Содержание
1. Практическое
задание № 1. 2
1.1. Краткая характеристика деятельности ОАО «Строительная
компания» 2
1.2. Организация управленческой документации в ОАО
«Строительная компания». 3
1.3. Характеристика процесса контроля в ОАО «Строительная компания» 4
1.4. Организационно- правовая документация ОАО
«Строительная компания» 7
1.5. Система распорядительной документации на предприятии. 8
1.6. Справочно- информационная документация. 10
1.7. Кадровые документы.. 11
1.8. Деловая корреспонденция. 12
1.9. Организация документооборота на складе ОАО
«Строительная компания» 13
1.10. Основные недостатки и направления их устранения в ОАО «Строительная
компания». 15
Практическое задание
№ 2. 19
Тестовое задание. 26
Список литературы.. 27
1.
Практическое задание № 1
Дайте характеристику предприятия, на котором вы
работаете и его управленческой
документации.
1.1. Краткая характеристика деятельности ОАО «Строительная
компания»
В качестве объекта исследования в данной работе выступает Открытое
акционерное общество «Строительная компания », которое было основано и
зарегистрировано 15 июля 1996 года
(свидетельство № 15763). Общество было создано
в результате реорганизации в
форме выделения из ОАО «Строительный
трест № 36», зарегистрированного
Постановлением Главы Администрации Индустриального района г.
Новосибирска от 17.05.2003 № 2333.
Местонахождение общества: 633210,
Новосибирская область, г. Новосибирск, ул. Советская -9.
Основной целью создания организации является получение прибыли в
интересах акционеров и обеспечение стабильности Общества..
Как прописано в Уставе, ОАО «Строительная компания» может заниматься более чем 20 видами
деятельности. Основной вид деятельности –
строительство объектов промышленного, жилищного, коммунального и культурно-
бытового назначения на договорной основе. Среди прочих видов деятельности: выпуск строительных материалов,
реконструкция предприятий, разработка проектно- сметной документации,
производство товаров народного потребления, проектирование и строительство для
населения, коммерческая деятельность,
оказание бытовых услуг населению и др.
Для осуществления отдельных видов деятельности, подлежащих лицензированию,
общество имеет лицензию в установленном порядке.
Общество является юридическим лицом с момента его государственной
регистрации и в соответствии с разделительным балансом.
Уставной капитал организации составляет 113330 рублей. Уставной капитал
разделен на 22666 обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 5 рубль
каждая.
Высшим органом управления в ОАО «Строительная компания» является общее
собрание акционеров. Для управления текущей деятельностью назначен генеральный
директор. Общая численность работающих в организации 158 человек.
Общество в своей деятельности
руководствуется Гражданским Кодексом, Федеральным Законом «Об
акционерных обществах», действующим законодательством, Уставом и внутренними
нормативными актами.
Контроль за финансово-хозяйственной
деятельностью общества осуществляется ревизором. Порядок деятельности ревизора
определяется положением о ревизоре, утвержденным собранием акционеров.
Общество осуществляет учет результатов работы,
контроль за ходом производства, ведет оперативный, бухгалтерский и
статистический учет в соответствии с законодательством РФ.
1.2. Организация управленческой документации в ОАО
«Строительная компания»
Управленческие
документы представляют собой объект делопроизводства и
группируются по определенным признакам в следующие
системы: организационно-правовую, плановую,
распорядительную, информационную, отчетную, документацию по личному составу, финансовую, по
материально-техническому обеспечению, договорную и др.
Документооборот в ОАО «Строительная компания» представляет собой
совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента
их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.
Среди основных видов используемых в организации документов можно назвать
следующие:
1)
организационно- правовая документация (Учредительный
договор, Устав, Положение об организации ОАО «Строительная компания»,
должностные инструкции всех работников организации, штатное расписание, различного рода внутренние инструкции
и правила);
2)
распорядительная документация (правовые акты
организации, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);
3)
справочно-информационная документация (докладные
записки, объяснительные записки, служебные записки, предложения, представления,
служебные письма, заявления, телеграммы, телексы, факсограммы,
телефонограммы, электронные сообщения, все разновидности переписки организации
с другими предприятиями и органами
государственной власти, протоколы заседаний, справки, заключения, отзывы,
сводки, списки и перечни)
Важнейшей характеристикой объема документооборота в ОАО «Строительная
компания» является количество документов, приходящихся в среднем на одного
делопроизводственного работника. В ОАО «Строительная компания» этот показатель
равен 1467. Ежедневно руководитель организации рассматривает около 30
документов, что занимает 10 % его рабочего времени. Время прохождения
документов от руководителя аппарата до структурного подразделения колеблется в
пределах 1 дня и менее.
В приложении 2 представлена схема расположения реквизитов всех бланков,
используемых в ОАО «Строительная компания».
1.3.
Характеристика
процесса контроля в ОАО
«Строительная компания»
В ОАО «Строительная компания» процесс контроля исполнения документов
включает несколько этапов:
1)
постановка документов на контроль;
2)
проверка своевременности доведения документов до
конкретных исполнителей;
3)
предварительная проверка и регулирование хода
исполнения;
4)
учет и обобщение результатов.
В ОАО «Строительная компания» предусмотрены следующие уровни контроля:
1)
формализованный контроль своевременного исполнения;
2)
контроль соответствия формы создаваемых документов их
содержанию;
3)
контроль соответствия применяемых форм и бланков
нормативам и образцам;
4)
контроль соответствия уровня и формы документа,
соответствия подписей их расшифровкам;
5)
контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
6)
контроль- анализ существа и полноты исполнения
поручений.
Контроль уровней 1, 5 и 4 осуществляет служба ДОУ. Контроль уровней 2 и 3
осуществляю сотрудники, ответственные за оформление документов.
В ОАО «Строительная компания» создана служба контроля исполнения,
входящая в состав канцелярии. В службу включены 3 человека, занимающиеся
контролем разных уровней и видов документов в организации. В основные функции
данной службы входят:
1)
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения
входящих и исходящих документов, а также внутренних документов организации;
2)
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания
процесса и результатов исполнения;
3)
выработка предложений по ускорению документопотоков и
укреплению исполнительной дисциплины.
Информация об исполнении
документов и поручений службой контроля направляется непосредственно
руководству организации.
Структура процесса контроля в ОАО «Строительная компания» наглядно
представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Структура исполнения документов в ОАО «Строительная
компания»
Очень важным элементом контроля в ОАО «Строительная компания» являются
типовые сроки исполнения документов, которые разработаны в Инструкции по делопроизводству организации. Согласно
данной инструкции, срок исполнения входящих документов исчисляется с момента
фиксации факта их поступления в организацию; срок исполнения создаваемых
документов- с момента их доведения до исполнителей.
В ОАО «Строительная компания» разработан специальный входной формат
(регистрационная карточка) поступающей и отправленной корреспонденции. Все
регистрационные карточки хранятся у секретаря- референта в определенной установленной
классификации по дате поступления или отправления.
Пример регистрационной карточки поступающей корреспонденции ОАО
«Строительная компания» представлен в таблице 1
Таблица
1
Регистрационная
карточка поступающей корреспонденции в ОАО «Строительная компания»
|
№ п\п
|
Наименование реквизита
|
Заполнение
|
|
1
|
Автор (корреспондент)
|
|
|
2
|
Название вида документа
|
|
|
3
|
Дата документа
|
|
|
4
|
Индекс документа
|
|
|
5
|
Дата поступления
|
|
|
6
|
Индекс поступления
|
|
|
7
|
Заголовок документа (краткое содержание)
|
|
|
8
|
Резолюция
|
|
|
9
|
Реквизиты (пояснения)
|
|
|
10
|
Срок исполнения
|
|
|
11
|
Отметка об исполнении
|
|
|
12
|
Отметка о направлении документа в дело
|
|
В таблице 2 представлен пример регистрационной карточки отправленной
корреспонденции
Таблица 2
Регистрационная карточка отправленной корреспонденции в ОАО
«Строительная компания»
|
№ п\п
|
Наименование реквизита
|
Заполнение
|
|
1
|
Автор (корреспондент)
|
|
|
2
|
Название вида документа
|
|
|
3
|
Дата документа
|
|
|
4
|
Индекс документа
|
|
|
5
|
Дата отправки документа
|
|
|
6
|
Заголовок документа (краткое содержание)
|
|
|
7
|
Резолюция отправки
|
|
1.4. Организационно- правовая документация ОАО
«Строительная компания»
Организационно-правовая документация ОАО
«Строительная компания» определяет официальный статус
организации, направления ее деятельности, формы
деятельности, порядок реорганизации и ликвидации.
Например, текст устава включает следующие типовые разделы:
·
общие положения;
·
уставный капитал;
·
порядок деятельности;
·
управление;
·
учет и отчетность,
распределение прибыли;
·
прочие накопления
организации;
·
реорганизация и ликвидация
предприятия.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия,
организации, учреждения. [4, C.15]. Устав ОАО «Строительная компания»
представлен в приложении 3.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования,
права, обязанности, организацию работы учреждения,
структурного подразделения (службы) предприятия. [4, C.15]. Образец
положения, используемый в организации представлен в приложении 4 и 5.
Регламент - правовой акт,
устанавливающий порядок деятельности руководителя
или коллегиального, сокращенного органа. [4,C.15]
Инструкция - правовой акт,
содержащий правила, регулирующие организационные,
научно-технические, финансовые и иные сферы
деятельности учреждений, их подразделений, служб и должностных лиц. Документы
инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение». [4,C.15]. Образец типовой инструкции
главного бухгалтера организации
представлен в приложении 6.
Очень важным документом в системе является штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и
должностной состав работников предприятия с указанием
должностных окладов. [4,C. 16]
Должностная
инструкция — правовой акт, издаваемый органами
записи, предприятием в целях регламентации организационно-правового положения работника, его
обязанностей, прав, ответственности
и обеспечивающий условия для его
эффективной работы. [4, C.16]
1.5. Система
распорядительной документации на предприятии
Назначение распорядительной
документации на ОАО «Строительная компания» - регулирование деятельности
объектов управления, позволяющее обеспечить реализацию поставленных задач и получить максимальный эффект от этого. С точки зрения принятия решений, распорядительные документы делится на:
·
издаваемые в условиях
коллегиальности;
·
издаваемые в условиях
единоличного принятия решений.
По уровням управления
распорядительные документы делятся на:
¨
федеральные - правовые акты, действующие на федеральном уровне;
¨
субъектов федерации -
правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ,
республик, краев, областей, автономных округов, городов
республиканского значения;
¨
муниципальные - городов, районов, поселков, сельских образований;
¨
органов самоуправления -
земств, казачьих формирований;
¨
отраслевые — министерств и
ведомств;
¨
первичного звена управления
— предприятий.
Постановление — правовой акт,
принимаемый высшими органами исполнительной власти. Может
приниматься единолично или коллегиально. [4, C.20]
Решение — правовой акт,
принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и органами для решения наиболее важных вопросов деятельности. [4, C.21]
Приказ — правовой акт по
решению задач предприятия (организации), издаваемый руководителем организации
единолично. Он может издаваться по организационным вопросам, по
основной деятельности, по личному составу и т.п. [4, C.21]. Типовая форма приказа в ОАО «Строительная компания» представлена
в приложении 8, 9.
Распоряжение — правовой акт по
вопросам частного характера и решению оперативных
вопросов. [4, C.21]. Образец распоряжение
представлен в приложении 10.
Указание
— правовой акт, издаваемый единолично руководителем по вопросам информационного и методического характера, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов. [4, C.21]
Инструкции,
положения — правовые акты, обязательные для исполнения
определенным кругом лиц или по определенным видам
деятельности. [4, C.21]
Разъяснения — дают расширенную
информацию по отдельным вопросам. [4, C.21]
1.6. Справочно- информационная документация
Справочно-информационные документы в ОАО «Строительная компания» дают информацию для принятия решений. К ним
относятся:
·
протокол ;
·
докладная записка;
·
предложение;
·
объяснительная записка;
·
заявление;
·
представление;
·
переписка.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, конференциях и т.п. [4, C.22] Образец
протокола представлен в приложении 11.
Докладная записка —
документ, адресованный вышестоящему руководителю и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями. [4, C.22]. Образец докладной записки представлен в приложении 12.
Предложение — документ, являющийся разновидностью докладной
записки. Содержит перечень конкретных предложений по
определенному вопросу. [4, C.23]
Объяснительная записка —
документ, объясняющий причины какого-либо
действия для вышестоящего должностного лица. [4, C.23]. (приложение 13)
Заявление — документ,
адресованный должностному лицу и содержащий просьбу
работника. [4, C.23] (приложение 14)
Представление
— документ, содержащий предложения руководителю
организации о поощрении, назначении или перемещении
работников. [4, C.23]
Служебное (деловое) письмо — обобщенное название
различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо составляется
на специальном бланке формата А4 или А5. [4, C.23]
Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное наименование документов,
передаваемых по телеграфной сети. [4, C.24] (приложение 15)
Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия
документа, переданная по каналам факсимильной связи. При
соблюдении установленных процедур обладает юридической
силой. [4, C.25]
Справочно-аналитические документы — документы, в которых информация подвержена анализу. В том числе: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.
Акт — документ,
составленный для подтверждения установленных фактов,
событий, действий (акты приемки-сдачи, акты проверок и т.д.). [4, C.25] (приложение 16)
Справка — документ,
составленный с целью описания фактов в зависимости от
назначения. [4, C.25] (приложение 17).
Сводка - документ, содержащий
обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В
ней характеризуется информация из различных источников. [4, C.26]
Заключение — документ,
подтверждающий выводы организации, комиссии,
специалиста по какому-либо документу, вопросу и т.п. [4, C.26]
Отзыв — документ, содержание
мнение юридического или физического лица о чем-либо.
Испрашивается, как правило, заказчиком. [4, C.26]
Перечень — документ, содержащий
систематизированное перечисление данных о лицах,
объектах или работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований. [4, C.26]
Список
— документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке. В целях регистрации или информирования текст списка, как правило, излагается в табличной форме. [4, C.26]
1.7. Кадровые документы
К основным
документам по персоналу организации ОАО «Строительная компания» относят:
1)
коллективный договор (приложение 18)
2)
приказы по личному составу
3)
должностные инструкции
4)
трудовые книжки
5)
личные дела
6)
лицевые счета
Основные требования к документам по персоналу организации:
1)
документы должны генерировать защиту прав и интересов
различных профессиональных групп на предприятии
2)
документы должны быть составлены в соответствии с
действующими законодательными и нормативными актами в Российской Федерации, а
также в соответствии с учредительными документами самого предприятия
3)
документы должны носить юридический и правовой
характер, они подписываются компетентными лицами и
заверяются печатью предприятия
4)
документы должны
быть аккуратно оформлены и грамотно составлены, в них не допускается помарок,
зачисток и исправлений.
Основным документом по персоналу на предприятии ОАО
«Хорская строительная компания» можно считать
положение о заключении коллективных
договоров, представленной ниже.
1.8. Деловая корреспонденция
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных
органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов
управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному
протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например,
при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.).
Протоколы составляют и для документирования деятельности временных
коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д.). В
деятельности каждого структурного подразделения протокол используется для
документирования постоянных заседаний. В кадровых службах протоколы ведут при
проведении аттестации работников, для фиксации работы кадровых, конфликтных
экспертных комиссий[5, с. 122].
Протокол оформляется на основе записей, которые
велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом,
выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь
заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку
дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.
Если протокол является массовым видом документов в
практике работы учреждения (организации), то целесообразно иметь бланк формата
А4, который в соответствии с существующими требованиями включает в себя:
наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол),
места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола
(географический пункт), заголовка к тексту.
Если протоколов составляется немного, их оформляют
на чистом листе бумаги, используя перечисленные реквизиты и их расположение.
При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях,
название подразделения помещают под названием организации.
1.9. Организация документооборота на складе ОАО
«Строительная компания»
На рисунке в приложении 19
изображена схема движения документов на складе при отпуске товаров в производство или на сторону в ОАО
«Строительная компания». Как видно из рисунка, основным структурными единицами,
принимающими участие в этом процессе являются покупатель, товаровед- реализатор, экономист по ценам, оператор, директор или
главный бухгалтер, а также бухгалтер, зав. складом, зав. экспедицией, шофер.
Все эти люди тесно взаимосвязаны между собой в процессе движения товаров на
складе.
В обязанности покупателя входит составление заказа и непосредственно сам
заказ партии товара на складе организации.
Товаровед- реализатор, как одно из основных
звеньев сложной цепи движения товаров на складе организации, производит
оформление заказа в виде счетов- фактур и работу непосредственно с покупателям по всем вопросам оформления
документации.
В обязанности экономиста по ценам входит контроль за ценой отпускаемых
товаров покупателю.
В обязанности оператора входит
проверка правильности оформления и заполнения счета- фактуры на
отгружаемый со склада организации товаров.
В обязанности главного бухгалтера входит подпись всех счетов- фактур.
Зав. складом- одна из центральных фигур на складе. Он проводит отборку и проверку отобранных товаров на заказ для покупателя.
Бухгалтер осуществляет операции по оформлению расчетов с покупателями.
Зав. экспедицией осуществляет контрольные функции по комплектации
материалов и выписке товарно- транспортных накладных.
Шофер осуществляет доставку товара и передачу счетов- фактур покупателю.
На рисунке в приложении 20
изображена схема движения документов на складе при приемке товаров на
склад в ОАО «Строительная компания».
Как видно из рисунка, основными штатными единицами, задействованными в
процессе приемки товаров на склад являются
бухгалтер, товаровед, экономист по ценам и зав. складом.
Выполнение операций, связанных с поступлением материалов, предусматривает
разгрузку транспортных средств, доставку материалов в зону приемки, расфасовку
и приемку их по количеству и качеству.
Принятые материалы доставляют в зону хранения, где их размещают на стеллажах
или укладывают в штабеля. В зависимости от физико-химических свойств материалов
для них создают определенные условия хранения.
Далее следуют операции, связанные с отпуском
материалов; перемещение их к участку комплектования заказов; комплектование
заказов; подготовка материалов к отпуску (переупаковка, укладка на поддоны, в
контейнеры); экспедиционные операции по отправке материалов покупателям (формирование маршрутов, погрузка
транспортных средств, централизованная доставка материалов); сдача материалов
получателям.
1.10. Основные недостатки и
направления их устранения в ОАО «Строительная компания»
В данной главе описывается организация ОАО «Строительная компания», имеющая
плохо организованное делопроизводство. Производится анализ существующего
положения дел, и делаются выводы о возможности их реорганизации.
В ОАО «Строительная компания» составление и оформление документации производится
децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые
персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard
LaserJet и DeskJet,
настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.
Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением
ГОСТа 6.38.90 УСД .
Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие
лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов
как "Номер счета в банке", "Дата", "Индекс",
"Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по
ОКУД", "Код организации по ОКПО".
Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации
не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5,
что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто
письмо занимает не более половины листа формата А4. Анализируя методы
составления писем сотрудниками ОАО «Строительная компания», можно отметить,
что, как правило, существующий бланк для писем используется только в отделе
маркетинга и продаж, а сотрудники предприятия при написании писем
руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.
Так, например, письмо-извещение о получении денег не содержит следующих
реквизитов: "Индекс предприятия связи", "Номер телефона и
факса", "Номер счета в банке", "Дата", "Ссылка на
индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД",
"Код организации по ОКПО". В реквизите "Адресат" не указан
почтовый адрес должностное лицо или отдел, куда направлено письмо. Письмо не
подписано. Отметки об исполнении документа и направлении его в дело нет.
Информационное письмо имеет неправильное расположение реквизитов
"Наименование организации", "Индекс предприятия связи",
"Почтовый и телеграфный адрес", "Номер телефона и факса".
Нет реквизитов "Номер счета в банке", "Код письма по
ОКУД", "Код организации по ОКПО". Неправильно оформлен реквизит
"Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа
и направлении документа в дело.
Письмо-просьба имеет неправильное расположение реквизитов "Наименование
организации", "Почтовый и телеграфный адрес", "Номер
телефона и факса". Отсутствуют реквизиты "Индекс предприятия
связи", "Номер счета в банке", "Код письма по ОКУД",
"Код организации по ОКПО". Неправильно оформлены реквизиты
"Адресат" и "Подпись". Нет отметки об исполнении и направлении
документа в дело.
Из организационно-распорядительной документации в ОАО «Строительная
компания» составляются только приказы о командировании , протоколы собраний
дирекции и акты о принятии-сдаче работ .
Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность фирмы не
составляются.
Приказы составляются с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД. В них отсутствуют
реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата",
"Индекс", "Место издания", "Код фирмы",
"Заголовок к тексту", "Отметка о контроле",
"Визы", "Отметка об исполнении документа", "Отметка о
направлении документа в дело". Кроме того, неверно составляется текст
приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для
оформления приказа не используется общий бланк.
Из проведенного анализа следует
- что документы в ОАО «Строительная компания» составляются и оформляются
с нарушением требований ГОСТ;
- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретариат
может осуществлять свою работу;
- следует организовать централизованное оформление документов секретарем,
знающим требования делопроизводства.
В ОАО «Строительная компания» нет ответственного за получение и учет
корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают
сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее
несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует
регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и
исходящих факсов.
Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не
осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.
Из вышесказанного следует, что в ОАО «Строительная компания» не соблюдаются
требования ГСДОУ, что является нарушением в ведении делопроизводства на
предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения
документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы
поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится
сотрудниками в зависимости от их собственных решений.
Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и
передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются,
отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят
устный характер.
В ОАО «Строительная компания» не разработан перечень документов, подлежащих
постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные
карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с
отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов,
исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков
исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.
Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской
дисциплины на предприятии.
Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного
их исполнения. Передача документов исполнителю никак не оформляется. Отсюда
следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих
документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке
на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и
назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать
обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления
регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения
документов.
Под систематизацией документов понимают:
- организацию централизованного хранения документов (архив предприятия);
- формирования дел документов и;
- построение информационно-справочного аппарата для их поиска (номенклатуры
дел).
Хранение документов в ОАО «Строительная компания» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на
хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не
формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных
правил работы ведомственных архивов" , а именно: документы в дела
формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными
сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.
На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками
хранения. Номенклатура дел не составлена. Таким образом, на предприятии
полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо
разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать
архив предприятия.
Практическое задание
№ 2
Составьте и оформите письмо – запрос из
Районного управления внутренних
дел. В ответ на него составьте и
оформите справку биографического характера и
сопроводительное письмо к ней.
РЕШЕНИЕ
Бланк
организации
Председателю
Администрации
Железнодорожного
района
Города
Новосибирска
Шевлякову
В.П.
№
_____455500________
«_15__»_января_____2005_г.
Запрос на предоставление биографической документации
Уважаемый Виктор Павлович!
Прошу Вас предоставить ________справку биографического
характера___________
(наименование организации, почтовый адрес)
На имя _______Квашина
Анатолия Васильевича_____________________
Этим письмом подтверждаю доверенность на получение
справки сотруднику нашей организации
(действительно при предъявлении удостоверения личности)
(Ф.И.О.)
(должность)
С уважением,
(подпись, расшифровка подписи)
м.п.
КВАШНИН Анатолий Васильевич
Начальник Генерального штаба ВС РФ - первый заместитель министра обороны РФ,
генерал армии
Родился 15 августа 1946 г. в городе Уфе Татарской АССР.
В 1964 г. поступил в Курганский машиностроительный институт, который
окончил в 1968 г.
В 1967 г. призван на службу в ряды Советской Армии в звании лейтенанта, в
1971 г. был зачислен в кадровый офицерский состав. Военную службу начинал с
должности заместителя командира танковой роты по технической части.
Окончил Академию бронетанковых войск им. Р.Я. Малиновского и с отличием -
Военную академию Генерального штаба ВС СССР.
Проходил службу в должности начальника штаба, командира танкового полка,
начальника штаба, командира танковой дивизии, первого заместителя командующего
армией.
С августа 1993 г. по февраль 1995 г. служил в Генеральном штабе ВС РФ на
должности заместителя начальника Главного оперативного управления (ГОУ),
первого заместителя начальника ГОУ.
С февраля 1995 г. - командующий войсками Северо-Кавказского военного
округа (СКВО), сменил на этом посту генерал-полковника Алексея Митюхина,
практически самоустранившегося от руководства войсками на начальном этапе ввода
федеральных войск в Чечню в декабре 1994 г.
В декабре 1994 г. А.Квашнин возглавил группировку федеральных войск в Чечне.
Был одним из командующих неудачным штурмом Грозного 1 января 1995 г., во время
которого российские войска понесли катастрофические потери. Будучи одним из
доверенных людей тогдашнего министра обороны П.Грачева, А.Квашнин не побоялся
взять на себя ответственность за неудачный первый этап войсковой операции в
Чечне зимой 1995 г. В целом исход чеченской кампании (федеральная группировка
была оперативно подчинена штабу СКВО) не принесла Квашнину лавров ни тактика,
ни стратега. Объективно, Квашнин был поставлен в очень тяжелые условия
практически не проработанной операции и вынужден был исполнять противоречивые,
а подчас и взаимоисключающие директивы федерального Центра.
За неделю до трагического штурма получил предложение от начальника штаба дудаевцев Аслана Масхадова встретиться в селении Старые Атаги, однако Квашнин уклонился от этой встречи.
Одновременно генерал Квашнин выступил с пространным заявлением для прессы, в
котором уверял собравшихся, что "мелкие бандформирования"
сконцентрированы в Шатойском и Ножай-Юртовском
районах и будут добиты в течение ближайших дней. Частые обстрелы российских
блокпостов Квашнин объяснял следующим образом: "Говорят, например, о 22
обстрелах, но это часто означает, что один боевик, сев в автомобиль, разъезжал
по округе и стрелял из автомата в 22 местах".
В ходе чеченской войны штаб СКВО осуществлял оперативное управление
боевыми действиями. Когда в августе 1996 г. чеченские боевики захватили
Грозный, А.Квашнин назвал действия чеченцев "терроризмом", который
очень трудно было предотвратить, поскольку по его словам, "там было не
два-три террориста, как обычно бывает, а почти шестьсот".
Вообще генерал Квашнин всегда крайне негативно отзывался о чеченцах,
заявляя, что с ними невозможно иметь дело, это бандитский народ, с древности
культивирующий разбои, грабежи и убийства.
В мае 1997 г. был назначен и.о. начальника Генерального штаба - первым
заместителем министра обороны РФ (вместо генерала армии Виктора Самсонова,
снятого с должности). Надо отметить, что и при Грачеве, и после его отставки
А.Квашнин рассматривался как кандидат на высшие командно-штабные должности,
находясь в "кадровом резерве".
19 июня 1997 г. назначен начальником Генерального штаба ВС РФ - первым
заместителем министра обороны РФ.
14 июля 1997 г. вошел в состав межведомственной комиссии по защите
государственной тайны.
25 ноября 1997 г. А.Квашнину было присвоено воинское звание генерал
армии.
На парламентских слушаниях по военной реформе, состоявшихся в феврале
1998 г., А.Квашнин заявил, что армия, которая вынуждена тратить 70% бюджетных
ассигнований на свое содержание и лишь 30% на разработку и приобретение новых
вооружений и техники, будущего не имеет. По его мнению, для того, чтобы не
превратиться в потешное войско, на закупку вооружений следует выделять не менее
60% военного бюджета и Генштаб планирует выйти на этот рубеж к 2005 г.
С мая 1998 г. - член Государственной комиссии по военному строительству.
13 ноября 1998 утвержден представителем РФ в Исполнительном Комитете
Союза Беларуси и России.
29 января 1999 г. вошел в состав Правительственной комиссии по вопросам
СНГ. Член Совета безопасности РФ с 10 июня 2000 г.
Представитель РФ в Исполнительном комитете Союза России и Беларуси.
Квашнин считается одним из наиболее вероятных кандидатов на пост министра
обороны РФ. Квашнин относится к новой генерации российских военачальников, чья
карьера непосредственно связана с военными операциями в Чечне 1994-1996 и
1999-2000 гг. Именно Генштаб под руководством Квашнина осуществляет оперативное
планирование и непосредственное руководство боевыми действиями на территории
ЧР. Именно поэтому только окончательная победа в войне на Кавказе (несмотря на
ощутимые людские потери) является для начальника ГШ тем необходимым и
достаточным условием, которое позволит ему занять высший пост в российской
военной иерархии. В Администрации президента хорошо осведомлены о министерских
амбициях Квашнина и о его натянутых отношениях с Игорем Сергеевым.
Такое положение вполне устраивало высшее политическое руководство страны,
т.к. давало возможность за счет конкуренции высших военачальников сохранять
отработанную систему "сдержек и противовесов", и таким образом
осуществлять необходимый политический контроль за армией. Однако в связи с
успешным проведением военной операции на Северном Кавказе баланс сил был
нарушен. Министр-ракетчик, весьма слабо разбирающийся в вопросах проведения
общевойсковых операций, фактически самоустранился от непосредственного
руководства боевыми действиями, полностью отдав инициативу в руки Генерального
штаба (т.е. Анатолия Квашнина).
К тому же в ходе антитеррористической операции на Северном Кавказе в
российской военной элите появилась новая политически неустойчивая компонента -
боевые генералы, имеющие непререкаемый авторитет в войсках и решительно поддерживающие
стратегию ГШ на полное уничтожение бандформирований и
их пособников. Эта когорта генералов-"чечецев",
командовавших частями Минобороны и в ходе кампании 1994-1996 гг., стала
ощутимой опорой для начальника Генштаба, в настоящее время значительно усилив
его позиции Звания майора, подполковника и полковника получил досрочно.
Почетный гражданин г. Махачкалы (указ о присвоении этого звания подписан
главой махачкалинской администрации Саижом Амировым в марте 2000 г.).
Награжден орденом "За службу Родине в ВС СССР".
Лауреат премии Андрея Первозванного за 1999 г.
Женат, имеет двоих сыновей.
В
Районное управление внутренних дел по Железнодорожному району города
Новосибирска
633001,
Новосибирск, ул. Челюскинцев - 14
Тел: (3832) 12-90-06, 23-90-08
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
______Районное управление
внутренних дел_________________________,
полное наименование организации
в соответствии с федеральным законодательством сообщение:
____________________________________________________________________высылаем
вам запрашиваемую биографию Квашнина
А.В.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________,
для Ваших целей.
При этом доставку
_____письма__________________
указывается количество
просим осуществить
по адресу: ______ул.
Ленина - 47____________________________
указывается
почтовый адрес организации
Приложение:
1) Справка
биографического характера;
ненужное вычеркнуть
_____________________________________ ___Колопов А.А._____ _Ст.
инспектор_______________________
наименование
должности руководителя подпись
Фамилия и инициалы
(полномочного лица) организации
Дата «16 января» 2005 года М.П.
Тестовое задание
1. Впервые гербовая
бумага была введена в обращение в
1699 году.
2. Конкретные юридически властные предписания субъектов
управления получают выражение в
правовых актах.
3.
Реквизит «Место
составления» для предприятия «Нижевартовск – нефть» следует оформить так: город Нижневартовск.
Поясните выбор.
Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.
Место составления или издания
документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование организации" и "Справочные данные об
организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения.
4. Вы устроились на работу 12 июля 2002 года с
испытательным сроком 3 месяца. Впервые Вам
могут предоставить отпуск 13 января 2003 года. Поясните расчет.
Испытательный срок не учитывается
при определении графика отпусков. По законодательству внеочередной отпуск можно получить по
истечении 6 месяцев. Таким образом, получается, что отпуск могут предоставить уже через 6 месяцев, то есть после 13 января 2003 года
5. Документ составлен 8 июня 2002 года и имеет срок хранения 5 лет. Его можно уничтожить.
Поясните расчет.
Если документ имеет срок хранения, то по его
истечении документ можно уничтожить. ТО
есть в данном случае документ подлежит уничтожению 9 июня 2007 года.
Список литературы
1. Андреева В.И. Образцы
документов по делопроизводству / В.И. Андреева – М.: Просвещение, 2001. – 65 с.
2.
Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное
пособие / В.П. Барановский – М.: Экмос, 2001. – 152
с.
3.
Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудрявцев - М.:
ИНФРА-М, 2000.
4. Поздняков В.Я.
Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций / В.Я.
Поздняков – М.: Московский психо-социальный институт,
2002. - 48 с.
5. Рогожин М.Ю.
Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М.Ю. Рогожин –
М.: Просвещение, 2003. – 212 с.
6. Чуковенков
А.Ю. Правила оформления документов / А.Ю. Чуковенков
– Воронеж: Издательство НПО «МОДЭК», 2000. – 87 с.
7. Ларин М.
Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в
современных условиях / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2001. - №10