ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА В ФИТНЕС- КЛУБЕ

1. Квалификационные требования

1.     знание управленческих основ и менеджмента в спортивной организации

2.     знание основ фитнеса

3.     знания о здоровье человека

4.     грамотная речь

5.     настойчивость

6.     умение разговаривать

7.     небознь общаться с людьми

8.     открытость

9.     ответственность

10.                       внимательность

11.                       искренность

12.                       стройная фигура и спортивная форма

2. Должностные обязанности

1.     Мониторинг работы клуба.

2.     Контроль над деятельностью всех подразделений.

3.     Периодическое проведение аттестаций персонала.

4.     Проведение тренингов.

5.     Проведение внутримаркетинговых акций.

6.     Информирование о новых тенденциях и направлениях в фитнес индустрии.

7.     Рекомендации по маркетинговой стратегии.

8.     отчетность

Права

1.     принимать участие  при решении административных вопросов

2.     участвовать в решении трудовых конфликтах

3.     встреча клиентов

Ответственность

1.     ответы на звонки,

2.     консультации новых клиентов лично и по телефону.

3. Перечень вопросов, по которым работник вправе самостоятельно принимать решения

o    Проведение маркетингового исследования с целью определения концепции планируемого фитнес клуба. Маркетинговое исследование включает в себя анализ местоположения фитнес клуба, круга потенциальных потребителей фитнес услуг, выбора времени выхода на рынок, оценку основных конкурентов, стратегии ценообразования и тенденций развития рынка фитнес услуг.

o    Разработка концепции фитнес клуба на основании результатов проведенного маркетингового исследования. Определение комплекса базовых (тренажерный зал, зал аэробики и т. д.) и дополнительных (массаж, солярий, бар, и т. д.) услуг, предоставляемых центром, на основании экономической эффективности проекта.

o    Разработка планировки помещений фитнес клуба под предложенный комплекс основных и дополнительных услуг. Планировка помещений фитнес клуба делается исходя из технологии обслуживания клиентов в спортивных и фитнес клубах, учета правил и норм технической эксплуатации спортивных объектов

o    Разработка технического задания для архитекторов с последующим надзором за проведением проектных и строительных работ. Инженерно-технический консалтинг (вентиляция и кондиционирование, электроснабжение, водо- и теплоснабжение, компьютерные сети, телефония, пожарная и охранная сигнализации, и т.п.).

o    Консалтинг по подбору и установке спортивного оборудования. Обзор оборудования, представленного на рынке, фирмы-поставщики. Предложение по спецификации и расстановке

o    Разработка бизнес-плана проекта. Расчет основных экономических показателей (период окупаемости проекта, норма рентабельности индекс прибыльности и т.д.) на основе анализа рисков проекта, необходимых инвестиций и прогнозов о прибылях и убытках. Оценка эффективности проекта.

4. Перечень вопросов, по которым работник вправе участвовать в принятии  управленческих решений

o    Консалтинговые услуги по разработке организационной структуры клуба. Разработка модели управления клубом. Отделы и подразделения клуба. Штатное расписание. Графики работы сотрудников. Должностные инструкции. Учет, контроль, документооборот. Оплата, стимулирование труда. Координация и взаимодействие отделов и подразделений клуба.

o    Консалтинговые услуги по разработке стратегии маркетинга Цели и стратегия маркетинга. Ценообразование. Разработка и проведение рекламной кампании. Организация предпродаж. Проведение презентации (открытия) клуба. Разработка маркетингового плана. Разработка видов членств и форм оплаты. Организация мероприятий, направленных на создание положительного имиджа спортивного клуба. Создание фирменного стиля. Разработка макетов наружной рекламы, рекламы в прессе и интернет сайта.

o    Консалтинговые услуги по подбору и подготовке персонала

§  Отдел рецепции Определение структуры отдела. Должностные обязанности менеджера рецепции, администратора, стажера. Проведение собеседований. Отбор по результатам собеседований, испытательный срок. Проведение семинаров с ролевыми играми.

§  Введение в фитнес

§  Работа с клиентами клуба

§  Документы и отчетность

§  Услуги клуба, программы, цены

§  Управление отделом рецепции

§  Отдел продаж и маркетинга Определение структуры отдела. Должностные обязанности менеджера отдела продаж, координатора по продажам. Проведение собеседований. Отбор по результатам собеседований, испытательный срок. Проведение семинаров с ролевыми играми.

§  Введение в фитнес, фитнес - какпродукт

§  Технология продаж. Основные этапы

§  Продажи по телефону

§  Презентация клуба. Виды членств. Правила клуба, услуги

§  Работа с членами клуба

§  Работа с корпоративными клиентами

§  Отдел фитнеса Определение структуры отдела. Должностные обязанности фитнес-директора, менеджеров фитнес подразделений. Проведение собеседований. Отбор по результатам собеседований, испытательный срок. Проведение семинаров с ролевыми играми.

§  Фитнес-программы клуба. Фитнес-тестирование

§  Работа с клиентами клуба. Корпоративная этика

§  Спортивное питание

§  Управление отделом, работа в команде

§  Информационный консалтинг Клубная программа, цели и задачи, принципы работы. Структура и построение базы данных. Работа менеджеров с клубной программой: оформление контракта, внесение информации в базу данных (анкетные данные, начало и окончание членства, заморозки и т.д.). Работа с членской базой (отчеты о продажах услуг, посещаемости клуба, использования депозита, контроль окончания членств, составление рейтингов и т.д.). Работа отдела рецепции с клубной программой: регистрация посещений, продажа дополнительных услуг, распечатка чеков и т.п.). Работа управляющих клуба с программой: контроль динамики продаж, посещений, получение финансовых отчетов и статистики.

§  Дополнительные услуги клубам Разработка концепции предоставления дополнительных услуг клуба: фитнес-бар (спортивное питание), массажный кабинет, косметология, солярий, спортивный магазин. Подбор и обучение персонала. Учет, отчетность и документооборот. Оплата и стимулирование труда. Координация взаимодействия с другими отделами и подразделениями клуба.

§  Хозяйственно-технический отдел

§  Обучение менеджера отдела. Техническое обслуживание клуба. Организация хозяйственной деятельности. Графики работы сотрудников. Должностные инструкции. Тренинги и аттестации. Документооборот. Система мотивации персонала.

§  Подготовка менеджера (управляющего) клуба Основные направления работы фитнес клуба. Продажа фитнес услуг. Организационная структура клуба. Штатное расписание. Порядок учета рабочего времени. Начисление заработной платы. Клубная система, учет и отчетность. Работа с персоналом. Система мотивации сотрудников. Лидерство и работа в команде.

5. Сроки и процедуры подготовки и рассмотрения проектов управленческих решений

         Принятие решения – связующий процесс, присутствующий при выполнении любой управленческой функции. Необходимость принятия решения диктуется проблемами стоящими перед управляемой системой. Решение представляет собой такой акт человека или органов управления в котором поставлена цель, сформулированы задачи, предусмотрены исполнители, выделены ресурсы (трудовые, материальные, финансовые и т.п.).

Решения могут приниматься с помощью интуиции, суждения, методом рационального разрешения проблем. Интуитивное решение – это выбор сделанный на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, в данном случае не занимается сознательным взвешиванием всех “за” и “против” по каждой альтернативе и не нуждается даже в осмыслении ситуации. Однако как показывает опыт, шансы на правильный выбор без какого-либо приложения логики невысоки.

Различные управленческие вопросы решаются  в 3 дневной срок в зависимости от срочности и неотложности вопроса.

Принятие решений в управлении представляет собой сложный и систематизированный процесс, состоящий из ряда стадий. Технология подготовки и принятия решения включает 4 стадии:

-определение проблемы и выяснение ее причин;

-установка цели;

-разработка альтернативных вариантов решения проблемы;

-выбор наилучшего варианта.

Обнаружение проблемы – это осознание факта существования некоторого отклонения от ожидаемого хода событий. Источниками, из которых руководитель узнает о существовании проблемы, могут быть личные наблюдения, документы, средства массовой информации, общественное мнение и др.

На практике при выявлении крупных проблем, решение которых нельзя откладывать, чаще всего руководитель вместе со специалистами постоянно следит за контрольными индикаторами, которые сигнализируют, когда положение на управляемом объекте достигает или даже превышает предельные экстремальные значения.

6. Порядок служебного взаимодействия

         Взаимодействие администратора с другими службами организации (фитнес- клуба) изображено на рисунке 1.

 

Рис. 1. Взаимодействие администратора фитнес- клуба с другими  службами и отделами

7. Перечень услуг, оказываемых организацией, в подготовке и   реализации которых участвует должностное лицо

o    Отдел рецепции Организация рабочего места. Встреча клиентов. Навыки общения. Работа с телефоном. Отработка на практике техники качественного обслуживания клиентов. Координация работы с отделами и подразделениями клуба. Составление отчетов. Оформление клуба. Внутренняя реклама, информационные стенды. Проведение собраний администраторов и аттестаций. Решение конфликтных ситуаций. Контроль над работой подразделения.

o    Отдел продаж и маркетинга Продажа фитнес услуг. Работа с телефоном. Назначение встреч. Презентация (показ) клуба. Преодоление возражений. Работа с корпоративными клиентами. Рабата с членами клуба в режиме On line. Работа по сохранению членской базы. Работа в команде. Система оплаты и мотивация сотрудников. Ведение отчетности. Контроль над работой подразделения.

o    Отдел фитнеса Разработка и введение фитнес - программ. Графики работы инструкторов. Расписание групповых занятий. Персональный тренинг. Система учета инструктажей и персональных тренировок. Работа с клиентами. Работа спортивного врача. Фитнес-тестирование. Проведение тренингов. Аттестация персонала. Контроль над качеством предоставляемых услуг. Обучение фитнес-директора и менеджеров фитнес-направлений.

o    Дополнительные услуги Проведение тренингов персонала. Система оплаты и мотивация персонала. Отчетность и документооборот. Графики работы. Работа с кадровым резервом. Отработка на практике техники качественного обслуживания клиентов. Контроль над деятельностью подразделения.

o    Хозяйственно-технический отдел Работа менеджера отдела. Контроль над техническим обслуживанием клуба. Организация хозяйственной деятельности. Графики работы сотрудников. Должностные инструкции. Тренинги и аттестации. Документооборот. Система мотивации персонала. Организация работы с СЭС.

o    Финансовый отдел Разработка структуры отдела. Виды и формы отчетности подразделений клуба. Организация оперативного учета и контроля. Оптимизация учетной работы в фитнес клубе. Работа с клубной программой. Контроль над работой подразделения.

8. Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности

1.     Ознакомление с работой клуба.

2.     Предоставляемый набор услуг, соотношение цена-качество, работа персонала, чистота и комфорт в клубе, качество оборудования и т.д.

3.      Ознакомление с работой каждого из подразделений.

4.     Проведение интервью с персоналом.

5.     Проведение аттестаций персонала.

6.     Ознакомление с отчетной документацией.

7.     Работа с финансовыми документами.

8.     Анализ экономической деятельности клуба.

9.     Анализ документооборота, учета и отчетности клуба.

10.                       Предоставление отчета по результатам анализа работы клуба.

11.                       Разработка комплекса мероприятий по увеличению эффективности работы клуба.