Использование информационных технологий в экономике, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопpоизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл.почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).[3]

Анализируя сущность автоматизации рабочего места экономиста на базе ПЭВМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность[4].

Таким образом можно сказать, что в настоящее время практически все сферы деятельности человека так или иначе связаны с информационными технологиями, а их использование и дальнейшее развитие в конечном счёте определяет уровень нашей жизни.

Сущность современного развития цивилизации состоит в переходе к «информационному обществу» – новой пост­индустриальной социально-экономичес­кой организации мировых и национальных социумов, которые имеют высокоразвитую информационную инфраструктуру, позволяющую объективно использовать интеллектуальные ресурсы для обеспечения устойчивого развития сообщества. Информационное общество формируется в едином мировом информационно-коммуникационном пространстве в процессе информационной и экономической интеграции городов, регионов, стран и народов, становлении и последующем доминировании в экономике новых технологических укладов, основанных на массовом использовании перспективных информационных технологий, средств вычислительной техники и телекоммуникаций. При этом создается и развивается как фактор производства рынок информации и знаний в дополнение к рынкам природных ресурсов, труда и капитала, осуществляется переход информационных ресурсов общества в реальные ресурсы социально-экономического развития, удовлетворяются потребности общества в информационных продуктах и услугах. Как важное условие демократического развития обеспечиваются права граждан и социальных институтов на свободное получение, распространение и использование информации[5].

2. Электронный офис. Офисные программные продукты. Краткая характеристика

Операционная система Windows позволяет использовать все программные продукты корпорации Microsoft, но нас более всего интересует пакет Microsoft Office.

Программный пакет Microsoft office, данной корпорации, позволяет решать все задачи связанные с организацией  учета, оперативным планированием, организацией и ведением документооборота. Программы этого пакета имеют высокую степень интеллектуальности и  полностью интегрированы с сетевыми технологиями, технологиями безопасности информации, также программы имеют полную внутреннею совместимость на уровне протоколов обмена данными, что очень важно при создании сложных систем обработки информации (взаимодействие текстовых документов, электронных таблиц и баз данных между собой).

Также, привлекательным является тот факт, что корпорация Microsoft поддерживает открытую архитектуру программного обеспечения и с использованием прикладного пакета Visual studio, производимого этой же корпорацией, появляется возможность на уровне программирования производить настройку существующих программ по критериям конкретной решаемой задачи. 

В состав пакета входят такие программы как:

·        Microsoft Access – организация и управление базами данных;

·        SQL Server – сервер управления базами данных;

·        Microsoft Word – текстовый редактор;

·        Microsoft Excel – электронные таблицы;

·        Microsoft Expert – система анализа.

Понятие Microsoft Office не ограничивается выражением "набор продуктов". Это СЕМЕЙСТВО ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ. А это значит, что все приложения семейства Microsoft Office создают единую среду, активно взаимодействуя, друг с другом. В результате при работе в продуктах семейства Microsoft Office пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создавать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом.

В настоящее время основная концепция автоматизации разработки документов базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализованы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик систем управления электронным документом специалисты обычно выделяют следующие:

·              программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

·              поддержка распределенной обработки информации;

·              возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

·              открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

·              типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

·              коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

·              возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

·              средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

·              возможности контроля за прохождением документов;

·              способ оповещения должностных лиц;

·              особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ­ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

·              средства регламентации доступа и криптозащиты;

·              средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

·              ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Microsoft Excel ‑ средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Microsoft Excel ‑ это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя Internet. Microsoft Excel разработан фирмой Microsoft, и является на сегодняшний день самым популярным табличным редактором в мире. Кроме стандартных возможностей его отличает следующие возможности, он выводит на поверхность центральные функции электронных таблиц и делает их более доступными для всех пользователей. Для облегчения работы пользователя упрощены основные функции, создание формул, форматирование, печать и построение графиков.

Ключевые преимущества этой программы следующие:

·              Эффективный анализ и обработка данных;

·              Богатые средства форматирования и отображения данных;

·              Наглядная печать;

·              Совместное использование данных и работа над документами;

·              Обмен данными и информацией через Internet и внутренние Intranet-сети.

·              Эффективный анализ и обработка данных

·              Механизм автокоррекции формул автоматически распознает и исправляет ошибки при введении формул.

·              Использование естественного языка при написании формул;

·              Проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

·              Исследование влияния различных факторов на данные;

·              Решение задач оптимизации;

·              Получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

·              Построение графиков и диаграмм;

·              Статистический анализ данных.

·              Богатые средства форматирования и отображения данных

·              Средства форматирования делают оформление таблиц более ярким и понятным (возможности слияния ячеек в электронной таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, начертание текста в ячейке с отступом);

·              Мастер создания диаграмм позволяет сделать представление данных в таблицах более наглядным.

·              Наглядная печать

·              Совместное использование данных и работа над документами

·              Обмен данными и работа в Internet[6]

Excel – это очень мощный инструмент для решения задач, имеющих дело с массивами разнообразных данных, поэтому область его применения обширна, начиная от бухгалтерских и складских задач и заканчивая расчетами энергетики спутниковых линий. В Excel удобно решать задачи линейной алгебры, такие как работа с матрицами и др. Так же есть все возможности по полноценной работе (сортировка, выборка, сводные таблицы, анализ) с базами данных. Благодаря наличию языка программирования в Excel возможно создания различных пользовательских программ, которые автоматизируют специфические стандартные задачи.[7]