Постановка задачи

1. Организационно-экономическая сущность задачи

1.1.         Наименование задачи: расчет начислений работников.

1.2.         Место решения задачи: бухгалтерия ООО «Посредник».

1.3.         Цель решения задачи: составление ведомостей заработной платы для оплаты труда работников, разработка системы стимулирования труда.

1.4.         Периодичность решения задачи: ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

1.5.         Для кого предназначено решение задачи: бухгалтерия.

1.6.         Источники и способы получения информации: бухгалтерия, отдел кадров, цехи предприятия.

1.7.         Информационная модель задачи

1.8.         Экономическая сущность задачи. Учет заработной платы необходим для планирования затрат предприятия на оплату труда, выявлению «узких мест» с наиболее низкой производительностью. На основании решения задачи производится оплата труда работникам за период и разрабатывается система стимулирования на следующий плановый период.

2. Описание входной информации

2.1. В данном разделе приводится перечень всех первичных документов, используемых для решения задачи.

2.2.  В качестве входной информации используется документ «Ведомость начислений», структура которого представлена в виде:

Ведомость начислений

Описание структуры первичного документа

«Ведомость начислений»

2.2. Количество документов за период: соответствует количеству цехов.

2.4. Описание контроля ввода документов:

- код цеха: контроль на диапазон значений от 01 до 99;

- табельный номер: контроль на диапазон значений от 0001 до 9999;

- код вида начислений: контроль на диапазон значений от 001 до 999;

- логический контроль сумм.

3. Описание условно-постоянной информации

3.1. В данном разделе приводится перечень справочников, используемых для решения задачи, а также описание их структуры.

Для решения задачи используется справочник:

-          справочник цехов: служит для расшифровки кодов подразделений;

-          справочник сотрудников: для расшифровки табельных номеров сотрудников;

-          справочник начислений: для расшифровки кодов видов начислений.

3.2  Описание структуры справочников.

Описание структуры документа «Справочник цехов» (СПРЦЕХ)

Описание структуры документа «Справочник сотрудников» (СПРСОТР)

Описание структуры документа «Справочник начислений» (СПРНАЧ)

4. Описание результирующей  информации

4.1. Проектируется форма первичного документа.

Начисления за _______________

3.3 Приводится описание структуры результирующего документа

4.3.  Количество документов за период: ежемесячно 1 шт.

4.4. Количество строк в документе: до 100 (соответствует количеству сотрудников в подразделении (на предприятии))

4.5. Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм

5. Описание  алгоритма решения задачи

Для получения ведомости «Начисленная заработная работникам предприятия» расчеты ведутся по каждому работнику:

где

n – количество видов начислений;

SN – размер начислений n-вида по j-му работнику.

Общая сумма начислений по работникам предприятия:

m  – число работников предприятия.

Решение задачи средствами MS Access

1.     Создание базы данных

1. Вызовем Microsoft Access.

·          нажмем кнопку «Пуск»;

·          выделим команду «Программы»;

·          выберем  Microsoft Access;

·          нажмем клавишу Enter.

2. Сформируем файл новой базы данных:

·          раскроем вкладку «Новая база данных» в разделе «Создание» диалогового окна «Создание файла»: появляется диалоговое окно «Файл новой базы данных»;

·          выберем имя текущей папки «Мои документы» в поле «Папки» диалогового окна «Файл новой базы данных»;

·          присвоим файлу имя «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия» в поле «Имя файла»;

·          нажмем кнопку «Создать»: появляется диалоговое окно с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия» (рис. 1).

Рис. 1. Диалоговое окно с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия»

3. Создадим формы таблиц «Справочник цехов», «Справочник сотрудников», «Справочник начислений».

3.1. Создадим форму таблицы «Справочник цехов»:

·          нажмем кнопку объекта «Таблицы», если она не активизирована, в диалоговом окне с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия». Появляется команда «Создание таблицы в режиме конструктора», «Создание таблицы с помощью мастера», «Создание таблицы путем ввода данных»;

·          выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора»;

·          нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

·          осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

Содержимое поля «Имя поля» введем с клавиатуры; содержимое остальных полей заполним по указателю .

Зададим ключевое поле для поля Код цеха. Для этого нажмем на этом поле правой кнопкой мыши и выберем значение Ключевое поле.

Сохраним таблицу:

·          нажмем кнопку «Закрыть» : в результате появляется диалоговое окно с вопросом;

·          нажмем кнопку «Да» на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры объекта «таблицы «Таблица1»?: появляется диалоговое окно «Сохранение»;

·          введем в поле «Имя таблицы» диалогового окна «Сохранение» имя таблицы «Справочник цехов» (рис. 2):

Рис. 2. Сохранение  имени таблицы «Справочник цехов»

·          нажмем кнопку OK: появляется диалоговое окно с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия» и указанием в объекте «таблицы» имени сформированной таблицы «Справочник цехов» рис. 3.

Рис. 3. Диалоговое окно с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работников предприятия»

·          выделим имя таблицы «Справочник цехов»;

·          нажмем «Открыть» в меню диалогового окна: появляется форма таблицы «Справочник цехов» (рис. 4).

Рис. 4. Форма таблицы «Сведения об изделиях»

3.2. Создадим форму «Справочник сотрудников».

·          нажмем кнопку «Закрыть»  в форме таблицы «Справочник цехов»;

·          выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора» диалогового окна с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия»;

·          нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

·          осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

·          повторим далее действия, аналогичные указанным в 3.1. В результате появляется форма таблицы «Справочник сотрудников» (рис. 5)

Рис. 5. Форма таблицы «Справочник сотрудников»

3.3. Создадим форму «Справочник начислений».

·          нажмем кнопку «Закрыть»  в форме таблицы «Справочник сотрудников»;

·          выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора» диалогового окна с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия»;

·          нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

·          осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

·          повторим далее действия, аналогичные указанным в 3.1. В результате появляется форма таблицы «Справочник начислений» (рис. 6)

Рис. 6. Форма таблицы «Справочник начислений»

3.4. Создадим форму «Ведомость начислений», куда будут помещены исходные данные о начислениях заработной платы работникам предприятия.

·          нажмем кнопку «Закрыть»  в форме таблицы «Справочник начислений»;

·          выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора» диалогового окна с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия»;

·          нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

·          осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

·          повторим далее действия, аналогичные указанным в 3.1. В результате появляется форма таблицы «Ведомость начислений» (рис. 7)

Рис. 7. Форма таблицы «Ведомость начислений»

4. Введем входные данные в таблицы «Справочник цехов», «Справочник сотрудников», «Справочник начислений», «Ведомость начислений».

4.1. Введем данные в таблицу «Справочник цехов»:

·          выделим наименование таблицы «Справочник цехов» и нажмем «Открыть» в меню диалогового окна: появляется форма таблицы «Справочник цехов»;

·          введем данные по каждой строке таблицы (рис. 8).

Рис. 8. Таблицы «Справочник цехов» с данными

4.2. Введем данные в таблицу «Справочник сотрудников»:

·          выделим наименование таблицы «Справочник сотрудников» и нажмем «Открыть» в меню диалогового окна: появляется форма таблицы «Справочник сотрудников»;

·          введем данные по каждой строке таблицы (рис. 9).

Рис. 9. Таблица «Справочник сотрудников» с данными

4.3. Введем данные в таблицу «Справочник начислений»:

·          выделим наименование таблицы «Справочник начислений» и нажмем «Открыть» в меню диалогового окна: появляется форма таблицы «Справочник начислений»;

·          введем данные по каждой строке таблицы (рис. 10).

Рис. 10. Таблица «Справочник начислений» с данными

4.4. Введем данные в таблицу с исходными данными о начислениях заработной платы работникам предприятия «Ведомость начислений»:

·          выделим наименование таблицы «Ведомость начислений» и нажмем «Открыть» в меню диалогового окна: появляется форма таблицы «Ведомость начислений»;

·          введем данные по каждой строке таблицы (рис. 11).

Рис. 11. Таблица «Ведомость начислений» с данными

5. Организуем взаимосвязи между таблицами «Справочник цехов», «Справочник сотрудников», «Справочник начислений», «Ведомость начислений»:

·          нажмем «Сервис» и в его контекстном меню – «Схема данных»: появляется диалоговое окно «Схема данных»;

·          нажмем «Связи» и в его контактном меню – «Добавить таблицу»: появляется диалоговое окно «Добавление таблицы» (рис. 12);

Рис. 12. Диалоговое окно «Добавление таблицы»

·          выберем по очереди каждое наименование таблицы и нажмем кнопку «Добавить»; после набора названия последней таблицы нажмем кнопку «Закрыть» : появляются таблицы;

·          перетащим левой кнопкой мыши поле «Код цеха» из таблицы «Справочник цехов» в таблицу «Ведомость начислений» и совместим его с полем «Код цеха»: появляется диалоговое окно «Изменение связей»; установим флажок «Обеспечение целостности данных» (рис. 13);

Рис. 13. Диалоговые окна «Схема данных» и «Изменение связей»

·          проверим тип отношений «Один-ко-многим» и нажмем в диалоговом окне «Изменение связей» кнопку «Создать»: в диалоговом окне «Схема данных» появляется линия связи по полю «Код цеха» между таблицами «Справочник цехов» и «Ведомость начислений».

·          аналогичные операции произведем для таблиц «Справочник сотрудников» и «Справочник начислений» (рис. 14).

Рис. 14. Организация взаимосвязи между таблицами «Справочник сотрудников», «Справочник начислений» и «Ведомость начислений»

6. Сконструируем запрос «Расчет начислений для каждого работника»:

·          нажмем кнопку «Закрыть»  в диалоговом окне «Схема данных»;

·          нажмем кнопку объекта «Запросы» в диалоговом окне с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия»: появляются команды «Создание запроса в режиме конструктора», «Создание запроса с помощью мастера»;

·          выделим в объекте «Запросы» команду «Создание запроса в режиме конструктора»;

·          нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для формирования запроса «Запрос1: запрос на выборку» и диалоговое окно «Добавление таблицы»;

·          выберем по очереди каждое наименование таблицы в диалоговом окне «Добавление таблицы» и нажмем кнопку «Добавить». После набора последней таблицы нажмем кнопку «Закрыть» : появляются таблицы (рис. 15).

Рис. 15. Макет для формирования запроса «Запрос1: запрос на выборку» с указанием связей между таблицами

·          осуществим последовательно выбор в каждом столбце нижней части запроса: 1) имени таблицы и 2) имени поля;

·          в первом столбце запроса выберем имя поля «Код цеха» из таблицы «Ведомость начислений», во втором – Табельный номер из таблицы «Ведомость начислений», в третьем столбце в имени поля введем формулу: Всего начислено: [Сумма], а в имени таблицы «Ведомость начислений»;

·          на панели инструментов нажмем на кнопку : появляется поле «Групповая операция»;

·          в этом поле для столбцов с именем поля «Код цеха» и «Табельный номер» выберем «Группировка», а для поля «Всего начислено» функцию Sum;

Рис. 16. Макет сформированного запроса «Запрос1: запрос на выборку»

·          нажмем кнопку «Закрыть» : в результате появляется диалоговое окно с вопросом;

·          нажмем кнопку «Да» на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры объекта запроса?: появляется диалоговое окно «Сохранение»;

·          введем в поле «Имя запроса» диалогового окна «Сохранение» имя таблицы «Расчет начислений для каждого работника»;

·          нажмем кнопку ОК: появляется диалоговое окно с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия». В  объекте «Запросы» отражается наименование запроса «Расчет начислений для каждого работника».

·          выделим наименование запроса «Расчет начислений для каждого работника»;

·          нажмем «Открыть» в меню диалогового окна: появляется таблица «Расчет начислений для каждого работника» (рис. 17).

Рис. 17. Расчет начислений для каждого работника

7. Выдача отчета «Расчет начислений работников предприятия».

·          нажмем кнопку «Закрыть»  в таблице «Расчет начислений для каждого работника»;

·          нажмем кнопку объекты «Отчеты» в диалоговом окне с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия»: появляется команды «Создание отчета в режиме конструктора», «Создание отчета с помощью мастера»;

·          выделим в объекте «Отчеты» команду «Создание отчета с помощью мастера»;

·          нажмем в меню диалогового окна «Создать»: в результате появляется диалоговое окно «Новый отчет»;

·          выделим команду «Мастер отчетов» в диалоговом окне «Новый отчет»;

·          выберем в качестве источника данных в диалоговом окне «Новый отчет» запрос «Расчет начислений для каждого работника» (рис. 18);

·          нажмем кнопку OK: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» (рис. 19);

Рис. 18. Диалоговое окно «Новый отчет» с указанием команды и источника данных

Рис. 19. Диалоговое окно «Создание отчетов»

·          подтвердим с использованием контекстного меню в окне «Таблицы и запросы» выбранный ранее запрос «Расчет начислений для каждого работника»;

·          выделим последовательно в окне «Доступные поля» и каждое выбранное нами поле перенесем также последовательно в окно «Выбранные поля» с помощью кнопки  или  для переноса всех полей сразу (рис. 20);

Рис. 20. Диалоговое окно «Создание отчетов» с выбранными полями

·          нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора вида представления данных (рис. 21);

Рис. 21. Диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора вида представления данных

·          нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора порядка сортировки и вычисления (рис. 22);

Рис. 22. Диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора порядка сортировки и вычисления

·          нажмем кнопку «Итоги»: появляется диалоговое окно «Итоги», в котором поставим флажки: 1) «Sum – Сумма, начисленная по данному виду начислений»; 2) «данные и итоги» (рис. 23);

Рис. 23. Диалоговое окно «Итоги» с указанием флажков

·          нажмем кнопку ОК: происходит возврат в диалоговому окну «Создание отчетов» для выбора порядка сортировки и вычисления, выполняемых для записей;

·          нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора вида макета для отчета;

·          выберем ступенчатый вид макета и книжную ориентацию, поставив соответствующие флажки (рис. 24);

Рис. 24. Диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора вида макета

·          нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора требуемого стиля отчета;

·          выберем обычный стиль (рис. 25);

Рис. 25. Диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора требуемого стиля отчета

·          нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для присвоения имени отчета;

·          введем название формы отчета «Расчет начислений работников предприятия ООО «Посредник» Флажок должен указать действие «Просмотреть отчет» (рис. 26);

Рис. 26. Диалоговое окно «создание отчетов» для присвоения имени отчета

·          нажмем кнопку «Готово»: появляется диалоговое окно «Расчет начислений работников предприятия ООО «Посредник» с отражением отчета (рис. 27);

Рис. 27. Диалоговое окно «Расчет начислений работников предприятия ООО «Посредник»»

Литература

1.                Дайитбегов Д.М. Информационные системы в экономике: Методические указания по выполнению контрольной работы для самостоятельной работы студентов III курса. – М.: Вузовский учебник, 2007.

2.                Одинцов Б.Е. Обратные вычисления в формировании экономических решений. – М.: Финансы и статистика, 2004.

3.                Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике. – М.: Вузовский учебник, 2006.

4.                Методические указания по выполнению контрольной работы для самостоятельной работы студентов III курса. – М.: Вузовский учебник, 2007.

5.                Робинсон С. Microsoft Access 2000; учебный курс. СПб: Питер, 2000.