Содержание
Тема
1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно- методическое регулирование. 3
3. Функции документа. 3
Тема 2. Общие правила оформления документов. 5
3. Согласование проекта документа. 5
Тема 3. Система организационно- правовой документации. 5
3. Анализ составления должностных инструкций в ОАО
«Береза». 5
Тема 4. Система распорядительной документации. 7
4. Формуляр- образец
приказа по основной деятельности. 7
Тема 5. Система
справочно- информационной и
справочно- аналитической документации. 8
1. Формуляр- образец акта. 8
Тема 6. Организация работы с документами. 9
4. Регистрация
документов и контроль за их исполнением на примере ТОО «Маяк». 9
Список литературы.. 13
Тема 1.
Делопроизводство, его законодательное и нормативно- методическое регулирование
3. Функции документа
Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями
документа. Под функцией (от лат. "functio" - исполнение) документа
понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный
способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его
общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции
первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные).
Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция
закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени
предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается
"остановить мгновение". В процессе реализации этой функции происходит
как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для
выполнения документом ряда других функций.
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи
трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации,
упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она
играет и передающую, и социально цементирующую роль [4,с . 123].
Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически
любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той
или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической,
языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния
общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и
передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей,
нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление
интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.
Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически
всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках
той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу прежде
всего следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает
значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и
выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют
преимущественно в оперативной среде.
С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она
заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой
функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют
либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а
также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические
последствия [3,с . 167].
Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку
усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни
уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации,
т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п.
Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения
многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в
целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в
обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской,
статистической, плановой, отчётной документации.
Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая
отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция
присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания
является получение новой информации.
Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах,
предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики
государства.
Тема 2. Общие правила оформления документов
3. Согласование проекта документа
Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную
подпись начальника (его заместителя), расшифровку фамилии, должности и дату.
Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа и
приложений к нему в нижней их части [1,с . 100].
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра
проекта документа в нижней его части или на листе согласования.
Первый и второй экземпляры проектов документов, согласованные с
заинтересованными органами, а также докладная записка Директору с обоснованием
необходимости представления проектов документов в органы представляются на
подпись директору непосредственно подразделением органа, подготовившим проект документа,
или через заместителей директора.
Прилагаемые к проектам документов справки, таблицы, списки и другие
материалы подписываются начальником подразделения органа, разрабатывающего эти
документы, с указанием должности, специального звания, инициалов и фамилии.
Проекты документов, подготовленные и оформленные в нарушение
порядка, не согласованные с
заинтересованными подразделениями органов, либо имеющие существенные
недостатки, возвращаются для доработки.
Тема 3. Система организационно- правовой документации
3. Анализ составления должностных инструкций в ОАО «Береза»
Правовое положение работника в организации ОАО «Береза» регламентируется
должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права,
обязанности и ответственность работника организации.
Порядок разработки должностных инструкций в ОАО «Береза» сложился
достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы [6,с .178].
Для оформления должностной инструкции в ОАО «Береза» используют реквизиты,
которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления
внутренних документов. Она должна содержать наименование организации,
наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом
располагают гриф утверждения.
Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием
документа (как и в других управленческих документах).
Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.
Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.
Так же в ОАО «Береза» формулируют
заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для
работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности
(например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).
Руководитель структурного подразделения ОАО «Береза» разрабатывает и подписывает должностные
инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При
необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими
структурными подразделениями.
Каждый работник ОАО «Береза» должен
быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на
последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.
Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную
подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.
Структура текста должностной инструкции в ОАО «Береза» включает следующие
разделы:
1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности)
Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются
арабскими цифрами в рамках каждого раздела.
Тема 4. Система распорядительной документации
4. Формуляр- образец
приказа по основной деятельности
Образец приказа
по основной деятельности
ТОО «Маяк»
ПРИКАЗ
08.01.95 №2
Москва
О введении Инструкции
по делопроизводству
В целях
совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их
сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Утвердить
Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.
2. Ввести в действие Инструкцию по
делопроизводству с 12.02.95.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам
ТОО с 01.02.95 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными
в Инструкции
по делопроизводству.
4.
Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим
копировально-множительной службой Петровым Г.О. Обеспечить тиражирование
Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные предприятия до
01.02.95.
5. Контроль
за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя
директора предприятия Егорова П.А.
Директор предприятия Личная С.Т. Борисов
подпись
визы
В
дело 01-08
Подпись 10.01.95
Иванова 167 12 15
Тема 5. Система
справочно- информационной и
справочно- аналитической документации
1. Формуляр- образец акта
Образец акта по
финансовым вопросам
ТОО «Маяк» УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия
АКТ подпись расшифровка
00.00.00 подписи 00.00.00 № 00
Москва
РЕВИЗИЯ КАССЫ
Основание: приказ директора предприятия
от
05.01.95 № 2
Составлен комиссией:
Председатель – зам. директора С.Н. Завьялов
Члены комиссии:
1. Зам. главного бухгалтера П.М. Зайцев
2. Ст.
бухгалтер З.А. Васильева
3.
Бухгалтер О.И. Максимова
4.
Бухгалтер А.С. Смирнов
Присутствовали: кассир В.И. Харитонова
07.01.95 комиссия провела
ревизию кассы предприятия по состоянию на
07.01.95.
В
проведенной ревизии установлено:
1. Остаток
наличных денег в кассе по состоянию на 07.01.95 согласно кассовой книги данными
бухгалтерского учёта должен составлять 25.283 руб.
2. Фактический остаток наличных
денег в кассе составляет 21.500 руб. Недостача наличных денег в кассе – 3.783
руб.
3. Недостача наличных денег в
кассе образовалась по вине кассира Харитоновой В.И.
Составлен в
3-х экз.:
1-й экз.– в
дело 05-11;
2-й экз. –
директору предприятия;
3-й экз. –
главному бухгалтеру.
Приложение: объяснительная
записка кассира
Харитоновой В.И. на 1 л. в 1 экз.
Председатель
подпись С.Н.
Завьялов
Члены комиссии
подпись П.М. Зайцев
подпись З.А. Васильева
подпись О.Н. Максимова
подпись А.С. Смирнов
С актом ознакомлена:
Подпись В.И.
Харитонова
Дата
Тема 6. Организация работы с документами
4. Регистрация
документов и контроль за их исполнением на примере ТОО «Маяк»
Система OfficeMedia® в ТОО «Маяк» учитывает особенности внедрения и
эксплуатации программного обеспечения в организации. Система имеет модульную
структуру, позволяющую свободно комбинировать компоненты, добиваясь необходимой
функциональности.
OfficeMedia® - система, предназначенная для подготовки, регистрации и
контроля исполнения документов, автоматизации работы подразделений, отвечающих
за информационную поддержку организационно - распорядительной и производственно
- хозяйственной деятельности предприятий, учета и анализа контактов с внешними
организациями в ТОО «Маяк» [6, с.133].
Модули OfficeMedia® в ТОО «Маяк» могут
использоваться как независимо так и вместе, обеспечивая автоматическую
пересылку документов из одного модуля в другой, что позволяет моделировать удобную в использовании и
простую в работе систему.
Модули OfficeMedia® позволяют:
- автоматизировать работу с
входящей, исходящей, внутренней корреспонденцией
- автоматизировать работу с
приказами и распоряжениями
- автоматизировать работу с
проектами и мероприятиями
- пользоваться преимуществами
электронных досок объявлений и компьютерной системы новостей
- вести контакты и оптимально
планировать рабочее время
- автоматизировать работу отдела
кадров
- автоматизировать процессы
визирования - согласования, ознакомления и рассылки документов.
Блок приложений для автоматизации документооборота организации
“Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб
документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований,
предъявляемых Государственной Системой Документационного Обеспечения
Управле-ния (ГСДОУ).
Модули блока обеспечивают [5,с . 176]:
- регистрацию всех категорий
документов, циркулирующих в организации
- постановку на контроль
документов и резолюций руководства
- статистический анализ
исполнительской дисциплины сотрудников организации
- автоматическую доставку
электронных документов исполнителям
- подготовку проектов документов,
их визирование и рассылку
- создание электронной библиотеки
(архива) документов организации
Модуль “Регистрация документов” в
ТОО «Маяк» предназначен для организации учета всех входящих, исходящих и
внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных
карточек.
В модуле реализованы механизмы контроля за исполнением документов,
резолюциями руководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и
т.п.
Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных
учетных документов служб документационного обеспечения.
Модуль “Обращения граждан” в ТОО «Маяк» предназначен для ведения
делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения
документов и подготовки ответных документов.
Модуль “Библиотека рабочих документов” служит для подготовки документов,
их классификации (размещения по электронным папкам), контекстного поиска
информации и печати документов. Модуль может быть использован для хранения
документов произвольного содержания, таких как: нормативные документы
организации, справочные материалы, подготовки проектов документов и т .д.
Модуль “ОРД” предназначен для автоматизации подготовки распорядительных и
отчетных документов организации, а также осуществления контроля за исполнением
распоряжений, приказов и поручений.
Модули “Согласование” и “Ознакомление” предназначены для автоматизации
подготовки организационно - распорядительных документов.
Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов
сотрудникам организации по внутренней почте Notes для электронного визирования
или ознакомления.
Осуществляется контроль за процессом ознакомления и визирования
документов.
Модуль “Совещания" в ТОО
«Маяк» предназначен для руководящих работников предприятия, а также секретарей-референтов
руководящего звена. БД позволяет автоматически оповещать всех участников о
предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещания, оформить по
итогам его проведения протокол, и на основе принятых решений автоматически
рассылать поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения
работ. По итогам выполнения работ осуществляется формирование отчеты и справок
о выполнении.
Список литературы
1)
Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии.
– М.: Инфра- М, 2002
2)
Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного
обслуживания. – М.; Главархив СССР, 1991
3)
Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение
управления: учеб. пособ. – М.: Изд- во ИМПЭ, 2003
4)
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред.
В.А. Кудряева. – 2 –е изд., переаб., доп. – М.: Инфра- М, 2002. – 592 с.
5)
Справочное пособие директору производственного
объединения (предприятия). В 2- х т. Т. 1./ Под ред. Г.А. Егиазаряна , А.Д.
Шеремета. – М.: Экономика, 2000. – 518 с.
6)
Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство:
практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия.
– 3 – е изд., перераб., доп. – М.: Приор, 2000