1. Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства

1.1. Поисковые машины сегодня

Современные "искалки" делятся на две большие группы – поисковые машины и каталоги. Первые обходят веб-страницы и сохраняют их копии в индексе, чтобы потом выдать список найденных ресурсов в соответствии с запросами пользователей. Во вторые веб-сайты добавляются либо самими сайтовладельцами, либо редакторами каталогов. Если уж быть совсем точными, большинство современных поисковиков относятся к смешанному типу, то есть дополняют результаты поиска по базе данных, собранной "пауками", данными из каталогов по категориям[1].

1.2. Как работают поисковые системы

Все поисковые машины состоят из трех основных частей. Первая - так называемый "паук" или "червяк" - постоянно "ползает" по всему веб-пространству, следуя многочисленным ссылкам как в пределах одного сайта, так и с одного сайта на другой. "Паук" считывает содержимое всех страниц и передает эти данные гигантскому централизованному хранилищу своего поисковика (называемому также индексом)[2].

Индекс является второй из трех упомянутых составных частей поисковой машины.

Третья, самая сложная составляющая системы - алгоритм поиска, тот самый механизм, который, за несколько секунд отсортировав необозримую базу данных, выдает нам искомую страничку со ссылками на ресурсы, которые он счел соответствующими нашему запросу (релевантными). Наиболее релевантные ресурсы оказываются наверху списка, и именно они, скорее всего, окажутся просмотренными тем пользователем, который воспользовался услугами данного поисковика. Поэтому каждый сайтовладелец должен стремиться к тому, чтобы поисковая машина посчитала именно его ресурс наиболее релевантным тем ключевым словам, по которым его мнению, его будут искать.

Алгоритм определения релевантности - свой для каждого поисковика - охраняется владельцами поисковой машины как самый большой коммерческий секрет.

1.3. Как сделать так, чтобы вас находили через поисковые системы

Чтобы большинство поисковых машин сочли именно ваш ресурс наиболее подходящим для включения в первую десятку релевантных ссылок, необходимо следовать нескольким несложным правилам.

Текст (или контент) каждой странички сайта - это тот материал, на основании которого поисковая машина делает вывод о том, чему посвящен сайт. Конечно, она не может проанализировать содержание этого текста, как это делаем мы с вами. Но это не важно. Главное - присутствие в тексте определенных ключевых слов, которые программа сможет найти и сопоставить с запросом поиска. Чем чаще эти слова встречаются в тексте, тем больше вероятность, что вашу страничку посчитают достойной стоять наверху.

Еще больше можно повысить значимость ключевых слов, если включить их в заголовок html-страницы (тег <title>), в подзаголовки разделов (теги <h1>-<h6>), в гиперссылки (тег <a>) или просто выделить полужирным шрифтом (теги <b> или <strong>). Мета теги <meta name="Keywords" content="your keywords"> и <meta name="Description" content="your description">, специально введенные в свое время как помощь поисковым машинам, сейчас стремительно теряют свое значение, поскольку ими часто злоупотребляют. Однако, для российских поисковых машин они по-прежнему важны[3].

Следует учитывать, что алгоритмы работы поисковиков постоянно совершенствуются, а индексы обновляются, поэтому, завоевав определенные позиции в листингах, не останавливайтесь на достигнутом. Оптимизация сайта под поисковики должна стать постоянной заботой каждого сайтовладельца, рассматривающего присутствие в веб-пространстве как важную часть своего бизнеса.

"Паук" индексирует веб, следуя за ссылками, которые владельцы сайтов размещают на своих страничках, тем самым давая понять посетителям своих ресурсов, что там-то и там-то они могут найти что-то интересное. Поэтому, чем больше обитателей веба пожелают сообщить о вас, тем быстрее вас найдут все существующие поисковики. Более того, страницы, на которые ведет больше разных ссылок, рассматриваются поисковиками как более важные. Яndex реализует это положение через концепцию "Индекса цитируемости", Google (http://www.google.com/) - через так называемый Page Rank, другие поисковики используют другие алгоритмы анализа популярности вашего сайта. При этом важно помнить, что ссылка с сайта, имеющего высокий рейтинг в сети и близкого вашему сайту по тематике, ценится гораздо выше, чем просто какая-нибудь ссылка. Отсюда вытекает

Сети обмена ссылками (link farms) . Многие владельцы сайтов, стремясь искусственно повысить свою популярность в Интернет, объединяются в сети, где все ссылаются на всех, стремясь лишь к количеству ссылок и не заботясь об их качестве. Это малоэффективный метод. Во-первых, страница, содержащая слишком много ссылок, передает каждому сайту, на который ссылается, лишь ничтожно малую часть своего авторитета. Во-вторых, такая страница, как правило, уже не содержит никакого другого контента и, следовательно, ее авторитет изначально невысок. Кроме того, в последнее время качество ссылок анализируется поисковыми машинами прежде всего с точки зрения степени родства тематики сайтов, ссылающихся друг на друга.

Cloaking. Так называют распространенную технологию обмана поисковых машин, когда роботы-пауки опознаются по IP-адресу или по имени хоста, и вместо нормальной страницы, предназначенной для пользователя, им "подсовывается" специально оптимизированная под поисковик, но совершенно нечитабельная страница. Борясь с такими трюками, поисковики иногда приходят "под чужим именем", маскируясь под обыкновенного посетителя и с никому не известного IP-адреса. Также широко используется метод сбора отзывов от пользователей, обнаруживших, что страница, которую они нашли при помощи поисковика, не соответствует заявленному содержанию.

Сайт должен быть содержательным. Чем больше страниц содержит сайт, чем более интересна информация, размещенная на этих страницах, тем выше вероятность того, что на вас будут охотно ссылаться. Наличие интересных статей, новостей об актуальных проблемах вашего бизнеса, привлечет на ваш сайт широкую аудиторию посетителей, сделает ваш сайт известным и заметным явлением в сети.

Важно также следить за тем, чтобы сайт был хорошо структурирован, правильно разбит на категории и, как следствие, удобен для пользователя. Каждая страница должна быть легко достижима с главной, причем желательно через обычные текстовые ссылки. Такой удобный сайт люди захотят посещать снова и снова, а поисковый робот не испытает трудностей при индексировании всего контента, переходя по ссылкам от одной страницы к другой. Если же ваш сайт насыщен яркой, броской графикой, и все ссылки сделаны "картинками", их следует продублировать как текстовые в нижней части каждой странички. Так будет удобнее любому посетителю, независимо от того, человек это или программа-робот.

1.4. Немного о платных методах раскрутки

1.4.1. Pay-per-Click

В качестве дополнительного способа продвижения вашего сайте в вебе можно использовать платные кампании. Некоторые "искалки", например, Google или Overture, предоставляют возможность участия веб-сайтов в платном листинге (sponsored listing), который имеет приоритет перед всеми остальными веб-сайтами, стоящими в том же списке (additional или editorial listing).

1.4.2. Платные директории

Наряду с каталогами и директориями, за регистрацию в которых не берут денег и лишь требуется, чтобы на сайте отсутствовал неэтичный контент, существуют и платные директории для бизнес-ресурсов, например, Open Directory (http://www.dmoz.org/) или Inktomi (http://www.inktomi.com/).

Ссылки на ваш сайт со страниц каталогов окажутся наиболее ценными и для поисковой машины, потому что эти страницы очень популярны в веб-сообществе. Их рейтинги, таким образом, являются наиболее высокими вследствие большой посещаемости и многочисленных ссылок на них с других веб-сайтов. Отсюда, чем в большем количестве каталогов содержится ссылка на ваш сайт, тем выше его статус в индексах поисковых машин.

1.4.3. Рекламные кампании в Интернет

Крупные поисковые порталы и рекламные компании предлагают размещение рекламы вашего бизнеса в Интернет и при этом предоставляют весьма обширный выбор рекламных пакетов.

Современные Интернет-технологии позвляют так провести рекламную кампанию, как это не получится сделать с помощью никакого другого средства. Оговорив в заказе необходимые условия показа рекламы, вы можете добиться едва ли не 100%-ного "попадания" в свою целевую аудиторию.

Показ баннеров или ссылок только по ключевым словам поиска, показ только пользователям определенного региона и в определенное время, размещение рекламы в разделах каталогов и относительно невысокая стоимость - вот далеко не полный перечень возможностей при размещения рекламы в Сети. Такая гибкость в сочетании с относительно невысокой стоимостью рекламных пакетов и (повторимся) известным фактом, что аудитория Интернет непрерывно растет, заставляет рассматривать Всемирную сеть как наиболее перспективную площадку для рекламы своего бизнеса.

2. Microsoft Office как социотехническая система

Необходимо отметить, что понятие Microsoft Office не ограничивается выражением "набор продуктов". Это СЕМЕЙСТВО ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ. А это значит, что все приложения семейства Microsoft Office создают единую среду, активно взаимодействуя, друг с другом. В результате при работе в продуктах семейства Microsoft Office пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создавать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом[4].

Чтобы обеспечить возможность работы с документами, а не с приложениями, в Microsoft Office была встроена новая утилита, которая называется Microsoft Binder. Она представляет собой средство, которое дает возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами. Вы открываете Binder и создаете в нем список документов, которые вы используете при работе над конкретным проектом. В результате на Вашем экране появляется набор значков используемых документов. Для того чтобы перейти к работе с конкретным файлом, Вам не надо заботиться о том, в каком приложении его открыть. Вы просто щелкаете по конкретному значку и работаете с документом. Это удобно еще и потому, что для начала работы с набором документов, относящихся к одному проекту, достаточно просто открыть Вinder-файл. А ведь этот файл можно поместить на «рабочий стол» (Desktop) в виде значка и это будет еще удобнее.

В Microsoft Office встроена еще одна утилита, которая помогает в работе с документами. Это - Портфель (Briefcase). Поместив в него документы, с которыми вы будете работать в командировке, можно не беспокоиться о сохранности последних версий отредактированных документов. После возвращения в офис ваши документы на рабочем компьютере будут автоматически обновлены.

Microsoft Office имеет встроенный язык программирования - Visual Basic for Аpplications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы, финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания официальных писем/документов с помощью библиотеки готовых шаблонов и т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим на интерфейс того приложения, в котором она написана.

VBA сочетает в себе практически неограниченные возможности с простотой изучения и использования. Теперь большинство функций можно описать, не прибегая к программированию. В том случае, если возможностей языка недостаточно, можно обратиться к API-функциям Windows. Пожалуй, самое главное достоинство VBA в том, что этот язык является единым для всех офисных приложений Microsoft и поэтому позволяет связывать их между собой. Уже сейчас из программы, написанной в Excel, можно обращаться к объектам Word для Windows, а также Microsoft Project. Это открывает заманчивые перспективы. Представьте, что пользователь на конкретном рабочем месте должен на основе некоторых данных, извлекаемых из базы, делать их анализ, строить диаграммы и проектировать деятельность организации, а также автоматически выполнять рассылку этих обработанных данных по некоторым адресам вместе с сопроводительным письмом. Все это можно сделать средствами офисных продуктов Microsoft, однако при этом пользователь должен в совершенстве овладеть каждым из них. В случае если программа для решения этой задачи написана на VBA, пользователю придется изучить только ее.

Кроме того, Microsoft Office полностью обеспечивает возможность эффективной совместной работы над документами и материалами. Благодаря использованию механизмов OLE и DDE, люди, работающие над одним проектом, могут одновременно создавать разные части документа[5]. Большие возможности при этом предоставляет тесная интеграция всех приложений Microsoft Office с электронной почтой. Например, один участник проекта создал документ, который должен быть дополнен сведениями из других отделов и остальными участниками проекта. Он отсылает документ из Word по электронной почте группе людей методом поочередной рассылки, указав очередность получателей. Каждый из участников процесса произведет необходимые изменения, и после этого документ будет отослан следующему человеку. Пройдя целый круг, готовый материал вернется к тому, кто его посылал. Причем, по желанию посылающего, изменения будут сопровождаться цветной маркировкой, то есть изменения, внесенные каждым из участников проекта, будут выделены своим цветом. После получения исправленного варианта можно произвести пошаговую приемку (подтверждение) изменений и дополнений.

Коррекция рабочего расписания и назначение встреч могут производиться несколькими людьми с помощью включенного в Microsoft Office персонального планировщика рабочего времени Schedule+.

Используемая литература

Новиков Ф., Яценко А. Microisoft Office XP в целом. Издательство СПб, «БХВ-Петербург», 2002, - 928 с.

Ботт Эд, Леонард Вуди. Использование Microsoft Office 2000. Специальное издание. Издательство «Вильямс», 2000, - 1024 с.

Храмцов П.Б., Брик С.А., Русак А.М., Сурин А.И. Основы WEB-технологий. Курс лекций. Издательство «Интернет-Университет информационных технологий», 2003, - 512 с.

Ковалев А., Курдюмов И. Управление проектом по созданию Интернет-сайта. Издательство М., Альпина Паблишер, 2001, - 337 с.

Дудихин В.В., Дудихина О.В. Конкурентная разведка в Internet. Издательство М., ДМК-Пресс, 2002, - 192 с.

[1] Храмцов П.Б., Брик С.А., Русак А.М., Сурин А.И. Основы WEB-технологий. Курс лекций. Издательство «Интернет-Университет информационных технологий», 2003, стр. 195.

[2] Ковалев А., Курдюмов И. Управление проектом по созданию Интернет – сайта. Издательство М., Альпина Паблишер, 2001, стр. 153.

[3] Дудихин В.В., Дудихина О.В. Конкурентная разведка в Internet. Издательство М., ДМК-Пресс, 2002, стр. 18.

[4] Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office XP в целом. Издательство СПб, «БХВ-Петербург», 2002,     стр. 543

[5] Ботт Эд, Леонард Вуди. Использование Microsoft Office 2000. Специальное издание. Издательство «Вильямс», 2000, стр. 676.