1. Реквизиты и их краткая характеристика в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30 - 97

Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит. Образец размещения реквизитов на листе бумаги формата А4 смотрите в Приложении № 1 и № 2.

Реквизиты названия документов

В нее входят  реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1  «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством  случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей[1]. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается. 

Реквизит № 2  «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3  «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4  «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5  «Код формы  документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства  (высшей организации, или основателя).  

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7  «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8  «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 15 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра  документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 11 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности  – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

Реквизиты датирования и индексации документов

В нее входят  реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11  «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков[2].

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело). 

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12  «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание  – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или  издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

Реквизиты оформления текста

В нее входят  реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19  «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным  и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через  один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Реквизиты утверждения документа

В нее входят  реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила.

Расположение – в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.

Реквизит № 23 «Подпись»

Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.

Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.

Реквизит № 24 «Гриф согласования»

Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова                  «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.

Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.

Реквизит № 25 «Виза»

Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.

Расположение – на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

Реквизит № 26 «Печать»

Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.

Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

Реквизиты о получении и исполнении документов

В нее входят  реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквизит № 18 «Резолюция»

Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»

Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.

Реквизит № 22 «Отметка о приложении»

Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.

Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»

Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.

Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).

Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»

Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.

Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»

Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.

Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).

Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)

Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации.

Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.

2. Проанализировать систему делопроизводства на примере той организации, где Вы работаете; охарактеризовать бланк письма и общий бланк

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

-         Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

-         Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

-         прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

-         регистрация документов,

-         машинописные работы,

-         распределение телефонных звонков,

-         отправка документов,

-         информационно-справочная работа с документами;

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

-         снабжает канцелярскими принадлежностями;

-         обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

-         ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

-         устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «ДИН».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Основными задачами Общего отдела являются:

-         Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.

-         Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.

-         Сокращение документооборота, унификация форм документов.

-         Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

-         Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.

-         Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

-         Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

-         Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

-         Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспечения управления;

-         Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

-         Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании.

-         Осуществление контроля за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений);

-         Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

-         Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

-         Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

-         Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «ДИН» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО «ДИН» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО «ДИН» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

-         Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

-         Входной контроль и регистрация технической документации;

-         Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;

-         Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

-         Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

-         Документальная подготовка сдачи объекта;

-         Оформление и согласование проектов технической документации;

-         Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

-         Разработка технической части договоров на работы отдела;   - Лицензирование и сертификация работ  и видов    деятельности;

-         Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

ООО «ДИН» в бланках своих писем использует следующие реквизиты:

-         эмблема (знак);

-         наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

-         наименование структурного подразделения;

-         адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);

-         телефон;

-         телеграфный шифр;

-         отделение банка и расчетный счет;

-         дата;

-         почтовый индекс адресата;

-         заглавие (если письмо написано на листе А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа, который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».

В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его телефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его в дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеля оставляется место: 15 междустрочных интервалов.

Бланк документа в ООО «ДИН» – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документов, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков документов в организации используются два основных формата бумаги: А4 и А5- допускается также использование бумаги форматов А3 и А6.

ГОСТ устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое – не менее 20; правое – не менее 10; верхнее – не менее 15; нижнее – не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица используются следующие виды бланков:

-     Общий бланк, который используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем

-     Бланк письма;

-     Бланк конкретного вида документа.

3. Организационно-распорядительные документы. Охарактеризовать и привести примеры документов этой группы, используемых в Вашей организации

Организационные документы – закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами.

В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.

Положение – это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений[3]. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные – управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты:  наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:

-       общие положения;

-       имущество и деньги предприятия;

-       производственная и хозяйственная деятельности;

-       права и обязанности предприятия или его подразделения;

-       структура управления;

-       реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.

В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения, организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные связи с другими организациями, подразделениями.

Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль, отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения, порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег.

В других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и рационализацию, положение материально –технического обеспечения.

Устав – это собрание правил, которые регулируют:

-       основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства;

-       условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления;

-       конкретную сферу деятельности организаций.

Устав включает такие реквизиты:

-       гриф утверждения высшей организации или органа управления;

-       наименование вида документа (устав);

-       заглавие;

-       текст;

Текст включает такие разделы:

-       Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др.

-       Главная деятельность, ее содержание.

-       Планирование и учет работ.

-       Предназначение вспомогательных служб.

-       Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности.

-       Специфическая особенность деятельности.

Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей  и порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Инструкция – это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно – технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты[4]:

-       наименование ее вида;

-       короткое содержание (заглавие);

-       текст;

-       должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;

-       подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты – арабскими.

Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения.

Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно – правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы противоречили закону.

Подготовка распорядительных документов довольно сложный процесс, в котором можно выделить такие стадии: изучения сути вопроса, подготовка проекта документа, его согласования и заверение.

Распоряжение – это правовые акты, которые издаются персонально управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения оперативных вопросов.

Как правило, этот документ имеет ограниченный  срок действия и касается узкого круга организаций, должностных особ и граждан.

Реквизиты распоряжений, в основном повторяют реквизиты решений.

Приказ – это правовой акт, который издаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций высших органов.

Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности.

Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не распространяется вне предприятия, объединения, учреждения.

Образец приказа

ООО «ДИН»

Приказ

16. 01. 96.                                       г. Москва                                      № 4

О смене в составе особ,

которые отвечают

за складское хозяйство предприятия

На исполнение требований «Правил техники безопасности в складском хозяйстве»

Приказываю:

1.     Ответственным за безопасность эксплуатации и техническое состояние инвентаря складов предприятия назначить старшего менеджера Харченко П. П., во время его отпуска – мастера складского хозяйства Пиратенко С. В.

2.     Ответственным за испытание спасательной техники в складском хозяйстве назначить начальника энергоцеха Литвинова К. О.

3.     Раннее изданные приказы № 390 от 23. 10. 95. пункт 2, и № 341 от 09. 09. 95, пункт № 4 отменить.

4.     Контроль за исполнение этого приказа возложить на главного инженера предприятия Сидорчука П. Ф.

4. Информационно-справочные документы. Перечислить функционирующие в организации документы этой группы. Привести образцы отдельных документов и дать анализ соответствия их ГОСТу. Привести в качестве примера письмо-отказ, письмо-просьбу или другие виды писем

Справочно-информационные документы – это документы которые составляют большую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, и осветляет различные стороны их деятельности.

В справочно-информационные документы входят: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, договор.

Договор, документ, который фиксирует согласие сторон о установлении каких – либо отношений, и регулирует эти отношения.

Реквизиты договора[5]:

-       название вида документа (Договор);

-       дата;

-       индекс;

-       место составления или издания;

-       заглавие к тексту;

-       вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор: должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначения их полномочий);

-       предмет договора;

-       изложения порядка рассмотрения споров;

-       общая сумма договора;

-       общие сроки действия договора;

-       юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес, расчетные счета);

-       подписи и печати сторон;

-       дополнения.

Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.

Чаще общие реквизиты писем такие:

-       эмблема (знак);

-       наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

-       наименование структурного подразделения;

-       адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);

-       телефон;

-       телеграфный шифр;

-       отделение банка и расчетный счет;

-       дата;

-       почтовый индекс адресата;

-       заглавие (если письмо написано на листе А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».

Докладная записка – это документ который адресуется управляющему данной или высшей организации и содержит детальное изложение какого-нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.

Если записка содержит ведомости внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых листах бумаги А4, содержат дату и заглавие к тексту.

Докладная записка имеет также реквизиты (на общем бланке):

-       название вида документа;

-       дата;

-       индекс;

-       место издания;

-       заглавие к тексту;

-       текст;

-       отметка о наличие дополнений;

-       подпись.

Также на предприятии используются такие формы информационно-справочных документов, как: акт, документ, который составляется несколькими особами и утверждает установленные факты и действия; протокол, документ, который фиксирует ход обговоренных вопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов; справка, документ информационного характера, составляется по указанию высшего органа или управляющей служебной особой; объяснительная записка,  документ объясняет содержание отдельных положений главного документа (плана, проекта и т. п.).

Образец письма-отказа, форма которого используется предприятием

                  Общество                             

       С ограниченной ответсвенностью                               

                    ДИН                               

                 (ООО «ДИН»)                                     

              101213, Москва,                                           

            ул. Киевская, д.14                                           

          Тел. 743-20-10, факс 743-24-92                                

              ОКПО 13472901                                         

          ___01.11.92___ N _____645______                               

          На N___243__________от_25.10.92                               

Об отказе в поставке

Ставим в известность, что, в связи с нарушениями настоящего контракта №12 от 22.03.91 года, общество с ограниченной ответственностью «ДИН» отказывает в поставке двух картриджей для принтера «Epson 204».

Поставка со складов возобновится при погашении задолженности за период с 1991 по 1992 год.

                                                                                   С уважением

Начальник отдела поставок              ХХХХХ              И. И. Иванов

Образец письма-просьбы

Вариант 5

Подготовить гарантийное и информационные письма.

Образец информационного письма

Администрация

Новосибирской области

Красный проспект 18,

г.Новосибирск 630011

тел.: 22-25-15

Факс: 36-85-41

e-mail: anrof@rambler.ru

___________N________________

На N______ от _______________

Об утере письма-запроса

Информирую об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса в адрес администрации два дня назад.

Секретарь референт                      Роспись                          Марченкова О.Ю.

Образец гарантийного письма

Администрация

Новосибирской области

Красный проспект 18,

г.Новосибирск 630011

тел.: 22-25-15

Факс: 36-85-41

e-mail: anrof@rambler.ru

___________N________________

На N______ от _______________

О завершении ремонтных работ

В соответствии с договором об оказании услуг от 16.12.2002 № 15/04 гарантируем закончить ремонт электропроводки к 10.01.2003.

Заместитель руководителя                Роспись                                Козлов М.Т.