Содержание

Этап 1. Определить исходные данные для разработки управленческой информационной системы.. 3

1. Выявить общие проблемы руководства данной компанией. 3

2. Определить цели системы.. 4

3. Определить ограничения системы.. 4

4. Определить потребность в информации. 5

5. Определить источники информации. 6

Этап 2. Построить общий сетевой график разработки управленческой системы   7

1.      Составление сметы затрат.. 7

2.      Создание системы выдачи сообщений и контроля. 8

Этап 3. Разработка информационной системы.. 8

1. Разработать альтернативные общие построения системы.. 8

2. Выбрать одну из альтернатив наиболее оптимальную.. 9

3. Оценить качество разработанной системы.. 11

Этап 4. Провести документирование общего построения системы.. 13

1. Общий поток системы.. 13

2. Входные данные системы.. 14

3.      Выходные данные системы.. 15

Этап 5. Разработать план внедрения данной управленческой информационной системы.. 15

1. Установить задачу по внедрению системы.. 15

2. Установить взаимосвязи между задачами. 15

3. Составить график выполнения операций и определить организационные работы по внедрению системы.. 16

Этап 6. Определить перспективы развития данной системы.. 19

Список литературы.. 21

Этап 1. Определить исходные данные для разработки управленческой информационной системы

 

1. Выявить общие проблемы руководства данной компанией


В управлении предприятием принятие решения более систематизированный процесс, чем в частной жизни. Ставки – в том числе и выраженные в деньгах – зачастую много выше. Частный выбор индивида сказывается, прежде всего на жизни его собственника и немногих связанных с ним людей.

Руководитель выбирает направления действий  не только для себя, но и для организации и других работников. Люди, находящиеся на верхних этажах крупной организации, порой принимают решения, связанные с миллионами долларов. Что еще важней – управленческие решения могут сильно влиять на  жизнь многих людей, по меньшей мере, каждого из тех, кто работает с принявшим решение руководителем, и, возможно, каждого в организации.

Общую проблему руководства ООО «Лотос» можно сформулировать так: необходимо получать информационную поддержку принятия управленческих решений. Решением этой проблемы является разработка ИСУ, обеспечивающей информационную поддержку принятия управленческих решений. Дело в том, что на предприятии ООО «Лотос» коммерческая деятельность ведется  в условиях наличия разрозненной компьютерной техники, используемой каждым отделом (магазином, складом) самостоятельно. Однако, совершенствование, модернизация и поддержание в рабочем состоянии локальной компьютерной сети на предприятии позволяет сократить бумажный документооборот, имеющийся на предприятии, повысить производительность труда, сократить время на обработку информации, что существенно влияет на качество выполнения управленческих задач.



2. Определить цели системы

Цели системы – обеспечить руководство предприятия информацией на всех этапах принятия управленческого решения:

Основные этапы процесса принятия управленческих решений представлены на следующем рисунке:

Рисунок – Основные этапы разработки управленческих решений, требующие информационной поддержки


3. Определить ограничения системы

При формировании ИСУ должны приниматься во внимание факторы, ограничивающие уместность и надежность этой информации. Одним из таких факторов является своевременность информации. Чрезмерная просрочка представления информации заинтересованным пользователям может привести к потере ее уместности. Чтобы обеспечить своевременность информации, часто бывает необходимым представить ее до того, как будут известны все аспекты хозяйственной деятельности, в ущерб, таким образом, ее надежности. Ожидание того момента, когда становятся известны все аспекты факта хозяйственной деятельности, может обеспечить высокую надежность информации, но сделать ее малополезной заинтересованным пользователям. При достижении баланса между уместностью и надежностью решающим аргументом является то, как наилучшим образом удовлетворить потребности заинтересованных пользователей, связанные с принятием решений.

Также к ограничениям ИСУ можно отнести то, что информация должна быть полезной пользователям. Для этого она должна быть уместной, надежной и сравнимой. Информация уместна с точки зрения заинтересованных пользователей, если наличие или отсутствие ее оказывает или способно оказать влияние на решения (включая управленческие) этих пользователей, помогая им оценить прошлые, настоящие или будущие события, подтверждая или изменяя ранее сделанные оценки. На уместность информации влияют ее содержание и существенность. Существенной признается информация, отсутствие или неточность которой может повлиять на решения заинтересованных пользователей.  Информация надежна, если она не содержит существенных ошибок. Чтобы быть надежной, информация должна объективно отражать факты хозяйственной деятельности, к которым она фактически или предположительно относится. Информация, представляемая заинтересованным пользователям (кроме отчетов специального назначения), должна быть нейтральной, т.е. свободной от односторонности. Информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на решения и оценки заинтересованных пользователей с целью достижения предопределенных результатов или последствий.


4. Определить потребность в информации

Потребность в информации для принятия управленческих решений определяется стадиями принятия управленческих решений: подготовка решения; принятие решения; реализация решения.

На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро- и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формируются проблемы, требующие решения.

На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; производится отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.

На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения.


5. Определить источники информации

При разработке управленческих решений используется не только экономические данные, но и техническая, технологическая и другая информация. Все источники данных для анализа делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные [17, с. 154].

К нормативно-плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, теку­щие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценни­ки, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, ко­торые содержат документы бухгалтерского, статистического и опера­тивного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная доку­ментация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принад­лежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отра­жаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевре­менный и полный анализ данных первичных и сводных учетных регистров и отчетности обеспечивает принятие необходимых кор­ректирующих мер, направленных на достижение лучших результа­тов хозяйствования [15, с. 24].

Данные статистического учета и отчетности предприятия используются для углубленного изучения тенденций основных показателей и факторов, формирующих их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или народному хозяйству необходимо для оценки внешних условий функционирования предприятия и степени хозяйственных и финансовых рисков.


Этап 2. Построить общий сетевой график разработки управленческой системы

1.     Составление сметы затрат

Фирма понесет затраты на приобретение недостающего для организации ИСУ. Ниже приведен расчет необходимых денежных средств.

 Таблица 1 – Расчет затрат на приобретение оборудования.

Наименование оргтехники

Количество, шт.

Цена за ед., руб..

Сумма, руб.

Сервер

1

11000

11000

Концентратор

1

275

275

Адаптер для кассы

1

165

165

Сетевая плата

4

66

264

Сетевой кабель

200 м.п.

1,1

220

Система СКАТ

на 5 клиентов

1375

6875

Итого:

18799

  

Таблица 2 – Стоимость услуг по внедрению

Наименование оргтехники

Количество

Цена за ед., руб..

Сумма, руб..

Прокладка и настройка сети

 

6000

6000

Обучение персонала

5 человек

100

500

Абонентская плата по обслуживанию

1 месяц

15

82,50

Итого:

6582,5

 

Итак, общая стоимость внедрения сети составит 25381,5 рублей.


2.     Создание системы выдачи сообщений и контроля


Для предприятия ООО «Лотос» в качестве системы выдачи сообщений  и контроля предполагается использовать ИСУ «СКАТ», основанную на базе данных Microsoft Access. Эта система позволяет вести приходные и расходные документы, товарные чеки, налоговые накладные, товарные остатки и различные отчеты для оперативного планирования и прогнозирования, а также, что самое важное, «СКАТ» позволяет интегрировать имеющуюся информацию в систему бухгалтерского учета 1С бухгалтерия.

Этап 3. Разработка информационной системы

1. Разработать альтернативные общие построения системы

Общее построение ИСУ на ООО «Лотос» – построение локальной сети предприятия ООО «Лотос» используется «Звезда». Ее структурная схема показана на рисунке.

star topology picture

Рисунок 1 – Топология сети типа «Звезда»


В штатной структуре предприятия ООО «Лотос» имеется четыре отдела, самостоятельно выполняющие функции учета и оперативного управления: два розничных магазина, оптовый склад и бухгатерия. Они и послужат основой структуры будущей локальной информационной системы подразделения.

Каждая структурная единица имеет минимальное необходимое оборудование, т.е. процесс  внедрения сети будет заключаться в объединении имеющейся оргтехники на основе выбранной оптимальной типологий сети. В таблице приведен состав имеющейся оргтехники по каждой структурной единице.        

Таблица 3 – Имеющаяся оргтехника подразделений.

Название отдела

Наименование оргтехники

Количество, шт.

Магазин №1

Касса

1

Компьютер

1

Магазин №2

Компьютер

1

Принтер

1

Бухгалтерия

Компьютер

1

Принтер

1

Оптовый склад

Компьютер

1

 

Принтер

1

Модем

1


2. Выбрать одну из альтернатив наиболее оптимальную

Четко представляя информационную структуру предприятия, перейдем к рассмотрению вопроса выбора наиболее эффективного типа сети. Наиболее эффективной будет сеть в виде «звезда» на основе сервера.

Каждый компьютер (и т.п.) подключен отдельным проводом к отдельному порту устройства, называемого концентратором или повторителем (репитер) или хабом (Hub) .


Рисунок 2 –  Подключение к концентратору


Из всего множества имеющихся видов сетевого кабеля, наиболее эффективным будет использование экранированной витой пары, ее преимущества в том, что:

·                        низкая стоимость;

·                        высокая помехозащищенность;

·                        высокая производительность в скорости передачи данных;

·                        простота установки;

·                        размеры  площадей позволяют уложиться в минимальную эффективную длину кабеля.

 Сетевые платы необходимы с поддержкой подключения витой пары, желательно известных производителей с целью их высокой надежности и возможностью обновления драйверов для этих плат [3, с. 231]. Также необходимо установить на кассовые аппараты адаптеры для автоматической регистрации компьютером продаваемого товара.

Склад

 

Магазин №2

 

Магазин №1

 

Рисунок 3 – Существующая информационная модель предприятия


Сопоставляя имеющуюся оргтехнику с разработанной информационной моделью (см. рис. 2) и выбранного типа сети, определим недостающие оборудование для построения законченной структуры локальной информационной системы, нижеследующая таблица. 

Таблица 4 – Необходимое оборудование.

Наименование оргтехники

Количество, шт.

Сервер

1

Концентратор

1

Адаптеры для кассовых аппаратов

2

Сетевая плата

4

Сетевой кабель

Количество определяется  схемой размещения оргтехники и планом помещений предприятия


3. Оценить качество разработанной системы

Качество и надежность разработанной ИСУ обеспечивается тем, что:

·                        сервер обеспечивает высокопроизводительную обработку запросов клиентов;

·                        обеспечивает работу компьютеров отделов в качестве клиента сети;

·                        внутренние вычисления клиентов не влияют на скорость процессора сервера;

·                        поломка клиента не влияет на работу всей сети;

·                        имеется единое лицо отвечающие за администрирование ресурсов сети;

·                        обеспечивает возможность ограничения и контроля доступа к сетевым ресурсам;

·                        устанавливаемый на сервер брэндмауэр, защищает локальную сеть от доступа через внешние каналы связи;

·                        при выходе из строя сервера, имеется возможность замкнуть сеть в «звезду» без сервера (что правда скажется на производительности сети) или «шину» [6, с. 143].

Качество ИСУ также определяется экономическим эффектом от его внедрения. Для расчета экономической эффективности внедрения разрабатываемой системы информационного обеспечения сравним текущие и прогнозные показатели деятельности предприятия.

Таблица 5 – Система общеэкономических показателей в ООО «Лотос»

Наименование показателя

Ед. изм.

Динамика по годам

2002

2003

2004

Объем продаж

тыс. руб.

1230

1860

1920

Величина основных фондов

тыс. руб.

74,5

81,5

82,3

Удельный вес основных фондов непроизводственного назначения

%

70,3

72,5

71,4

Производительность труда, понимаемая как отношение прибыли к численности персонала

тыс. руб./чел

1,15

1,47

1,55

Прибыль

тыс. руб.

184

280

310


Таблица 6 – Прогнозирование показателей деятельности ООО "Лотос" после внедрения разрабатываемой системы информационного обеспечения

№ п/п

Показатель деятельности

Значение в отчетном периоде (2004г.), тыс. руб.

Плановое значение после внедрения проекта., тыс. руб.

1.

Объем продаж

1920

2460

2.

Прибыль организации

310

480

3.

Затраты на внедрение

25

27,5

4.

Прибыль организации за вычетом затрат на внедрение

285

452,5

5.

Рентабельность деятельности, %

14,84

19,5


В этой таблице плановое значение объема продаж рассчитано только с учетом внедрения проектируемой информационной системы.

Как можно видеть, прогнозное значение прибыли фирмы – абсолютный показатель – увеличивается, что уже говорит об эффективности внедрения информационной системы.

Важным показателя является рентабельность деятельности предприятия в целом – относительный показатель. В нашем случае для 2004 года рентабельность рассчитывается следующим образом:

285 / 1920 × 100% = 14,84%.

Прогнозное на 2005 год значение рентабельности:

452,5 / 2460 × 100% = 18,39%.

В результате, мы видим, что за счет внедрения рентабельность деятельности ООО "Лотос" должна увеличиться в 1,24 раза, то есть на 3,55%. Эти расчеты говорят об эффективности внедрения проектируемой системы информационной поддержки принятия управленческих решений.


Этап 4. Провести документирование общего построения системы

1. Общий поток системы

В нижеследующей таблице,  используя документооборот предприятия, составим подробное описание информационных потоков на базе имеющихся источников информации и получателей с указанием характера передаваемой информации. 

Таблица 7 – Информационные потоки предприятия

Источник информации

Получатель

Информации

Характер информации

сервер

Магазины

Товарные чеки, налоговые накладные

сервер

Бухгалтер

-

сервер

Оптовый склад

-

сервер

Intranet

-

сервер

Internet

-

магазин №1

сервер

Товарные остатки, цены

Бухгалтер

сервер

-

Оптовый склад

сервер

-

Intranet

сервер

-

Internet

сервер

-

магазин №1

Бухгалтер

Отчеты о продажах по кассе, расходные накладные, приходные накладные, реестр налоговых накладных, товарные остатки подразделения

магазин №1

Оптовый склад

Маркетинговые отчеты

магазин №1

Intranet

Маркетинговые отчеты, товарные остатки подразделения, возвратные накладные, заявки-заказы

магазины

Internet

Деловая переписка

Бухгалтер

Магазины

Распоряжения по ценообразованию и проведению инвентаризаций

Оптовый склад

Магазины

Распоряжения, приказы

Intranet

Магазины

Товарные остатки головного предприятия, расходные накладные головного предприятия

Internet

Магазины

Деловая переписка, коммерческая информация для проведения анализа рынка и товаров

Бухгалтер

Оптовый склад

Отчеты о деятельности подразделения

Бухгалтер

Intranet

Бухгалтерская отчетность для головного предприятия

Бухгалтер

Internet

Деловая переписка

Оптовый склад

Бухгалтер

Распоряжения, приказы

Intranet

Бухгалтер

Бухгалтерская отчетность головного предприятия

Internet

Бухгалтер

Деловая переписка

Оптовый склад

Intranet

-

Оптовый склад

Internet

Деловая переписка

Intranet

Оптовый склад

-

Internet

Оптовый склад

Деловая переписка, распоряжения головного предприятия

 

2. Входные данные системы

Входные данные в структуре разрабатываемой АСУ являются потоки информации поступающие из Intranet, этот источник представляет собой связь посредством модема с локальной сетью головного предприятия. Данный подход обмена информацией дает возможность передавать информацию, имеющую статус коммерческой тайны, по мере необходимости и с максимальной защищенностью, и сократить расходы связи, так как стоимость выделенной линии в Internet является дорогостоящим удовольствием.


3.     Выходные данные системы

Internet является внешним потоком (выходными данными) системы. Здесь используется система online, т.е. почтовый сервер. Смысл такого подхода заключается в том, что почта передается независимо от состояния междугородней связи. Почта выгружается на сервер провайдера по городской телефонной линии, а далее без участия отправителя доставляется в почтовый ящик получателя, это весьма эффективно в условиях существующего качества телефонной связи, так как отправка почтового пакета занимает очень мало времени. Этот подход позволяет сократить расходы на Internet и  получить весьма эффективный канал связи в свое распоряжение.


Этап 5. Разработать план внедрения данной управленческой информационной системы

1. Установить задачу по внедрению системы

Задача: внедрить ИСУ согласно следующей программе:

Таблица 8 – Программа разработки и внедрения ИСУ

Этапы внедрения ИСУ

Максимальная продолжительность этапа, дней

1. Закупка необходимого аппаратного и программного обеспечения

2

2. Установка аппаратного обеспечения и подключение через кабели

42

3. Подключение и настройка

10

4. Апробация

4

Всего

58


Таким образом, внедрение ИСУ должно занять 58 дней.

 

2. Установить взаимосвязи между задачами

Взаимосвязь между задачами устанавливается следующей схемой рисунок 4):

 










Рисунок 4 – Взаимосвязь задач по внедрению ИСУ


3. Составить график выполнения операций и определить организационные работы по внедрению системы

На основе поставленных задач составим сетевой график мероприятий по внедрению ИСУ (рис. 5) и рассчитаем основные его параметры.

Таблица 9 – Определение длины критического пути графика

Путь
Продолжительность

1-2-3-5-8-12-14-15

38

1-2-3-5-9-12-14-15

44

1-2-6-10-14-15

58

1-2-4-7-11-13-14-15

38


Любой путь, длина которого равна полному времени осуществления проекта, называется критическим путем.  В нашем случае критический путь: 1-2-6-10-14-15. Продолжительность его равна 58 дням.



Рисунок 5 – Сетевой график мероприятий по внедрению ИСУ

Таблица 10 – Расчет основных параметров сетевого графика

Работа

Продолжи-тельность

Время начала

Время окончания

Резервы

Раннее

Позднее

Раннее

Позднее

Полный

Независи-мый

1

2

3

4

5

6

7

8

1-2

2

0

0

2

2

0

0

2-3

8

2

22

10

30

20

0

2-6

22

2

2

24

24

0

0

2-4

8

8

22

16

30

14

0

3-5

10

10

30

20

40

20

0

4-7

10

10

30

20

40

20

0

5-8

4

20

40

24

44

20

0

5-9

20

20

34

40

54

15

0

6-10

20

24

24

44

44

0

0

7-11

4

20

40

24

44

20

0

8-12

10

24

44

34

54

20

6

9-12

0

40

54

40

54

15

0

10-14

10

44

44

54

54

0

0

11-13

10

24

44

34

54

20

0

12-14

0

40

54

40

54

14

14

13-14

0

34

54

34

54

20

20

14-15

4

54

54

58

58

0

-


Подводя итоги построению сетевого графика можно сказать, что в данном случае максимальная продолжительность пути равна 58. Отсюда следует, что критическим путем будет путь 1-2-6-10-14-15.

Если та или иная работа не принадлежит критическому пути, то мы имеем возможность увеличить время ее выполнения без увеличения полного времени осуществления проекта. Однако увеличение продолжительности любой работы, не входящей в критический путь, имеет определенный максимум. Слишком большое увеличение приведет к возникновению нового критического пути и увеличению полного времени осуществления проекта.

В нашем случае мы имеем общий (полный) резерв – 20 дней, на который можно увеличить выполнение работ, не входящих в критический путь.



Этап 6. Определить перспективы развития данной системы

Использование системы СКАТ можно считать лишь временным решением проблемы интеграции информационных потоков на ООО «Лотос».

На предприятии ООО «Лотос» работы по созданию и внедрению информационной системы выполняются в условиях наличия разрозненной компьютерной техники, используемой каждым отделом самостоятельно. Однако, совершенствование, модернизация и поддержание в рабочем состоянии локальной компьютерной сети на предприятии позволяет сократить бумажный документооборот, имеющийся на предприятии, повысить производительность труда, сократить время на обработку информации, что существенно влияет на качество выполнения управленческих задач.

На предприятии рекомендуется принять решение о создании собственной единой информационной системы силами наемных программистов с целью организации оперативного и эффективного учета товарно-материальных  ценностей, проведения оперативного бухгалтерского учета, маркетингового анализа и интеграции бухгалтерской отчетности подразделения в бухгалтерский учет головного предприятия. Внедрение компьютерной информационной системы на предприятии направленно на  эффективное решение ряда управленческих задач:

·                        управление материально-техническим снабжением, т.е. осуществлять своевременное и комплексное обеспечение потребностей предприятия в товаре;

·                        управление сбытом, т.е. проводить оперативное управление реализацией товара, на основе оперативного учета сбыта, прогнозирования спроса, структуры реализации и прибыли;

·                        технико-экономическое планирование – комплекс расчетов, основное назначение которых - это обоснование рациональных объемов закупки, ассортимента, разработки эффективных методик реализации товара и создания предпосылок для эффективной деятельности персонала.



Список литературы


1)            Баканов М.И., Шеремед А.Д. Теория анализа хозяйственной деятельности: учебник. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 547 с.

2)            Бланк И.А. Управление денежными потоками. – Киев: Ника-Центр. 1999. – 567 с.

3)            Ваграменко Я. А., Компьютерные сети: отечественные и зарубежные.  – М.: Юнити, 2004. – 523 с.

4)            Валда Х. Секреты Windows NT Server 4.0.  – К.: Диалектика, 2003. – 214 с.

5)            Компьютерные сети. Учебный курс. – М.: Издательский отдел «Русская Редакция» ТОО «Channel Trading Ltd.», 1997. – 247 с.

6)            Королев Л. Н. Структуры ЭВМ и их математическое обеспечение. – М.: Наука,  1994. – 247 с.

7)            Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. – М. ОЛМА-ПРЕСС, 2003. – 920 с.

8)            Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учебник.-4-е изд., испр. – М.: Дело, 2003.- 395 c.

9)            Майстров Л. Е. Развитие вычислительных машин. - М.: Компьютер-Пресс, 2004. – 412 с.

10)       Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2002. – 702 с.

11)       Нанс Б. Компьютерные сети. – М.: БИНОМ, 1996. – 479 с.

12)       Организация,  планирование,  управление  деятельностью промышленных предприятий:  учебник для вузов. / под ред. С.Е. Каменипера, Ф.М. Русинова - М.: Высшая школа, 1998. – 549 с.

13)       Пашигорева Г.И., Савченко О.С. Системы управленческого учета и анализа. Учебное пособие. СПб.: ПИТЕР, 2002. – 421 с.

14)       Рюли Э., Шмидт С.Л. Исследование стратегических процессов в организации // Журнал «Проблемы теории и практики управления». - 2000. - №5. - с.99-104.

15)       Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений. - М.: ЮНИТИ, 2004. – 247 с.

16)       Суша Г.З. Экономика предприятия. Учебное пособие. – М.: Новое знание, 2003. – 326 с.

17)       Тренев Н.Н. Предприятие и его структура: Диагностика. Управление. Оздоровление: Учебное пособие для вузов. - М.: ПРИОР,  2002. - 240 с.

18)       Управление организацией: Учебник / Под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2003. –  669 с.