всероссийский заочный финансово-экономический институт

филиал в г. Сургуте

Контрольная работа

По дисциплине информационные технологии в экономике

На тему:

«Стадии и этапы создания, внедрения и функционирования ИС, АРМ в ИТ. Содержание, организация, результаты и документирование выполнения этапов работ. Методы ведения проектировочных работ»

Выполнила

студентка 3 курса

факультета ФиК

Проверила

Сургут

2006 г.

СОДЕРЖАНИЕ

I. Введение………………………………………………………... 3

II. Стадии и этапы создания, внедрения и функционирования ИС, АРМ в ИТ……………………..….. 4

III. Содержание, организация, результаты и документирование выполнения этапов работ..……. 11

IV. Методы ведения проектировочных работ….…… 12

V. Заключение…………………………………………………..... 16

VI. Практика……………………………………….………………... 17

VII. Используемая литература……………………..….……. 24

I. Введение

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах (ИС) экономических объектов.

Опыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности.

Для выработки в сложных экономических системах эффективных управляющих воздействий требуется наряду с созданием соответствующих алгоритмов управления переработать значительные объёмы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки АИС управления в экономике.

Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности, к созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных технологий (ИТ), их совершенствованием, распространением компонентов АИТ, в частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и вычислительные процессы. К ним также относят вычислительную технику, средства коммуникаций, офисное оборудование и специфические виды услуг – информационное, техническое и консультативное обслуживание, обучение и т.п. Это способствовало быстрому распространению и эффективному использованию ИТ в управленческих и производственных процессах, практически к повсеместному их применению и большому многообразию.

С целью обеспечения возможности взаимодействия человека с ЭВМ в интерактивном режиме появляется необходимость реализовать в рамках АСУ так называемое АРМ – автоматизированное рабочее место.

С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили цветными мониторами, средствами создания и управления звуковыми сигналами вплоть до возможности создания и воспроизведения речевых сигналов.

II. Стадии и этапы создания, внедрения и функционирования ИС, АРМ в ИТ

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА (АИС) – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

АИС создаётся для удовлетворения информационных потребностей конкретного пользователя, и он принимает непосредственное участие в её работе. Под функционированием АИС подразумевается решение задач пользователем на основе информационного, программного обеспечения.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Процесс управления в условиях функционирования АИС основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта.

Создание и функционирование ИС в управлении экономикой тесно связаны с развитием информационной технологии (ИТ) – главной составной части АИС.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ (АИТ) – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

Внедрение АИС и АИТ, как показывает опыт, ведёт к качественным переменам в труде пользователей: расширяются их профессиональные знания, приобретаются навыки работы в автоматизированной информационной сфере.

АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО (АРМ) – совокупность информационно – программно - технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. Представляет собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами (АИС); АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

· возможность ввода информации в ЭВМ;

· возможность вывода информации из ЭВМ на экран монитора, принтер или другие устройства вывода (в настоящее время этот перечень достаточно широк – графопостроители, и т.п.).

Устройства ввода должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации: текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ оснащаются при необходимости универсальной или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации (типа мыши), различного рода сканерами и т.д.

АРМ должен отвечать следующим требованиям:

· своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

· минимальное время ответа на запросы пользователя;

· адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

· простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;

· терпимость по отношению к пользователю;

· возможность быстрого обучения пользователя;

· возможность работы в составе вычислительной сети.

В условиях реализации управленческого процесса целью внедрения АРМ является усиление интеграции управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ чётко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, и т.д.

АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему в автоматизированной технологией получения результативной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

В настоящее время успешное функционирование человеко-машинных информационных систем и технологий определяет качество проектирования.

Проектирование имеет целью обеспечить эффективное функционирование АИС и взаимодействие АИТ со специалистами, использующими в сфере деятельности конкретного экономического объекта ПЭВМ и развитые средства коммуникаций для выполнения своих профессиональных задач и принятия управленческих решений. Именно качественное проектирование обеспечивает создание такой системы, которая способна функционировать при постоянном совершенствовании её технических, программных, информационных составляющих, т.е. её технологической основы, и расширять спектр реализуемых управленческих функций и объектов взаимодействия.

В процессе проектирования совершенствуются как организация основной деятельности экономического объекта (производственной, хозяйственной), так и организация управленческих процедур.

Главная особенность разработки АИС и АИТ состоит в концентрации сложности на стадиях предпроектного обследования и проектирования и относительно невысокой сложности и трудоёмкости последующих этапов.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ (ЖЦ) – это период создания и использования АИС (АИТ), охватывающий её различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной автоматизированной системе и заканчивая моментом её полного выхода из употребления у пользователей.

От качества проектировочных работ зависит эффективность функционирования системы. Поэтому каждая стадия проектирования разделяется на ряд этапов и предусматривает составление документации, отражающей результаты работы.

Жизненный цикл АИС и АИТ выделяет четыре стадии:

I стадия – предпроектное обследование:

1-й этап – сбор материалов для проектирования – формирование требований, изучение объекта проектирования, разработка и выбор варианта концепции системы;

2-й этап – анализ материалов и формирование документации – создание и утверждение технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы на первом этапе.

II стадия – проектирование:

1-й этап – техническое проектирование, где ведётся поиск наиболее рациональных проектных решений по всем аспектам разработки, создаются и описываются все компоненты системы, а результаты работы отражаются в техническом проекте;

2-й этап – рабочее проектирование – осуществляется разработка и доводка программ, корректировка структур баз данных, создание документации на поставку, установку технических средств и инструкций по их эксплуатации, подготовка для каждого пользователя системы обширного инструкционного материала, оформленного в виде должностных инструкций исполнителям - специалистам, реализующим свои профессиональные функции с использованием технических средств управления.

Технический и рабочий проекты могут объединяться в единый документ – техно - рабочий проект. В результате проведения этих этапов проектирования должен быть получен проект системы, содержащий достаточно информации для реализации системы в рамках бюджета выделенных ресурсов и времени.

III стадия – ввод системы в действие:

1-й этап – подготовка к внедрению – установка и ввод в эксплуатацию технических средств, загрузка без данных и опытная эксплуатация программ, обучение персонала;

2-й этап – проведение опытных испытаний всех компонентов системы перед передачей в промышленную эксплуатацию, обучение персонала;

3-й этап (завершающая стадия создания АИС и АИТ) – сдача в промышленную эксплуатацию; оформляется аспектами приёма-сдачи работ.

IV стадия – промышленная эксплуатация:

Кроме повседневного функционирования включает сопровождение программных средств и всего проекта, оперативное обслуживание и администрирование баз данных.

ЖЦ образуется в соответствии с принципом нисходящего проектирования и носит итерационных характер: реализованные этапы, начиная с самых ранних, циклически повторяются в соответствии с изменениями требований и внешних условий, введением ограничений и т.п. На каждом этапе ЖЦ формируется определенный набор документов и технических решений, при этом для каждого этапа исходными являются документы и решения, полученные на предыдущем этапе. Этап завершается проверкой предложенных решений и документов на их соответствие сформулированным требованиям и начальным условиям.

Нерешённые вопросы и ошибки, допущенные на этих этапах проектирования, порождают на этапах внедрения и эксплуатации трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счёте приводят к отказу от использования материалов проекта.

Если на предпроектной стадии проводится изучение и анализ всех особенностей объекта проектирования с целью уточнения требований заказчика, их формализованного представления и документирования. Также выявляется совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать будущую систему (аппаратные и программные ресурсы, предоставляемые системе; внешние условия её функционирования; состав людей и работ, имеющих к ней отношение и участвующих в информационных и управленческих процессах) и производится описание выполняемых системой функций и т.п. Устанавливаются ограничения в процессе разработки (директивные сроки завершения отдельных этапов, имеющиеся ресурсы, организационные процедуры и мероприятия, обеспечивающие защиту информации и т.п.).

На этом этапе определяются:

· архитектура системы, её функции, внешние условия, распределение функций между аппаратными средствами и программным обеспечением;

· интерфейсы и распределение функций между человеком и системой;

· требования к программным и информационным компонентам системы, необходимые аппаратные ресурсы, требования к базе данных, физические характеристики компонентов системы, их интерфейсы.

То проектирование должно дать ответ на вопрос: «Как (каким образом) система будет удовлетворять предъявленным к ней требованиям?». Задачей этой стадии является формирование новой структуры системы и логических взаимосвязей её элементов, которые будут функционировать на предложенной технологической платформе.

Проектирование реализует:

· итерационный процесс получения логической модели системы вместе со строго сформулированными целями, поставленными перед нею;

· написание спецификаций физической системы, удовлетворяющей этим требованиям.

Для обеспечения качественного выполнения проекта этапы разработки системы увязываются с процессом организации ведения проектировочных работ, который включает: разработку целей, задач и организационных принципов при постановке задачи; формирование принципиального проектного решения при выработке концепции проекта и варианта АИС и АИТ; материально-техническая реализация проектировочных работ при подготовке и отладке программ; апробация организационных решений при

опытной эксплуатации и сдаче проекта АИС и АИТ; использование проектных и организационных решений при эксплуатации АИС и АИТ.

III.Содержание, организация, результаты и документирование выполнения этапов работ

Этапы процесса организации и ведения проектировочных работ отражают принципиальный путь разработки и реализации новых проектных решений. Эта типовая концепция пригодна для организации проектирования с различными формами использования средств труда, включая применение ПЭВМ и автоматизацию проектирования. На этой основе каждый этап может быть уточнён в зависимости от повторяющихся рабочих операций. В зависимости от характера и сложности решаемых проблем может возникнуть необходимость многократного выполнения определённых этапов. В рамках рабочих этапов предусматривается закрепление за отдельными исполнителями ответственности за разработку задач, стадий проекта и программ.

В процессе организации проектирования принимаются разнообразные решения, влияющие на динамику и качество выполнения работ.

Для каждого этапа проектирования определяются:

1. ожидаемые результаты и документы;

2. персональные функции руководителя;

3. решения, принимаемые руководителем;

4. функции заказчика и разработчика АИС и АИТ.

Исполнительная документация относится к отдельным процессам, сферам и разрабатывается в рамках всей проектируемой АИТ.

В состав документации входят:

· организационные инструкции рабочих процессов,

· программы для рабочих мест,

· инструкции по оформлению документов,

· рекомендации по использованию информации, методов, таблиц решений и т.д.

IV. Методы ведения проектировочных работ

В современных условиях АИС, АИТ и АРМ, как правило, не создаются на пустом месте. В экономике практически на всех уровнях управления и на всех экономических объектах – от органов регионального управления, финансово-кредитных организаций, предприятий, фирм до организации торговли и сфер обслуживания – функционируют системы автоматизированной обработки информации.

Поиск рациональных путей проектирования ведётся следующими методами:

I Метод - Возможность использования типовых проектных решений, включённых в пакеты прикладных программ.

Наиболее эффективно информатизации поддаются:

· бухгалтерский учёт: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер». «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бэмби+», «Бухкомплекс», «Бэст», «Лука»;

· справочное и информационное обеспечение экономической деятельности: «ГАРАНТ» и «КОНСУЛЬТАНТ+»: (налоги, бухучёт, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль);

· организация труда;

· документооборот;

· экономическая и финансовая деятельность:

а) «Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации» (фирма ИНЕК), реализующий функции: экономический анализ деятельности фирмы, предприятия; бизнес-план; технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и отбор вариантов деятельности; прогноз баланса, потоков денежных средств и готовой продукции;

б) «Финансовый анализ предприятия» (фирма Инфософт), реализующий функции: общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости; анализ ликвидности баланса; анализ финансовых коэффициентов (ликвидность, манёвренность, покрытие, соотношение заёмных и собственных средств); анализ коэффициентов деловой активности; расчёт и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства. В области создания финансово-кредитных систем работают фирмы «Диасофт», «Инверсия», R-Style, Программбанк, «Асофт» и др.

Реальной альтернативой варианту выбора единственного пакета является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции АИС (подход min-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы, возникающие при внедрении и привязке программных средств, а АИТ будет более соответствовать функциям конкретной индивидуальности предметной области. Например, банковская АИС Atlas фирмы Internet спроектирована для любых возможных конфигураций системы. Банки могут, используя свой собственный персонал, настроить конфигурацию системы в соответствии со своими требованиями. Для этого в системе Atlas имеется полный набор средств разработки – обучение, консультации и поддержка. А разработка АИС для страховой деятельности по силам только специализированным организациям, обобщающим практический опыт работы страховщиков, тесно взаимодействующим с аудиторскими организациями и имеющим штат высококвалифицированных поставщиков задач и программистов.

II Метод - Автоматизированные системы проектирования.

В области автоматизации проектирования АИС и АИТ за последние десять лет сформировалось новое направление – CASE (Computer-Aided Software/System Engineering).

СASE – не революция в автоматизации проектирования АИС, а результат естественного эволюционного развития всей отрасли средств, называемых ранее инструментальными или технологическими.

CASE-ТЕХНОЛОГИЯ – совокупность методов анализа, проектирования, разработки и сопровождения АИС, поддержанной комплексом взаимосвязанных средств автоматизации. Это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки АС, прочно вошедший в практику создания и сопровождения АИС и АИТ.

Основной целью CASE – технологий является отделение проектирования АИС и АИТ от её кодирования и последующих этапов разработки, а также максимально автоматизировать процессы разработки и функционирования систем.

В большинстве современных CASE – систем применяются методологии структурного анализа и проектирования, основанных на наглядных диаграммных техниках, при этом для описания модели проектируемой АИС используются графы, диаграммы, таблицы и схемы. Это обеспечивает строгое и наглядное описание проектируемой системы, которое начинается с её общего образа и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со всё большим числом уровней.

Широкое применение CASE – технологий обусловлено массовостью этой прикладной области, в которой CASE применяется не только для разработки АИС, но и для создания моделей систем, помогающих коммерческим структурам решать задачи стратегического планирования, управление финансами, определение политики фирм, обучение персонала и др. Это направление получило название – бизнес-анализ.

CASE – технологии не могут считаться самостоятельными методологиями, они только развивают структурные методологии и делают более эффективным их применение за счёт автоматизации.

Достоинства CASE – технологий:

· улучшают качество создаваемых АИС (АИТ) за счёт средств автоматического контроля (контроля проекта);

· позволяют за короткое время создавать прототип будущей АИС (АИТ), что даёт возможность на ранних этапах оценить ожидаемый результат;

· ускоряют процесс проектирования и разработки системы;

· освобождают разработчика от рутинной работы, позволяя ему целиком сосредоточиться на творческой части разработки;

· поддерживают развитие и сопровождение разработки АИС (АИТ);

· поддерживают технологии повторного использования компонентов разработки.

Большинство CASE – средств основано на научном подходе, получившее название «методология/метод/нотация/средство». Методология формулирует руководящие указания для оценки и выбора проекта разрабатываемой АИС, шаги работы и их последовательность, а также правила применения и назначения методов.

Практически ни один серьёзный зарубежный проект АИС и АИТ не осуществляется в настоящее время без использования CASE – средств.

V. Заключение

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, - наиболее простой и распространённый вариант АРМ для работников сферы организационного управления.

В последнее время всё большее число банков, организаций, предприятий предпочитают покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять ее ним своё программное обеспечение, так как разработка собственных АИС и АИТ связана с высокими затратами и риском. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала.

К настоящему моменту CASE – технология оформилась в самостоятельное наукоёмкое направление, повлекшее за собой образование мощной CASE – индустрии, которая объединяет сотни фирм и компаний различной ориентации.

VI. Практика

У нас есть информация о 15 салонах красоты и о 15 наименованиях стрижек, которые делают в них. Нам необходимо все имеющиеся данные внести в таблицы и на базе этого создать сложный и простой запросы и формы, на основании запросов создать отчёты.

У нас получилось 3 таблицы: Салоны, Стрижки и главная таблица Услуги, которая объединяет таблицы Салоны и Стрижки.

Наименования полей таблицы Салоны следующие: Код салона, Салон, Страна, Город, Адрес, Количество звёзд, Телефон, Контактная персона; таблицы Стрижки: Код стрижки, Стрижка, Длина волос, Стиль, Пол, Затрачиваемое время, Цена; таблицы Услуги: Код услуги, Дата, Код салона, Код услуги, Код стрижки, Количество.

Рис. 1. Таблица Салоны в режиме конструктора.

Рис. 2. Описание структуры записи таблицы Салоны.

Рис. 3. Таблица Стрижки в режиме конструктора.

Рис. 4. Описание структуры записи таблицы Стрижки.

Рис. 5. Таблица Услуги в режиме конструктора.

Рис. 6. Описание структуры записи таблицы Услуги.

Простой запрос создан к таблице Стрижки с отбором по полю Пол и с условием отбора: все женские стрижки.

Рис. 7. Простой запрос в режиме конструктора.

Рис. 8. Описание структуры записи Простого запроса.

Сложный запрос создан к трём таблицам: Салоны, Стрижки и Услуги. Условием отбора у нас является стрижка Каскад.

Рис. 9. Сложный запрос в режиме конструктора.

Рис. 10. Описание структуры записи Сложного запроса.

Простую форму мы создали к таблице Салоны с видом в один столбец и в стандартном стиле.

Рис. 11. Простая форма в режиме просмотра.

Сложная форма создана к главной таблице, объединяющая две другие таблицы: Салоны и Стрижки. Вид формы ленточный в стиле рисунок суми.

Рис. 12. Сложная форма в режиме просмотра.

В качестве источника данных для первого отчёта мы взяли данные простого запроса, а для второго – сложного запроса. Сортировкой у обоих отчётов являются стрижки по возрастанию. Отчёты созданы в виде таблице с альбомной ориентацией. Стиль первого отчёта спокойный, второго – строгий.

Рис. 13. Отчёт на основании простого запроса в режиме просмотра.

Рис. 14. Отчёт на основании сложного запроса в режиме просмотра.

VII. Используемая литература

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2003.

2. Кантарь И. Л. “Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата”, 1999.

3. Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 1998.