Всероссийский Заочный Финансово-экономический Институт
Кафедра автоматизированной обработки экономической
информации
Контрольная
работа
по
дисциплине “Информационные системы в экономике”
Вариант № 2
Исполнитель:
Иванова И.И.
Специальность:
060400
Курс 3
Руководитель:
К.э.н. Зиновьева Лариса Васильевна
Краснодар 2006
Содержание
1. Организационно-экономическая
сущность задачи. 3
2. Описание
входной информации. 6
3. Описание
результирующей информации. 7
4. Описание
условно-постоянной информации. 8
5. Описание
алгоритма решения задачи. 9
6. Инструкция
к решению задачи. 10
7. Контрольный
пример. 14
Библиографический список. 17
1. Организационно-экономическая
сущность задачи
1.1.
Наименование
задачи: учет недопоставок материалов каждым поставщиком
1.2.
Место решения
задачи: бухгалтерия ООО “Элизиум”.
1.3.
цель решения
задачи: сокращение недопоставок каждым поставщиком. Повышение количества
поставок.
1.4.
Периодичность
решения задачи: ежемесячно до 5-го числа следующего месяца.
1.5.
Для кого
предназначено решение задачи: отдел снабжения.
1.6.
Источники и
способы получения исходных документов:
·
Склад материалов
№1;
·
Плановый отдел.
ПЕРЕЧЕНЬ
И ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
|
Наименование документа
|
Вид документа
|
Источник поступления документа
|
Приемник документа
|
Количество экземпляров документа
за период
|
Объем документа в знаках
|
Метод контроля
|
|
Приходная накладная
|
Унифицированный
|
Склад № 1
|
Бухгалтерия
|
12
|
531
|
Метод “вилки”
|
Схематично
движение документов в процессе их обработки представим следующим образом:
1.7.
Модель
бизнес-процесса “Поставки”:
1.8.
Информационная
модель задачи:
1.9.
Экономическая
сущность задачи. Учет недопоставок материалов в различных разрезах необходим
для контроля ритмичности поставок, устранения отклонений от плана по
поставщикам и видам материалов. На основании ведомостей, получаемых в
результате решения данной задачи, а также и других задач, принимаются
управленческие решения, касающиеся изменения планов и сроков поставок, выбора поставщиков
на следующий плановый период.
2. Описание
входной информации
2.1.
В качестве
входной информации используется документ “Приходная накладная”. На основании
этого документа создается следующий машинный документ:
Приходная накладная
ПРИХНАКЛ
|
Код поставщика
|
Наименование поставщика
|
Код материала
|
Наименование материала
|
Единица измерения
|
Дата поставки
|
Количество материала
|
|
p
|
|
t
|
|
|
d
|
Ktpd
|
Структура
документа описывается с помощью следующей таблицы:
Описание первичного документа
“Приходная накладная”
|
Имя реквизита
|
Идентификатор
|
Система
кодирования
|
Тип
данных
|
Длина
|
Ключ сортировки
|
|
целые
|
дробные
|
|
Дата
|
Data
|
|
С
|
6
|
|
|
|
Код поставщика
|
KP
|
Позиционная
|
С
|
3
|
|
1
|
|
Наименование поставщика
|
NP
|
|
С
|
20
|
|
|
|
Код материала
|
KI
|
Позиционная
|
С
|
4
|
|
2
|
|
Наименование материала
|
NI
|
|
С
|
20
|
|
|
|
Единица измерения
|
EI
|
Порядковая
|
С
|
2
|
|
|
|
Количество материала
|
Q
|
|
Ч
|
4
|
2
|
|
2.2.
Количество
документов за период: ежемесячно до 30 шт.
2.3.
Количество строк
в документе (в среднем): 9.
2.4.
Контроль
правильности заполнения и ввода документа:
·
Код поставщика:
контроль на диапазон значений (от 100 до 105);
·
Код материала:
контроль по справочнику.
2.5.
В качестве
входной информации используется также документ
План поставок ежемесячно
ПЛАНПОСТ
|
Дата
|
Наименование поставщика
|
Сумма поставок запланированных
|
|
|
|
3. Описание
результирующей информации
3.1.
В результате решения
задачи следует получить две ведомости:
Количество материала, поставленного за месяц
ФАКТПОС
|
Наименование поставщика
|
Сумма поставок
|
|
|
Процент выполнения плана поставки
ПРОЦПОСТ
|
Наименование поставщика
|
% выполненных поставок
|
|
|
3.2.
Описание
структуры результирующего документа “Фактическое выполнение поставок”:
|
Имя реквизита
|
Идентификатор
|
Система кодирования
|
Тип данных
|
Длина
|
Ключ сортировки
|
|
целые
|
дробные
|
|
Наименование поставщика
|
NP
|
|
C
|
20
|
|
1
|
|
Сумма поставок
|
QT
|
|
Ч
|
4
|
2
|
|
3.3.
Количество
документов за период: ежемесячно 1 шт.
3.4.
Количество строк
в документе (в среднем): 6.
3.5.
Контроль
правильности документа: логический контроль сумм.
3.6.
Описание
структуры результирующего документа “Процент выполнения плана поставки ”:
|
Имя реквизита
|
Идентификатор
|
Система кодирования
|
Тип данных
|
Длина
|
Ключ сортировки
|
|
целые
|
дробные
|
|
Наименование поставщика
|
NP6
|
|
C
|
20
|
|
1
|
|
Процент поставки
|
QT6
|
|
Ч
|
4
|
2
|
|
3.7.
Количество
документов за период: ежемесячно 1 шт.
3.8.
Количество строк
в документе (в среднем): 30.
3.9.
Программный
контроль правильности получения документа: логический контроль полученных сумм
(сравнение общей суммы поставок по документу ПРИХНАКЛ И ПЛАНПОСТ).
4. Описание
условно-постоянной информации
Для
решения задачи используются два справочника:
1) Справочник поставщиков (НАИМПОСТ) – служит для
расшифровки кодов поставщиков;
2) Справочник материалов (НАИММАТ) – служит для
расшифровки кодов материалов.
Описание
структуры документа “Справочник поставщиков” (НАИМПОСТ):
|
Имя реквизита
|
Идентификатор
|
Система кодирования
|
Тип данных
|
Длина
|
Ключ сортировки
|
|
целые
|
дробные
|
|
Код поставщика
|
KP3
|
Позиционная
|
С
|
3
|
|
1
|
|
Наименование поставщика
|
NP3
|
|
С
|
20
|
|
|
|
Адрес поставщика
|
AP3
|
|
С
|
20
|
|
|
|
Расчетный счет
|
QT3
|
|
Ч
|
12
|
|
|
Описание
структуры документа “Справочник материалов” (НАИММАТ):
|
Имя реквизита
|
Идентификатор
|
Система кодирования
|
Тип данных
|
Длина
|
Ключ сортировки
|
|
целые
|
дробные
|
|
Код материала
|
KM3
|
Позиционная
|
С
|
4
|
|
1
|
|
Наименование материала
|
NP3
|
|
С
|
20
|
|
|
|
Единица измерения
|
EД3
|
Порядковая
|
С
|
2
|
|
|
5. Описание
алгоритма решения задачи
5.1.
Для получения
ведомости “Процент выполнения плана поставок” необходимо рассчитать два
показателя:
1) Количество материала, поставленного поставщиком за
месяц;
2) Процент выполнения плана поставки.
_
Ktp = 
Ktpd
Ktpd– количество материала t, поставленного поставщиком p датой d.
_
Ktp –
количество материала t, поставленного поставщиком p за месяц.
Пtp – процент выполнения плана поставки материала t
поставщиком p.
_
Пtp
- план поставки материала t поставщиком
p.
6. Инструкция
к решению задачи
1. Вызовите Excel.
2. Переименуйте “Лист 1” в “Справочник поставщиков”.
3. Введите заголовок таблицы “Справочник поставщиков”.
4. Отформатируйте заголовок:
·
Выделите ячейки A1:D1 (сделайте
активной ячейку А1, затем нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее,
переместите курсор на ячейку D1);
·
На панели
инструментов “Форматирование” нажмите кнопку “Объединить и поместить в центре”.
5. Отформатируйте ячейки A2:C2 под ввод
длинных заголовков:
·
Выделите ячейки A2:C2;
·
Выполните команду
“Ячейки” в меню “Формат”;
·
Выберите закладку
“Выравнивание”;
·
В группе опций “Отображение”
установите флажок опции “переносить по словам”.
6. Введите в ячейки A2:D2 следующую
информацию: код поставщика, наименование поставщика, адрес поставщика,
расчетный счет.
7. Организуйте контроль вводимых данных в колонку “Код поставщика”:
·
Выделите ячейки A3:A7;
·
Выполните команду
“Проверка” меню “Данные”;
·
В поле “Тип
данных” выберите строку “Целое число”;
·
Задайте в поле “минимум”:
100
·
Задайте в поле “максимум”:
105.
·
Выберите закладку
“Сообщение для ввода”;
·
Введите в поле “Заголовок”
“Ограничение для ввода кода”, а в поле “Сообщение” “Код поставщика может
принимать значения 100-105”. Для обработки допущенных ошибок воспользуйтесь
закладкой “Сообщение об ошибке”.
8. Присвойте имя группе ячеек:
·
Выделите ячейки A3:D8;
·
Выберите команду “Имя”
в меню “Вставка”;
·
Выберите команду “Присвоить”;
·
В окне “Присвоение
имени” нажмите кнопку “Добавить”;
·
Нажмите кнопку “OK”.
9. Переименуйте “Лист2” в “Приходная накладная”.
10.
Создайте таблицу “Приходная
накладная” (см. Контрольный пример).
11.
Организуйте проверку
ввода данных в графу “Код поставщика” с выдачей сообщений об ошибке.
12.
Введите исходные
данные.
13.
Заполните графу “Наименование
поставщика” в соответствии с кодом поставщика:
·
Сделайте ячейку B3 активной;
·
Воспользуйтесь
командой “Функция” меню “Вставка”;
·
В поле “Категория”
выберите “Ссылки и массивы”;
·
В поле “Функция”
выберите “ВПР”;
·
Нажмите кнопку “OK”.
·
Введите
информацию в поле “исходное значение”, щелкнув по ячейке A3;
·
Введите
информацию в поле “табл_ массив”;
·
Воспользуйтесь
командой “Имя” из меню “Вставка”;
·
Используйте
команду “Вставить”;
·
Выделите “Имя: Код поставщика”;
·
Нажмите кнопку “OK”;
·
Введите
информацию в поле “номер_индекса_столбца” – 2;
·
Введите
информацию в поле “диапазон_просмотра” – 0;
·
Нажмите кнопку “OK”.
14.
Скопируйте формулу в ячейки B4:B11:
·
Сделайте ячейку B3 активной;
·
Установите курсор
на маркер в правом нижнем углу;
·
Сделайте двойной
щелчок левой кнопкой мыши.
15.
Переименуйте “Лист
3” в “Фактическое выполнение поставок”.
16.
Создайте
ведомость “Фактическое выполнение поставок”:
·
Установите курсор
в поле таблицы “Приходная накладная”;
·
Воспользуйтесь
командой “Сводная таблица” из меню “Данные”;
·
В окне “Мастер
сводных таблиц и диаграмм” – шаг 1 из 3 нажмите кнопку “Далее”;
·
В окне “Мастер
сводных таблиц и диаграмм” – шаг 2 из 3 нажмите кнопку “Далее”;
·
В окне “Мастер
сводных таблиц и диаграмм” – шаг 3 из 3 нажмите кнопку “Макет”;
·
Перенесите в поле
“Страница” надпись “Код материала”;
·
Перенесите в поле
“Строка” надпись “Наименование”;
·
Перенесите в поле
“Данные” надпись “Количество”;
·
Нажмите кнопку “OK”;
·
В окне “Мастер
сводных таблиц и диаграмм” – шаг 1 из 3 выберите опцию “Новый лист”;
·
Нажмите кнопку “Готово”;
·
Переименуйте лист
со сводной таблицей “Фактическое выполнение поставок”.
17.
Переименуйте
следующий лист в “Процент выполнения поставок” и заполните эту ведомость на
основе данных из Приходной накладной и Плана поставки (код поставщика,
наименование поставщика, код материала, дата поставки, единица измерения,
фактическая поставка, план поставки).
18.
Скопируйте
ведомость “Приходная накладная” и переименуйте заголовок в “Процент выполнения
плана поставок”.
19.
Добавьте столбец “F” – “Фактическая поставка” (заполните данные из
ведомости “ПРИХНАКЛ”).
20.
Добавьте новый столбец “G” – “План поставки” (заполните данные из ведомости “ПЛАНПОСТ”).
21.
Добавьте еще один
столбец “Н” – “Процент выполнения плана”.
22.
Отформатируйте
ячейки H3:H11 для ввода
процентных символов
·
Выделите ячейки H3:H11;
·
Выберите команду “Ячейки”
в меню “Формат”;
·
Выберите закладку
“Число”;
·
Выберите формат “Процентный”;
·
Нажмите кнопку “OK”.
23.
Для того, чтобы
рассчитать процент выполнения плана поставок:
·
Поместите курсор
в ячейку H3. В поле ввода введите следующую
формулу: F3/G3.
·
Сделайте ячейку H3 активной;
·
Установите курсор
на маркер в правом нижнем углу;
·
Нажимая левую
кнопку мыши, опустите маркер в виде крестика вниз до ячейки H11.
24.
Используя
ведомость “Процент выполнения поставок”, создайте сводную таблицу:
·
Установите курсор
в поле таблицы “Процент выполнения поставок”;
·
Воспользуйтесь
командой “Сводная таблица” из меню “Данные”;
·
Перенесите в поле
“Страница” надпись “Код поставщика”;
·
Перенесите в поле
“Страница” надпись “Единица измерения”;
·
Перенесите в поле
“Строка” надпись “Наименование”;
·
Перенесите в поле
“Строка” надпись “Код материала”;
·
Перенесите в поле
“Строка” надпись “Процент выполнения плана”;
·
Перенесите в поле
“Данные” надпись “План поставки”;
·
Перенесите в поле
“Данные” надпись “Фактическая поставка”;
·
Нажмите кнопку “OK”;
·
Нажмите кнопку “Готово”.
Фильтрация и
группирование данных. Поле сводной
таблицы играет роль фильтра данных. Каждое поле имеет команду “Все”,
используемую для отображения всех возможных значений поля.
Используя сводную таблицу “Процент выполнения плана
поставок”, получите данные для поставщика “105”:
·
Сделайте активной
станицу “Процент выполнения плана поставок”
·
Нажмите кнопку
правее поля “Код поставщика”;
·
Выберите код
материала 105 (см. таблицу ниже).
|
Код
поставщика
|
105
|
|
|
|
|
Единица
измерения
|
(Все)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование
поставщика
|
Код
материала
|
%
выполнения плана
|
Данные
|
Итог
|
|
Нефилим
|
1004
|
90%
|
Сумма
по полю План поставки
|
10
|
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
9
|
|
|
1004
Сумма по полю План поставки
|
10
|
|
|
1004
Сумма по полю Фактическая поставка
|
9
|
|
Нефилим Сумма по полю
План поставки
|
|
|
10
|
|
Нефилим Сумма по полю
Фактическая поставка
|
|
9
|
|
Итог
Сумма по полю План поставки
|
|
|
10
|
|
Итог
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
9
|
Изменение структуры сводной таблицы. Сводные таблицы эффективно используются для анализа: в
них можно быстро вставлять, перемещать, удалять поля. Можно перемещать поля
прямо в сводной таблице.
7. Контрольный
пример
ПРИХНАКЛ
|
Приходная
накладная
|
|
Код поставщика
|
Наименование
поставщика
|
Код материала
|
Дата поставки
|
Единица
измерения
|
Количество
|
|
100
|
Каррент
|
1001
|
01.11.2006
|
кг
|
15
|
|
100
|
Каррент
|
1002
|
01.11.2006
|
кг
|
45
|
|
101
|
Химера
|
1003
|
05.11.2006
|
т
|
3
|
|
101
|
Химера
|
1004
|
10.11.2006
|
кг
|
39
|
|
102
|
Тибет
|
1005
|
20.11.2005
|
шт
|
1890
|
|
102
|
Тибет
|
1006
|
25.11.2006
|
м2
|
46
|
|
103
|
Кроули
|
1002
|
25.11.2006
|
кг
|
25
|
|
104
|
Лавкрафт
|
1001
|
27.11.2006
|
кг
|
25
|
|
105
|
Нефилим
|
1004
|
30.11.2006
|
кг
|
9
|
НАИМПОСТ
|
Справочник
поставщиков
|
|
Код поставщика
|
Наименование
поставщика
|
Адрес поставщика
|
Расчетный счет
|
|
100
|
Каррент
|
Москва
|
1111111111
|
|
101
|
Химера
|
Рязань
|
2222222222
|
|
102
|
Тибет
|
Коломна
|
3333333333
|
|
103
|
Кроули
|
Ростов
|
4444444444
|
|
104
|
Лавкрафт
|
Екатеринбург
|
5555555555
|
|
105
|
Нефилим
|
Самара
|
6666666666
|
НАИММАТ
|
Справочник
материалов
|
|
Код
материала
|
Наименование
материала
|
Единица
измерения
|
|
1001
|
Краска
|
кг
|
|
1002
|
Лак
|
кг
|
|
1003
|
Цемент
|
т
|
|
1004
|
Клей
|
кг
|
|
1005
|
Кирпич
|
шт
|
|
1006
|
Стекло
|
м2
|
ПЛАНПОСТ
|
Код поставщика
|
Наименование поставщика
|
Дата поставки
|
План поставки
|
|
100
|
Каррент
|
01.11.2006
|
20
|
|
100
|
Каррент
|
01.11.2006
|
50
|
|
101
|
Химера
|
05.11.2006
|
3
|
|
101
|
Химера
|
10.11.2006
|
40
|
|
102
|
Тибет
|
20.11.2005
|
2000
|
|
102
|
Тибет
|
25.11.2006
|
50
|
|
103
|
Кроули
|
25.11.2006
|
30
|
|
104
|
Лавкрафт
|
27.11.2006
|
25
|
|
105
|
Нефилим
|
30.11.2006
|
10
|
ФАКТПОСТ
|
Код
материала
|
(Все)
|
|
|
|
Сумма
по полю Количество
|
|
|
Наименование
поставщика
|
Итог
|
|
Каррент
|
60
|
|
Кроули
|
25
|
|
Лавкрафт
|
25
|
|
Нефилим
|
9
|
|
Тибет
|
1936
|
|
Химера
|
42
|
|
Общий
итог
|
2097
|
|
Код материала
|
1002
|
|
|
|
Сумма по полю
Количество
|
|
|
Наименование
поставщика
|
Итог
|
|
Каррент
|
45
|
|
Кроули
|
25
|
|
Общий итог
|
70
|
ПРОЦПОСТ
|
Процент
выполнения плана поставок
|
|
|
Код поставщика
|
Наименование поставщика
|
Код материала
|
Дата поставки
|
Единица измерения
|
Фактическая поставка
|
План поставки
|
% выполнения
плана
|
|
100
|
Каррент
|
1001
|
01.11.2006
|
кг
|
15
|
20
|
75%
|
|
100
|
Каррент
|
1002
|
01.11.2006
|
кг
|
45
|
50
|
90%
|
|
101
|
Химера
|
1003
|
05.11.2006
|
т
|
3
|
3
|
100%
|
|
101
|
Химера
|
1004
|
10.11.2006
|
кг
|
39
|
40
|
98%
|
|
102
|
Тибет
|
1005
|
20.11.2005
|
шт
|
1890
|
2000
|
95%
|
|
102
|
Тибет
|
1006
|
25.11.2006
|
м2
|
46
|
50
|
92%
|
|
103
|
Кроули
|
1002
|
25.11.2006
|
кг
|
25
|
30
|
83%
|
|
104
|
Лавкрафт
|
1001
|
27.11.2006
|
кг
|
25
|
25
|
100%
|
|
105
|
Нефилим
|
1004
|
30.11.2006
|
кг
|
9
|
10
|
90%
|
|
Код
поставщика
|
(Все)
|
|
|
|
|
Единица
измерения
|
(Все)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование
поставщика
|
Код
материала
|
Данные
|
%
выполнения плана
|
Итог
|
|
Каррент
|
1001
|
Сумма
по полю План поставки
|
75%
|
20
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
75%
|
15
|
|
|
1001
Сумма по полю План поставки
|
|
20
|
|
|
1001
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
15
|
|
|
1002
|
Сумма
по полю План поставки
|
90%
|
50
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
90%
|
45
|
|
|
1002
Сумма по полю План поставки
|
|
50
|
|
|
1002
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
45
|
|
Каррент Сумма по полю
План поставки
|
|
|
70
|
|
Каррент Сумма по полю
Фактическая поставка
|
|
60
|
|
Кроули
|
1002
|
Сумма
по полю План поставки
|
83%
|
30
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
83%
|
25
|
|
|
1002
Сумма по полю План поставки
|
|
30
|
|
|
1002
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
25
|
|
Кроули Сумма по полю
План поставки
|
|
|
30
|
|
Кроули Сумма по полю
Фактическая поставка
|
|
25
|
|
Лавкрафт
|
1001
|
Сумма
по полю План поставки
|
100%
|
25
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
100%
|
25
|
|
|
1001
Сумма по полю План поставки
|
|
25
|
|
|
1001
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
25
|
|
Лавкрафт Сумма по полю
План поставки
|
|
|
25
|
|
Лавкрафт Сумма по полю
Фактическая поставка
|
|
25
|
|
Нефилим
|
1004
|
Сумма
по полю План поставки
|
90%
|
10
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
90%
|
9
|
|
|
1004
Сумма по полю План поставки
|
|
10
|
|
|
1004
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
9
|
|
Нефилим Сумма по полю
План поставки
|
|
|
10
|
|
Нефилим Сумма по полю
Фактическая поставка
|
|
9
|
|
Тибет
|
1005
|
Сумма
по полю План поставки
|
95%
|
2000
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
95%
|
1890
|
|
|
1005
Сумма по полю План поставки
|
|
2000
|
|
|
1005
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
1890
|
|
|
1006
|
Сумма
по полю План поставки
|
92%
|
50
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
92%
|
46
|
|
|
1006
Сумма по полю План поставки
|
|
50
|
|
|
1006
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
46
|
|
Тибет
Сумма по полю План поставки
|
|
|
2050
|
|
Тибет
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
|
1936
|
|
Химера
|
1003
|
Сумма
по полю План поставки
|
100%
|
3
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
100%
|
3
|
|
|
1003
Сумма по полю План поставки
|
|
3
|
|
|
1003
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
3
|
|
|
1004
|
Сумма
по полю План поставки
|
98%
|
40
|
|
|
|
Сумма
по полю Фактическая поставка
|
98%
|
39
|
|
|
1004
Сумма по полю План поставки
|
|
40
|
|
|
1004
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
39
|
|
Химера
Сумма по полю План поставки
|
|
|
43
|
|
Химера
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
42
|
|
Итог
Сумма по полю План поставки
|
|
|
2228
|
|
Итог
Сумма по полю Фактическая поставка
|
|
|
2097
|
Библиографический список
1. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения
и задачи): Учеб. Пособие. – М., 2006
2. Экономическая информатика. Учебник для вузов/ Под ред.
д.э.н., проф. Евдокимова В.В. – СПб., 1997
3. Экономическая информатика: Введение в экономический
анализ информационных систем. – М., 2005