3.1. Организационная структура предприятия

3.1.         Организационная структура гостиницы

Организационная структура гостиницы представлена на рис. 2.

Рис. 2. Структура управления гостиницы

3.2. Определение состава служб гостиницы

Отдел обслуживания включает в себя: офис главного администратора, стол резервирования, административно-хозяйственное подразделение, связь, обслуживающий персонал, служба безопасности, служба по маркетингу и сбыту, ночной аудитор

Главный администратор.

Обязанность главного администратора состоит в том, чтобы улучшать обслуживание гостей, постоянно совершенствуя Службы в целях лучшего удовлетворения потребностей гостей. Среди должностных обязанностей главного администратора три следующих:

— Руководить сбытом номеров

— Вести балансовые гостевые счета

— Предлагать услуги типа доставки почты, факсов, посланий, а также местных и гостиничных новостей.

Под руководством главного администратора находится также автоматизированная система управления. Она состоит из набора компьютерных программ, с помощью которых можно собирать использовать информацию, актуальную для работы офисов управления и поддержки. Четыре программы из этого набора особенно важны, потому что обеспечивают администраторов необходимой информацией по следующим направлениям:

— Управление службой резервирования

— Управление обслуживанием гостей

— Управление расчетами с гостями

— Общие вопросы управления отелем

Отдел резервирования возглавляется менеджером, который подчиняется директору отдела обслуживания. Отдел резервирования работает с 8.00 до 18.00. Задача его служащих продать все свободные номера отеля за максимально высокую цену.

Средства связи включают внутреннюю связь для служебного пользования, связь с клиентами (включая пейджеровую и радио), звукозаписывающие автоответчики, факсы, службу передачи сообщений и аварийный центр. Центр связи работает круглосуточно.

Административно-хозяйственная служба самое крупное подразделение, в нем работает до 50% всех служащих. Важность административно-хозяйственной службы подчеркивается всеми опросами, проведенными среди гостей, постоянно указывающими в системе приоритетов на чистоту и порядок как их требование номер один.

Служба безопасности занимается следующими проблемами:

— Разработка процедур реагирования на чрезвычайные происшествия

— Повседневная безопасность гостевых комнат

— Контроль ключей

— Предотвращение краж, контроль за замками

— Контроль доступа в здание гостиницы

— Система сигнализации тревоги

— Контроль территории

— Наружное освещение

— Система наблюдения с помощью телемониторов

— Сейфы

— Сбор и хранение информации

Ночной аудитор начинает работу около часа ночи, проверяет и подытоживает кредиторскую задолженность гостей.

Отдел кадров выполняет следующие функции:

—   Набор, обучение и оценка персонала

— Регулирование труда и зарплаты

— Вопросы премирования

— Дисциплинарные меры взыскания

— Недопущение случаев незаконного увольнения

 

 

 

	Рисунок 3 - Структура бухгалтерии гостиницы

 

 

Бухгалтерия выполняет следующие функции:

— Составление бюджета

— Контроль за расходами, себестоимостью, оплатой труда и т.д.

— Проверка документации/ ревизия

— Контроль за кредиторской/ дебиторской задолженностью

— Контроль за выручкой

— Соблюдение положений контрактов

—   Управление наличностью/ банковские операции

 

Инженерная служба возглавляется главным инженером.

Служба ТБ выполняет следующие функции:

— Инструктаж по ТБ

— Контроль за выплатой пособий по нетрудоспособности

— Ежемесячное инструктирование/ проверки

— Контроль за сметой расходов, связанных с производственными травмами

Служба эксплуатации номерного фонда отвечает за ремонт и эксплуатацию номерного фонда (освещение, отопление, вентиляция, сантехника, мебель и т.д.).[1]

План гостиницы (вид сверху):

На рисунке изображен главный вход в гостиницу и номера

---

[1] Квартальнов В.А. Стратегический менеджмент в туризме современный опыт управления. – М., 1999.