1.    Практическое задание №1

Открытое акционерное общество «Береза», отрасль – строительство. Численность персонала 56 человека

Структурная организационно-производственная схема ООО «Береза» изображена на рис.1.

Рис. 1. Организационно- производственная структура ООО «Береза»

Виды используемой управленческой документации по системам:

-         организационно-правовые документы;

-         распорядительные документы по предприятию;

-         справочно-информационные документы;

-         кадровые документы;

-         деловая корреспонденция;

-  унифицированные формы кадрового и бухгалтерского учета.

Схема движения делового письма к субподрядчику:

В данной схеме можно сократить звено «Генеральный директор», возложив функции деловой переписки и визирования документов на директора по производству.

Схема движения делового письма от субподрядчика в обратной последовательности:

2. Практическое задание № 2

         Составьте и оформите циркулярное письмо из вышестоящей организации о проведении проверки сохранности документов. В соответствии с ним составьте и оформите распоряжение о проведении вышеуказанной  проверке и акт проведенной проверки.

ПИСЬМО

№ 2516 ОТ 28.09.2004 О ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРКИ сохранности  ДОКУМЕНТОВ  НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ ГОРОДА НОВОСИБИРСКА

Учитывая увеличившееся за два последних года количество запросов граждан в городской архив, отсутствие информации на многие запросы в связи со случаями утраты документов предприятиями, учреждениями, организациями (далее организациями), вызывающее законное недовольство граждан на работу городского архива:

1.Руководителям всех организаций независимо от форм собственности и подчиненности организаций, расположенных на территории города Новосибирска:

1.1.Обратить внимание на то, что они несут уголовную, административную и иную ответственность за организацию работы по хранению и использованию архивных документов в организации.

1.2.Оформлять документы  при передаче их в городской архив в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.

1.3.Обеспечить условия для хранения документов, укомплектовать архивохранилище необходимым инвентарем и оборудованием.

1.4.Назначить ответственного за архив.

1.5.Создать экспертную комиссию организации для отбора документов на хранение, организации их учета и соблюдения сроков хранения.

1.6.Разработать номенклатуру дел организации  с учетом ее структуры, штатного расписания, должностных инструкций (договоров) работников, согласовать номенклатуру дел с городским архивом.

1.7.Провести  проверку наличия имеющихся архивных документов, составить описи дел. Справку об условиях хранения документов и опись архивных документов представить в городской архив.

1.8.Считать обязательной при ликвидации или реорганизации организации передачу документов  на хранение:

·                     правопреемнику;

·                     при отсутствии правопреемника - вышестоящему по подчиненности органу в установленном порядке;

·                     при отсутствии вышестоящего органа и при ликвидации или реорганизации муниципальных предприятий, учреждений и организаций - в городской архив.

1.9.Согласовывать с городским архивом решение вопроса о дальнейшем хранении документов.

2.Комитету по управлению муниципальным имуществом администрации города  включать в состав ликвидационных комиссий муниципальных предприятий заведующую архивным отделом администрации города.

3.Департаменту по экономической политике администрации города  обеспечить информирование архивного учреждения о создании и ликвидации организаций всех форм собственности, включать в состав ликвидационных комиссий, образуемых для передачи дел и имущества ликвидируемых и реорганизуемых юридических лиц, заведующую архивным отделом администрации города.

4.Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации города.

Мэр города                                                                          Подпись

РАСПОРЯЖЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОАО «БЕРЕЗА»

ОАО «Береза»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

01.12.97            №28

Новосибирск

О проведении

Проверки сохранности документов

В связи с письмом № 2516 ОТ 28.09.2004

ОБЯЗЫВАЮ:

          1.  Провести проверку сохранности документов в организации

Ответственный – начальник  Макаров Д.И.

Срок исполнения – 15.02.05.

2.     Контроль за проведением проверки Антонова Ю.В.

Директор предприятия                 Личная                  Л.Б. Попов

                                                        подпись

Визы

                                                                          В дело 07-15

                                                                     подпись

Краснов 913 45 03

АКТ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НА ОАО «БЕРЕЗА»

ОАО «БЕРЕЗА»                                                          УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                                                               Наименование должности

________№__234_________                                           руководителя организации       (место составления)                                                 Л.Б. Попов       

                                                                                  15.02.05              подписи

Новосибирск

На основании распоряжения № 28 от 01.12.04               

Проверена сохранность документов

Итого ___20_________________ дел за ______2004 _________ год

                (цифрами и прописью)

                                         (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______01.12.04________________ № ______21_____________)

Наименование должности лица,

Проводившего проверку документов                             Подпись              

                                                                                           Катов С.С.

         Представленный выше акт проверки составлен неправильно, так как в нем не указан список  дел, подлежавших проверке. Ниже представлен акт проверки, оформленный верным образом.

АКТ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НА ОАО «БЕРЕЗА»

ОАО «БЕРЕЗА»                                                          УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                                                               Наименование должности

________№__234_________                                           руководителя организации       (место составления)                                                 Л.Б. Попов       

                                                                                  15.02.05              подписи

Новосибирск

На основании распоряжения № 28 от 01.12.04                

Проверена сохранность документов

Итого ___20_________________ дел за ______2004 _________ год

                (цифрами и прописью)

                                         (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______01.12.04________________ № ______21_____________)

Наименование должности лица,

Проводившего проверку документов                             Подпись              

                                                                                           Катов С.С.

3. Тестовое задание

1.         Впервые «генеральные формуляры» были введены в системе коллежского делопроизводства [1,с . 111].

2.         Свойство официального документа, сообщаемое ему действующих законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления – это юридическая сила документа [3,с . 188].

3.          Реквизит «место составления» для страховой организации «Акс», находящейся в городе Мурманске следует оформить так: город Мурманск

Реквизит  «место составления» содержит название географического  пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где  реально работала комиссия [7,с . 88].

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения [5,с . 177].

4. Вы устроились на работу 30 августа 2004 года с испытательным сроком 1 месяца. Впервые Вам  могут предоставить отпуск 1 марта  2005 года. Поясните расчет. Испытательный срок не    учитывается при  определении  графика отпусков. По законодательству  внеочередной отпуск можно получить по истечении 6 месяцев. Таким образом, получается, что  отпуск могут предоставить уже через 6  месяцев, то есть после 28 февраля  2003 года

5. Документ составлен 5 июня 2000 года и имеет  срок хранения 10 лет. Его можно уничтожить. Поясните расчет.

Если документ имеет срок хранения, то по его истечении  документ можно уничтожить. То есть в данном случае документ подлежит уничтожению 6 июня 2010 года.