Содержание
1. Система
документации. Функциональные и отраслевые системы документации................................................................................................. 2
2. Основные требования к текстам коммерческих писем...................... 17
ГРАФИК ОТПУСКОВ................................................................................ 20
Список использованной литературы....................................................... 22
1. Система документации. Функциональные и
отраслевые системы документации.
Унификация
в документоведении рассматривается как сокращение
исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам
оформления.
Стандартизация
– это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается
образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними
других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ
устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и
утверждается компетентным органом (ГОСТ 6.10.188). В России деятельность по
стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации,
метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав
Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует
улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Стандартизация
– сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и
унификация. Это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как
самостоятельные виды работы. В документоведении
типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов,
т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.
Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем
тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным
компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для
сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой
деятельности.
В документоведении унификация и стандартизация
рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и
оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак
равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение
ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта
имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому
унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может
быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и
стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы
(например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел
постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги),
так и на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов
унификации в нормативно-технических документах стандартах. Стандартизация может
проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне
предприятия.
Система
документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р
51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах
власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной
управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен
для документирования определенных видов деятельности, например планирования,
финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям
деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы
документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному),
нотариальные, судебные и др.
Унифицированная
система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна
содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере
деятельности.
Обычно она
состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных
общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное
представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств
их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и
применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и
систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие
координацию той или иной отрасли деятельности.
Особенность
документов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух
унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и
первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ
распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта
возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же
приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и
в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для
создания других учетных документов. Так как единого ведомства, которое
координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство,
осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному
составу, а органы статистики – формы документов по учету личного состава.
Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая – в организациях
строительства и промышленности. На сегодняшний день эта исторически сложившиеся
особенность сохраняется: одна часть учреждений и организаций ведет учет личного
состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник
кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых
документов и уметь использовать их в практической деятельности.
Порядок
оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной
документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-2003. По
требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки
документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также
протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного
стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной
документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в
развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов
(структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.).
Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и
объемных документов (положение, должностная инструкция) не только состав и
расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.
НИПИстатинформ Госкомстата России разработан
альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм
по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и
расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов
(распоряжений) о приеме, переводе, увольнении.
Инструкция
о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях
устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой
деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и
ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция
относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок
получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием
в деятельности специалиста кадровой службы.
Пример
оформления записей в трудовых книжках приведен в приложении.
В
практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение
приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.
Общероссийский
классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
позволяет кодировать анкетно-биографические данные о
работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор
предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и
служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала,
уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением
занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением
пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор
используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в
деятельности кадровой службы.
Тем же
целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
Общероссийский
классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования
документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения
задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению
применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и
исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД
являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время
унифицированных систем документации, в том числе
организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации
по труду, используемых для документирования кадровой деятельности. К последним
относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению
отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой
унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем
включения в ОКУД.
В составе
унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например,
приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной
документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 Приказ (распоряжение) о
приеме на работу относится к системе первичной учетной документации (код
0301006)
К числу
нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени
на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых
служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на
штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать
необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная
трудоемкость выполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета
штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение
этого документа – регламентация состава кадровых документов, а также
последовательности выполняемых операций:
-
при оформлении документов при приеме на работу и
увольнении рабочих и служащих;
-
оформлении и учете трудовых книжек;
-
оформлении документов по учету движения кадров;
-
составлении статистической отчетности по учету личного
состава;
-
составлении справок, разработке планов и выполнении
других работ;
-
работе по табельному учету;
-
работе бюро пропусков;
-
работе военно-учетного стола.
Межотраслевые нормативы
времени содержат и перечисление всех необходимых операций по документированию и
являются, кроме того, нормативным документом в части организации
делопроизводства кадровой службы, так как содержат привила регистрации и необходимые
регистрационные формы, устанавливают порядок хранения документов отдела кадров.
На основе
унифицированных форм учетной документации 2001 г. в состав кадровой
документации входят следующие документы:
-
трудовой договор (контракт);
-
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);
-
личная карточка (форма Т-2);
-
учетная карточка научного работника (форма Т-4);
-
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
(форма Т-5);
-
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма
Т-6);
-
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) (форма Т-8);
-
табель учета использования рабочего времени (форма
Т-13);
-
табель учета использования рабочего времени и расчета
заработной платы (форма Т-12);
-
личные заявления работников предприятия;
-
графики отпусков;
-
докладные записки;
-
акты.
Трудовой
договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и
администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать
следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место
составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах,
один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.
В соответствии со ст.68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ)
прием работника на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя,
изданным на основании заключенного трудового договора (контракта). Для
оформления такого приказа Постановлением Госкомстата России N 26 предусмотрены две
унифицированные формы: N Т-1 и N Т-1а. Эти формы содержат одинаковые реквизиты и различаются
только тем, что форма N Т-1 применяется при оформлении на работу одной штатной
единицы, а форма N Т-1а - нескольких работников. Приказы, составленные по
формам N Т-1 и Т-1а, служат основанием для внесения записи о приеме на работу в
трудовую книжку, заполнения личной карточки (форма Т-2 или Т-2ГС)
и открытия лицевого счета работника по форме
Т-54 или Т-54а.
Приказы (распоряжения) составляются в одном экземпляре
работником кадровой службы или лицом, ответственным за прием работников. При
этом реквизиты форм допускается заполнять как ручным способом, так и с помощью
машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.). При ручном способе
заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко
и ясно, без помарок и подчисток.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно
точно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
В заголовочной части приказа в строке "Принять на
работу" необходимо указать даты начала и окончания работы по трудовому
договору (контракту). В соответствии со ст.58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться:
- на неопределенный срок;
- на определенный срок не более пяти лет (срочный
трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом
и иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда
трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом
характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не
предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами.
Если в трудовом договоре не определен срок его действия,
то договор считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае вместо
даты окончания работы, как правило, вписывается фраза "на неопределенный
срок" или "бессрочно".
При приеме работника на постоянную, временную или
сезонную работу по трудовому договору (контракту) сроком на один день и более,
ему присваивается определенный табельный номер, который также заносится в
заголовочную часть приказа. Этот номер в дальнейшем указывается во всех
документах по учету труда и заработной платы. Он сохраняется за работником, то
есть не может присваиваться другим работникам, в течение 1-2 лет после его
увольнения. Табельный номер не присваивается лицам, выполняющим работу по
договору подряда.
В основной части приказа (распоряжения) о приеме на
работу должны быть заполнены следующие реквизиты:
- фамилия, имя, отчество работника;
- наименование структурного подразделения, в которое
зачисляется работник;
- профессия (должность) в соответствии с штатным
расписанием;
- условия приема на работу и характер предстоящей работы
(по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения
временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
- оклад (тарифная ставка) и надбавка в соответствии со
штатным расписанием;
- испытательный срок, если работнику устанавливается
испытание при приеме на работу. Заметим, что условие об испытании должно быть
указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об
испытании означает, что работник принят без испытания. Если испытательного
срока нет, то в строку вносится запись "без испытательного срока".
В отличие от соответствующих форм старого образца, в
приказах N Т-1 и N Т-1а не требуется наличие отметок о заключении медицинского
осмотра, о прохождении инструктажа по технике безопасности и режиму труда, о
согласии работника с условиями работы и некоторых других реквизитов.
При составлении приказов следует обратить внимание на
то, чтобы в них были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной
формой. Только в этом случае приказы будут считаться окончательно оформленными
и могут быть приняты к учету. В частности, не забывайте заполнять такие
реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Если в форме остаются
незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.
После полного оформления приказы (распоряжения)
подписываются руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
Подписи руководителя структурного подразделения, в которое направляется
работник, в приказах о приеме на работу не требуется. Подписанный приказ
(распоряжение) предъявляется под расписку работнику или работникам для
ознакомления.
Если в окончательно оформленном приказе в ходе его
дальнейшего движения выявлены ошибки, то они могут быть исправлены только по
установленным правилам, то есть с помощью зачеркивания неправильных записей и
проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть подтверждены
подписью сотрудника, заполнившего форму, согласованы с руководителем
организации и работником и подписаны ими.
Напомним, что приказы по формам N Т-1
и Т-1а являются необходимыми первичными документами для оформления записей в
трудовых книжках работников. Поэтому их отсутствие или неправильное заполнение
может привести к сомнениям по поводу обоснованности соответствующих записей.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу
объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания
трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию этого приказа (распоряжения).
Кроме того, при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с
действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка,
коллективным договором и иными локальными нормативными актами, имеющими
отношение к трудовой функции работника.
Личная карточка работника (форма N Т-2). Личная карточка государственного
служащего (форма N Т-2ГС).
Эти формы предназначены для учета лиц, принимаемых на
работу в соответствии с приказами по формам N Т-1 и Т-1а и заключенными с
работниками трудовыми договорами (контрактами). Личная карточка по форме N Т-2
применяется для всех видов работников, кроме служащих государственных
учреждений. На лица, занимающие государственные должности государственной
службы заполняется карточка по форме
N Т-2ГС. Она содержит некоторые
дополнительные реквизиты, но в целом заполняется в порядке, установленном для
формы N Т-2.
Личные карточки составляются в одном экземпляре
работником кадровой службы или лицом, ответственным за прием работников. При
этом допускается как ручное, так и машинное (компьютерное) заполнение форм. При
ручном способе заполнения все записи производятся чернилами или шариковой
ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки, допускаемые при
оформлении карточек, можно исправлять только по установленным правилам, то есть
с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных.
Все исправления должны быть подтверждены подписью сотрудника, заполнившего форму,
согласованы с работником и подписаны им.
Основанием для заполнения карточек по формам N Т-2 и N
Т-2ГС являются предоставленные работником документы, а также сведения, которые
он сообщил о себе. В соответствии со ст.65 ТК РФ при заключении трудового договора, лицо,
поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (за исключением случаев, когда
трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на
условиях совместительства). При заключении трудового договора впервые трудовая
книжка оформляется работодателем;
- страховое свидетельство государственного пенсионного
страхования (при заключении трудового договора впервые страховое свидетельство
государственного пенсионного страхования оформляется работодателем);
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии
специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний
или специальной подготовки.
В отдельных случаях, когда работа имеет определенную
специфику, при заключении трудового договора могут потребоваться некоторые
дополнительные документы. Однако необходимость их предоставления должна быть
предусмотрена Трудовым кодексом, иными федеральными законами или указами Президента
Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Требовать от лица, поступающего на работу, документы
помимо предусмотренных законодательством, запрещается.
При оформлении личных карточек обратите внимание на
заполнение следующих реквизитов:
- в п.5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы N
Т-2 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю
и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем";
- стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на
надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в
организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и
(или) иных документов, подтверждающих стаж. При изменении сведений о работнике
в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются
подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II
"Сведения о воинском учете", являются:
- для граждан, пребывающих в запасе - военный билет (или
временное удостоверение, выданное взамен военного билета);
- для граждан, подлежащих призыву на военную службу -
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
При заполнении формы на граждан, пребывающих в запасе,
предусмотрен следующий порядок:
- п.1 "Категория запаса" - на офицеров запаса не
заполняется;
- п.3 "Состав (профиль)" - заполняется без
сокращения (например, "командный", "медицинский" или
"солдаты", "матросы" и т.п.);
- п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" -
записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или
шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
- п.5 "Категория годности к военной службе" -
записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с
незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г
(временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих
пунктах военного билета проставляется категория "А";
- п.7 "Состоит на воинском учете" заполняется
(простым карандашом): строка а) - в случаях наличия мобилизационного
предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и
на военное время.
При заполнении формы на граждан, подлежащих призыву на
военную службу, в тех же пунктах отражается следующая информация:
- п.1 "Категория запаса", п.3 "Состав
(профиль)", п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п.7 "Состоит на
воинском учете" - не заполняются;
- п.2 "Воинское звание" - делается запись
"подлежит призыву";
- п.5 "Категория годности к военной службе" -
записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с
незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г
(временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе).
Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву
на военную службу.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного
возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной
службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с
воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию
здоровья".
Раздел III
"Прием на работу, переводы на другую работу" предназначен для
регистрации соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия. Основанием
для осуществления записей служат приказы (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1
или N Т-1а) и приказы (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5).
При этом администрация обязана ознакомить работника с произведенными записями
под расписку в графе 6 формы N Т-2.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков,
предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел
"Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о
сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Чтобы личные карточки считались оформленными надлежащим
образом, советуем обратить внимание на то, чтобы в них были заполнены все
реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. В частности, обязательно
должны быть заполнены зоны кодирования в соответствии с общероссийскими
классификаторами: представлена информация о населении (ОКИН), профессиях
рабочих, должностях служащих и о тарифных разрядах (ОКПДТР),
специальностях согласно полученному образованию (ОКСО). Если в форме
остаются незаполненные строки, то они прочеркиваются сплошной чертой.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N
Т-4).
Эта форма применяется только в научных,
научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других
учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования,
науки и разработки технологий. Она используется для учета научных работников и
служит дополнением к личным карточкам по формам
N Т-2 И Т-2ГС.
Учетные карточки составляются в одном экземпляре
работником кадровой службы или лицом, ответственным за прием работников. При
этом допускается как ручное, так и машинное (компьютерное) заполнение. При
ручном способе заполнения все записи производятся чернилами или шариковой
ручкой, четко и ясно. Помарки и подчистки в учетных карточках недопустимы.
Ошибки, допускаемые при оформлении карточек, можно исправлять только по
установленным правилам, то есть с помощью зачеркивания неправильных записей и
проставления над ними правильных. Все исправления необходимо заверить подписью
сотрудника, заполнившего форму, а также подписью научного работника.
Основанием для заполнения учетных карточек являются
предоставляемые научным работником документы (дипломы доктора наук и кандидата
наук, аттестаты доцента и профессора и пр.), а также сведения, которые сообщил
о себе работник.
При оформлении карточек следует обратить внимание на
заполнение следующих реквизитов:
- в п.4 "Послевузовское
профессиональное образование" указывается наименование организации
(учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура,
докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи
соответствующего удостоверения;
- п.5 "Ученая степень" заполняется на основании
представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и
специальности научных работников;
- в п.6 "Ученое звание" сведения об ученом звании
профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных
работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических
работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.
Напомним, что личные карточки считаются оформленными
надлежащим образом, если в них заполнены все реквизиты, предусмотренные
унифицированной формой. Не забывайте заполнять зоны кодирования в соответствии
с общероссийскими классификаторами: указывать информацию о населении (ОКИН), профессии рабочих,
специальности по образованию (ОКСО). То же самое относится к таким реквизитам, как
наименование организации и код по ОКПО. Если в форме все же остаются
незаполненные строки, то они подлежат обязательному прочеркиванию.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N
Т-5). Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N
Т-5а).
Перевод работника (ов) на
другую работу в той же организации осуществляется на основании соответствующего
приказа (распоряжения) руководителя. Для оформления и учета такого перевода
работника(ов) в составе унифицированных форм
предусмотрены формы N Т-5 и N Т-5а. Они содержат аналогичные реквизиты и различаются
только тем, что форма N Т-5 применяется в единичных случаях (при переводе одного
работника), а форма N Т-5а может использоваться для оформления и учета перевода
на другую работу нескольких работников. Данные приказы (распоряжения) служат
основанием для записей о переводе в трудовой книжке, а также для
соответствующих отметок в личной карточке (формы N Т-2 или N Т-2ГС)
и лицевом счете (формы N Т-54 или N Т-54а).
Приказы (распоряжения) составляются в одном экземпляре
работником кадровой службы или лицом, ответственным за оформление кадровых
передвижений. Заметим, что основанием для составления приказа (распоряжения) о
переводе на другую работу является изменение к трудовому договору (контракту),
номер и дата которого обязательно указываются в приказе. Реквизиты приказа
(распоряжения) допускается заполнять как ручным способом, так и с помощью
машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.). При ручном способе
заполнения все записи производятся чернилами или шариковой ручкой.
В заголовочной части приказа в строке "Перевести на
другую работу" необходимо указать даты начала и окончания новой работы в
соответствии с изменением к трудовому договору (контракту). В соответствии с ТК РФ различается два
вида переводов на другую работу в пределах одной организации:
- перевод на другую постоянную работу;
- временный перевод на другую работу в случае
производственной необходимости.
В соответствии со ст.72 ТК РФ перевод на другую постоянную работу в той же
организации по инициативе работодателя осуществляется на основании изменения
существенных условий трудового договора (контракта) или изменения трудовой
функции.
Перевод на другую постоянную работу в рамках одной
организации допускается только с письменного согласия работника. То же самое
относится и к перемещению (переводу) работника на постоянную работу в другую
местность вместе с организацией.
Не является переводом на другую постоянную работу и не
требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое
рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же
местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не
влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий
трудового договора.
При переводе сотрудника на другую постоянную работу на
неопределенный срок в заголовочной части приказа (распоряжения) вместо даты
окончания работы, как правило, проставляется фраза "на неопределенный
срок" или "бессрочно".
Временный перевод работника на другую работу
осуществляется в случае производственной необходимости. При этом в соответствии
со ст.74 ТК РФ работодатель имеет право переводить работника на
срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же
организации. Такой перевод допускается в целях предотвращения катастрофы,
производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или
стихийного бедствия, для предотвращения несчастных случаев, простоя (временной
приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического
или организационного характера), уничтожения или порчи имущества, а также для
замещения отсутствующего работника. Заметим, что продолжительность перевода на
другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать одного
месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). С письменного
согласия работника, он может быть переведен на работу, требующую более низкой
квалификации.
При временном переводе работника на другую работу оплата
его труда осуществляется по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка
по прежней работе.
При принятии решения о переводе работника на другую
работу, необходимо учитывать следующие положения ТК, касающиеся состояния его
здоровья (статьи 72-74 ТК РФ):
- работник не может быть переведен на работу (постоянную
или временную), противопоказанную ему по состоянию здоровья;
- работника, нуждающегося в соответствии с медицинским
заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия
перевести на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию
здоровья. При отказе работника от перевода либо
отсутствии в организации соответствующей работы,
трудовой договор прекращается в соответствии с п.8 ст.77
ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния
здоровья в соответствии с медицинским заключением).
При оформлении приказа (распоряжения) о переводе на
другую работу советуем обратить внимание на заполнение следующих реквизитов:
- в строке "Вид перевода" указываются условия
перевода на другую работу и характер предстоящей работы (постоянная, для
замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы
и др.);
- в строке "Причина перевода" указывается
причина соответствующего кадрового перемещения (производственная необходимость,
изменения в штатном расписании, собственное желание работника и др.).
Следует помнить также и о том, что при переводе работника
на другую работу в той же организации за ним сохраняется прежний табельный
номер, присвоенный ему при приеме на работу.
В состав реквизитов унифицированной формы не входят
отметки о заключении медицинского осмотра, прохождении инструктажа по технике
безопасности, о несданных материальных ценностях.
2. Основные требования к текстам коммерческих
писем.
Коммерческие письма оформляются
на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к
тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись,
отметка об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала
указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты,
события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения,
просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
от первого лица единственного числа (прошу),
от первого лица множественного числа (просим);
от третьего лица единственного числа (предприятие просит),
от третьего лица множественного числа (руководство
предприятия и трудовой коллектив просят).
В современной коммерческой переписке принято использовать
«формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма,
например:
а) вежливое обращение:
Уважаемый
господин директор
Уважаемый
господин Иванов И. И.
Уважаемый
Борис Петрович
Уважаемые
господа
Уважаемые
коллеги
б) вежливое заключение:
С
уважением
С
благодарностью
С
надеждой на сотрудничество
С
пожеланием успехов
Служебная переписка включает множество видов и
разновидностей инеем: запросы, предложения, извещения, напоминания,
уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы,
заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об
этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля
служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за
рубеж. Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо
использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в
которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем,
отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и
зарубежными партнерами.
Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными
должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам — главным
бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии
письма, остающейся в организации.
На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о
поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших
письмо, а в дальнейшем — отметка о контроле (если исполнение письма
контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об
исполнении документа и направлении его в дело.
Телеграммы оформляются
на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия — на обычной
бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два
интервала прописными буквами.
Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй
подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес
отправителя, подпись должностного лица, дата) печатается строчными буквами
(кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который
подлежит передаче. Если организация имеет условный телетайпный адрес, например
«Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы
составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не
искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться
цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без
добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается
обозначать условными сокращениями: точка -ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие — ДВТ,
кавычки — КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» — НР.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается
руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при
подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы,
направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На
экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается
список адресатов.
ГРАФИК ОТПУСКОВ
Преподавателей и учебно-вспомогательного
состава кафедры на 2004 год:
|
№ п/п
|
Ф.И.О.
|
должность
|
кол-во дней
|
дата
|
|
1.
|
Ефремов И.М.
|
к.т.н., и.о.заф.каф.
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
2.
|
Плеханов Г.Н.
|
к.т.н., доцент
|
72
|
09.08.04-31.08.04
|
|
3.
|
Кобзов Д.Ю.
|
к.т.н., доцент
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
4.
|
Калашников Л.А.
|
к.т.н., доцент
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
5.
|
Кулаков Ю.Н.
|
доцент
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
6.
|
Марашова Л.Н.
|
к.э.н., доцент
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
7.
|
Кононов А.А.
|
к.т.н., доцент
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
8.
|
Трофимов А.А.
|
ст.преподаватель
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
9.
|
Герасимов С.Н.
|
к.т.н.,ст.преподаватель
|
72
|
21.06.04-31.08.04
|
|
10.
|
Головатюк В.В.
|
зав.лаб.
|
44
|
19.07.04-31.08.04
|
|
11.
|
Новоселова Г.А.
|
ст.лаборант
|
44
|
19.07.04-31.08.04
|
|
12.
|
Перевощиков Е.А.
|
уч.мастер
|
44
|
19.07.04-31.08.04
|
|
13.
|
Ермашонок С.М.
|
уч.мастер
|
44
|
19.07.04-31.08.04
|
|
14.
|
Валуева Е.В.
|
инженер-программист
|
44
|
19.07.04-31.08.04
|
|
15.
|
Сагайдак К.Ю.
|
оператор ЭВМ
|
44
|
19.07.04-31.08.04
|
|
16.
|
Черезов С.А.
|
ст.лаборант
|
44
|
14.06.04-27.07.04
|
|
17.
|
Жмуров В.В.
|
лаборант
|
44
|
01.06.04-14.07.04
|
|
18.
|
Августинопольский Д.С.
|
админ.ЛВС МФ
|
44
|
01.07.04-13.08.04
|
|
19.
|
Ларионова О.А.
|
ст.лаборант
|
44
|
09.08.04-23.09.04
|
Список
использованной литературы
1. ГОСТ
6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;
2. ГОСТ
1.0-92. Государственная система стандартизации РФ. Основные положения;
3. ГОСТ
Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов;
4. ГОСТ
Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
5. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы
документации "Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в
действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
6. Инструкция
о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и
организациях, утв. постановлением Госкомтруда
СССР от 20.06.74 162, с изм. и доп.
7. Общероссийский
классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв.
постановлением Госстандарта РФ от 30.01.93 299
8. Межотраслевые
укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.91 78
9. Андреева
В.И. Делопроизводство – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
10.
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе:
Практическое пособие с образцами документов – М.: Бизнес-школа, 2000.
11.
Делопроизводство (Организация и технология
документационного обеспечения управления): Учебник /Под ред. Т.В.Кузнецовой – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.