонков,

-         отправка документов,

-         информационно-справочная работа с документами;

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

-         снабжает канцелярскими принадлежностями;

-         обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

-         ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

-         устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «ДИН».