Изменения, происходящие в экономической системе страны, требуют соответствующего механизма управления процессами, включая одну из его существенных частей - бухгалтерский учет.

Происходит переход от жесткой предопределенности в правилах учета к многовариантности и необходимости их выбора исходя из условий деятельности организации и возможных последствий их применения. Предстоит от традиционного подхода к задачам бухгалтерского учета, игравшего роль поставщика данных для нужд централизованного контроля, перейти к общепринятому подходу, который предполагает удовлетворение потребностей многочисленных заинтересованных пользователей для принятия обоснованных решений, связанных с деятельностью организации.

Процесс гармонизации протекает очень сложно, так как предполагает устранение различий в правилах двух систем бухгалтерского учета и отказ от некоторых особенностей в национальной системе учета. Естественно, стоит задача и перед российской системой учета впитать в себя общепринятые принципы и правила бухгалтерского учета. Огромная роль в перестройке бухгалтерского учета в России в свете происходящих в мировой практике тенденций отводится его регулированию.

Возникновение новых экономических и правовых отношений между хозяйствующими субъектами различных организационно-правовых форм собственности настоятельно требует проработки теоретических и прикладных аспектов проблемы перестройки бухгалтерского учета в условиях перехода к рыночной экономике.

В данной курсовой работе речь пойдет о таком разделе учета как расчеты с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц.

Многие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия (например, служебные командировки, прием представителей других организаций, оплата почтовых услуг при отправке корреспонденции, периодическая подписка и т.д.).

Глава 1. Методология учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Учет расчетов с подотчетными лицами

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет, по каждому подотчетному лицу.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги подотчетным лицам разрешается расходовать только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах, например, по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Подотчетные суммы учитывают записями по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". С 1 января 2002 г. нормы установлены приказом Минфина России от 12 ноября 2002 г. N 92н.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса".

Свои особенности имеет учет подотчетных сумм при командировании работников за границу. Им выдают аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках за границу на территории иностранных государств установлены Постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261. Как и нормы за проживание в гостинице, их периодически пересматривает Минфин России совместно с Минтруда России и МИД России.

Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 "Касса" в дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов.

Порядок возмещения работникам сумм по незавершенным расчетам при командировках за границу определяется Постановлением Минтруда России по согласованию с Минфином России и Банком России "О порядке расчетов в иностранной валюте с работниками, выезжающими за границу" от 20 августа 1992 г. N 12.

1.2. Расходы на командировку

Согласно ст.166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Гарантии работникам при направлении их в служебные командировки, а также возмещение расходов в связи со служебными командировками регулируются ст.167 и 168 ТК РФ. Кроме того, поскольку согласно ст.423 ТК РФ нормативные правовые акты Российской Федерации, а также бывшего СССР продолжают действовать в части, не противоречащей ТК РФ, то в этой части действует и Инструкция о служебных командировках в пределах СССР, изданная Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62.

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. Если по распоряжению руководителя организации работник направлен на объект, находящийся вне места постоянной работы или обслуживаемого участка, и по условиям сообщения и характеру работы он не может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то выполнение служебного задания в этом случае должно считаться командировкой. Вопрос о том, может ли командированный работник ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Из ст.168 ТК РФ следует, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 2.10.02 г. N 729 с 1 января 2003 г. возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах.

Расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. В пределах этой нормы возмещаются затраты работника на оплату дополнительных услуг (пользование телефоном, телевизором и т.п.). При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки. Плата за бронирование мест в гостиницах возмещается в размере 50% стоимости проживания за сутки.

Суточные выплачиваются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, плату за пользование в поездах постельными принадлежностями, возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных документально, но не выше стоимости проезда:

ü железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

ü водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

ü воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

ü автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

До вступления в силу постановления N 729 возмещение расходов производится по нормам, установленным с 1 января 2002 г. приказом Минфина России от 6.07.01 г. N 49н (с изм. и доп. от 9.11.01 г.), т.е. в тех же размерах, которые предусмотрены постановлением N 729.

Постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.92 г. N 122, предоставившее право Минфину России вносить по согласованию с Минтрудом России изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен, отменено.

Возмещение командировочных расходов (кроме суточных) федеральным государственным служащим, государственным служащим органов государственной власти субъектов Российской Федерации и служащим органов местного самоуправления производится в порядке, установленном Указом Президента Российской Федерации от 24.11.95 г. N 1177.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

При временной нетрудоспособности командированного ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме пребывания в стационаре). За этот период ему вместо сохраняемого среднего заработка выплачивается пособие по нетрудоспособности. Период нетрудоспособности в срок командировки не включается.

Кроме расходов по проезду к месту командировки и обратно возмещаются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, порту, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Согласно п.19 инструкции от 7.04.88 г. N 62, в случае если командированному был выдан аванс, а документы, подтверждающие расходы по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости проезда:

ü железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

ü водным транспортом - в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

ü автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

При использовании работником для поездки в командировку личного транспорта проезд ему может быть оплачен по тарифу железнодорожного транспорта (плацкартный вагон).

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Если он своевременно не возвратил неизрасходованный аванс, то администрация вправе на основании ст.137 ТК РФ дать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Но при этом общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется также сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст.167 ТК РФ). Средний заработок за время командировки сохраняется за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы. В 2002 г. средний заработок в этих целях исчисляется в соответствии с правилами ст.139 ТК РФ и Порядком исчисления среднего заработка в 2000-2001 гг., утвержденным постановлением Минтруда России от 17.05.2000 г. N 38, в части, не противоречащей нормам данной статьи, так как действие Порядка продлено на 2002 г. распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.11.01 г. N 1552-р.

В некоторых случаях работникам с повременно-премиальной системой оплаты труда вместо средней заработной платы может быть выплачен должностной оклад с премией, если работа в командировке непосредственно способствовала выполнению показателей, за которые по действующим положениям ему должна быть выплачена премия, а сумма заработной платы с премией выше гарантированного среднего заработка.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае командировки одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по командировке распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Направление работников организации в служебные командировки производится руководителем организации. Командировки оформляются на основании Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 6.04.01 г. N 26. Основанием к приказу о командировании является служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения (форма N Т-10а). В задании указываются профессия (должность), место назначения, даты начала и окончания командировки, срок командировки, организация-плательщик, цель командировки. При указании целей командировки следует иметь в виду, что в соответствии с главой 25 НК РФ на расходы в целях налогообложения прибыли относятся расходы только на командировки, связанные с производственной необходимостью. Подписанное руководителем структурного подразделения или уполномоченным лицом служебное задание передается в кадровую службу организации для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Приказ о командировании оформляется на одного (форма N Т-9) или нескольких работников (форма N Т-9а). В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность), цель, сроки и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов. На основании приказа оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10). При направлении работника в однодневную командировку командировочное удостоверение может не выписываться.

Поскольку трудовое законодательство распространяется только на лиц, состоящих в трудовых отношениях с работодателем на основании трудовых договоров (контрактов), гарантии и компенсации при командировках распространяются на работников, находящихся в трудовых отношениях с юридическим лицом. Граждане, не состоящие в трудовых отношениях с организацией, не могут направляться администрацией в командировки с возмещением им расходов по нормам, предусмотренным законодательством. Если работник выполняет договор гражданско-правового характера для организации и направляется этой организацией в поездку, то она не будет считаться командировкой. Оплата стоимости такой поездки представляет собой компенсацию его расходов, которая включается в сумму вознаграждения, выплачиваемого по договору подряда. При заключении гражданско-правового договора возможность таких поездок целесообразно включать в условия договора. В этом случае оплата расходов будет относиться на счет компенсации издержек подрядчика.

Срок командировки определяет руководитель организации. Однако продолжительность командировки не должна превышать 40 дней (без учета времени нахождения в пути), за исключением отдельных случаев, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки. При превышении указанного срока, если даже вопрос согласован с администрацией, вызванные этим дополнительные расходы оплате не подлежат. Если по производственной необходимости требуется увеличить срок командировки, то это может быть оформлено новой командировкой. Временное же направление работника в другую местность на срок более 40 дней является временным переводом в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством, а не командировкой.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия. Если работник направлен в разные организации в разные населенные пункты, то отметки делаются в каждой из организаций и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Днем выезда в командировку, т.е. первым днем, подлежащим оплате, считается день отправления транспортного средства к месту назначения. Днем отъезда до 24 часов включительно считаются текущие, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если, например, поезд уходит 14 октября 2002 г. в 23 часа 50 минут (вокзал в черте города), то первым днем командировки будет считаться 14 октября. Если поезд уходит 15 октября в 0 часов 05 минут, то первый день командировки - 15 октября. Если же станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Например, если самолет вылетает 9 октября 2002 г. в 1 час 10 минут и аэропорт находится в двух часах езды от города, то первым днем командировки будет 8 октября. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Бывает, что работник, завершив все дела, по договоренности с администрацией остается в месте командировки на несколько дней за свой счет. В таком случае обратный проезд может быть оплачен организацией при официальном продлении срока командировки.

На работников в командировке распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, куда они направлены. Если дни отдыха используются как рабочие, то отгулы по возвращении не предоставляются. Исключение составляют случаи, когда работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни.

По мнению специалистов Минтруда России, работа в выходные дни, выполняемая командированными работниками в месте командировки по их инициативе, оплате не подлежит. Это вытекает из самого характера командировки как направления работника для выполнения определенного поручения вне места его постоянной работы, где учет и контроль за ней со стороны администрации затруднены.

Работники, находящиеся в командировке, используют еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее. На наш взгляд, взамен дней отдыха, не использованных работником во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки предоставляться не должны. В случаях привлечения работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки по письменному распоряжению работодателя эта работа должна компенсироваться в установленном законодательством порядке. Если работник по распоряжению администрации выезжает в командировку в выходной день, ему должен предоставляться дополнительный день отдыха.

1.3. Типичные нарушения при учете расчетов с подотчетными лицами

Представители налоговой инспекции обычно при проверках осуществляют сплошной контроль авансовых отчетов, выявляя на многих предприятиях нарушения при работе с подотчетными лицами.

1.3.1. Отсутствие на предприятии документов, регламентирующих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм

Руководитель предприятия и главный бухгалтер - как лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, объективно заинтересованы в сохранности денежных средств, выдаваемых под отчет, и их целевом использовании. Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм организационно-распорядительным документом по предприятию (приказом) должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет (обычно это работники, выезжающие в служебные командировки, водители, представители отделов материально-технического снабжения и сбыта, заведующие хозяйством, секретари и другие работники).

В приказе должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Могут также устанавливаться и суммы выдачи денег под отчет.

Лица, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь, может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога с доходов физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы.

Кроме приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, руководству предприятия (организации) следует согласовать с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе и получить от него разрешение на расходование денежных средств из поступающей выручки (в том числе на выдачу денег под отчет).

В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Отсюда следует, что выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (что, безусловно, дополнительно усложняет работу и бухгалтерий, и подотчетных лиц).

1.3.2 Отсутствие товарного чека при наличии кассового чека при приобретении материальных ценностей за наличный расчет

Приобретение товарно-материальных ценностей в режиме розничной торговли (канцелярских и хозяйственных товаров, бухгалтерских бланков, технической литературы и т.п.) должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности, для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, бумага для факса, клей, стержни).

Запрещается указывать в товарных чеках, вместо конкретных наименований товаров, их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания), так как подобные товарные чеки всегда вызывают дополнительные вопросы со стороны лиц, осуществляющих проверку.

Установленный лимит расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной торговли и материалы, и МБП, и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров исключат ошибки в учете.

В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители предприятия должны составить акт, в котором зафиксировать, что конкретно и для каких целей было приобретено. Аналогичный документ следует составлять и при получении кассового чека, оформленного на современных ККМ, и содержащем наименование приобретенных товаров (многие поставщики считают, что подробный кассовый чек с указанием номенклатуры товаров, их количества и цены объединяет в себе и кассовый и товарный чек). С точки зрения документооборота это вполне понятно, но для того, чтобы исключить возможные вопросы со стороны проверяющих, акт по количеству и номенклатуре приобретенных ТМЦ все же не будет лишним.

В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный - служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями предприятия, будет выполнять функции товарного чека.

Спорные ситуации при отсутствии товарного чека, либо при наличии на кассовом чеке штампа предприятия-продавца (круглой печати) без товарного чека, также могут быть урегулированы, если должностными лицами предприятия своевременно составлен соответствующий акт, удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, их оприходования за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по номенклатуре и количеству.

1.3.3. Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами

В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда (см. пункт 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 г. N 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.

В соответствии с разъяснениями Центробанка РФ от 16 марта 1995 года N 14-4/95 термин "один платеж" означает расчеты наличными деньгами одной организации с другой за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.

При отсутствии ежедневного аналитического учета сумм, уплаченных поставщикам и подрядчикам наличными (непосредственно предприятия из кассы или через подотчетных лиц), бухгалтер предприятия не сможет проконтролировать факт соблюдения установленного лимита расчетов наличными, что приведет к штрафным санкциям для предприятия-плательщика.

Кассовая дисциплина будет нарушена, если:

а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);

б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;

в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;

г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;

д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.

Ввиду того, что организация аналитического учета по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц достаточно сложна, предприятиям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам с поставщиками посредством безналичных расчетов.

1.3.4. Повторная выдача сумм под отчет работникам, не отчитавшимся либо отчитавшимся не в полной мере за ранее выданный аванс

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России от 4 октября 1993 года N 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом заметим, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).

Пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций систематические проверки соблюдения предприятием кассовой дисциплины возложены на банки. Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (сообщены письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 года N 113), применяемые при таких проверках, содержат в пункте 6 указания о том, что "переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы".

Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.

В типовом бланке авансового отчета (форма N 807) должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам "Остаток (перерасход) предыдущего аванса", и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.

Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.

Глава 2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами на ООО "Силуэт"

2.1. Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью  "Силуэт" создано путем преобразования закрытого акционерного общества «Forget-me-not», зарегистрированного Постановлением главы города Челябинска №912  от 14 июля 1997г.

В ООО "Силуэт" создан уставный фонд, размер  которого составляет 109 800 руб. Имущество общества с ограниченной ответственностью формируется за счет вкладов участников, полученных доходов и других законных источников, и принадлежит его участникам на праве долевой собственности. Число участников ООО "Силуэт" составляет 3 физических лица. Обеспечение деятельности общества образуется за счет вкладов учредителей, имеющие равные доли в уставном капитале.

Целью деятельности общества является получение прибыли.

Предметом деятельности общества являются :

1.  реализация покупных товаров через кафе

2.  продажа продукции собственного приготовления через кулинарию

Основными нормативными документами, регулирующими вопросы учетной политики предприятия, являются следующие:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129-ФЗ;

- Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное Приказом Минфина России от 09.12.1998г. №60н;

- Приказ Минфина России от 28.06.2000г. №60н «О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации»;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденной Приказом Минфина России от 29.07.1998г. №34н;

- Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденное Приказом Минфина России от 30.03.2001г. № 26н.

2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на ООО "Силуэт"

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками ООО "Силуэт" по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Новым элементом внутреннего контроля за денежными суммами, выданными под отчет, является порядок отражения в учете подотчетных сумм, не возвращенных работниками ООО "Силуэт" в установленные сроки. Эти суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем они списываются: со счета 94 в дебет счета 70 - если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, или в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.

Такой порядок учета, определенный Планом счетов, предписывает работникам бухгалтерской службы ООО "Силуэт":

1. Устанавливать приказом или распоряжением руководителя организации сроки сдачи авансовых отчетов. По суммам, полученным на командировочные расходы, срок сдачи отчета по командировке определен:

-тремя днями (п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ N 40 от 22.09.93) - для командировок в пределах территории Российской Федерации;

-десятью днями для загранкомандировок (п.6.3 Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденного ЦБ РФ N 62 от 25.06.97).

Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

2. Устанавливать приказом или распоряжением руководителя, что неизрасходованные подотчетные суммы должны быть внесены работником в кассу организации одновременно со сдачей авансового отчета.

3. Контролировать соблюдение подотчетными лицами установленных сроков возврата подотчетных сумм и своевременно отражать их на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". На счете 94 следует открыть отдельный субсчет "Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки". Аналитический учет на этом субсчете должен быть организован по структурным подразделениям организации в разрезе каждого подотчетного лица.

4. При увольнении сотрудника бухгалтер должен проверить, нет ли задолженности за увольняющимся работником по счету 94.

5. Сотруднику бухгалтерии ООО "Силуэт", производящему начисление сумм оплаты труда, должна быть передана ведомость на удержание своевременно не возвращенных подотчетных сумм. Типовая унифицированная форма этого документа не предусмотрена, поэтому форма указанной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и оговаривается в учетной политике организации (см. табл. 1). Эти суммы должны быть внесены в расчетную ведомость.

                                                                                                Таблица 1

           Ведомость на удержание своевременно не возвращенных

                           подотчетных сумм

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Наименование   |     Ф.И.О.      |   Номер авансового    |    Сумма    |

|структурного   |  подотчетного   |      отчета или       |      к      |

|подразделения  |      лица       |   расходного ордера   |  удержанию  |

|———————————————|—————————————————|———————————————————————|—————————————|

|     1         |       2         |          3            |      4      |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

Невозвращенные своевременно подотчетные суммы квалифицируются Планом счетов, как дебиторская задолженность, подлежащая бесспорному взысканию.

Нет оснований для исчисления материальной выгоды по полученным под отчет денежным средствам, не возвращенным предприятию работниками, и для начисления на эти суммы налога на доходы физических лиц, так как состав доходов, получаемых в виде материальной выгоды, определяется ст.212 НК РФ.

ООО "Силуэт" руководствуется ст.124 ТК РФ, где установлено, что для погашения задолженности работников своему предприятию по распоряжению администрации могут производиться удержания из сумм оплаты труда, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основание и размер удержания.

В этих случаях администрация вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности.

Следует учитывать, что согласно ст.125 ТК при каждой выплате оплаты труда общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% оплаты труда, причитающейся к выплате работнику.

К примеру работник ООО "Силуэт" Иванько С.И. получил наличные денежные средства под отчет для поездки в командировку в сумме 1500 руб. Командировка была отменена. Иванько С.И. не возвратил в срок неизрасходованный аванс. ООО "Силуэт" удерживает задолженность из оплаты труда (см. табл.2).

Таблица 2

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|          Содержание               |     Сумма,   |  Корреспонденция   |

|    хозяйственной операции         |      руб.    |       счетов       |

|                                   |              |————————————————————|

|                                   |              |    Д-т  |   К-т    |

|———————————————————————————————————|——————————————|—————————|——————————|

|Выданы подотчетному  лицу  денежные|     1500     |    71   |    50    |

|средства на командировочные расходы|              |         |          |

|———————————————————————————————————|——————————————|—————————|——————————|

|Списана подотчетная сумма, своевре-|     1500     |    94   |    71    |

|менно не возвращенная работником   |              |         |          |

|———————————————————————————————————|——————————————|—————————|——————————|

|Удержана из оплаты труда  работника|              |         |          |

|задолженность по авансу,  выданному|     1500     |    70   |    94    |

|под отчет                          |              |         |          |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

Таблица 3

Типовая корреспонденция счетов по счету 71 на ООО "Силуэт"

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|                                                   | Корреспонденция   |

|          Хозяйственная операция                   |     счетов        |

|                                                   |———————————————————|

|                                                   |   Д-т   |   К-т   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Выданы подотчетные суммы наличными или со  счетов в|    71   |  50, 51,|

|банках                                             |         |  52, 55 |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетным лицам выданы из кассы денежные докумен-|         |         |

|ты (марки и т.п.)                                  |    71   |   50-3  |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица получили от прочих организаций су-|         |         |

|ммы или денежные документы (чековые книжки) в  счет|         |         |

|погашения их задолженности за выполненные  для  них|    71   |    76   |

|работы,  оказанные им услуги для расчетов с прочими|         |         |

|кредиторами и т.п.                                 |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица получили от прочих организаций су-|         |         |

|ммы или денежные документы (чековые книжки) в  счет|         |         |

|погашения  их  задолженности за выполненные для них|    71   |    79   |

|работы, оказанные им услуги обособленным  подразде-|         |         |

|лением                                             |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены в связи с изменением курса рубля по  отно-|         |         |

|шению к иностранной валюте курсовые разницы в части|         |         |

|сумм, выданных ранее под отчет в иностранной валюте|    71   |   91-1  |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Оплачены расходы по осуществлению финансовых вложе-|         |         |

|ний (инвестиций) в ценные бумаги (облигации и т.п.)|         |         |

|других организаций                                 |    08   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Оплачены расходы по приобретению ценных бумаг (кон-|         |         |

|сультанты, брокеры, налоги и т.п.)                 |  58, 60,|    71   |

|                                                   |    76   |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Списана задолженность подотчетных лиц по  расходам,|         |         |

|произведенным ими по капитальным вложениям         |    08   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы,  связанные с|         |         |

|приобретением, доставкой, заготовкой  оборудования,|  07, 10,|    71   |

|материалов, животных, МБП (не применяется счет 15);|    11   |         |

|оплачена их стоимость                              |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы,  связанные с|         |         |

|приобретением, доставкой, заготовкой  оборудования,|    15   |    71   |

|материалов, животных, МБП  (если  применяется  счет|         |         |

|15), оплачена их стоимость                         |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены  суммы  НДС  по приобретенным материальным|         |         |

|ценностям, работам, услугам, оплаченным  из  подот-|         |         |

|четных сумм                                        |    19   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели расходы, которые относя-|         |         |

|тся к основному или вспомогательным  производствам,|         |         |

|а также на общепроизводственные и общехозяйственные| 20, 23, |    71   |

|нужды                                              | 25, 26  |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели различные расходы,  свя-|         |         |

|занные с браком продукции (возврат и доставка брака|         |         |

|и т.п.)                                            |    28   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели  расходы,  относящиеся к|         |         |

|будущим периодам                                   |    97   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица приобрели некоторые товары  (комп-|         |         |

|лектующие изделия) в торговых и других подобных ор-|         |         |

|ганизациях                                         |    41   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы, связанные со|         |         |

|сбытом   (реализацией)  продукции  (транспортные  и|         |         |

|др.); то же, но в торговых и других подобных  орга-|         |         |

|низациях                                           |    44   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  расходы, связанные со|         |         |

|сбытом (реализацией) продукции (транспортные и др.)|    45   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с реа-|         |         |

|лизацией основных средств и прочих активов         |   91-2  |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Работниками  возвращены  в  кассу неизрасходованные|         |         |

|суммы, ранее выданные им под отчет                 |    50   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Неиспользованные подотчетные суммы возвращены рабо-|         |         |

|тниками  на  счета  организации  непосредственно  в|         |         |

|учреждения банков                                  | 51, 52, |    71   |

|                                                   |   55    |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  оплатили приобретенные различные|         |         |

|денежные документы (марки, путевки и т.п.)         |   50-3  |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|———————————————————|

|С подотчетных лиц удержаны из сумм оплаты труда не-|         |         |

|израсходованные подотчетные суммы                  |    70   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражена задолженность  работника по невозвращенным|         |         |

|своевременно подотчетным суммам                    |    73   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  оплатили расходы, осуществляемые|         |         |

|за счет покупателя                                 |    76   |    71   |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица оплатили  разные  услуги  за  счет|         |         |

|внутренних подразделений, выделенных  на  отдельные|    79   |    71   |

|балансы                                            |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены курсовые разницы в связи с изменением кур-|         |         |

|са рубля по отношению к иностранной валюте в  части|   91-2  |    71   |

|сумм, выданных ранее под отчет в иностранной валюте|         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Отражены подотчетные суммы, незаконно израсходован-|    94   |    71   |

|ные работниками или невозвращенные в  установленные|         |         |

|сроки                                              |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные  лица  произвели  разные приобретения и|    86   |    71   |

|расходы за счет  целевых финансирования и поступле-|         |         |

|ний                                                |         |         |

|———————————————————————————————————————————————————|—————————|—————————|

|Подотчетные лица произвели расходы  для  ликвидации|         |         |

|последствий чрезвычайных ситуаций                  |    99   |    71   |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

2.3. Учет расчетов с командированными работниками

Частным случаем выдачи денег под отчет является оплата расходов, связанных с направлением работника в командировку. В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

-расходы по проезду;

-расходы по найму жилого помещения;

-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

-иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Порядок выдачи денежных средств работнику на командировку рассмотрим на конкретном примере.

К примеру на ООО "Силуэт" работник Федоров Ю.Б. направлен в трехдневную командировку. Работнику выдано под отчет 4 000 руб. (в том числе 600 руб. - суточные (200 руб. в день, размер суточных предусмотрен локальным актом организации), 3 400 руб. - на проживание) и авиабилеты стоимостью 5 000 руб.

Выдача денежных средств под отчет отразится в учете организации следующим образом:

дебет счета 71 кредит счета 50 - на сумму выданных денежных средств - 4 000 руб.;

дебет счета 71 кредит счета 50, субсчет 3 "Денежные документы" - на сумму стоимости выданных авиабилетов - 5 000 руб.

По возвращении из командировки Федоров .Ю.Б. представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, подтвержденный оправдательными документами, согласно которому расходы на командировку составили:

600 руб. - суточные;

3 000 руб. - проживание;

5 000 руб. - стоимость авиабилетов.

Авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Остаток денежных средств в размере 400 руб. внесен в кассу организации.

В бухгалтерском учете организации оформляются следующие записи:

-дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму суточных - 600 руб.;

-дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму стоимости проживания - 3 000 руб.;

-дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму стоимости авиабилетов - 5 000 руб.;

-дебет счета 50 кредит счета 71 - на сумму неизрасходованных денежных средств, внесенных в кассу организации, - 400 руб.

Согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, являются расходами по обычным видам деятельности. Таким образом, расходы на командировку работника, непосредственно связанную с деятельностью организации, следует признавать расходами по обычным видам деятельности и отражать на счетах учета затрат или расходов на продажу (в зависимости от конкретных целей командировки).

Основным условием принятия к учету расходов по проезду работника до места командировки и обратно является их документальное подтверждение. Документальным подтверждением таких расходов могут служить билеты (железнодорожные, авиа-, на проезд на наземном транспорте), чеки ККМ (при проезде на такси) и утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника.

Напомним, что согласно постановлению Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" работник, вернувшийся из командировки, кроме авансового отчета предоставляет в бухгалтерию согласованный с руководителем структурного подразделения краткий отчет о выполненной работе за период командировки (форма N Т-10а) и командировочное удостоверение (форма N Т-10), удостоверяющее время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).

Произведенные работником согласно авансовому отчету расходы принимаются к учету на дату утверждения руководителем организации авансового отчета, поскольку именно после утверждение авансового отчета указанные в нем расходы можно считать экономически обоснованными.

В налоговом учете дата утверждения авансового отчета признается датой осуществления расходов, оплачиваемых через подотчетное лицо (расходы на командировки и на иные подобные расходы), на основании подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Так например, если работник будет находиться в командировке в декабре 2003 года, а составленный им авансовый отчет будет утвержден в 2004 году, то утвержденные руководителем организации командировочные расходы будут включены для целей бухгалтерского и налогового учета в состав расходов, учитываемых в 2004 году.

Напомним, что в соответствии со статьей 264 НК РФ из командировочных расходов нормированию для целей исчисления налога на прибыль организаций подлежат только суточные. Нормы расходов организаций на выплату суточных, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 и составляют 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Таким образом, для условий примеров 4 и 5 для целей налогообложения прибыли суточные будут учтены в размере 300 руб. (100 руб. х 3 дня).

Для целей исчисления налога на доходы физических лиц суточные, выплачиваемые работникам организацией, не находящейся на бюджетном финансировании, за время служебных командировок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, в которых определены категории лиц и нормы таких выплат, подпадают под действие пункта 3 статьи 217 главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ и не подлежат налогообложению в размерах, установленных работодателем в коллективном договоре или приказе. Такой вывод сделан на основании статьи 168 ТК РФ в письме Управления МНС по г.Москве от 31 июля 2003 г. N 27-08н/42413 "О порядке налогообложения доходов физических лиц" (со ссылкой на письмо МНС России от 22 июля 2003 г. N 04-2-10/451-Ю909).

Поскольку в примере 4 размер суточных 200 руб. предусмотрен локальным актом организации, выплаченные работнику суточные не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

2.4. Порядок учета налога на добавленную стоимость

При совершении сделки подотчетное лицо выступает как физическое лицо. ООО "Силуэт" как работодатель в данном случае нигде не фигурирует. Приобретение подотчетным лицом товарно-материальных ценностей осуществляется посредством заключения договора розничной купли-продажи.

В соответствии с пунктом 2 статьи 492 ГК РФ договор розничной купли-продажи является публичным договором, т.е. договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится.

Согласно статье 493 ГК РФ договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.

В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога на добавленную стоимость включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.

Пунктом 7 указанной статьи установлено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры соответствует действующему законодательству.

Однако поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает.

Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н.

Иной порядок учета налога на добавленную стоимость установлен НК РФ в отношении командировочных расходов. В соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

При этом наличие счета-фактуры не обязательно. Пунктом 1 статьи 172 НК РФ установлено, что в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 НК РФ вычет налога на добавленную стоимость может осуществляться на основании иных документов.

Согласно пункту 42 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС РФ от 20 декабря 2000 г. N БГ-3-03/447, основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункт отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете).

В стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом), может быть, в том числе, включена стоимость комплекта постельного белья, предусмотренная Правилами оказания услуг по перевозке пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных (бытовых) нужд на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными постановлением Правительства РФ от 11 марта 1999 г. N 277. В этом случае основанием для вычета суммы налога, уплаченной при приобретении проездного документа (билета), также является выделенная в проездном документе (билете) сумма налога отдельной строкой.

Если же стоимость услуг по пользованию в поездах постельными принадлежностями не включена в стоимость билета и оплачивается командированным работником отдельно, вычет уплаченного по указанным услугам налога на добавленную стоимость может быть произведен только на основании счета-фактуры (см. пункт 42 Методических рекомендаций).

2.5. Нарушения при учете расчетов с подотчетными лицами на ООО "Силуэт"

Для обобщения информации о расчетах с работниками ООО "Силуэт", по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", на котором аналитический учет организуют по каждому подотчетному лицу.

Сплошная проверка авансовых отчетов обязательно заканчивается сверкой оборотов по счету 71, отраженных в журнале-ордере N 7 и Главной книге (при организации бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме учета). Общее требование к ведению учета - соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 и всех аналитических счетов, открытых в его развитии, на практике реализуется при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников. При этом следует учесть, что счет 71 не сальдируется и может иметь одновременно дебетовое и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет суммы, одному работнику предприятия отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия перед другим работником, допустившим подтвержденный документами перерасход подотчетных сумм, фиксируется по кредиту счета 71. Дебетовое и кредитовое сальдо аналитических счетов счета 71 не компенсируют и не поглощают друг друга. При окончательном расчете с подотчетными лицами первый должен либо предоставить авансовый отчет, либо возвратить подотчетные суммы в кассу предприятия, а второй - получить средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм.

Планом счетов (условно назовем его "старым", хотя он может применяться предприятиями и организациями весь 2001 год) предусмотрены следующие типовые проводки:

-дебет счета 71 кредит счета 50 "Касса" - отражена выдача подотчетных сумм работнику предприятия;

-дебет счета 71 кредит счета 51 "Расчетный счет", или кредит счета 52 "Валютный счет", или кредит счета 55 "Специальные счета в банках" - отражена выдача подотчетных сумм со счетов в банках;

-дебет счета 71 кредит счета 50/3 "Денежные документы" - отражена выдача подотчетному лицу денежных документов (марок, талонов, путевок, ценных бумаг).

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Наиболее традиционны следующие проводки: дебет счета 07 "Оборудование к установке", счета 08 "Капитальные вложения", счета 10 "Материалы", кредит счета 71 - отражены расходы, проведенные подотчетным лицом и связанные с приобретением и доставкой оборудования к установке, а также связанные с капитальными вложениями, приобретением материалов.; дебет счета 15 кредит счета 71 - отражены вышеназванные расходы, но с применением в учете согласно учетной политике счета 15; дебет счета 20 "Основное производство", счета 25 "Общепроизводственные расходы", счета 26 "Общехозяйтственные расходы" кредит счета 71 - отражены расходы, проведенные подотчетным лицом и относящиеся к основному производству, или подотчетные суммы израсходованы на общепроизводственные или общехозяйственные нужды; дебет счета 28 "Брак в производстве" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, связанные с возвратом и доставкой бракованной продукции; дебет счета 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", счета 31 "Расходы будущих периодов" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, относящиеся к обслуживающим производствам и хозяйствам, либо к расходам будущих периодов (периодическая подписка и прочее); дебет счета 41 "Товары" кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретены товары и комплектующие изделия (в том числе и для перепродажи); дебет счета 44 "Коммерческие расходы" кредит счета 71 - подотчетным лицом неторгового предприятия оплачены расходы, связанные с реализацией и сбытом продукции (в том числе транспортные, представительские, рекламные); дебет счета 44 "Издержки обращения" кредит счета 71 - подотчетным лицом торгового предприятия оплачены расходы, связанные с реализацией и сбытом продукции (в том числе транспортные, представительские, рекламные), относимые на издержки обращения; дебет счета 45 "Товары отгруженные" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, связанные с отгрузкой продукции; дебет счета 50 кредит счета 71 - отражен возврат неиспользованного аванса в кассу; дебет счета 50/3 кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретены различные денежные документы (талоны, путевки, марки); дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" кредит счета 71 - подотчетным лицом произведены расчеты с различными предприятиями и организациями.

Средства под отчет должны выдаваться целенаправленно, поэтому следует уточнить применяемые термины.

Административно-хозяйственные расходы - это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом (приобретение канцелярских и хозяйственных товаров в сети розничной торговли, ГСМ через АЗС, оплата мелкого ремонта и услуг, закуп сельскохозяйственной продукции и имущества у населения, командировочные, представительские расходы и иные аналогичные цели).

Операционные расходы - это расходы, связанные с извлечением операционных доходов. Они тоже прямо не связаны с процессом производства и доходами от обычных видов деятельности. Это уплата процентов за использование займов и кредитов, оплата услуг банка, расходы, связанные с продажей, выбытием и списанием основных средств и иных активов, кроме денежных, другие расходы в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99.

Заключение

Таким образом, расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждого предприятия, ведь многие процессы финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия. Так на ООО "Силуэт" с помощью подотчетных лиц осуществляется закупка товаров, канцелярии, служебные командировки на различные семинары по обучению бухгалтеров, менеджеров, руководителей отделов.

В качестве основного закона при учете расчетов с подотчетными лицами, как на приведенном примере ООО "Силуэт", так и в других организациях, является порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40, который устанавливает четкий порядок выдачи наличных денег, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы при расчетах с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71, предназначенный для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им в под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Список литературы

1.                  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.). Статья 56

2.                  Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (под ред. К.Н.Гусова) - ООО "ТК Велби", ООО "Издательство Проспект", 2003 г.. Комментарий к статье 56

3.                  Налоговый кодекс Российской Федерации - часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изм. и доп. 23 декабря 2003 г.)

4.                  Учет расчетов (Л.В. Сотникова, "Бухгалтерский учет", N 6, 8, 9, 11, 13, 17, 18, 19, март, апрель, май, июнь, июль, сентябрь, октябрь 2001 г.)

5.                  Аудиторская проверка кассовых операций (Н.Г. Иванова, "Бухгалтерский учет", N 2, январь 2003 г.)

6.                  Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами (Л.П.Борисов, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2003 г.)

7.                  О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами (И.П. Васильева, "Налоговый вестник", N 7, 8, 9, июль, август, сентябрь 2002 г.)

8.                  Учет оплаты труда и прочих расчетов с персоналом (И.Д. Юцковская, "Финансовые и бухгалтерские консультации", N 5, май 2002 г.)

9.                Выдача наличных денег под отчет. Порядок и документальное оформление выдачи наличных денег под отчет (С.Н. Cергеева, "Консультант бухгалтера", N 11, ноябрь 2003 г.)

10.           Учет расходов на проезд до места командировки и обратно (С.Н. Сергеева, "Консультант бухгалтера", N 6, июнь 2003 г.)