ГОСТ "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и используемые в деятельности:

-             федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

-             предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

2. Реквизиты и их краткая характеристика

Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 30 реквизитов.

2.1. Реквизиты названия документов

В нее входят  реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1  «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством  случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается. 

Реквизит № 2  «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение в ООО «ДИН» – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3  «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4  «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение в ООО «ДИН» – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5  «Код формы  документа по УКУД»

Расположение в ООО «ДИН» – на той же строке где четвертый реквизит. Необходимо располагать под четвертым реквизитом

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства  (высшей организации, или основателя).  

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7  «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом. Расположение в ООО «ДИН» - в верхней части документа, т.к. нет шестого реквизита.

Реквизит № 8  «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение в ООО «ДИН» – пишется под седьмым реквизитом, соответствует ГОСТу.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание в ООО «ДИН» – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение в ООО «ДИН» – под восьмым реквизитом. Оформление соответствует ГОСТу

Реквизит № 15 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение в ООО «ДИН» – в верхней части формуляра  документа, по центру ниже девятого реквизита, на шестой строке. Хотя необходимо писать слева.

Реквизит № 11 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности  – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

2.2. Реквизиты датирования и индексации документов

В нее входят  реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11  «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков[2].

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело). 

Расположение в ООО «ДИН» – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее. Соответствует ГОСТу

Реквизит № 12  «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение в ООО «ДИН» – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание  – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом. В ООО «ДИН» располагается в правом верхнем углу, что противоречит ГОСТу.

Реквизит № 14 «Место составления или  издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение в ООО «ДИН» – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

2.3. Реквизиты оформления текста

В нее входят  реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение в ООО «ДИН» – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19  «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным  и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через  один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение в ООО «ДИН» – пишется на девятой строчке в левой стороне. В ООО «ДИН» пишется по центру сразу перед текстом документа.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение в ООО «ДИН» – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

2.4. Реквизиты утверждения документа

В нее входят  реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

Написание в ООО «ДИН» – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие-либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила.

Расположение в ООО «ДИН» – в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.

Реквизит № 23 «Подпись»

Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.

Расположение в ООО «ДИН» – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.

Реквизит № 24 «Гриф согласования»

Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.

Расположение в ООО «ДИН» – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.

Реквизит № 25 «Виза»

Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.

Расположение в ООО «ДИН» – на документе внутреннего использования ООО «ДИН» виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

Реквизит № 26 «Печать»

Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати в ООО «ДИН»  ставится так, что он накрывает часть наименования должности особы, которая подписала документ.

Расположение в ООО «ДИН» – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

2.5. Реквизиты о получении и исполнении документов

В нее входят  реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30.

Реквизит № 18 «Резолюция»

Написание – надпись на документе сделанная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

Расположение в ООО «ДИН» – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»

Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

Расположение в ООО «ДИН» - проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.

Реквизит № 22 «Отметка о приложении»

Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Расположение в ООО «ДИН» – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.

Расположение в ООО «ДИН» – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»

Написание в ООО «ДИН» – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.

Расположение в ООО «ДИН» – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).

Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»

Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.

Расположение в ООО «ДИН» – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»

Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.

Расположение в ООО «ДИН» – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).

3. Организационно-правовые документы

Организационно-распорядительная  документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все  учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных  документах. В соответствии с положениями о государственных  органах  классифицируются  и распорядительные  документы.

К распорядительным документам, отражающим  административно-управленческую  деятельность учреждений, относятся:  постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.[3]

1. Постановление  определено как « правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными  органами коллегиального управления в целях   разрешения  наиболее  важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм  правил поведения.

Постановления принимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных  и автономных республик по организационным  и другим  вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом  верховного  Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных  республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом  Министров РФ и Советами  Министров  союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение.  По наиболее важным вопросам государственного  управления издаются  совместные  постановления, являющиеся  правовыми актами.

2. Решение  как распорядительный документ  является правовым  актом, принимаемым  Советами  народных  депутатов и   исполнительными комитетами. Решения  оформляют  также  результаты  деятельности  и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств  и ведомств,  научных советов  и т.п.

3.  Распоряжение  -  акт  управления  государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.  Распоряжение  являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения  издают Совет Министров РФ, Советы Министров  союзных республик ( на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного  управления  и администрация  предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами  РФ  или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.

4. Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону (пример приказа в приложении №1).

5. Протокол - организационо-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа, в оде которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов  зависит качество записи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

6. Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав  железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности  Вооруженных сил РФ  (Строевой устав, Дисциплинарный  устав и т.д.) Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются  и утверждаются  съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных  Советов).

7. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие   порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах РФ), единого органа (например, Положение о государственной автомобильной  инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы).  Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует  выделить  положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

8. Инструкции - «правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

4. Информационно-справочные документы

Справочно-информационные документы – это документы, которые составляют большую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, и осветляет различные стороны их деятельности.

В справочно-информационные документы входят: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, договор.

Договор, документ, который фиксирует согласие сторон о установлении каких – либо отношений, и регулирует эти отношения.

Реквизиты договора[4]:

-       название вида документа (Договор);

-       дата;

-       индекс;

-       место составления или издания;

-       заглавие к тексту;

-       вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор: должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначения их полномочий);

-       предмет договора;

-       изложения порядка рассмотрения споров;

-       общая сумма договора;

-       общие сроки действия договора;

-       юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес, расчетные счета);

-       подписи и печати сторон;

-       дополнения.

Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.

Чаще общие реквизиты писем такие:

-       эмблема (знак);

-       наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

-       наименование структурного подразделения;

-       адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);

-       телефон;

-       телеграфный шифр;

-       отделение банка и расчетный счет;

-       дата;

-       почтовый индекс адресата;

-       заглавие (если письмо написано на листе А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».

Докладная записка – это документ который адресуется управляющему данной или высшей организации и содержит детальное изложение какого-нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.

Если записка содержит ведомости внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых листах бумаги А4, содержат дату и заглавие к тексту.

Докладная записка имеет также реквизиты (на общем бланке):

-       название вида документа;

-       дата;

-       индекс;

-       место издания;

-       заглавие к тексту;

-       текст;

-       отметка о наличие дополнений;

-       подпись.

Также на предприятии используются такие формы информационно-справочных документов, как: акт, документ, который составляется несколькими особами и утверждает установленные факты и действия; протокол, документ, который фиксирует ход обговоренных вопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов; справка, документ информационного характера, составляется по указанию высшего органа или управляющей служебной особой; объяснительная записка,  документ объясняет содержание отдельных положений главного документа (плана, проекта и т. п.).[5]

5. Организация делопроизводства

В состав делопроизводственной службы на изучаемом предприятии (ООО «ДИН») включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

-         Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

-         Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

-         прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

-         регистрация документов,

-         машинописные работы,

-         распределение телефонных звонков,

-         отправка документов,

-         информационно-справочная работа с документами;

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

-         снабжает канцелярскими принадлежностями;

-         обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

-         ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

-         устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «ДИН».