Содержание:
Введение…………………………………………………………………………3
1. Требованиям к бланкам
документов медицинских учреждений………….4
2.Общие правила оформления управленческих документов………………….7
Заключение……………………………………………………………………..15
Список используемой литературы……………………………………………16
Введение
В данной работе будут описаны основные
требования, предъявляемые к оформлению организационно- распорядительных
документов в здравоохранении.
В работе поставлены
следующие задачи:
1. Рассмотреть требованиям
к бланкам документов медицинских
учреждений
2. Рассмотреть общие
правила оформления управленческих документов
В работе основались
следующие публикации:
Бурнашова Г.А. «Делопроизводство» ,
Кудряев В.А. «Организация работы с
документами»,
Петелин В.Г. «Делопроизводство на
предприятии»,
Печникова Т.В. «Документационное обеспечение
деятельности организации»,
Пшенко А.В. «Делопроизводство и основные
нормативные требования к оформлению документов»,
Стенюков М. «Документы. Делопроизводство».
1.1.
Требованиям к бланкам документов медицинских учреждений
Следует учитывать, что
документы являются составной частью имиджа организации, его своеобразной
визитной карточкой.
Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало
текста , неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2
см от границы верхнего поля.
Рекомендуется
использовать два вида бланков предприятия:
·
Бланк
для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);
·
Бланк
для внешних документов (писем, факсов).
Бланк для внутренних
документов содержит эмблему организации и наименование предприятия (см. рис. 1)
На бланке для внешних документов указываются:
эмблема предприятия; наименование предприятия; почтовый адрес; банковские
реквизиты; номер контактного телефона; дата и номер письма; реквизит «На №
______ от ________», в котором указывается дата и номер того письма, кА который предприятие дает ответ (см.рис. 2).
Бланки каждого вида могут
изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
Продольное
расположение заголовочной части
документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части
листа с их центровкой, т.е. равным
удалением каждой строки от левого и правого поля ( см. рис.3)
Наиболее используемое в
настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в
верхней левой части листа (см. рис. 2). Особенно удобен угловой бланк для
писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса
получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов:
грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на
поступивших документах).
ﭺﮕﮒ
ООО МСЧ - №2
┌
┐
______ №______
┌
┐
Рис. 1 Бланк для внутренних
документов.
ﭺﮕﮒ
ООО МСЧ - №2
┌
┐
630099,Новосибирск,ул.
О.Жилиной,49
р/с 000-0054656-009 АКБ
«Столичный» к/с 17485760
в РКЦ ГУ ЦБ РФ
г.Новосибирска,
МФО 55446678, код 87
Тел. 98-76-54
Факс 98-56-32
__________ №______
На №_____от_____
┌
┐
Рис 2. Бланк для писем , факсов с угловым фланговым
расположением реквизитов.
Границы отдельных
реквизитов (например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначить
уголками, чтобы избежать ошибок в их
расположении при печатании.
Бланки часто используемых
документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут
содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов
дополняются переменной информацией.[1]
1.2.Общие правила оформления управленческих документов
В делопроизводстве
существуют единые требования и правила оформления управленческих документов,
которые установлены государственными нормативными актами ( ГОСТ 6.38 -90
Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» - М. , 1990; «Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения» -М. 1999.).
Выполнение единых правил
оформления документов обеспечивает:
-юридическую силу
документов;
-оперативное и
качественнее составление и исполнение
документов;
-организацию быстрого
поиска документов;
-более активное
использование ПЭВМ при составлении документов.
Любой документ состоит из
ряда составляющих его элементов ( даты, текста, подписи и т.д.), которые
называются реквизитами.
Правила их составления и
оформления, а также место расположения на документах фирмы должны
соответствовать ГОСТу 6.38 – 90. Данным
ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов
управления -31. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид
документа (акт, приказ, письмо) имеет
определенный набор реквизитов.[2]
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в
современной практике , относятся:
1- эмблема организации;
2-наименование организации;
3- индекс предприятия
связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
4- название вида
документа;
5- дата;
6- индекс (№) документа;
7- ссылка на индекс и
дату входящего документа;
8- гриф ограничения
доступа к документу;
9- адресат;
10 – гриф утверждения;
11- резолюция;
12- заголовок к тексту;
13- отметка о контроле;
14-текст;
15- отметка о наличии
приложений;
16- подпись;
17- визы;
18- печать;
19-отметка о заверении
копии;
20- фамилия исполнителя и
номер его телефона;
21- отметка об исполнении
документа и направлении его в дело;
22- отметка о
поступлении.
Особенно важным является
правильное оформление таких реквизитов , как дата, подпись, печать, гриф
утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные
части:
- заголовочную часть (в
нее входят реквизиты, расположенные до текста);
-основную часть (текст и приложения);
-оформляющую часть
(документы, расположенные ниже текста и приложения).[3]
Эмблема предприятия - условное
(символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном
порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак,
рисунок, аббревиатура, комбинированное
буквенно-графическое изображение
и т.п.
При угловом расположении
реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (
центрованном) – в середине верхней части листа.
Реквизит «наименование организации»
Юридическое лицо должно иметь фирменное наименование (ст.54
Гражданского кодекса РФ).
Наименование организации
пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в
учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре;
свидетельстве Регистрационной палаты.
В наименовании используются
сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО ( открытое
акционерное общество) и т.п.
Реквизит «наименование
организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».[4]
Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер
телефона, факса, номер счета в банке»
Совокупность
перечисленных в реквизите данных является
юридическим адресом предприятия.
На бланках для писем,
факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.
Данный реквизит
располагается в левом верхнем углу под реквизитом « наименование организации»
или на нижнем поле документа.
Реквизит «название вида документа»
Реквизит «название вида
документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита
«наименование организации» и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы
левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.
Этот реквизит является
одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.
Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании:
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа
дает общее представление о назначении документа, определяет состав его
реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Реквизит «дата»
Дата – один из основных
реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
- дата его подписания
(для приказов, писем, факсов, справок);
- дата его утверждения
(для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в
нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе: в
заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф
утверждения» и т.п. – оформляются цифровым способом в следующей
последовательности : число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например,
дату девятое мая 2005 года следует
оформлять 09.05.05.[5]
В текстах документов,
содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно – цифровой способ оформления дат,
например, 9 мая 2005 г. Подобный способ
оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
Реквизит « индекс № документа»
Индексом является
условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации ( например ,
порядковый номер).
Индекс № документа
проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом
«дата».
Порядковые номера с
начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах,
как справки, акты и т.п.
Индекс № документа в
письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса
структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего
документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо.
Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»
Место для этого реквизита
определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении
письма-ответа на инициативное (полученное фирмой ) письмо.
Дата и номер для ссылки
берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом :
На № 19/06 – 03 от
08.09.99.
Эта ссылка помогает
фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного
письма. Реквизит «ссылки на индекс и дату входящего документа» размещается от
границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».
Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»
Этот реквизит проставляют
на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.
Реквизит
располагается в правом верхнем углу документа
выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа
«Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна).
Реквизит «адресат»
Этот реквизит оформляется
на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).
Максимальный набор этого
реквизита состоит из следующих частей:
- наименование фирмы в
именительном падеже;
- структурное
подразделение в именительном падеже;
-должность, фамилия и
инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Реквизит «печать»
На документах,
удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования
денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных
государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть
заверена печатью.
Оттиск печати
проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования
должностного лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо
читаемым.
Ответственного за
хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.
Реквизит «отметка о заверении копии»
В случае подписания
руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.
Реквизит «отметка о
заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении
копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должностного лица,
заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.
При пересылке копии
документа в другую организацию или выдаче её на руки заверительную подпись
удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»
Фамилия исполнителя
(составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при
отсутствии места, на оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись»,
«визы».
Этот реквизит очень важен
для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения
затронутых в документе вопросов.
Ниже фамилии исполнителя
при необходимости могут указываться
первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и
дата печатания.
Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в
дело»
Если документ исполнен, т.е. решены
все вопросы, поставленные в нем, на
документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в
дело.
Этот
реквизит располагается в левой
нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и
номер его телефона».
Отметка включает в себя:
- слова «в дело» и «номер дела», в
котором будет храниться документ;
- ссылку на дату и номер документа ,
свидетельствующего об исполнении ( в случае его составления);
- краткие сведения об исполнении,
если отсутствует документ, свидетельствующий
об исполнении;
- подпись исполнителя
документа и дату
проставления отметки.
Реквизит «отметка о поступлении»
Отметка о поступлении располагается в
правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов:
сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления
документа и его входящего номера.
Отметку о поступлении проставляют
автоматическим нумератором содержащим все перечисленные компоненты реквизита.[6]
Заключение
Итак, в работе решены
следующие задачи:
1. Рассмотрены требования
к бланкам документов медицинских
учреждений
2. Рассмотрены общие
правила оформления управленческих документов
Современный дизайн
оформления бланка, «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор
сведений о предприятии, правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового
партнера. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом,
производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой причине резиновый
штемпель с наименованием организации, оттиск которого проставляется на листе
бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.
Список используемой литературы:
1. Бурнашова Г.А. Делопроизводство, М.: Инфра -М., 1999г.
2. Кудряев В.А. Организация работы с
документами, М.: Инфра -М, 2001г.
3. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии
,М.:Феникс, 1999г.
4. Печникова Т.В. Документационное обеспечение
деятельности организации, М.: Феникс,1998г.
5. Пшенко А.в. Делопроизводство и основные
нормативные требования к оформлению документов, М.: Проспект, 2002г.
6. Стенюков М. Документы. Делопроизводство, М.:
Приор, 2003г.
[1] Пшенко
А.в. Делопроизводство и основные нормативные требования к оформлению
документов, М.: Проспект, 2002г.
[2]
[3] Пшенко
А.в. Делопроизводство и основные нормативные требования к оформлению
документов, М.: Проспект, 2002г.
[4] Петелин
В.Г. Делопроизводство на предприятии ,М.:Феникс,
1999г.
[5] Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации,
М.: Феникс,1998г.
[6] Бурнашова Г.А. Делопроизводство , М.: Инфра -М., 1999г.