Основными целями деятельности организации являются:

1.                            Рост прибыли;

2.                            Организация новых систем сервиса, и улучшение имеющихся;

3.                            Привлечение к сотрудничеству крупных фирм и организаций и как следствие получение контроля на рынке своего региона.

4.                            Консультация и продажа частным лицам имеющейся номенклатуры по прайс листам.

Работа на рынке ATI технологий без использования систем современных информационных технологий не возможна. Для решения сложных задач связанных с организацией работ как в офисном так и техническом отделах, оборудование постоянно обновляется и совершенствуется (по мере возможности). Высокоскоростной доступ в интернет обеспечивает доступ к любым видам информации. В организации работы фирмы есть, конечно, небольшие недостатки, которые в свою очередь приводят к потере времени и, как следствие, напряженного графика.

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются  рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигается достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации.

Представим техническое задание на разработку и внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) для данной организации.

Техническое задание

на разработку и внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) для ООО  «Технологии Нового Века»

В связи с использованием информационных технологий в сфере бизнеса и для повышения эффективности  работы организации, а также принятия в короткие сроки рациональных управленческих решений в реальном времени, получения и использования полной, достоверной информации, возможности конкурентоспособности организации в экономической сфере.

 Проблемами авторизации являются:

1.                 Устаревшей базы 1С Бухгалтерии (версия7.7)

Основной проблемой ведения бухгалтерский работы в фирме является работа с 1С между отделами. Так на пример главными пользователями баз является торговый отдел и отдел логистики. Общая номенклатурная база поделена на 4-е части:

Свободный склад (обозначает объем единиц товара по прайс листу доступного к свободной продаже, разумеется при наличии)

Главный склад (служит для резервов единиц товара по прайс листу привезенных на заказ за наличный и безналичный расчет, а также резерве со свободного склада, разумеется при наличии)

Гарантийный склад (служит для хранения комплектующих, принятых на ремонт или диагностику по установленному гарантийному сроку)

Витрина (в базе отображаются товары находящиеся на витрине для презентации)

Отдел гарантии, при работе с клиентами в случаях отсутствия возможности восстановления работоспособности комплектующих, обязан заменить оборудование или подобрать аналогичную замену по техническим характеристикам (в соответствии с законом о правах потребителя РФ). Но при отсутствии доступа к безе 1С выполнением этих работ вынужден занимается торговый отдел. Формированием заказов гарантийного отдела занимается на прямую не сам гарантийный отдел, заказами вынужден заниматься так же торговый отдел. Что в следствии тормозит его работу.

2.                 Отсутствие отдела для проектирования рекламы и распространения ее через электронную почту, а также обработку коммерческих предложений поступающий на электронный ящик.

Отсутствие автоматической рассылки рекламы и деловых предложение через электронную почту, в условиях жесткой конкуренции на рынке, является серьезным недостатком. Однако это обстоятельство смягчается наличием электронной страницы в Интернете с ежедневно обновляемым прайс листом. И наличием адресов ICQ, менеджеров торгового отдела. Обработка и сортировка предложений или заказов поступающая на электронный ящик также осуществляется менеджерами торгового отдела, что при наличии 3-х менеджеров отнимает достаточно много времени, а вследствие загруженного графика работы приводит к ошибкам вызванных человеческим фактором.

3.                 Отсутствие оборудования банк/клиент.

Отделу бухгалтерии приходится получать выписки электронных платежей и денежных переводов непосредственно в банке, а не со своего рабочего места.

4.                 Отсутствие оборудования и программного обеспечения для связи со службой безопасности банка при оформление кредитов.

При оформлении кредитов через банк, приходится использовать систему анкетного заполнения, что в свою очередь так же не удобно с точки зрения времени. Так при оформлении одного кредита на компьютерную технику, времени затрачивается в 5-ть раза больше чем оформлении этой же техники, но за наличный расчет. Это обуславливается долгой обработкой данных службой безопасности банка. Сверкой анкеты со своими данными и дальнейшим вводом их в сою базу электронных контрагентов. Затрачиваемое время от 50мин до 1,5-ра часа в зависимости от загруженности кредитного отдела банка.

Этапы работ проведения АИС и АИТ.

    1.   проведение исследований включает в себя:

·                    исследование организации на предмет присутствия каких-либо элементов АИС;

·                    исследование информационного потока организации.

·                    исследование структуры работы отделов и их взаимодействие

          Время проведения 10 дней

Выполнение исследования возлагается на: руководителя проекта, работника  ответственного за финансовое состояние организации, работника, ответственного за техническое обеспечение.

    2.  Разработка моделей АИС и АИТ ООО «Технологии Нового Века»:

·                    создание моделей;

·                    согласование созданных моделей с руководителем организации

Время проведения 30 дней

Выполнение работ возлагается на: руководителя проекта.

Ниже приведен список рабочего оборудования являющегося по  мнению руководства оптимальным для решения задач, возникающих в работе фирмы, ниже прилагаю список ныне используемого оборудования  всех отделов.

Список оргтехники торгового отдела:

Телефония торгового отдела:

Системный телефон Panasonic KX-T7431 цифровой <12 вх. линий>

Мини АТС Panasonic KX-T206RU  (2х6)

Факс Panasonic KX-FT908 RU (термо, а/о, спикер, а/обрез)

Список  тестового и рабочего оборудования применяемого техническим отделом (сборочный и гарантийный) :

Телефония технического отдела:

Бухгалтерия:

Телефония бухгалтерии:

Отдел логистики (склад) :

Телефония технического отдела:

Рассмотрим модернизацию отделов по этапам и по мере необходимости.

База бухгалтерского учета в целом:

Для расширения возможности работ бухгалтерии  и базы всей фирмы в целом необходимо установить на серверную станцию 1С Бухгалтерию версии 8.0 с подобранным в зависимости от нужд пакетами инструментов и баз, с возможность обработки и формирования данных для каждого отдела. Что в свою очередь внесет окончательное распределение обязанностей, тем самым упростит растит работу отделов облегчит выявление и коррекцию ошибок, упростит формирование списка поставок, обеспечит всех без исключения работников доступом к работе со складом в зависимости от вида работ выполняемых в фирме.

В связи с ресурсоемкостью 1С версии 8.0 имеющийся компьютерный парк необходимо модернизировать следующей комплектацией:

1.                 Процессор Pentium-4 2800E BOX <800FSB, 1024Kb, 1.400V, Socket478>

2.                 Дополнительно установить DDR 256 Mb (pc-3200) 200MHz/400Mbps Samsung original

Торговый отдел:

Необходимо создать Ethernet соединение с службой безопасности банка применя Wireless Access Point формата 802. 11g с односторонним доступом, и на базе 1С Бухгалтерии установить пакет программ для оформления кредитов и составления электронных анкет, формой удобной банку. При этом время оформление кредита уменьшится до 25 минут в среднем.

Бухгалтерский отдел:

Для организации в бухгалтерском отделе сети клиент/банк достаточно установить модемное соединение с помегабайтной тарификаций и заключить договора с службой сетевого администрирования банка.

Применяемое оборудование:

Модем  USR Courier  56 V. Everything  EXT rus Retail 

Схема организации локальной сети:

1.1 и 1.2 – рабочее оборудование бухгалтерии;

2.1; 2.2; 2.3; 2.4 и 2.5 –  рабочее оборудование технического отдела;

3.1; 3.2; 3.3 и 3.4 – рабочее оборудование торгового отдела;

4 – сервер DNS

5 – Zyxel  ZYAIR G-560 (802.11g  Wireless Access Point) – беспроводная точка доступа формата 11g обеспечивающая доступ к Интернету через организацию ООО «Квантум»;

А, В, С, D – Ethernet маршрутизатор – Интернет коммутаторы, обеспечивающие доступ клиенту или группе клиентов объединенных в сети клиент/сервер к общему серверу с ресурсами.

Локальная сеть построена по принципу  клиент/сервер.

Сеть клиент /сервер:

В сети клиент/сервер каждый компьютер играет определенную роль. Сервер предназначен для  предоставления всех ресурсов в зависимости от протоколов доступа всем клиентским компьютерам в сети.

Для организации Ethernet(10BASE5) локальной сети использованы 3  Интернет коммутатора  TrendNet N-Way Switch TE100-S8P (10/100Mbps, 8 port). Pathc cord-ы Peralli категории UTP(Unshielded Twisted Pair) 5e (для соединения клиентских компьютеров с Интернет маршрутизаторами). И короба для укладки проводов 20х10 и 40х16 по длине кабелей.

Для обработки и распределения сетевых ресурсов применяется сервер следующей конфигурации:

Для максимальной производительности сервера  был выбран процессор Pentium 4 D 820.

В качестве ОЗУ была выбрана серверная регистровая оперативная память (применяется для коррекции ошибок).

Для большего повышения отказоустойчивости жесткие диски были объединены в SATA RAID 1(зеркальный массив).

Для работы с Ethrnet сетью на сервере установлена сетевая операционная система Windows 2003-Server,  также установлена база 1С Бухгалтерии.

В качестве сетевой операционной системы также возможно применение Linyx Red Hot.

Сервер содержит всю необходимую информацию для  работы фирмы. Начиная от клиентской базы и бухгалтерскими отчетами заканчивая медиа-ресурсами (музыка, фильмы, клипы, игры). В зависимости от видов деятельности и квалификации работника на сервере каждому открывается доступ к тем или иным видам информации или баз данных.

Организационная структура

 ООО «Технологии Нового Век»

Бухгалтерия.