Содержание

Введение. 3

Порядок оформления загранкомандировок. 5

Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами. 10

Задача. 16

Список литературы.. 18

 

Введение

Согласно ст.166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Командировкой считается также поездка работника в филиал, представительство или иное структурное подразделение организации, расположенное в другом населенном пункте, если только срок такой поездки превышает одни сутки, а командированный работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту работы или жительства.

Если филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы согласно Инструкции по служебным командировкам следует считать то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В этом случае взамен суточных работникам выплачиваются надбавки к заработной плате.

Трактовка ТК РФ о неотнесении работы в пути к служебным командировкам вызывает у бухгалтеров вопросы, связанные с оформлением соответствующих документов и возмещением расходов водителям, направленным в иные населенные пункты в рамках своих прямых должностных обязанностей. Учитывая толкование служебной командировки, данное ТК РФ, сложившуюся ситуацию следует рассматривать следующим образом.

Если водитель принят на работу именно для выполнения постоянных поездок между населенными пунктами сроком более одних суток, то такую работу следует признавать разъездной и служебными командировками такие поездки считаться не должны. Соответственно, и права на возмещение расходов по служебным командировкам работник иметь не должен. В этом случае работодатель производит выплату надбавок взамен суточных.

Если же водитель принят для выполнения поездок в рамках одного населенного пункта или с выездом из него, но в течение одних суток, то такую работу разъездной признавать нельзя, а организация должна считаться постоянным местом работы водителя. Поэтому если водитель будет направлен в поездку на срок свыше одних суток, то такая поездка должна быть признана служебной командировкой с возмещением соответствующих расходов.

Служебными командировками с выплатой суточных и оплатой расходов по проживанию могут быть признаны также поездки водителей в другие населенные пункты, оформленные соответствующими приказами руководителей, в случае если они носят временный характер (с определенной периодичностью), но при условии, что в служебные обязанности водителей входят не только дальние поездки, но и работа непосредственно в месте нахождения организации (в частности, развоз товаров по торговым точкам) (см. Письмо УМНС России по г. Москве от 27.09.2000 N 03-12/40805).

Порядок оформления загранкомандировок

Работникам, командированным за пределы Российской Федерации, выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту.

Суточные за время пребывания в служебной командировке на территории иностранных государств выплачиваются:

при проезде по территории Российской Федерации - в валюте Российской Федерации по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах Российской Федерации;

при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих в командировки за границу.

Нормы расходов на выплату суточных определены отдельно по служебным командировкам на срок до 60 дней включительно из Российской Федерации и других стран и по служебным командировкам на срок свыше 60 дней из Российской Федерации и других стран. Последние нормы применяются также при направлении в командировку работников загранучреждений Российской Федерации, филиалов (представительств) российских организаций за границей в пределах страны, где находятся загранучреждения, филиалы (представительства), независимо от срока командировки.

Если работник в течение своей служебной командировки пересекает границы нескольких иностранных государств, суточные за дни переезда из одной страны в другую выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую работник въезжает.

Дата пересечения границы Российской Федерации при следовании работников в командировку за границу и возвращении в Российскую Федерацию, а также даты пересечения границ иностранных государств при следовании из одной страны в другую определяются по отметке контрольно-пограничных пунктов в заграничном паспорте сотрудника.

Учитывая то, что при пересечении границы Российской Федерации со странами СНГ работникам не проставляется отметка в паспорте, дата пересечения границы для применения соответствующих норм возмещения суточных (если у командированного работника отсутствуют документы компетентных органов, подтверждающие дату пересечения границы) может быть определена приблизительно с учетом сведений, указанных в командировочном удостоверении, а также дат и времени, проставленных в проездных документах[1].

При направлении работника в командировку в две страны или более суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте и по нормам страны, в которую направляется работник.

В первые 60 дней пребывания в командировке за границей выплата суточных производится по нормам, установленным для работников, направляемых в командировку за границу, начиная с 61 дня - в размерах, установленных для загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Не производится выплата суточных в случае, если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, а также оплачивает проезд и проживание в гостинице. Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, организации выплачивают своим командированным суточные в размере 30% нормы.

Работникам, командированным за границу, кроме суточных, возмещаются также следующие расходы:

1) расходы по найму жилого помещения - по фактически произведенным и документально подтвержденным расходам.

При направлении работников организаций в служебные командировки в страны дальнего зарубежья и государства Балтии, в отличие от стран СНГ, оформление командировочного удостоверения не обязательно.

При направлении же работников в служебную командировку в страны СНГ необходимо оформление приказа и командировочного удостоверения, на котором должны быть сделаны соответствующие отметки о времени пребывания работников в пунктах командировки.

В любом случае при направлении работника в заграничную командировку издается приказ (распоряжение) об откомандировании (как вариант, такой документ может быть оформлен на типовых бланках N Т-9 или Т-9а), в котором в обязательном порядке указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого лица; предполагаемая дата выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации; дата возвращения из командировки или планируемый срок командирования; страна командирования. В дальнейшем данный приказ может быть испрошен учреждением банка при получении организацией наличной иностранной валюты для ее выдачи под отчет командируемому лицу либо при покупке в учреждении банка дорожных чеков для оплаты командированным своих расходов по командировке[2].

Кроме этого, отдельным приказом или в том же приказе, что и на откомандирование работника, определяются нормы суточных, которые подлежат выплате работнику. Данный приказ также может быть испрошен учреждением банка.

Аванс по загранкомандировке выдается в иностранной валюте и, как правило, в валюте страны, куда командируется работник. Вместо иностранной валюты работнику могут передаваться дорожные чеки.

Для обеспечения работника иностранной валютой организация обязана открыть в учреждении банка валютный счет, приобрести иностранную валюту, зачислить ее на валютный счет, снять ее в кассу и выдать наличными на руки.

Заметим, что приобретение наличной иностранной валюты в обменных пунктах для ее дальнейшей передачи командируемому лицу действующим в настоящее время законодательством не допускается. При этом нет запрета на приобретение наличной иностранной валюты в обменных пунктах самим работником.

Не допускается также использовать на эти цели суммы выручки, полученной организациями от реализации в установленном Банком России порядке товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации за иностранную валюту, до ее сдачи в уполномоченный банк для зачисления на текущий валютный счет организации[3].

Такая заявка оформляется организацией на основании приказа (распоряжения) о норме выплачиваемых суточных, а также приказа об откомандировании работника. Заявка должна оформляться не позднее чем за десять рабочих дней до даты убытия работника в заграничную командировку.

Авансовый отчет по командировке должен быть представлен работником в течение десяти дней с даты возвращения из командировки, если таковая состоялась, или в течение пяти дней с даты предполагавшегося убытия в командировку, если она не состоялась.

С принятием Постановлений Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"" направление работников организаций в служебную командировку должно сопровождаться обязательным оформлением таких первичных учетных документов, как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) (в отношении группы работников, одновременно направляемых в служебную командировку, может составляться приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а)), командировочное удостоверение (форма N Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) и авансовый отчет (форма N АО-1)[4].

Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами

Учитывая, что в расчетах с работниками, командированными за рубеж, используются средства в иностранной валюте, возникает необходимость отражения хозяйственных операций по приобретению иностранной валюты, ее выдаче работнику под отчет, получению суммы остатка или выдаче суммы перерасхода по официальному курсу используемой в расчетах валюты на день оформления хозяйственной операции, а также по отражению в учете курсовых разниц в связи с изменением курса иностранной валюты (включая курсовые разницы на день составления бухгалтерской отчетности).

При этом необходимо иметь в виду, что в соответствии с положениями п.8 ПБУ 9/99 и п.12 ПБУ 10/99 возникающие в расчетах курсовые разницы в зависимости от изменения курса должны учитываться в составе внереализационных доходов и расходов организации.

Если одна часть средств для оплаты командировочных расходов выдается работнику в иностранной валюте, а другая часть - в рублях (для оплаты стоимости проезда к месту командировки, оформления выездных документов и т.п.), расчеты в части средств, выданных в рублях, оформляются в учете теми же записями, что и при направлении работников в служебные командировки в пределах Российской Федерации.

В бухгалтерском учете расчеты с работниками, направляемыми в служебные командировки в страны СНГ и дальнего зарубежья, оформляются следующими записями по счетам учета:

Д-т 57 "Переводы в пути" К-т 51 "Расчетные счета" - перечислены средства для приобретения (конвертации) иностранной валюты;

Д-т 52 "Валютные счета" К-т 57 - приобретенная валюта зачислена на валютный счет организации;

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы" К-т 52 - удержана комиссия банка;

Д-т 50 "Касса", субсчет "Валюта", К-т 52 - в кассу организации снята иностранная валюта для выдачи ее командированному работнику;

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 50, субсчет "Валюта", - для оплаты командировочных расходов работнику выдана из кассы организации иностранная валюта;

Д-т 71 К-т 50 - выданы денежные средства в рублях для оплаты отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой за рубеж и производимых на территории Российской Федерации (оплата проездных билетов и т.п.);

Д-т 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26, 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу", 91 "Прочие доходы и расходы" и др. К-т 71 - отражены расходы, произведенные работником в служебной командировке;

Д-т 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" К-т 71 - НДС со стоимости расходов по проезду и прочих расходов, произведенных на территории Российской Федерации;

Д-т 50, субсчет "Валюта", К-т 71 - остаток подотчетных средств в иностранной валюте, сданных работником в кассу организации;

Д-т 50 К-т 71 - остаток подотчетных средств в рублях, сданных работником в кассу организации;

Д-т 71 К-т 50, субсчет "Валюта", - сумма перерасхода по служебной командировке, оплаченная из средств в иностранной валюте;

Д-т 71 К-т 50 - сумма перерасхода по служебной командировке, оплаченная из средств в рублях;

Д-т 71 К-т 91, субсчет "Прочие доходы", - отражение положительной курсовой разницы по средствам в иностранной валюте;

Д-т 91, субсчет "Прочие расходы", К-т 71 - отражение отрицательной курсовой разницы по средствам в иностранной валюте.

В подтверждение произведенных в служебной командировке расходов работники представляют в бухгалтерию организации в общеустановленные сроки (в течение трех дней со дня окончания командировки) авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов (счетов и квитанций гостиниц, проездных документов и т.п.).

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные по нормам, принятым в организации и определенным в приказе по организации, коллективном договоре, отдельном положении по оплате труда, ином другом локальном нормативном акте[5].

Расчет по израсходованным суммам производится в рублях по курсу Банка России на дату представления авансового отчета. При этом в случае если оправдательные документы содержат данные о расходах в одной иностранной валюте (валюте страны пребывания), а нормы установлены в других (в долларах США), необходимо руководствоваться официальным курсом Банка России по отношению к обеим иностранным валютам.

Неизрасходованные подотчетные средства в иностранной валюте должны сдаваться работником в кассу организации, которая должна внести неиспользованную иностранную валюту на текущий валютный счет.

Если работник не является резидентом Российской Федерации, перевод суммы перерасхода может осуществляться на его валютные счета, открытые в уполномоченном банке или банке-нерезиденте.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между организацией и работником.

Если имеет место остаток подотчетной суммы, полученной командированным лицом в иностранной валюте, сумма остатка погашается работником путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты или дорожных чеков.

При этом работник имеет право по договоренности с организацией погашать сумму задолженности иной наличной иностранной валютой, чем полученная им под отчет, только в случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России, либо посредством внесения в кассу организации эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

Если в течение срока командировки имеется необходимость перевести в пользу командированного лица дополнительные суммы иностранной валюты или срок командировки продлевается и работник не имеет достаточных средств для оплаты своих командировочных расходов, в пользу работника могут производиться перечисления средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации.

Перевод средств в иностранной валюте может быть произведен уполномоченным банком по поручению организации на банковские счета работника, открытые ему в банке-нерезиденте, на счета третьего лица в банке-нерезиденте или в виде перевода до востребования в банк-нерезидент на имя работника[6].

Переводимые средства могут использоваться командированным лицом только на цели, связанные с оплатой командировочных расходов.

По окончании служебной командировки за пределами Российской Федерации не использованные работником средства в иностранной валюте, размещенные на его счете в банке-нерезиденте, в обязательном порядке должны быть переведены на счета организации в уполномоченном банке Российской Федерации или внесены работником в кассу организации.

Если какие-либо средства работником не возвращаются, в бухгалтерском учете организации оформляются те же записи, что и при расчетах с работниками, направленными в служебные командировки в пределах Российской Федерации.

Если организацией для оплаты работником командировочных расходов приобретаются дорожные чеки, то они учитываются в порядке, установленном для учета денежных документов.

При этом следует иметь в виду, что в соответствии со ст.143 ГК РФ приобретаемые чеки относятся к ценным бумагам, и потому они учитываются в книге учета ценных бумаг, открываемой в каждой из организаций. В эту книгу заносятся такие реквизиты дорожных чеков, как наименование чекодателя, номер чека, дата и место составления чека, его сумма, наименование плательщика.

При приобретении дорожных чеков уплачиваются комиссионные, а их использование требует впоследствии обналичивания, за что также уплачиваются комиссионные. Такого рода расходы на оплату комиссионных услуг учреждений банков в соответствии с п.11 ПБУ 10/99 учитываются в составе операционных расходов организации[7].

Использование для оплаты командировочных расходов дорожных чеков оформляется следующими записями по счетам учета:

Д-т 50 "Касса", субсчет "Денежные документы", К-т 52 "Валютные счета" - выдача уполномоченным банком за счет средств организации, размещенных на валютных счетах, дорожных чеков для оплаты командировочных расходов;

Д-т 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы", К-т 52 - отражение суммы комиссии за продажу организации дорожных чеков;

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 50, субсчет "Денежные документы", - стоимость дорожных чеков, переданных командированному работнику;

Д-т 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. К-т 71 - расходы, произведенные командированным лицом;

Д-т 91, субсчет "Прочие расходы", К-т 71 - расходы по оплате комиссионных услуг по обналичиванию дорожных чеков;

Д-т 50, субсчет "Валюта", К-т 71 - возвращение не использованных работником обналиченных наличных средств в валюте;

Д-т 52 К-т 50, субсчет "Валюта", - передача не использованных работником обналиченных наличных средств в валюте на валютный счет организации;

Д-т 91 (71), субсчет "Прочие расходы", К-т 71 (91), субсчет "Прочие доходы", - отражение отрицательных (положительных) курсовых разниц, образовавшихся по результатам расчетов с командированными лицами.

Задача

№	Содержание операции	Сумма	Корреспонденция
долл	руб	дебет	кредит
1	Оплачены с текущего валютного счета накладные расходы по экспорту в иностранной валюте за границей (курс-26 руб. за долл.)	200	5200	44	52 тек
2	Зачислено на транзитный валютный счет от покупателей экспортной продукции (курс- 26,90 руб. за долл.)	2000	53800	52 транз	62
3	Перечисляются суммы ранее оплаченных накладных расходов с транзитного валютного счета на текущий (курс-26,85 руб. за долл.)	200	5370	52 тек	52 транз
4	Списывается курсовая разница по сч. 52		180	52	91
5	Дано поручение банку на обязательную продажу валюты (курс- 25,60)	450	11520	57	52 транз
6	Зачислена оставшаяся валюта на текущий счет (курс- 25,60)	1350	34560	52 тек	52 транз
7	Списывается курсовая разница по сч. 52		2340	91	52
8	Поступил на расчетный счет рублевый эквивалент проданной по биржевому курсу валюты за вычетом вознаграждения – 1% (курс- 26)		11583 117 117	51 76 91	91 52 транз 76
9	Списывается стоимость проданной валюты (курс- 25,70)	450	11565	91	57
10	Списывается курсовая разница по сч. 57		45	57	91
11	Результат от продажи валюты		2214	99	91

         В результате продажи иностранной валюты у организации образовался убыток в размере 2214 рублей, таким образом результат, определенный организацией не достоверен.

Список литературы

1.     Гражданский кодекс РФ

2.     Березкин И.В. «Служебные командировки: оформление и расчеты»/ "Книги издательства "Налоговый вестник", 2003

3.     Елгина Е.Б. «Первичные документы»/Книги издательства «Статус-Кво 97», 2004

4.     Инструкция к плану счетов бухгалтерского учета

5.     Налоговый кодекс РФ

6.     ПБУ 9/99

7.     ПБУ 10/99

8.     ПБУ 3/2000

9.     План счетов бухгалтерского учета

10.                       Полякова М.С. «Подотчет «наоборот»: будьте осторожны!»/Российский налоговый курьер, №20, 2003

---

[1] Березкин И.В. «Служебные командировки: оформление и расчеты»/ "Книги издательства "Налоговый вестник", 2003

[2] Березкин И.В. «Служебные командировки: оформление и расчеты»/ "Книги издательства "Налоговый вестник", 2003

[3] Березкин И.В. «Служебные командировки: оформление и расчеты»/ "Книги издательства "Налоговый вестник", 2003

[4] Елгина Е.Б. «Первичные документы»/Книги издательства «Статус-Кво 97», 2004

[5] Полякова М.С. «Подотчет «наоборот»: будьте осторожны!»/Российский налоговый курьер, №20, 2003

[6] Полякова М.С. «Подотчет «наоборот»: будьте осторожны!»/Российский налоговый курьер, №20, 2003

[7] Полякова М.С. «Подотчет «наоборот»: будьте осторожны!»/Российский налоговый курьер, №20, 2003