1. Характеристика нормативных документов в здравоохранении

В зависимости от уровня утверждения и сферы применения разрабатываются и внедряются классификаторы следующих категорий:

- общероссийские;

- отраслевые;

- административно-территориальной единицы;

- предприятий, медицинских учреждений;

- объединений, общественных организаций, ассоциаций.

По статусу утверждения и области применения классификаторы приравниваются соответственно к государственным и отраслевым стандартам, к стандартам административно-территориальных образований, предприятий, учреждений, общественных организаций, объединений, ассоциаций. Порядок разработки общероссийских классификаторов является компетенцией Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии, и применение их обязательно при обмене информацией между системами управления государственного уровня и при заполнении унифицированных форм документов, установленных государственными органами и имеющих межотраслевое применение. Отраслевые классификаторы, как и отраслевые стандарты, действуют в рамках утвердившей их отрасли при заполнении отраслевых нормативных документов. Классификаторы административно-территориальных образований действуют на соответствующей территории предприятий (объединений, ассоциаций и др.) - в рамках утвердивших их предприятий (объединений, ассоциаций и др.). В качестве административно-территориальных классификаторов и классификаторов предприятий могут служить выборки из общероссийских классификаторов и из отраслевых классификаторов, утвержденные в установленном порядке[1].

Общие принципы построения классификаторов в здравоохранении. При составлении классификатора системы стандартизации здравоохранения используют один из двух методов их построения:

1. Иерархический.

2. Фасетный.

Иерархический метод построения подразумевает, что исходное множество объектов последовательно разделяется на подмножества (классификационные группировки), те, в свою очередь, - на подподмножества и т.д. Множество объектов разделяется на классы, группы, виды и т.п. по основным признакам, характеризующим эти объекты по принципу «от общего к частному». Каждая группировка в соответствии с выбранным признаком (основанием деления) делится на несколько других группировок, каждая из которых по другому признаку делится еще на несколько подчиненных группировок и т.д. Таким образом, между классификационными группировками устанавливается отношение подчинения (иерархии). Построение иерархической классификации объектов проходит в следующей последовательности: - определяется множество объектов, которое необходимо классифицировать для решения конкретных задач (множество заболеваний, медицинских учреждений, фармацевтических предприятий, простых медицинских услуг и т.д.); - выделяются основные признаки (свойства, характеристики, показатели, параметры и др.), по которым множество будет разделяться на подмножества; - выбирается порядок следования признаков - уровень деления; - определяется оптимальное количество уровней как с точки зрения удобства построения классификатора, так и с точки зрения удобства его дальнейшего практического применения. Наиболее важными правилами при построении иерархической классификации являются:

- разделение множества на подмножества на каждом уровне производится только по одному признаку деления;

- получаемые в результате деления группировки на каждом уровне относятся только к одной вышестоящей группировке и не пересекаются, т.е. не повторяются;

- разделение множества осуществляется без пропусков очередного или добавления промежуточного уровня деления;

- классификация производится таким образом, чтобы сумма образованных подмножеств составляла делимое множество.

Наиболее существенными и сложными вопросами, возникающими при построении иерархической классификации, считаются выбор системы признаков, используемых в качестве основания деления, и определение порядка их следования. В основу иерархической классификации закладываются признаки, являющиеся необходимыми в решении конкретных задач, для которых она создается. При этом последовательность признаков определяется по принципу «от общего к частному» с учетом приоритетной вероятности обращений к разным уровням деления при решении конкретных задач.

Фасетный метод построения классификаторов подразумевает, что множество объектов разделяется на независимые подмножества (классификационные группировки), обладающие определенными заданными признаками, необходимыми для решения конкретных задач. Последовательность построения фасетной классификации такая же, как и при построении иерархической классификации:

- определяется множество объектов;

- выделяются основные признаки и группы признаков этого множества;

- выбирается порядок следования групп признаков (фасетов) и признаков характеристик[2].

Для вычленения из множества объектов конкретного подмножества, обладающего определенными признаками, необходимо:

- выделить основные признаки (характеристики), всесторонне характеризующие объект и обеспечивающие его идентификацию;

- сгруппировать их по принципу однородности в фасеты;

- присвоить им коды;

- определить фасетные формулы для образования подмножеств.

При фасетном методе построения классификаторов подмножества формируются «от частного к общему», т.е. на основе различных наборов конкретных характеристик объекта формируются конкретные подмножества. Основными правилами при создании фасетной классификации являются:

- признаки в различных фасетах не пересекаются, т.е. каждый признак отличается от другого по наименованию, значению и кодовому обозначению;

- из общего числа фасетов, характеризующих множество объектов, выбираются фасеты, необходимые для решения поставленных задач, и устанавливается их строгая последовательность (фасетная формула).

Общий порядок кодирования в классификаторах системы стандартизации в здравоохранении. Кодирование представляет собой образование по определенным правилам кодов и присвоение их объекту или группе объектов, позволяющее заменить несколькими знаками (символами) наименования этих объектов. С помощью кодов обеспечивается идентификация объектов максимально коротким способом, т.е. с помощью минимального числа знаков. Минимизация количества знаков, идентифицирующих объекты, способствует повышению эффективности сбора, учета, хранения, обработки (анализа) информации. Кодовое обозначение характеризуется:

- алфавитом кода;

- структурой кода;

- числом знаков - длиной кода;

- методом кодирования.

Алфавит кода представляет собой систему знаков (символов), составленных в определенном порядке, куда могут входить цифры, буквы и другие знаки, имеющиеся на клавиатуре печатающего устройства. Коды бывают цифровые, буквенные и смешанные - буквенно-цифровые. Структура кода представляет собой, как правило, графическое изображение последовательности расположения знаков кода и соответствующие этим знакам наименования уровней деления. Обычно структура кода представляется в нормативном документе как «XX.XX». Число знаков в коде определяется его структурой и зависит от количества объектов, входящих в подмножества, образуемые на каждом уровне деления. При определении числа знаков на каждом уровне деления необходимо иметь в виду возможность появления новых объектов и предусматривать резервные емкости кода. Части кода разделяются между собой точкой, после последней цифры кода точка не ставится. Обозначение года в коде ставится в конце, отделяется дефисом и имеет емкость 4 знака, т.е. «XX.XX-20XX». Методы кодирования в значительной степени связаны с методами разделения множества на подмножества. При разработке структуры кода важно выбрать оптимальное соотношение между уровнями деления и числом знаков в каждом разряде кода. При этом коды должны удовлетворять следующим основным требованиям:

- однозначно идентифицировать объекты и (или) группы объектов, т.е. являться идентификаторами;

- иметь минимальное число знаков (минимальную длину) и достаточное для кодирования всех объектов (признаков) заданного множества;

- иметь достаточный резерв для кодирования вновь возникающих объектов кодируемого множества;

- обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при вводе в компьютерные системы.

Классификационные методы кодирования разделяются на два типа: последовательный и параллельный. Последовательный метод следует использовать при иерархическом методе классификации. Множество разделяется на подмножества в нужной последовательности, и кодовое обозначение строится по заданной структуре, определяющей последовательность и количественный состав признаков на каждом уровне деления. Параллельный (независимый) метод используют при фасетной классификации объектов. Коды присваиваются фасетам и признакам независимо друг от друга. Структура кодового обозначения определяется фасетной формулой. Кодирование при обоих методах осуществляется путем присвоения порядковых номеров, причем параллельный метод может успешно применяться при иерархическом методе классификации, когда одинаковыми кодами кодируются одинаковые объекты (признаки), находящиеся на одном уровне деления, но в разных подмножествах. При фасетной классификации коды признаков, входящих в отдельные фасеты, представляют собой, как правило, порядковые номера либо строятся на основе классификационных методов кодирования. Выбор методов классификации и кодирования в каждом конкретном случае осуществляется разработчиком классификатора, возможны комбинации как принципов классификации, так и методов кодирования. Выбор комбинации зависит от назначения классификатора, решаемых им конкретных задач, специфики информации и области применения.

Кодирование отраслевых классификаторов системы стандартизации здравоохранения. Отраслевой классификатор системы стандартизации здравоохранения (далее - отраслевой классификатор) является нормативным документом и может иметь сокращенное наименование следующей формулы ОК XXX: ОК Отраслевой классификатор XXX Первые буквы слов, входящих в наименование классификатора (по решению экспертов количество букв не ограничивается, буквы должны быть заглавными, в сокращении в середине могут быть и прописные буквы). Так, например, ОК ПМУ расшифровывается как Отраслевой классификатор «Простые медицинские услуги». При этом необходимо следить, чтобы сокращения различных отраслевых классификаторов не повторяли уже существующие сокращения отраслевых и общероссийских классификаторов. Отраслевому классификатору присваивается идентификационный номер, включающий в себя следующие позиции: 91500 код отрасли «Здравоохранение» согласно Общесоюзному классификатору отраслей народного хозяйства (ОКОНХ); XX номер группы нормативных документов системы стандартизации в здравоохранении, согласно «Основным положениям стандартизации в здравоохранении» - «Основные положения», принимает значение от 01 до 99 XXXX порядковый номер данного отраслевого классификатора в группе, принимает значение от 0001 до 9999 20XX год введения документа в действие, принимает значение от 2000 до 2099 (соответственно от 2000 до 2099 года)[3].

Проведения инспекционных проверок за соблюдением требований отраслевых нормативных документов системы стандартизации в здравоохранении. Инспекционные проверки могут быть текущими и целевыми. Текущие проверки выполняются в соответствии с планом работ органа контроля за соблюдением требований нормативных документов системы стандартизации в здравоохранении. Целевые проверки проводятся по поручению органов управления здравоохранением или фондов обязательного медицинского страхования при возникновении конфликтных ситуаций между потребителями и производителями медицинских услуг, продукции. Цель проведения текущих проверок - установление соответствия осуществления деятельности требованиям нормативным документам по стандартизации. Текущие проверки осуществляются не реже одного раза в год. Цель проведения целевых проверок - объективная оценка фактов, изложенных в поручении органов управления здравоохранением или фондов обязательного медицинского страхования. По результатам инспекционных проверок составляется «Акт проверки», в котором указываются выявленные нарушения и мероприятия по их устранению, другие предложения. Акт проверки подписывается проверяемой и проверяющей сторонами. При отказе в подписании указанного документа проверяемой стороной в нем делается соответствующая запись. Акт проверки направляется руководителю проверяемой организации или предприятия, в орган по контролю за соблюдением требований нормативных документов системы стандартизации в здравоохранении для принятия соответствующего решения. При необходимости Акт проверки может быть направлен на рассмотрение в Министерство здравоохранения Российской Федерации[4].

2. Повышение качества подготовки деловых документов в здравоохранении

В Комитете здравоохранения постоянно уделяется внимание вопросам совершенствования делопроизводства, повышения качества разработки и оформления служебных документов. За последнее время ежегодно издавались соответствующие приказы Комитета (Департамента) здравоохранения: 1995 г. № 464 «Об унификации формы исполнения документов, исходящих из Департамента здравоохранения», 1996 г. № 44 «О правилах подготовки служебных документов», 1997 г. № 69 «О введении в действие Временной инструкции по делопроизводству в Комплексе социальной сферы». Проводилась работа по их выполнению.

Вместе с тем, многие из разрабатываемых в структурных подразделениях Комитета, Управлениях здравоохранения административных округов и учреждениях Комитета здравоохранения служебных документов не отвечают предъявляемым требованиям как по содержанию, так и по форме, качество их подготовки и оформления остается низким.

Общим требованием, предъявляемым ко всем документам, подготавливаемым в Комитете здравоохранения, является краткость и ясность изложения, тщательное редактирование текста.

До передачи документа на подпись должностному лицу Комитета исполнитель обязан обеспечить правильность оформления, наличие виз и приложений к документу, его адресность и расчет рассылки.

Особого внимания заслуживает подготовка распорядительных документов - распоряжений и приказов.

Распоряжения и приказы издаются по вопросам, реализующим функции Комитета по управлению здравоохранением в пределах возложенных на него задач. Приказы, кроме того, реализуют внутреннюю деятельность Комитета и учреждений Комитета здравоохранения.

Проекты распоряжений и приказов должны быть написаны ясно, доходчиво, с соблюдением грамматических правил и иметь следующие составные части:

- заголовок,

- текст (вступительная и распорядительная части),

- подпись (подписи).

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа; заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение или приказ). Точка в конце заголовка не ставится. Текст заголовка в кавычки не берется. Заголовок отделяется от титульной части бланка 2-3 интервалами, печатается строчными (мелкими) буквами, располагается у левой границы текстового поля и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из 2-х и более строк, печатается через один интервал.

Текст проектов распоряжений и приказов печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в следующих границах полей: с левой стороны листа - не менее 3 см, с правой стороны - не менее 1 см, на одной стороне листа. Первая строчка каждого абзаца должна печататься с отступлением 5 знаков от границы левого поля. Текст печатается строчными буквами через 2 межстрочных интервала. Если по тексту встречаются аббревиатура, то они печатаются прописными (большими) буквами. В тексте вначале указывается фамилия, затем инициалы (например, контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на Петрова И.И.).

При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблюдать следующую последовательность, указывая: наименование документа (Закон, Указ, постановление, приказ, ...), наименование органа, издавшего документ (Президент Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Правительство Москвы, Комитет здравоохранения г.Москвы ...), дату издания, номер (без предлога «за»), название документа (заголовок к тексту).

Вступительная часть текста (преамбула) дается в проектах документов только при необходимости и должна быть краткой, излагающей фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки документа. Вступительная часть текста может начинаться словами: «В целях ...», «В связи ...», «В соответствии ...» и т.д.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «Приказываю:» (с двоеточием), напечатанным прописными буквами без разрядки непосредственно за текстом, или с новой строки, и выделенным полужирным шрифтом. Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае слово «Приказываю:» не пишется. Это слово также не пишется и в конце преамбулы распоряжения.