2.3.Анализ состояния  документов по системе менеджмента качества.

Согласно  государственному  стандарту   ГОСТ Р ИСО 9001:2001 документация системы менеджмента качества  должна отвечать следующим требованиям: документация системы менеджмента качества должна включать:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; b) руководство по качеству; с) документированные процедуры, требуемые настоящим международным стандартом; d) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими; е) записи, требуемые настоящим международным стандартом.

Документация новосибирского филиала  Академии стандартизации, метрологии и сертификации отвечает каждому из этих требований  и ниже будет изложено состояние документации по каждому из вышеперечисленных требований. Начнем с политика в области качества.

Стратегическая цель в области качества -постоянное улучшение деятельности Новосибирского филиала АСМС за счет:

·        комплексного, своевременного и качественного решения любых задач и проблем, стоящих перед клиентом в области дополнительного образования в сферах метрологии, управления качеством, технического регулирования;

·        постоянного повышения качества и максимального удовлетворения настоящих и потенциальных требований и ожиданий потребителей;

·        обеспечение системных гарантий и уверенности слушателей в приобретении профессиональных умений и навыков;

·        достижения такого уровня оказания услуг, который исключает любые отклонения от законодательных и корпоративных стандартов;

·        совершенствование структуры управления образовательной деятельностью, за счет снижения управленческих затрат;

·        повышение конкурентоспособности филиала;

·        формирование имиджа

·        Цели в области качества на 2005 год:

·        Увеличить рентабельность собственного капитала на 50%.

·        Обеспечить прирост среднего уровня оплаты труда сотрудников на 10%.

·        Отношение выплат социального характера к заработной плате довести до 10%.

·        Снизить долю просроченной дебиторской задолженности, возникшей по состоянию на 1 января 2003 г. на 50% , поддерживать просроченную дебиторскую задолженность, возникшую после 1 января 2003 г. на уровне не более 5%.

·        Производить системные блоки со 100% контролем.

·        Соблюдать запланированные в договорах сроки выполнения проектов по внедрению системных и прикладных программ, выполняя требования Заказчика в полном объеме.

·        Принципы деятельности

·        Совершенствование системы менеджмента качества на базе международных стандартов ИСО серии 9000.

·        Освоение и внедрение лучших мировых и отечественных информационных технологий и новых видов продукции, отвечающих пожеланиям потребителей.

·        Установление требований к процессам производства и управления.

·        Планирование деятельности.

·        Контроль исполнения работ.

·        Сбор и накопление данных о качестве.

·        Анализ данных о качестве.

·        Повышение результативности системы менеджмента качества посредством использования политики и целей в области качества, результатов аудитов, анализа данных о качестве, корректирующих и предупреждающих действий.

·        Руководство обязуется:

·        Способствовать осознанному вовлечению сотрудников предприятия в решение задач, связанных с непрерывным улучшением качества продукции и услуг.

·        Обеспечить постоянное повышение компетентности, осведомленности и подготовленности сотрудников в вопросах управления качеством.

·        Неукоснительно следовать изложенным выше принципам деятельности.

Цели в области качества Технического отдела

В своей деятельности ТО руководствуется обшей стратегической целью Компании, изложенной в Политике.

·        Производить системные блоки с 100% контролем.

·        Непрерывно совершенствовать системы сервиса с целью поддержания высокого конкурентоспособного уровня обслуживания клиентов.

Задачи в области качества:

Для достижения цели № 1

·        Предъявлять необходимые требования к качеству продукции, закупаемой у наших поставщиков.

·        Проводить (100 %) контроль комплектующих изделий, применяемых для изготовления системных блоков.

·        Организовать систему приема готовой продукции позволяющую исключить выпуск бракованной продукции потребителю.

Для достижения цели №2

·        .Внедрять удачные наработки и полезный опыт управления технологическими процессами из смежных отраслей сервиса и производства.

·        Консультировать Клиентов на всёх этапах построения его проекта с целью минимизации условий, приводящих к необходимости обращения за сервисом.

·        Непрерывно совершенствовать условия труда, повышать квалификацию кадров с целью обеспечения возможности оказания услуг всегда на современном уровне технологий отрасли.

·        Наладить надежные связи с вышестоящими сервисными службами по отдельным направлениям продукции с целью обеспечения оперативной информационной поддержки, обучения, обмена опытом и специфическими приёмами ремонта.

Что касается руководства по качеству, то основным нормативным документом системы управления качеством НФ АСМС является «Руководством по качеству».

Руководство по качеству описывает выполнение требований к системе управления качеством в соответствии с рекомендациями международного стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2001.

Руководство по качеству предназначено для демонстрации способностей к выполнению требований заинтересованных сторон к образовательной услуге, а также оценивания этих способностей:

·        заинтересованными сторонами;

·        независимыми организациями;

·        самим филиалом.

Заинтересованными сторонами в успехе деятельности филиала являются:

1.     Потребители:

·        слушатели,

·        предприятия (организации).

2.     Министерство образования Российской Федерации;

3.     Госстандарт России;

4.      Академия стандартизации, метрологии и сертификации.

Настоящее «Руководство по качеству» (РК) является основным документом системы менеджмента качества образовательной деятельности

РК разрабатывается для:

-                     административного управления системой менеджмента качества;

-                    обеспечения, функционирования системой менеджмента качества образовательной деятельности, ее проверок, актуализации и непрерывного совершенствования;

-         обучение и повышение квалификации персонала.

РК может изменяться и дополняться в соответствии с развитием работ по совершенствованию СМК.

Пересмотр РК осуществляется каждый год. Все экземпляры РК подлежат учету. Выдача РК и адрес подлежат регистрации. Разработка, актуализация, пересмотр, издание и распространение РК осуществляется сотрудниками ОСС и УК в соответствии с едиными процедурами и требованиями, описанными в разделе 4.1 настоящего РК.

Ответственность за разработку, применение, актуализацию, пересмотр, издание, распространение РК возлагается на руководителя. Подлинник находится у директора филиала, копия у уполномоченного по качеству.

Ревизия РК с внесением необходимых изменений во все учтенные экземпляры проводится ежегодно. Внесение изменений отмечается в листе регистрации РК и в колонтитулах соответствующих листов. При переиздании РК соответствующим образом изменяется номенклатура на титульном листе.

Проверку соответствия РК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2000 и ИСО 10013-1995 осуществляет директор и уполномоченный по качеству.

Положения настоящего Руководства по качеству подлежат обязательному применению во всех структурных подразделениях НФ АСМС, задействованных в системе менеджмента качества.

РК имеет сквозную нумерацию листов.

В настоящем Руководстве по качеству используются ссылки на следующие стандарты:

·        ГОСТ Р ИСО 9000:2000 Система менеджмента качества. Основы и словарь.

·        ГОСТ Р ИСО 9001:2000 Система менеджмента качества. Требования.

·        ГОСТ Р ИСО 9004:2000 Система менеджмента качества. Методические указания по улучшению деятельности.

·        ГОСТ Р ИСО 10013:1995 Руководящее указание по разработке руководства по качеству.

Относительно документированных  процедур, требуемых настоящим международным стандартом

Что касается документов, необходимых организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими, то в НФ АСМС выделяют три системы документации:

·          входящая документация;

·          исходящая документация;

·          внутренняя документация;

В рамках системы менеджмента качества (СМК) функционируют следующие системы внутренней документации:

·          система нормативно-правовой документации;

·          система управленческой документации;

·          система нормативной документации;

·          система учебно-организационной и учебной документации;

·          система документации системы менеджмента качества.

Записи, требуемые настоящим международным стандартом, изложены в виде таблицы в приложении №4.

Как уже было сказано в первой главе  помимо разработки документации, описывающей, как в компании выполняются  требования стандартов  ИСО серии 9001, необходимо, чтобы компания  правильно управляла разработанной документацией.

Настоящий стандарт разработан в соответствии с требованиями:

·    ГОСТ 2.310-68. ЕСКД. Форматы.

·    ГОСТ 2.503-90. ЕСКД. Правила внесения изменений

·    ГОСТ Р ИСО 9000:2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»;

·          ГОСТ Р ИСО 9001:2001 «Система менеджмента качества. Требования»;

·          ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»

·          СМК-4.2 МИ 01-04 «Порядок разработки методологических инструкций»;

·          РК НФ АСМС 1-2043 Руководство по качеству.

·           

3.1	Документ	информация и ее соответствующий носитель
3.2	Документооборот	движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, согласования, отправки или сдачи в дело
3.3	ЕСКД	единая система конструкторской документации
3.4	Закон	нормативный акт, принятый высшим органом законодательной власти в порядке установленном конституцией. Обладает высшей юридической силой по отношению к другим нормативным актам (указам, постановлениям)
3.5	Запись	документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
3.6	Качество	степень соответствия присущих характеристик требованиям
3.7	Контракт	соглашение (письменное) со взаимными обязательствами для договаривающихся сторон
3.8	Нормативный акт	акт компетентного органа государственной власти, который устанавливает, изменяет или отменяет нормы права
3.9	Объективное свидетельство	данные подтверждающие наличие или истинность
3.10	Потребитель	организация или лицо, получающее продукцию ИЛИ   услугу
3.11	Продукция	результат процесса
3.12	Процесс	совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы
3.14	Регистрация документов	фиксация факта создания или поступления документов путем проставления индекса
3.15	Система менеджмента качества	система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
3.16	Сводная номенклатура	систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения
3.17	Соответствие	выполнение требования
3.18	Требование	потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным
3.19	Характеристика	отличительное свойство
3.20	Хранение дел	группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел

МИ -Методологическая инструкция

МС -Международный стандарт

НД -Нормативная документация

ОК -Отдел качества

ППК- Программа повышения качества

РИ - Рабочие инструкции

РК - Руководство по качеству

РД     -Руководящий документ

СМК- Система менеджмента качества

4.      Ответственность

4.1    Ответственность за выполнение требований к документации СМК в соответствии с настоящим СТП, за исполнение системы при управлении документацией, относящейся к Руководству по качеству, процедурам, процессам, СТП и МИ лежит на уполномоченном по качеству.

4.2    Ответственность за использование системы при управлении документацией, относящейся к ГОСТам, правовым нормам, лежит на директоре

4.3.   Ответственность за актуализацию и использование методологических инструкций, рабочих инструкций, положений о подразделениях лежит на руководителях подразделений.

4.4    Ответственность за проверку на адекватность и актуальность до выпуска а также и переутверждение документов СМК несут: директор, уполномоченный по качеству, руководители структурных подразделений.

-     Руководства по качеству, операционных процедур – директор или уполномоченный по качеству

-     СТП и МИ– лица, проверяющие инструкции и указанные на титульных листах документов;

-     положений о подразделениях, должностных и рабочих инструкций– руководители подразделений;

4.5    Ответственность за управление МИ, в подразделении, несет начальник подразделения

4.6    Ответственность за управление положением о подразделении и должностной инструкцией несет начальник подразделения - разработчик положения и должностной инструкции.

4.7            Ответственность за управление записями о качестве в масштабах филиала несет уполномоченный по качеству, в подразделении – начальник подразделения.

4.8            Ответственность за управление распорядительной документацией несет директор, в подразделении – начальник подразделения.

4.9            Ответственность за анализ, актуализацию и переутверждение документов несет директор, уполномоченный по качеству. Руководители подразделений.

5.1    Структура и краткая характеристика документации системы менеджмента качества представлены на схеме 1

В СМК предприятия используются документация и данные внешнего и внутреннего происхождения, которые можно представить в виде 4 уровней в следующей иерархии:

уровень 1	Руководство по качеству;
уровень 2	Документированные процедуры, методологические, технологические процессы, должностные, рабочие инструкции СМК;
уровень 3	Программы качества, решения и мероприятия по качеству;
уровень 4	Записи о качестве, контракты (договоры), распорядительные и другие документы СК, протоколы испытаний, отчеты аудитора.

5.2    Руководство по качеству (РК) является основным организационно-методическим документом, в котором обозначена область применения СМК, включая подробности и обоснования любых исключений, и содержаться документированные процедуры, разработанные для СМК или ссылки на них.

В РК излагается Политика предприятия в области качества, формируемая высшим руководством и устанавливающая основные цели, задачи и обязательства в области качества.

РК устанавливает ответственность участников образовательного процесса и служит справочным документом при внедрении и поддержании СК в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2001, ГОСТ Р ИСО 9004-2001, ГОСТ Р ИСО 19011

5.3 СТП является документом, регламентирующим организацию, порядок, методы и средства реализации процедур СМК и разрабатываются по всем разделам СМК

5.4    Методологические инструкции (МИ) является документами, в которых описываются функции подразделения, организация и ответственность подразделения, полномочия, роль и функции каждого: а также даются ссылки на рабочие инструкции: указываются внутренние и внешние поставщики и потребители подразделений.

5.5    Положение о подразделении является документом, определяющим функции и задачи подразделения и устанавливающим его ответственность в организационной структуре филиала.

5.6    Рабочие инструкции документы, определяющие функции, обязанности и ответственность работников на конкретном рабочем месте.

5.7    Должностная инструкция является документом, определяющим функции и полномочия сотрудников предприятия при решении задач СМК и устанавливающим их ответственность за качество выполняемой работы.

5.8    Записи- специальный вид документов, относящихся к СМК. Записи предоставляются в виде журналов и форм.

6.СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

6.1. Организация работы с входящими и исходящими  документами – это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки  и с наименьшими затратами.

6.2. Документы, поступающие в НФ АСМС, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям в день получения корреспонденции.

6.3.  Документы, отправляемые НФ АСМС, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

6.4.  Для регистрации входящих документов применяется регистрационно-контрольная карточка «РКК», а исходящих документов -  карточка регистрации исходящих документов.

6.5   Сводная номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в филиале, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

6.6. Контроль исполнения документов осуществляется по всем зарегистрированным  документам. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование  хода  исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения

7.СИСТЕМА    НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЙ    ДОКУМЕНТАЦИИ

7.1. Система нормативно-правовой документации включает:

·        государственную нормативно-правовую документацию;

·        ведомственную нормативно-правовую документацию;

·        нормативно-правовую  документацию филиала.

7.2. К государственной нормативно-правовой документации  относятся Законы Российской Федерации, Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации и другие, входящие в правовое поле государственных образовательных учреждений.

7.3. К краевой нормативно-правовой документации относятся Законы Новосибирской области, постановления администрации НСО, распоряжения Губернатора НСО и другие, входящие в правовое поле государственных образовательных учреждений.

7.4. К ведомственной нормативно-правовой документации относятся приказы, распоряжения, инструктивные письма и другие документы  Госстандарта России, Министерства образования Российской Федерации, а также документация, подтверждающая правовой статус филиала (лицензия Министерства образования Российской Федерации, свидетельство о государственной аккредитации и другие).

7.5. К нормативно-правовой документации филиала относится его Положение, устанавливающее правовые отношения.

7.6. Система нормативно-правовой документация является основополагающей в деятельности филиала. Ответственность за ее реализацию возлагается на директора.

8. СИСТЕМА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

8.1. Система управленческой документации включает распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

8.2. Распорядительными документами вуза являются:

·          Приказы;

·          распоряжения.

8.3. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам учебно-организационной и методической деятельности, планированию, отчетности финансирования, совершенствования структуры и организации.

8.3.1. Проекты приказов подготавливаются соответствующими специалистами. Проекты приказа оформляются на бланках филиала и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс регистрации, место составления, заголовок по тексту, текст, подпись, визы, контроль за исполнением возлагается на соответствующую службу, порядок рассылки;

8.3.3. Приказ подписывается директором, регистрируется и нумеруется по мере издания  с начала календарного года.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (если в тексте не указан  другой срок).

8.3.4. Контроль за исполнением возлагается на лицо, указанное в приказе.

8.3.5. Рассылка приказа регистрируется общим отделом в журнале приказов и распоряжений.

Порядок рассылки приказа:

·          оригинал приказа хранится в общем отделе;

·          копии приказа рассылаются по исполнителям или по всем подразделениям (в зависимости от сферы действия документа).

8.3.6. Приказы за предыдущий и текущий год хранятся в общем отделе. По истечении этого срока они передаются в архив на хранение в течение 5 лет.

8.4. Распоряжение является нормативным документом, предлагающим управленческие решения по вопросам учебной, учебно-организационной, методической деятельности, планированию, отчетности и других.

8.4.4. Контроль за исполнением возлагается на соответствующих исполнителей, которые к оговоренному в распоряжении сроку представляют информацию об исполнении

8.5.2. Контроль за соответствием нормам Трудового кодекса, наложение дисциплинарных взысканий, проверку трудовой дисциплины осуществляет управление кадров. Периодичность контроля - ежемесячно. Порядок разрешения трудовых споров по результатам издания распоряжений по  подразделению регулируется нормами Трудового кодекса «Порядок рассмотрения трудовых споров».

8.6. Организационными документами являются – комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи и функции вуза, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов. К ним относятся: структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях и советах университета, должностные инструкции.

8.6.1. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт филиала, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Целью разработки правил внутреннего трудового распорядка являются: укрепление трудовой и учебной дисциплины, рациональное использование рабочего и учебного времени, улучшение качества учебного процесса.

Правила внутреннего распорядка университета разрабатываются комиссией, утверждаются на конференции работников и студентов СибГТУ с учетом мнения профсоюзной организации. Правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к коллективному договору.

8.6.2. Штатное расписание относится к организационным документам и содержит: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностные оклады, тарифные ставки, категории условий труда, надбавки, месячный фонд заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим кафедрой или начальником отдела, начальником планово-финансового управления и утверждается ректором вуза. Изменения в штатное расписание вносятся приказом ректора вуза по докладной записке.

8.6.3. Положение о структурном подразделении относится к организационным документам и определяет правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Содержит следующие разделы:

·          общие положения (правовой статус  кафедры или подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, квалификационные требования  к руководителю подразделения, порядок его замещения в период его отсутствия, а также правовые акты и нормативные документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности);

·          основные задачи (направления деятельности подразделения);

·          функции (конкретные виды учебной, учебно-организационной, методической и других видов  деятельности, закрепленные за данным подразделением);

·          права и обязанности (права, необходимые для выполнения функций подразделения и обязанности по отношению к другим университета и сторонним организациям);

·          ответственность (устанавливается ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением его функций и не использование предоставленных прав);

·          взаимоотношения и связи (служебные взаимоотношения с другими подразделениями и сторонними организациями по вопросам учебно-организационной и методической деятельности);

·          организация работы (порядок деятельности кафедры, подразделения, организация контроля и проверки его деятельности, а также его реорганизация и ликвидации).

Положение структурном подразделении разрабатывается его руководителем на основании типовых положений, подписывается начальником управления кадров, и руководителями соответствующих кафедр и отделов по принадлежности и утверждается ректором вуза. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ ректора вуза по докладной записке.

     9.1         .        Требования к документации СМК

9.2. В соответствии с требованиями (ГОСТ Р ИСО 9001:2001) комплект документации СМК должен охватывать все процедуры, процессы, методы, средства и ресурсы для обеспечения качеством управления производства всех видов продукции и услуг

9.3. Документация СМК разрабатывается с учетом особенностей производственных процессов каждого подразделения. Документация должна быть взаимоувязана с другими документами СМК, а также с ГОСТ, ОСТ, РД, ТУ и т.д. и должна обеспечивать:

-         единое понимание Политики филиала в области качества и методов ее реализации;

-         описание процедур по обеспечению, управлению и улучшению качества;

-         определение критериев оценки деятельности предприятия и конкретных исполнителей по качеству, получение и регистрацию информации о результатах этой деятельности;

-         четкое регламентирование требований, положений и процедур СК, включая распределение прав, обязанностей и ответственности должностных лиц, структурных подразделений и исполнителей за обеспечение качества, а также порядок их взаимодействия;

-         возможность объективной оценки удовлетворённости потребителей и эффективности СМК в целом.

9.4     Руководство работами по управлению документацией и данными осуществляет уполномоченный по качеству.

Все документы имеют наименование, пронумерованные страницы, номер издания, подпись ответственного за разработку, согласование и утверждение.

Приложение 5

Периодичность пересмотра документов

	Тип документа	Периодичность пересмотра	Кто проводит
	Уровень «А»	Не менее одного раза в три года или чаще, в зависимости от необходимости	Уполномоченный по качеству
	Уровень «В»	Один раз в два года	Уполномоченный по качеству, осуществляет пересмотр нормативных документов относящихся к их функциональной области. Руководители структурных подразделений осуществляют пересмотр документов относящихся к их функциональной области
	Уровень «С»	По необходимости	Руководители структурных подразделений