1. НАЗНАЧЕНИЕ
И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящая методологическая инструкция
устанавливает требования к порядку проведения учебного процесса в НФ АСМС.
2. НОРМАТИВНЫЕ
ССЫЛКИ
Настоящий документ разработан на основании требований следующих стандартов:
·
ГОСТ Р ИСО
9001:2001 «Система менеджмента качества. Требования»;
·
ГОСТ Р ИСО
9004-2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности;
·
МИ «Порядок
разработки методологических инструкций»
·
Постановление
Правительства РФ № 610 от 26.06.95 г. «Об утверждении Типового положения об
образовательном учреждении дополнительного профессионального образования»
·
3. ОСНОВНЫЕ
ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
НФ АСМС - Новосибирский филиал Академии
стандартизации, метрологии и сертификации (учебной) Госстандарта России
СМК - система менеджмента качества
МИ -
методологическая инструкция
ОУ – образовательные услуги
|
 НФ АСМС
|
Система менеджмента качества
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
|
Шифр
документа
|
МИ-2004
|
|
Изменение:
|
Дата введения:
Разработал:
|
страница 2
из 12
|
4.
ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРОВЕДЕНИЯ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
Новосибирский
филиал АСМС – государственное некоммерческое образовательное учреждение
дополнительного профессионального образования проводит повышение квалификации
по направлениям:
·
Обеспечение
единства измерений;
·
Сертификация
продукции (услуг);
·
Управление
качеством;
·
Стандартизация;
·
Повышение
квалификации руководящих работников и специалистов по профилю программ
профессиональной переподготовки.
Слушателями
НФ АСМС могут быть специалисты по направлению предприятий и организации любой
формы собственности и частные лица, предпочтительно имеющие высшее, специальное
среднетехническое образование и большой стаж практической работы по выбранной
специальности.
Документом,
оформляющим взаимодействие НФ АСМС и предприятия, направляющего слушателя на
обучение, является договор. В соответствии с условиями заключенного договора
слушатели зачисляются в НФ АСМС на период обучения. Основанием для зачисления
являются соответствие квалификационным требованиям и наличие договора и копии
платежного поручения.
Зачисление
на обучение проводится приказом по НФ АСМС. Форма приказа о зачислении
приведена в Приложении.
По
завершении обучения в НФ АСМС слушатели получают документ установленного
образца о прохождении обучения: удостоверение о семинарском обучении,
удостоверение о краткосрочном повышении квалификации, свидетельство о повышении
квалификации, диплом о профессиональной переподготовке.
Основанием
для выпуска слушателя является успешная сдача экзамена или прохождение тест-контроля, предусмотренные соответствующими УТП,
рабочими программами.
Оформление
приказа о выпуске слушателей производится на основании ведомости контроля
знаний.
Учебный
процесс проводится с отрывом слушателей от работы по следующим формам:
семинарское обучение, краткосрочное повышение квалификации, повышение
квалификации, профессиональная переподготовка, индивидуальное обучение по всем
вышеперечисленным формам.
4.1.
Карта процесса
Организация учебного процесса
|
Карта образовательного процесса (уровни
ответственности)
|
|
№
|
Процедуры
|
Комментарий
|
Входные документы
|
Выходные документы
|
Матрица ответственности
|
|
Директор
|
Зам.директора по УР
|
Зав.учебной частью
|
Зав.отделениями
|
Председатели ЦК
|
Преподаватели
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
1
|
Проведение учебного процесса
|
Учебные
занятия проводятся в соответствии с расписанием, и с графиком учебного
процесса, разработанным на основе учебных планов. Они делятся на лекции,
практические и внеаудиторные
занятия. Учебная нагрузка аудиторными
учебными занятиями не должна превышать 36 учебных часов в неделю. Максимальная
нагрузка (аудиторная и внеаудиторная) не должна превышать 54 часа в неделю.
|
Учебные планы, график
учебного процесса, Расписание занятий, Учебно-методические комплексы по
предметам
|
Отчеты в индивидуальных
планах, Учебные журналы групп
|
|
Р
|
О
|
У
|
|
У
|
|
2
|
Проведение практики
|
Местом прохождения всех видов практики
являются предприятия, организации, учреждения различных форм собственности,
расположенные в г. Новосибирске и области. Порядок проведения практики
определяется Положением о практике и рабочей программой.
|
График проведения практик,
Приказ о допуске к практике, Положение о практике, Рабочий план практики,
Договора с предприятиями (базами практик)
|
Отчеты по практике,
|
|
Р
|
|
О
|
|
У
|
|
3
|
Проведение текущего контроля успеваемости
|
В
целях контроля успеваемости и посещаемости ежемесячно проводится аттестация
знаний учащихся по всем предметам после проведения 5 и более занятий по
данному предмету
|
График учебного процесса,
Положение о промежуточной аттестации
|
Учебный журнал группы,
Ведомость текущей аттестации
|
|
Р
|
|
О
|
У
|
|
|
4
|
Проведение предварительного собрания о допуске к
сессии
|
При
подведении итогов текущей успеваемости на аттестационной неделе Успевающие
студенты получают допуск к сессии, а студенты, не выполнившие учебный график,
предупреждаются зав. отделением о возможном не допуске к экзаменационной
сессии с последующим отчислением.
|
Учебная нагрузка, График
учебного процесса, Текущие ведомости
|
Распоряжение по отделению о допуске к сессии
|
|
Р
|
|
О
|
|
|
|
5
|
Составление расписания зачетов и экзаменов
|
На основании учебного плана по
специальности, графика учебного процесса зав. отделениями составляют расписание
зачетов и экзаменов .
|
Учебный план, Аудиторный
фонд
|
Расписание экзаменационной
сессии
|
|
Р
|
О
|
О
|
У
|
У
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
6
|
Проведение сессии
|
Основными
формами промежуточной аттестации являются: экзамен по отдельной дисциплине,
комплексный экзамен по двум или нескольким дисциплинам, зачет по отдельной
дисциплине, курсовая работа (проект), контрольная работа. Студентам в индивидуальном порядке по их
заявлению заведующим отделением может быть разрешена досрочная сдача экзамена
при условии выполнения учебного графика
|
Положение об организации
учебного процесса
|
Зачетные и экзаменационные
ведомости, Зачетные книжки
|
|
Р
|
О
|
О
|
У
|
О
|
|
7
|
Оформление приказа о переводе
|
На
основании результатов промежуточной аттестации зав. отделением готовит приказ
о переводе на следующий курс слушателей, успешно выполнивших график учебного
процесса, а так же приказ о назначении академической и социальной стипендии. Приказы утверждаются директором.
|
Зачетные и экзаменационные
ведомости
|
Приказ о переводе
|
Р
|
|
|
О
|
|
|
|
8
|
Оформление приказа о допуске к ИГА
|
На
основе анализа сводных ведомостей успеваемости слушателей и результатов
прохождения практик зав. отделением составляет Приказ о допуске к ИГА,
который утверждается ректором Вуза.
|
Требования к ИГА
|
Приказ о назначении
академической и социальной стипендии
|
Р
|
|
|
О
|
|
|
|
9
|
Организация и проведение итоговой государственной
аттестации студентов
|
Экзаменационные билеты для
ИГА составляются в соответствии с требованиями ГОС по специальности
(теоретические вопросы и профессиональные задачи), рассматриваются на
заседании ЦК, утверждаются зам. директора по УР. Перечень материалов
справочного характера, которые разрешены к использованию на экзамене, утверждается зам. директора по УР.
Расписание экзаменов и консультаций составляется не менее чем за две недели
до начала аттестации.
|
Положение об ИГА, Приказ о
допуске слушателей, Приказ о составе комиссии, Программа ИГА, Государственный
стандарт по специальности, учебный план
|
Отчеты ИГА, ведомости и
Книга протоколов заседаний ИГА, зачетные книжки
|
Р
|
О
|
О
|
О
|
О
|
У
|
|
10
|
Анализ итогов ИГА
|
Анализ итогов ИГА
проводится на заседании…ЦК..?
|
Отчеты ИГА
|
Протокол заседания цикловой
комиссии
|
Р
|
|
|
|
О
|
|
Условные
обозначения:
Р
– руководитель
О – ответственный исполнитель
У – Участник
Параметры качества
процесса – Алгоритм действий
устанавливает порядок организации и проведения образовательного процесса.
Параметры качества процесса:
Своевременность – согласно плана-графика или
назначенным календарным срокам.
Результативность - процент окончивших обучение к проценту
зачисленных.
Измерение удовлетворенности слушателей
Измерение удовлетворенности персонала
Эффективность рассчитывается бухгалтерией
Параметры качества продукции:
Качественная успеваемость
Количество прошедших
повышение квалификации
Количество отчисленных
4.1
Алгоритм процесса «Порядок проведения учебного процесса»
4.2
Карта процесса «Организация и управление учебным
процессом»
Цель:
|
НФ АСМС
|
Система менеджмента качества
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
|
Шифр
документа
|
МИ-2004
|
|
Изменение:
|
Дата введения:
Разработал:
|
страница 3 из
12
|
Назначение:
проведение качественного учебного процесса
Алгоритм
процесса приведен на
рис. 1.
Этапы
процесса приведены в
табл. 1.
Владелец
процесса: директор филиала.
Основные
входы процесса:
Положение о НФ АСМС
План-график обучения на учебный год
Внеплановые группы разных форм обучения по заявкам
Выходные анкеты слушателей
Отчеты аудиторов
Протоколы анализа руководства
Основные
выходы процесса:
Проведенные занятия
разных форм обучения
Записи текущей успеваемости
Ведомости на защиту курсовых
работ
Зачетные и экзаменационные ведомости
Ведомости на выдачу
свидетельств и удостоверений
5.
ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРОВЕДЕНИЯ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
Новосибирский
филиал АСМС – государственное некоммерческое образовательное учреждение
дополнительного профессионального образования проводит повышение квалификации
по направлениям:
·
Обеспечение
единства измерений;
·
Сертификация
продукции (услуг);
·
Управление
качеством;
·
Стандартизация;
·
Повышение
квалификации руководящих работников и специалистов по профилю программ
профессиональной переподготовки.
«Управление документацией»
1.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1.
Настоящий
стандарт устанавливает порядок управления документацией в системе менеджмента
качества АСМС
1.2.
Настоящий
стандарт обеспечивает соответствие АСМС ГОСТ Р
ИСО 9001-2001 и поддерживает в стабильном рабочем состоянии процессы СМК.
2.
НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящем стандарте
использованы ссылки на следующие нормативные документы:
2.1.
ГОСТ Р ИСО
9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
2.2.
ГОСТ Р ИСО
9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования».
2.3.
ГОСТ Р ИСО
9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению
деятельности».
2.4.
ГОСТ Р ИСО 19011-2003
«Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем
экологического менеджмента».
2.5.
ГОСТ Р 1.5-2002
ГСС РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению,
содержанию и обозначению.
2.6.
ГОСТ 2.105-95
ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
2.7.
ГОСТ 2.501-88
ЕСКД. Правила учета и хранения.
2.8.
ГОСТ 2.503-90
ЕСКД. Правила внесения изменений.
2.9.
технологической
документации.
2.10.
ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов.
3.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Термины
и определения, применяемые в документации АСМС соответствуют ГОСТ Р ИСО
9001-2001. В настоящем СТП применяются следующие термины с соответствующими
определениями:
3.1.
ДОКУМЕНТ – зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами.
3.2.
ДОКУМЕНТАЦИЯ НОРМАТИВНАЯ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ -
документация, содержащая правила, общие принципы, характеристики объектов
стандартизации, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов и
доступная широкому кругу потребителей.
3.3.
ДОКУМЕНТООБОРОТ –
движение документа с момента получения или создания до завершения выполнения,
отправки или сдачи в дело.
3.4.
ОРИГИНАЛЫ -
документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по
ним подлинников.
3.5.
ПОДЛИННИКИ -
документы, выполненные на любом материале, позволяющем многократное
воспроизведение по ним копий.
3.6.
ДУБЛИКАТЫ - копии
подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника,
выполненные на любом материале, позволяющем многократное копирование.
3.7.
РЕГИСТРАЦИЯ
ДОКУМЕНТА – фиксация факта создания или поступления документов путем
проставления индекса.
3.8.
СВОДНАЯ
НОМЕНКЛАТУРА – систематизированный перечень наименований документов с указанием
сроков хранения.
3.9.
ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой
дел.
3.10.
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАЦИИ СМК
3.10.1. Управление документацией - взаимосогласованный
комплекс норм, методов и деятельности оперативного и долговременного характера,
используемых для обеспечения установленного уровня требований к качеству
организационной, нормативной и методической документации Вуза.
3.10.2. Документация СМК обеспечивает:
· единое понимание Политики в области качества и методов
ее реализации;
· описание процедур по обеспечению, управлению и
улучшению качества;
· определение критериев оценки деятельности предприятия
в целом и конкретных исполнителей по качеству;
· получение и регистрацию информации о результатах этой
деятельности для объективной оценки СМК в целом и удовлетворенности
потребителей и всех заинтересованных сторон;
· четкое регламентирование требований, положений и
процессов СМК, включая распределение прав, обязанностей и ответственности
структурных подразделений и должностных лиц за обеспечение качества, а также порядок
их взаимодействия.
3.10.3. Документация СМК разрабатывается с учетом специфики образоательных процессов АСМС (ГОСТ Р), международными стандартамиэ
3.10.4. В АСМС используется следующая структура документации
СМК:
|
1 уровень
|
Документированные
положения политики и целей в области качества, Руководство по качеству АСМС».
|
|
2 уровень
|
2.1. Документы, требуемые
ГОСТ Р ИСО 9001:2001:
·
СТП
СМК«Управление документацией»;
·
СТП
СМК«Управление записями»;
·
СТП
СМК«Внутренние аудиты»;
·
СТП
СМК«Управление несоответствующей продукцией»;
·
СТП
СМК«Корректирующие действия»;
·
СТП
СМК«Предупреждающие действия».
2.2. Документы,
необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления и
управления специфическими образовательными процессами:
·
Стандарты АСМС
·
Планы по
качеству.
|
|
3 уровень
|
Записи по качеству.
|
|
Базовый уровень
|
Внутренние нормативные
документы по конкретным вопросам деятельности в системе качества, должностные
инструкции.
|
|
Законода-
тельная база
|
Законы РФ,
Государственные стандарты, международные стандарты, внешняя нормативная
документация, лицензионные документы.
|
3.10.5. Основной задачей управления документацией является
обеспечение подразделений всей необходимой и актуализированной документацией
при решении стоящих перед предприятием функциональных задач.
3.11.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К
ДОКУМЕНТАЦИИ СМК
3.11.1. Ответственность за
управление внешней документацией, относящейся к законодательным актам и
нормативно-правовым документам, возлагается
на Ректора АСМС.
3.11.2. Общее руководство работами по управлению документацией
и оценку состояния документации СМК осуществляет завуч
3.11.3. Ответственность за выполнение требований к
документации СМК и за исполнение системы управления документацией возлагается
на завуча.
3.11.4. Ответственность за актуализацию и использование
документации СМК, описывающих специфику процессов и имеющих силу только для
данного структурного подразделения, возлагается на руководителя подразделения,
в том числе:
· за управление конструкторской и технологической
документацией –начальники отдела главного конструктора и отдела главного
технолога предприятия;
· за управление нормативной документацией по стандартизации - завуч
· за управление организационно - распорядительной
документацией - секретарь;
· за управление законодательной документацией –
юрисконсульт.
3.12.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ НАЛИЧИЯ ВЕРСИЙ ДОКУМЕНТА НА МЕСТАХ
ПРИМЕНЕНИЯ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ
3.12.1. Разработанные на предприятии утвержденные документы
(подлинники) подлежат регистрации в соответствующих журналах регистрации
3.12.2. Вся документация, поступающая на предприятие
корреспонденции и направляется адресату .
3.12.3. Документы передаются на размножение согласно перечня
рассылки или листа согласования всем заинтересованным подразделениям.
3.12.4. Документация, поступающая к секретарю от подразделений
для отправки в сторонние организации должна регистрироваться в журнале регистрации
исходящей документации по форме приложения Б к настоящему СТП.
3.12.5. После размножения подлинники (дубликаты) документов
возвращаются в подразделения, где проходили регистрацию.
3.12.6. Копии документов передаются в подразделения
предприятия или заинтересованным лицам для сведения или исполнения обязательно
под роспись и с отметкой в журнале регистрации копии или карточке учета
документов.
3.12.7. Контрольные экземпляры документов из архивов не
выдаются. Документация, необходимая для
постоянной работы, выдается в подразделения предприятия ответственным лицом,
назначенным руководителем подразделения.
3.12.8. Документация, необходимая как справочный материал,
выдается во временное пользование. Запись выданной документации производится в
журнале регистрации согласно приложения В настоящего СТП.
3.13.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
АДЕКВАТНОСТИ И АКТУАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.13.1. Основанием для разработки и переработки документов СМК
являются:
· изменения стратегии, политики и целей в области
качества;
· изменения в процессах СМК производственных процессов;
· изменения требований потребителей;
· поступление предложений по совершенствованию
документации;
· выявление несоответствий владельцами процессов и/или
аудиторами (как внешними, так и внутренними);
· если число внесенных в документ изменений равно
десяти.
3.13.2. Ревизия документации СМК первого и второго уровней
проводится 1 раз в шесть месяцев, остальной документации по мере необходимости.
3.13.3. Актуализация и внесение изменений в документацию СМК
производятся по указанию высшего руководства, предложениям ведущих специалистов
и персонала АСМС после согласования с завучем.
3.13.4. При поступлении на предприятие извещений об изменении
или аннулировании документа, копии извещений, для сведения направляются в
подразделение, имеющее данный документ.
3.13.5. Текущую корректировку документов разработчик проводит
по мере накопления данных (в процессе производства, по результатам испытаний и
т.п.), требующих изменения документа.
3.13.6. По результатам проверки и анализа документа, по мере
накопления данных, требующих актуализации документа или его аннулирования, разработчиком
документа оформляется извещение об изменении (аннулировании) документа согласно
ГОСТ 2.503 или проводится изменение документации на основании журнала
замечаний.
3.13.7. Ответственность за оформление извещения, за
правильность внесения изменений в копии и подлинник документа на основании
изменения или журнала замечаний несет разработчик извещения. Копии извещений
хранятся в отдельной папке.
3.14.
ХРАНЕНИЕ И ИЗЪЯТИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.14.1. Порядок учета и хранения документации в АСМС
осуществляется в соответствии с ГОСТ 2.501.
3.14.2. Подлинники (дубликаты) документов хранятся в
подразделениях, где они регистрируются, на стеллажах или в шкафах.
3.14.3. Копии конструкторской и технологической документации
хранятся на производственных участках на стеллажах или в тумбочках.
3.14.4. Изъятие недействительной документации производится при
поступлении извещения на аннулирование.
3.14.5. Копии конструкторских и технологических документов
изымаются и уничтожаются, на подлиннике
ставится штамп об аннулировании или замене по ГОСТ 2.501, на контрольном
экземпляре делается отметка об аннулировании или замене документов.
3.14.6. Документация по стандартизации и стандарты предприятия
изымаются и аннулируются.
3.14.7. Аннулированные документы хранятся на отдельных
стеллажах и используются при необходимости для справок.
3.14.8. К ознакомлению с информацией и документами,
содержащими сведения о системе качества, работоспособности предприятия,
конкурентоспособности продукции, коммерческую тайну допускаются лица только с
письменного разрешения руководителя предприятия.
4.
ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
4.1.
ЦЕЛЬ И ВЛАДЕЛЕЦ ПРОЦЕССА
|
4.1.1. Цель процесса – организация и управление информационно-поисковой
системой рационального документооборота СМК.
|
|
4.1.2.
Владелец процесса – Завуч
|
|
4.1.3.
Процесс «Управление
документацией СМК» состоит из двух подпроцессов – «Управление
внешней документацией СМК» и «Управление внутренней документацией СМК».
|
4.2.
ОПИСАНИЕ
ВХОДНЫХ ДАННЫХ ПРОЦЕССА
Входные данные представлены в таблице 1.
Таблица 1
Входные данные процесса
|
№ п/п
|
Наименование
входных данных
|
Ответственное
должностное лицо
|
|
1
|
2
|
3
|
|
1
|
Указания
руководства по разработке, изменению документации
|
Завуч
|
|
2
|
План
разработки и внедрения СМК
|
Завуч
|
|
3
|
Предложения
по совершенствованию документации
|
Завуч
|
|
4
|
План
работы отдела качества
|
Завуч
|
5.1.
Содержание и
последовательность действий, матрица ответственности должностных лиц
подпроцесса «Управление внешней документацией СМК» представлены в таблице 2.
Таблица 2. Содержание и последовательность действий,
матрица ответственности должностных лиц
|
№
п/п
|
Действия
|
Комментарий
|
Должностные лица
|
|
Ректор
|
Заведующий учебным процессом
|
Секретарь
|
Руководитель СП
|
|
1
|
2
|
3
|
|
4
|
5
|
7
|
|
1
|
Поступление
документа
|
При поступлении внешнего документа определяется
происхождение, статус, целевое назначение и уровень документа Нормативно-техническую документацию заказывает
отдел качества по заявкам подразделений предприятия.
Государственные, отраслевые стандарты, документация по
системе качества, сертификации и метрологии приобретается в магазине
стандартов.
|
Р
|
О
|
У
|
|
|
2
|
Регистрация
и идентификация и документа
|
Производится
в соответствии с установленными требованиями (п.п. 5.3., 5.4 настоящего СТП)
|
|
Р
|
О
|
У
|
|
3
|
Обеспечение
наличия и сохранение действующих версий документа
|
Обеспечение
пользователей необходимым количеством печатных экземпляров и сохранение
документа в печатной или электронной версиях в соответствии с п.5.4.
настоящего СТП.
|
|
Р
|
О,У
|
О,
У
|
|
4
|
Обеспечение
сохранения документов
|
Документы
хранятся в соответствии с требованиями п.5.6. настоящего СТП.
|
|
Р
|
О,У
|
О,У
|
|
5
|
Контроль
актуальности внешних документов
|
Устаревшие
документы изымаются в соответствии с нормативными требованиями
|
|
Р
|
О
|
У
|
5.2.Содержание и
последовательность действий, матрица ответственности должностных лиц
подпроцесса «Управление внутренней документацией СМК» представлены в таблице 3.
Таблица 3. Содержание и последовательность действий,
матрица ответственности должностных лиц
|
№
п/п
|
Действия
|
Комментарий
|
Должностные лица
|
|
ректор
|
Заведующий
учебным отделом
|
Секретарь
|
Руководитель СП
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
1
|
Разработка
и оформление документа
|
Проект документа
разрабатывает заинтересованное СП в соответствии с утвержденным планом или
техническим заданием на разработку.
Основанием для
разработки может быть также приказ руководителя
|
|
Р
|
У
|
О
|
|
2
|
Проверка
документа на адекватность, согласование и утверждение
|
Проект документа
направляется на экспертизу в компетенцию которых входит решение вопроса,
изложенного в документе,
СП обязаны рассмотреть проект в срок не более 10 дней
и направить разработчику замечания, а также технически обоснованные отказ или
предложения в план организационно-технических мероприятий по внедрению
документа, если они необходимы. Проект документа согласовывается с
руководителями СП и затем утверждается.
|
|
Р
|
О, У
|
У
|
|
3
|
Идентификация
и регистрация документа
|
Производится
в соответствии с установленными требованиями (п.п. 5.3., 5.4. настоящего
СТП).
|
|
|
Р,
О
|
У
|
|
4
|
Обеспечение
наличия и сохранение действующих версий документа
|
После
размножения подлинники (дубликаты) документов возвращаются в СП, где
проходили регистрацию.
Копии документов передаются в СП предприятия или
заинтересованным лицам для сведения или исполнения обязательно под роспись и
с отметкой в журнале регистрации копии или карточке учета документов.
Документация, необходимая для постоянной работы, выдается в СП
предприятия ответственным лицом, назначенным руководителем подразделения.
Все копии
документов (кроме организационно-распорядительной документации) ставятся на
абонементное обслуживание.
Документация, необходимая как справочный материал,
выдается во временное пользование. Запись выданной документации производится
в журнале регистрации.
|
|
Р
|
О
|
О
|
|
5
|
Актуализация
документа и идентификация изменений
|
Производится совместно с разработчиком
документа при поступлении новой информации и документов, по распоряжению
высшего руководства, либо в плановом порядке
Текущую
корректировку документов разработчик проводит по мере накопления данных (в процессе
производства, по результатам испытаний и т.п.), требующих изменения
документа.
|
Р
|
О
|
О,
У
|
У
|
|
6
|
Изъятие
|
По результатам
проверки и анализа документа, разработчиком документа оформляется извещение
об аннулировании документа согласно ГОСТ 2.503. Копии извещений хранятся в
отдельной папке.
Ответственность за оформление извещения, несет
разработчик извещения.
|
|
Р
|
О
|
У
|
Уровни ответственности должностных лиц:
«Р» - общее
руководство работами, разработка решений;
«О» - несет
ответственность за качество данного этапа работы, ответственный исполнитель;
«У» - участвует в работе, участник процесса.
5.3.Описание выходных данных процесса
Выходные
данные процесса представлены в таблице 4.
Таблица 4 Выходные данные процесса
|
№ п/п
|
Наименование
выходных данных
|
Ответственное
должностное лицо
|
|
1
|
Новые зарегистрированные
внешние документы
|
Секретарь
|
|
2
|
Новые зарегистрированные
внутренние документы СМК
|
Завуч
|
|
3
|
Измененные внутренние
документы СМК
|
Завуч
|
|
4
|
Изъятые документы СМК
|
Завуч
|
|
5
|
Журнал регистрации
исходящей документации
|
Секретарь
|
|
6
|
Журнал регистрации документации, выданной во временное
пользование
|
Секретарь
|
|
7
|
Журнал регистрации входящей
документации
|
Секретарь
|
5.4.Параметры
и мониторинг процесса
Метрики процесса:
· временные – разработка, анализ и контроль
документации в соответствии с намеченными сроками;
· общие характеристики процесса -
стандартизация и унификация документации, исполнение, актуализация и наличие
документов
· обеспечение ресурсами - кадровыми,
материально-техническими, информационными.
Оценка процесса в целом проводится 1 раз в полгода. Ответственным
за проведение оценки является представитель руководства по качеству.
Ответственным за текущий мониторинг (результаты сверки эталонов и копий
документов) является начальник отдела качества.
Приложение А (информационное)
Ж У Р Н А Л
регистрации входящей
корреспонденции
|
Входящий
номер
|
Дата
входящей
регистрации
|
Номер
документа
отправителя
|
Адрес
отправителя
|
Краткое содержание документа
|
Кому
направлено
|
Дата
получения
и роспись
исполнителя
|
Дата
контроля
секр.
|
Номер
дела
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение Б (информационное)
Ж У Р Н А Л
регистрации исходящей документации
|
Исходящий номер
|
Адрес получателя
|
Краткое содержание документа
|
Кол.
листов
|
Кто подписал и
исполнитель
|
Номер дела, куда подшита копия
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение В (информационное)
Ж У Р Н А Л
регистрации документации, выданной во временное пользование
|
Дата выдачи
|
Обозначение документа
|
Кому выдано
|
Подпись
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|