Содержание

1. Аналитическая часть. 2

2. Рекомендательная часть. 14

Список литературы.. 15

1. Аналитическая часть

В качестве объекта для проведения управленческого ФСА выбран финансовый отдел, который является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Данный выбор обусловлен важностью укрепления финансовой устойчивости предприятия, а также высокими затратами подсистемы управления относительно других подразделений предприятия. Создание комплексной системы управления финансами должно обеспечивать эффективное управление финансовыми и товарно-материальными потоками, финансовую устойчивость, прибыльность и конкурентоспособное развитие предприятия с минимальными затратами на организацию и управление.

К важнейшим задачам управленческого ФСА финансового отдела относятся:

1.     Поиск путей улучшения качества выполнения функций управления.

2.     Поиск резервов снижения затрат на управление в целях снижения затрат на производство.

3.     Определение степени значимости каждой функции

4.     Поиск наилучших способов выполнения функций

5.     Экономическая оценка организационной структуры

Финансовый отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия ОАО «Сигма» и подчиняется непосредственно заместителю директора по экономике. Финансовый отдел существует для того, чтобы консультировать и обслуживать другие отделы и подразделения предприятия по вопросам, относящимся к составлению отчетов, проведению и оценке финансовых операций. Финансовый отдел предприятия охватывает решение следующих задач:

1.     Обеспечение финансово-аналитической информацией структурные подразделения предприятия.

2.     Изыскание внутренних и внешних дополнительных резервов на развитие производства.

3.     Эффективное управление денежными потоками.

4.     Осуществление расчетов и обоснований инвестиционной деятельности.

5.     Осуществление контроля и учета за финансовыми потоками предприятия.

6.     Работа, связанная с учредительными документами и акционированием.

Финансовый отдел осуществляет ведение учета, анализа, прогнозирования и отчетности о финансовых операциях.

Исходя из основных задач, поставленных перед финансовой службой, строится организационная структура финансового отдела, представленной на рис. 1 и составляется штатное расписание финансового отдела, сведенного в таблице 1.


 

























Рис.1









                             Таблица 1.

№№

п/п

Должность

Численность,

чел.

Оклад в месяц,

Руб.

1

Начальник отдела

1

6 000

2

Заместитель начальника отдела

1

4 500

3

Аналитик по финансовому прогнозированию

1

2 000

4

Специалист по финансовому планированию

1

2 000

5

Специалист по финансовым вложениям

1

2 000

6

Специалист по бюджетированию

1

2 500

7

Специалист по акционированию

1

2 000

 

ИТОГО

7

21 000

Штатное расписание финансового отдела



Вспомогательные бюджеты

 

Долгосрочные финансовые вложения

 

Работа с учредительными документами

 
На основании анализа структурно-элементной модели проводится классификация функций и строится функциональная модель финансового отдела (см. рис. 2).

Надпись: Работать с исходнойНадпись: Получать информацию
 


































Рис. 2. Функциональная FAST-диаграмма финансового отдела



В соответствии с функциональной моделью составляется таблица формулировки и классификации функций финансового отдела. Содержащиеся в ней затраты на выполнение всех функций включают расходы на поддержание вычислительной техники в рабочем состоянии и ее амортизация; заработная плата всех сотрудников, обязательные начисления на заработную плату,  канцелярские расходы, оплата коммунальных услуг, командировочные расходы, оплата услуг связи и прочие.

Таблица классификации функций финансового отдела строится с учетом основных принципов формулирования функций финансового отдела: точности, абстрактности, лаконизма, количественной характеристики, полноты выявления функций (см. таблицу 2).

Таблица 2.

Формулировка и классификация функций финансового отдела


Наименование функции

Вид функции


Затраты на выполнение функции в год, руб.


глагол

существительное

дополнение

Получать

информацию

от внешних и внутренних источников

О

50 000

Проверять

информация

Из источников

В

6 000

Уточнять

информация

Из источников

В

6 000

Получать

информация

По отчетности, СМИ, нормативным актам

В

10 000

Запрашивать

отдел

Получателя информации

В

11 000

Акционировать

организация

Соответствие законодательству

О

40 000

Составлять

реестр

По списку

О

10 000

Подготавливать

собрание

По списку

О

10 000

Работать

документы

По учредительным

О

10 000

Выявлять

тенденции

На финансовых рынках

О

55 000

Размещать

Ценные бумаги

На биржах, в банке, среди акционеров

О

30 000

Управлять

Портфель ЦБ

По объемам

О

20 000

Бюджетировать

бюджет

По группам

О

60 000

Подготовка

обоснование

По оборотным средствам

О

45 000

Оценка

проект

Инвестиции

О

40 000

Вкладывать

вложения

Оборотные средства

О

12 000

Разработать

план

Движение денежных средств

О

10 000

Учитывать

движение

По денежным средствам

О

80 000

Анализировать

анализ

По денежным потокам

О

25 000

Выдавать

информация

руководству

О

35 000

Оформлять

результаты

По документообороту

О

45 000

ИТОГО

610 000

Условные обозначения:

О – основная функция,

В – вспомогательная функция

Функциональная диаграмма и таблица классификации функций позволяет в дальнейшем системно подойти к классификации и формированию состава конкретных функций системы управления.

В результате анализа исходных данных выявлено, что на осуществление функций финансового отдела составляют 610 000 руб. в год. Наиболее дорогой функцией является  функция «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» - 115 000 руб. в год. Высокая стоимость выполнения этих функций связана с привлечением специалистов, получающих высокую зарплату, использование компьютерной техники, приобретение автоматизированных программ, обслуживание техники и т.п.

Проверка целесообразности высоких затрат на выполнение этой функции осуществляется в результате анализа качества их выполнения и функционально-стоимостной диаграммы, для чего необходимо определить значимость выполняемых функций. Значимость функций определяется экспертной группой, состоящей из работников аппарата управления и начальника отдела. Степень значимости функции рассчитывается в баллах, для чего используется метод расстановки приоритетом, результаты сводятся в таблицу 3.

Таблица 3.

Результаты попарного сравнения функций

Функция

1

2

3

4

5

6

7

1

1,0

0,5

0,5

1,0

0,5

0,5

0,5

2

0,5

1,0

0,5

0,5

1,0

0,5

1,0

3

1,5

1,0

1,0

1,0

1,5

0,5

1,5

4

1,5

0,5

0,5

1,0

0,5

0,5

1,5

5

1,5

1,0

1,0

1,5

1,5

1,0

1,5

6

1,5

0,5

0,5

1,5

0,5

1,5

1,5

7

0,5

0,5

0,5

0,5

1,0

1,0

1,0


Условные обозначения функций:

1.     Получать информацию от внутренних и внешних источников

2.     Акционировать организацию

3.     Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках

4.     Бюджетирование

5.     Подготовка обоснований инвестиционных решений

6.     Планово-аналитическое обеспечение деятельности

7.     Выдавать информацию по финансовой деятельности

Расчет значимости функций удобно рассчитывать в таблице (см. таблицу 4.)

Таблица 4.

Расчет значимости функций

Функция

1

2

3

4

5

6

7

Р(о)

Рн(о)

Р(1)

Рн(1)

Р(2)

Рн(2)

1

1,0

0,5

0,5

1,0

0,5

0,5

0,5

4,5

0,100

0,550

0,096

0,548

0,096

2

0,5

1,0

0,5

0,5

1,0

0,5

1,0

5,0

0,111

0,667

0,112

0,665

0,112

3

1,5

1,0

1,0

1,0

1,5

0,5

1,5

8,0

0,178

1,600

0,176

1,598

0,176

4

1,5

0,5

0,5

1,0

0,5

0,5

1,5

6,0

0,133

0,933

0,135

0,931

0,135

5

1,5

1,0

1,0

1,5

1,5

1,0

1,5

9,0

0,200

1,982

0,197

1,980

0,197

6

1,5

0,5

0,5

1,5

0,5

1,5

1,5

7,5

0,167

1,417

0,169

1,415

0,169

7

0,5

0,5

0,5

0,5

1,0

1,0

1,0

5,0

0,111

0,791

0,115

0,789

0,115

Сумма

 

 

 

 

 

 

 

45,0

1,000

7,940

1,000

7,926

1,000


На заключительной стадии анализа, после выделения излишних функций, для наглядного сопоставления степени значимости функций с затратами на их осуществление, строится функционально – стоимостная диаграмма. На этой диаграмме по горизонтальной оси располагаются функции в соответствии с их рангом, вычисленным методом расстановки приоритетов, а по вертикальной – значимость и затраты на осуществление функций (см. рис. 2).









Значимость функций, ед.

0,197








 

0,176







 

 

0,169






 

 

 






 

 

 

0,135





 

 

 

 





 

 

 

 

0,115




 

 

 

 

 

0,112



 

 

 

 

 

 

0,096


5

3

6

4

7

2

1


Затраты на осуществление функций, т.руб.в год

 

 

 

 

 

 

 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

60

 


 


 


 


 

70

 


 


 


 


72


 


 


91




97


 







105

 








 








115





























Рис. 2. Функционально-стоимостная диаграмма основных функций

Финансового отдела


Построенная диаграмма позволяет визуально выделить затраты, которые не сбалансированы со значимостью соответствующих функций. В рассмотренной диаграмме затраты на функцию «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» (6) гораздо выше, чем ее значимость, в то время как значимость функций «Подготовка обоснований инвестиционных решений» (5) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) выше, но затраты ниже. Также следует обратить внимание на высокие затраты по функциям «Получать информацию от внутренних и внешних источников» (1) и «Выдавать информацию по финансовой деятельности» (7), в то время как значимость их небольшая. Поэтому следует пересмотреть статьи расходов по отмеченным функциям.

При анализе также целесообразно учитывать уровень качества осуществления функций. Данная процедура необходима для сопоставления реального качества осуществления функций и затрат на их выполнение. Исходной информацией являются данные по предприятию и нормативная литература.

Сводная таблица показателей качества функций управления основных функций финансового отдела приведена в таблице 5.

Таблица 5.

Сводная таблица показателей качества функций управления

 

Основная функция

Показатель,

Получать

Акционировать

Оценка и

Бюджети-

Подготовка

Планово-

Выдавать

коэффициент

информацию

организацию

выявление

рование

обоснований

аналитич.

информацию

 

 

 

тенденций

 

инв.проектов

обеспечен.

 

Использование

 

 

 

 

 

 

 

технических средств

0,51

0,25

0,25

0,74

0,89

0,92

0,71

Организация рабочих

 

 

 

 

 

 

 

мест

0,75

0,75

0,75

0,75

0,75

0,75

0,75

Нормирование труда

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

Регламентация

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

функций

 

 

 

 

 

 

 

Дублирование

0,50

0,15

0,50

0,50

0,50

0,64

0,25

функций

 

 

 

 

 

 

 

Использование

0,72

0,80

0,94

0,90

1,00

1,00

0,91

рабочего времени

 

 

 

 

 

 

 

Уровень качества

0,64

0,56

0,63

0,70

0,73

0,76

0,66

функций

 

 

 

 

 

 

 


Для удобства оценки и анализа основных функций, значимости и затрат на осуществление функций, а также уровень качества их выполнения, целесообразно свести в таблицу (см. таблицу 6).










Таблица 6.

Сводная таблица основных функций финансового отдела

№№

Наименование функции

Среднее

Ранг

Затраты на

Уровень

п/п

 

значение

функции

функцию в

качества

 

 

функции

 

год

функции

1

  Получать информацию от внутренних и внешних источников

4,5

6-7

72

0,64

2

 Акционировать организацию

5,0

5

70

0,56

3

 Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках

8,0

2

105

0,63

4

 Бюджетирование

6,0

4

60

0,70

5

  Подготовка обоснований инвестиционных решений

9,0

1

97

0,73

6

 Планово-аналитическое обеспечение деятельности

7,5

3

115

0,76

7

 Выдавать информацию по финансовой деятельности

5,0

6-7

91

0,66


Диаграмма, приведенная на рис. 3 позволяет визуально выделить затраты, которые не сбалансированы с уровнем качества осуществляемых функций.










Значимость функций, ед.

0,197







 

0,176






 

 

0,169





 

 

 





 

 

 

0,135




 

 

 

 




 

 

 

 

0,115



 

 

 

 

 

0,112


 

 

 

 

 

 

0,096

5

3

6

4

7

2

1

Уровень качества

 

 

 

 

 

0,56

 

 

0,63

 

 

 


 

 


 

 

 


0,64

 


 

 

0,66



 


 

0,70




0,73


 








0,76







Рис. 3. Диаграмма соответствия уровня качества и затрат на осуществление

основных функций финансового отдела


В данном случае качество   выполнения функции «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3)не соответствует значимости, его можно считать заниженным.

Таким образом, финансово-стоимостной анализ управленческих функций финансового отдела выявил несоответствие качества выполняемых функций их затратам, из чего следует, что необходимо привести в соответствие исполнение функций с их значимостью и качеством. Для чего перераспределить затраты на выполнение функций в соответствии со значимостью. Также необходимо перераспределить заработную плату, снизить расходы на канцелярские расходы, объединить  исполнение двух функций «Акционировать организацию» (2) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) в одной должности, сократив, таким образом, численность отдела на 1 человека.

После проведения усовершенствования функциональных обязанностей финансового отдела будет наглядно построить функционально-стоимостную диаграмму основных функций после проведения управленческого финансово-стоимостного анализа (см. рис. 4).













Значимость функций, ед.

0,197









 

0,176








 

 

0,169







 

 

 







 

 

 

0,135






 

 

 

 






 

 

 

 

0,115





 

 

 

 

 

0,112




 

 

 

 

 

 

0,096



5

3

6

4

7

2

1



Затраты на осуществл. Функций, т.руб. в год

 

 

 

 

 

 

 



 

 

 

 

 

 

40



 

 

 

 

 

45




 

 

 

 

 





 

 

 

 

 





 

 

 

 

60





 

 

 

 






 

 

 

70






 

 

 







 

 

95







 

100








107








Рис. 4. Функционально-стоимостная диаграмма основных функций после проведения управленческого финансово-стоимостного анализа

После окончания проведения всех преобразовании в финансовом отделе необходимо составить отчет о результатах управленческого финансово-стоимостного анализа (см. таблицу 7).

Таблица 7.

Отчет о результатах управленческого ФСА финансового отдела


№№

Наименование функции

Вид

Затраты на выполнение

п/п

 

функции

функции в год, руб.

 

 

 

до ФСА

после ФСА

1

  Получать информацию от внутренних и внешних источников

О

72 000

40 000

2

 Акционировать организацию

О

70 000

45 000

3

 Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках

О

105 000

100 000

4

 Бюджетирование

О

60 000

70 000

5

  Подготовка обоснований инвестиционных решений

О

97 000

107 000

6

 Планово-аналитическое обеспечение деятельности

О

115 000

95 000

7

 Выдавать информацию по финансовой деятельности

О

91 000

60 000


ИТОГО

 

610 000

517 000


Таким образом, проведенный управленческий финансово-стоимостной анализ финансового отдела позволил сократить затраты на выполнение функций управления в целом на 93 000 руб. в год или на 15%.

Такие результаты были достигнуты вследствие сокращения одной штатной единицы в отделе и объединения исполнения двух функций «Акционировать организацию» (2) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3), приведение оплаты труда к качеству исполнения функций, повышения производительности труда, устранение узких мест и диспропорций в управлении.

2. Рекомендательная часть

1.     Во внепроизводственной сфере таятся огромные резервы по снижению затрат на обеспечение управленческой деятельности производства.

2.     Управленческий функционально-стоимостной анализ применяется для выявления и сопоставления фактических и необходимых затрат на выполнение функций управления.

3.     Основополагающий принцип ФСА – абстрагирование от реального объекта и сосредотачивание на функциях, которые объект выполняет.

4.     ФСА позволяет выявить внутренние ресурсы на предприятии: снизить себестоимость продукции за счет уменьшения затрат на аппарат управления, улучшить качество выполняемых работ вследствие отказа от осуществления ненужных функций, перераспределить затраты в соответствии со значимостью функций, сократить аппарат управления в случае его нерационального использования, выявить и устранить «узкие места» в управлении и на производстве, уменьшить затраты на функционирование предприятия.


Список литературы

1.     Кибанов А.Я. Управление машиностроительным предприятием на основе функционально-стоимостного анализа. – М: Машиностроение, 1991.

2.     Моисеева Н.К., Карпунин М.Г. Основы теории и практики функционально-стоимостного анализа. – М: Высшая школа, 1988.

3.     Парамонов Ф.И. Рационализация аппарата управления предприятия.- М: Экономика, 1989.

4.     Функционально-стоимостной анализ издержек производства./ Под ред. Б.И. Майданчика. – М: 1985.

5.     Михайлов В.Г. Функционально-стоимостной анализ в исследованиях и разработках. М: 1995.