1.
Классификация офисной техники
Офисная техника - неотъемлемая часть технического
оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к
снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и
технического персонала.
К офисной технике в широком смысле можно отнести любые
технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и
авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле
относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и
средства административно-управленческой связи.
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые
приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и
т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами
и системами.
В более узком смысле слова под оргтехникой часто
понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для
создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения,
обработки, хранения, транспортирования, и средства
административно-управленческой связи.
Офисная организационная техника (оргтехника) -
технические средства, применяемые для механизации и автоматизации
управленческих и инженерно-технических работ.
Организационная техника составляет материальную базу
прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении
приводит к снижению производительности труда и эффективности работы
управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных
вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой
информации, и к другим отрицательным последствиям.
С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С
чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и
коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических
бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и
афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках,
этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.
Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут
включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный
компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и
радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее
телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп,
факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную
аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный
аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину,
сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения
документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.
Ниже рассмотрены технические средства механизации
делопроизводства и средства и дминистративно-управленческой связи, составляющие
основное ядро средств офисной оргтехники.[1]
2. Средства изготовления, хранения,
транспортирования и обработки документов
Средства составления и изготовления документов
Пишущие машинки
Этот недавно еще незаменимый вид конторского
оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными
принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за
существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.
Механические пишущие машинки самые простые и дешевые,
но и самые не удобные в работе.
Электрические пишущие машинки требуют от машинистки
минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое
количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей
машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.
Канцелярские пишущие машинки настольные,
труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.
Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего
бывают механическими.
Организационные
автоматы
Это агрегированный комплекс электромеханических и
электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления,
редактирования и изготовления текстоых и табличных документов. Оргавтоматы включают
в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие
устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Диктофонная
техника
Следует особо отметить целесообразность применения
диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при
создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление
документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью
с диктофона в 2 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей
печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в
организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.
Средства транспортирования документов
Транспортирование документов между служебными
помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может
осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.
Тележки универсальное, но не всегда удобное средство
транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов
документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные
транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.
Чаше других используются тросовые и ленточные
конвейеры.
Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее
простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами
или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.
Ленточные транспортеры могут достигать большой
протяженности (до 500 м),
иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные
ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем
направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим
исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров
существуют две разновидности организации транспортировки: документ без
использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например,
магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку
и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально
расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с
программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.
Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для
вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть
дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их
платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической
выгрузки и захвата груза.
Средства обработки
документов.
Адресовальные машины широко используются для
впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных:
адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных
документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для
последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа
текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке
штемпелейшаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные
стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для
плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также
получены из компьютера.
Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо
марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления
и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются
суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать
краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для
печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и
т. п.
Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги,
пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа
защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается
термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон
защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая
прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления,
обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.
Фальцевальные машины устройства для выполнения
различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного
складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды
фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др.
Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для
подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего
изготовления книг, брошюр и т.п. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи
любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на
выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную
продукцию.[2]
3. Средства копирования и размножения документов
Операции копирования и размножения документов (статей,
объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе
и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и
размножения документов используются специальные технические средства. Дня
получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться
средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании
(более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой
полиграфии).
Принципиальное отличие средств копирования от средств
малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается
непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной
печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.
Электрографическое копирование. Электрографическое
(электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее
время наиболее распространенным способом копирования.
Электрографическое копирование включает в себя
следующие процедуры:
1) светоэкспозиция: проектирование документа на
поверхность предварительно наряженного фотополупроводникового покрытия барабана
или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков
полупроводникового (на свету проводящего) покрытия и формирование невидимого
электростатического изображения документа;
2) проявление изображения: превращение скрытого
электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего
порошка (тонера) на заряженные участки;
3) печать: перенос красящего порошка с барабана или
пластины на бумагу или иную основу копии;
4) закрепление: растворение красящего порошка на копии
в парах ацетона.
Термографическое копирование. Это самый оперативный
способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на
специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но
через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое
качество, небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага.
Фотографическое копирование. Этот способ копирования -
самый давний. Он обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих
расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка,
сушка) получения копии. Важная, весьма распространенная разновидность
фотографического копирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании
документов. Используются особо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические
аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати
Электронно-графическое копирование. Оно основано на
оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них
изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации
информации на специальный носитель копии. Копии чаще всего получают на
электрофотопленке и на термореактивной бумаге, Копии на электрофотопленке
служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной
печати, и в аспекте подготовки высококачественных трафаретных печатных форм
электронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется.
Диазографнческое копирование. Диазографическое
светокопирование - диазография, синькография. Применяется преимущественно для
копирования большеформатной чертежно-технической документации. Оригинал должен
быть выполнен на светопроницаемой бумаге, кальке. Процесс заключается в
экспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную диазобумагу
и отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение
проявляется в парах растворителя (аммиака) в вытяжных шкафах, Качество
диазотипного светокопирования среднее.[3]
4. Компьютерные системы в оргтехнике
Система управления
электронными документами
Система управления электронными документами - это
набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры
создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Создание электронных документов. Создание простых
текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с
последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно,
эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с
использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и
высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных
высокохудожественных документов, предназначенных для последующего
тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур
набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций,
макетирования и верстки страниц, печати.
Часто непосредственными источниками материалов для
документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта,
электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.
Все процедуры создания документа можно эффективно
выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в
первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской
системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных
фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
Хранение электронных документов. Система хранения
электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию
документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и
конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной
информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ
являются базы данных. Манипулирование
электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются:
организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов,
их электронное распространение, распечатка и тиражирование.
Используя программные средства Microsoft Office, можно
обеспечить:
- обработку входящей и исходящей
информации;
- создание и редактирование электронных
документов;
- сбор и анализ данных (например,
отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и
пр.;
- хранение электронных документов в
базах данных с удобным поиском и доступом;
- маршрутизацию и рассылку электронных
документов по электронной почте и факсимильной связи;
- функции диспетчеризации прохождения
документов и электронного секретаря;
- удобное форматирование и распечатку
электронных документов и др.
Интегрированная система Team Office - полная офисная
открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к
электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду.
Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами
деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных;
имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library),
электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team
Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team
Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор
деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и
многое другое. Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся
область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые
groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной
работы с электронными документами многих пользователей).[4]
Список литературы
1.
Информационные
системы./Под ред. Г. А. Титоренко, Н.Г.
Черняк, Л.В. Ерешин. - М.: Финансы и статистика, 2004.
2.
Куликовский
Л.Ф., Морозов В.К. Основы информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 2004.
3.
Ложе
И. Информационные системы. Методы и средства. - М.: Дело, 2003.
4.
Милютина
И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий. - М:
Московские учебники и Картометография, 2003.
[1] Куликовский Л.Ф., Морозов В.К.
Основы информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 2004. – С. 61
[2]
Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий. - М:
Московские учебники и Картометография, 2003. – С. 84
[3]
Информационные системы./Под ред. Г. А. Титоренко,
Н.Г. Черняк, Л.В. Ерешин. - М.: Финансы и статистика, 2004. – С. 128
[4] Ложе И. Информационные системы.
Методы и средства. - М.: Дело, 2003. – С. 79