5. Служебное письмо.

Письмо  –  самый  распространённый  способ  обмена   информацией,   оно объединяет  огромную  группу  самых  различных  по  содержанию   документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

    Письма составляют большую часть входящих и исходящих  документов  любой организации   и   имеют    множество    разновидностей:    сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные,  письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-уведомления и т.д.

    Письмом выражают поздравление пожелание,  приветствие  в  торжественных случаях.  Письма  направляются  в  знак  проявления  участия   и   выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

    Письмо  оформляют  на  специально  предназначенном   для   этого   вида документов бланке формата А4 (210х297 мм);  если  текст  не  превышает  семи строк возможно использования формата А5 (148х210 мм).

    Бланк  письма  включает  название  вышестоящей  организации,  полное  и сокращённое название данной организации,  код  организации  по  ОКПО.  Далее размещают  почтовый  и  телеграфный  адреса,  номера  справочного  телефона, факса. Эти  реквизиты  представляют  собой  блок  справочной  информации  об организации – авторе документа, поэтому они  могут  быть  дополнены  номером счёта в банке, адресом электронной почты и другими сведениями. [3,94]

В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации),  а  также  номера  и  даты  входящего  письма,  место  для заголовка тексту и  для  адресата.  Инициативные  письма  организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято  давать,  кроме того, ёще ссылку на номер и дату того письма, на которое отвечают.

Письма могут быть составлены на так называемых областных  бланках,  где после названия организации указывается должность руководителя.

При  направлении   писем   конкретному   должностному   лицу   название организации  указывается  в  именительном  падеже,  а  должность  и  фамилия адресата – в дательном.     При  адресовании  документа  физическому  лицу  в  реквизите  «адресат» вначале указывают инициалы  и  фамилию  получателя,  затем  почтовый  адрес. Почтовый адрес  указывается  на  документе  в  соответствии  с  действующими почтовыми правилами.

Заголовок должен быть кратким точно передавать смысл текста, он  должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Например:

Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.

Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.

Справка (о чём?) о подготовке отчёта.

Подпись. Обычно право подписи писем является компетенцией  руководителя организации  или  его  заместителей  в  соответствии  с  распределением   их обязанностей,  установленным  правовым   актом   (уставом,   положением   об организации, приказом  о  распределении  обязанностей  и  др.)  т.к.  письма оформляют на бланке, то в реквизит «подпись» входит  наименование  должности руководителя  (без  названия  организации),  личная  подпись,   инициалы   и фамилия.

Письма,  содержащие  финансовые  обязательства,  подписывают  несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой  в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Не допустимо оформление подписи с исправлениями.

Оформление писем (так же, как и внешних и внутренних  докладных)  часто предусматривает  визирование.  Виза   подтверждает   согласие   одного   или нескольких должностных лиц с проектом документа.

При визировании документа кроме личной подписи указывают её расшифровку и дату, а при  необходимости  в  состав  визы  включают  также  наименование должности. Второй вариант оформления визы является более рациональным,  т.к. это повышает культуру оформления документа, его  внешний  вид.  Кроме  того, это облегчает работу с документом  в  процессе  его  создания  специалистами аппарата управления при подготовке проекта  документа,  делопроизводственной службы –  при  контроле  качества  подготовки  документа  и  его  оформления руководителя – при его подписании.

На письмах (и докладных) визы располагают ниже реквизита  «подпись»  на лицевой стороне  последнего  листа  копии  (второго  экземпляра)  документа, которая остаётся в делах организации – автора. Порядок и  последовательность визирования определяются в  каждой  конкретной  организации  инструкцией  по делопроизводству (по работе  с  документами),  правилами,  регламентами  или распорядительным документом первого руководителя.

    Печать. Заверение документов печатью организации  –  особый  способ  их удостоверения,   подтверждения   их   юридической   силы.   Оттиск    печати проставляется на документах, удостоверяющих  права  должностных  лиц,  факты расхода   денежных   средств   и   материальных   ценностей,    на    многих организационных документах (положениях,  уставах,  учредительных  договорах, штатных расписаниях и д.р.). В управленческой практике  организаций  принято составлять индивидуальный  список  документов,  на  которых  предоставляется печать,  он  вводится  в  действие  приказом   руководителя   или   является приложением к инструкции по работе с документами.  Гербовая  печать  (печать организации)  проставляется  на  тех  документах,  где  воспроизведение   её оттиска  предусмотрено  специальными  нормативными  актами   (например,   на трудовых  книжках),  а  в   управленческой   практике   –   на   документах, удостоверяющих   права    должностных    лиц    (например,    доверенности), подтверждающих  расходование  денежных  средств  и  материальных  ценностей, права  юридических  и  физических  лиц,  на  расчётно-платёжных  документах, удостоверениях, справках.

Текст письма. Письмо  –  самый  массовый  вид  документов,  выполняющих коммуникативную функцию, их составляют практически во всех  случаях  общения организации – автора документа с внешним миром. Независимо от  разновидности писем их текст строят по  схеме:  введение  (приводятся  мотивы  составления письма,  ссылки  на  события,  факты  и  д.р.);   доказательства   (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение  (излагаются  выводы, предполагаются решения). В отдельных случаях  письма  могут  содержать  одну заключительную часть текста без пояснения.     Письмо должно быть посвящено одному вопросу: это упрощает  операции  по его обработки и ускоряет исполнение в той организации, куда оно  адресовано. По своему объёму письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

    К тексту письма предъявляются требования: ясность, чёткость,  краткость изложения, т.к. цель составления и направление писем сводится, как  правило, к  побудительным  мотивам.  Текст   письма   должен   содержать   достаточно обоснованные аргументы и полную  информацию,  позволяющую  адресату  принять решения по поднятому в письме вопросу.

    В письма не рекомендуется включать рассуждения, повествования, домыслы, лишние детали или общие места, т.к. многословие и  большой  объём  документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.

Тон письма в любом случае должен  быть  нейтральным,  изложение  текста лаконичным. В письмах не следует  проявлять  ярко  выпаженный  эмоциональный тон, придавать им личностный  характер,  т.к.  письмо  является  официальным документом, исходит от  организации,  предназначено  для  делового  общения. [2,83]

Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно вежливой  форме. Не допустимо проявление грубости, иронии,  насмешки,  даже  в  тех  случаях, когда речь идёт о  принципиальном  не  согласии.  Категорический  отказ  или категорическое требование необходимо выразить прямо и резко, но вежливо.

Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем сводятся к  совету  избегать  вычурности  слога,  оборотов  ложной  вежливости   («не откажите в  любезности»,  «с  глубоким  почтением»).  Уважение  к  адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность  в  совместной  работе  и т.п. можно выразить деепричастными  оборотами:  «тщательно  рассмотрев  Ваше предложение…».  Нейтральность  тона  может  быть  достигнута  использованием деепричастных оборотов для формулировки решений, которыми  следует  начинать фразу: «учитывая высказанные замечания…».     Убедительность служебных писем достигается за счёт использования при их составлении сложившихся в  управленческой  практике  языковых  формулировок, стандартных   оборотов   и   устоявшихся   словосочетаний    типа    «оплата гарантируется…»  и  т.д.  Деловая  переписка  чаще   всего   имеет   типовое содержание,  а  употребление  стандартных   языковых   формул   обеспечивает точность, выражая и однозначность понимания текста.     Действенность   письма   будет   зависеть   от   умения    составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и  т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными.  При  этом  письмо  не  должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна  быть лишь достаточной для побуждения адресата к  принятию  необходимого  решения. Если же доказательность может быть  достигнута  только  за  счёт  приведения значительного   количества   фактического    (количественного,    цифрового) материала, то целесообразно оформить его в  виде  таблицы  в  тексте  или  в качестве приложения к письму.

МУП Горводоканал