Содержание
1. Теоретическая часть. 3
2. Практическая часть. 14
Список литературы.. 18
1. Теоретическая часть
Формуляр
организационно-распорядительной документации.
Совокупность
закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение
информационных элементов документа называют формуляром.
ГОСТ
Р 6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документации два
основных формата документов - А4 и А5. допускается применение формата А6.
Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и
продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.
Формуляр
делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для
размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа
является часть площади формата, предназначенная для полей документа и
закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа
располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при
продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата
составляет рабочее поле документа.
Площадь формата заполняется информационными
элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.
Информационные
элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты
постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном
порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся
непосредственно при подготовке конкретного документа.
Символические знаки служат ориентирами при
оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают
места для пробивки отверстий под подшивку документов.[1]
Состав реквизитов
организационно-распорядительной документации.
В
состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ
Р6.30-97 включены следующие.
01-
государственный герб РФ;
02-
герб субъекта РФ;
03-
эмблема организации или товарный знак;
04-
код организации;
05-
код формы документа;
06-
наименование организации;
07-
справочные данные об организации;
08-
наименование вида документа;
09-
дата документа;
10-
распространенный номер документа;
11-
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12-
место составления или издания документа;
13-
гриф ограничения доступа к документу;
14-
адресат;
15-
гриф утверждения документа;
16-
резолюция;
17-
заголовок к тексту;
18-
отметка о контроле;
19-
текст документа;
20-
отметка о наличии приложения;
21-
подпись;
22-
гриф согласия документа;
23-
виды согласования документа;
24-
печать;
25-
отметка о заверении копии;
26-
отметка об исполнители;
27-
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28-
отметка о поступлении документа в организацию;
29-
отметка для автоматического поиска документа.
Для изготовления бланков документов
используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для
расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.
При оформлении документов следует
использовать следующие реквизиты:
09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.[2]
Протокол – документ,
фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию
подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и
управления (местных представительных
органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов
директоров, коллегий министерств и ведомств, комиссий и др.) и разовые или
периодически созываемые собрания, собрания, конференции, совещания.
По
способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы
подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными
текстовыми, стенографическими и фонографическими.
Краткий
протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и
выступлений, принятые решения.
Полный
протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.
Протокол
ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или
секретарем данного коллегиального органа по должности.
Секретарь
заседания при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие
процесс подготовки заседания – повестку дня, списки приглашенных, списки членов
коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.
Составляемый
на заседании черновик протокола должен бать уточнен, сверен со стенограммой или
фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня
заседания.
Протокол
оформляется на общем бланке предприятия,
учреждения, организации или на чистом листе форматом А4 с расположением реквизитов по образцу
общего бланка.
В
типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименования организации,
наименования вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место
составления или издания, заголовок, текст, подписи.
В
протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний, заседание оформления
начинается с наименования структурного подразделения.
Название
вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от
границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования
организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным
способом.
Дата
оформляется цифровым способом (12. 10. 95.) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия
вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата
протокола является датой заседания, а не
подписание и окончательного оформления
документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то
в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 20 –22 .
10.95; 20.12. 95 –23.12. 95, а в протоколах общих собраний акционеров –
буквенно-цифровым способом: 20-21 апреля 1996 г.
Регистрационный
номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является
порядковым номера заседания в пределах календарного года или срока полномочий
коллегиального органа (№ 1, № 12 и т.п.).
Заголовок
протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания,
согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Например:
Заседания Совета
директоров
Собрание учредителей
Общего собрания
акционеров
Заголовок оформляется в верхнем левом
углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или
издания» от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке
ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположения
реквизита бланка.
Текст протокола состоит из двух
частей – вводной и основной.
Вводная
часть текста строго формализована. В ней оформляется сведения о составе
присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на
обсуждения).
Состав
присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от
границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания.
Фамилии председателя и секретаря оформляется после тире. Инициалы следуют за
фамилией. Например:
Председатель – Марков
С.В.
Секретарь – Петрова
А.И.
При проведении общих собраний акционерных обществ
большой интерес представляет возможность приглашения независимого
квалифицированного специалиста (обычно
из фирмы – реестодержателя) на роль ведущего собрания. В этом случае его
фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий
председателя и секретаря от границы левого поля:
Ведущий – главный менеджер
финансово – инвестиционной компании
«ФиН» Осипов В.Т.
Фамилии и инициалы присутствующих на заседании
постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав
коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования
должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через 2
межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.
Например:
Присутствовали: Борисов
А.М., Виноградов В.В., Громов П.С.,
Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.
Фамилия присутствующих оформляется на всей ширине
строки через один межстрочный интервал.
Если в состав членов коллегиального органа входит
более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а по
фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например:
Присутствовали: 20
человек (список прилагается).
Фамилии и инициалы присутствующих на заседании
приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального
органа, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы
левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали:» и
заканчивается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной
должности, т.е. в неё входит полное или сокращенное наименование
предприятия или организации, по алфавиту
фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине
строки через один межстрочный интервал. Например:
Приглашенные: куратор
школьного муниципального округа «
Таганка» Агеева Н.О., заместитель
директора Департамента образования
Правительства Москвы Козина Л.П., проректор РГГУ Тимофеев Ю.А.
В кратких протоколах председателя, секретаря и
приглашенных допускается не указывать.
Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение
коллегиальными органами, оформляется после слова «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля
через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчивается
двоеточием.
Каждый вопрос формулируется с предлога «о», отвечает
на вопрос «о чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалы докладчика.
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в
повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым
временем обсуждения и оформляется с красной строки (от 1-го положения
табулятора). Например:
Повестка дня:
1. Об итогах финансово-
хозяйственной деятельности за 2 квартала 1993г.
Доклад коммерческого
директора Иванкина Е.С.
2. О создании
юридического отдела предприятия.
Доклад заместителя
председателя правления Смолина А.Г.
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и
конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется, а в
повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.[3]
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих
вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная
заранее участникам заседания, в тексте протокола не включается. Перед основной
частью текста делается отметка: «Повестка
дня прилагается».
Основная часть протокола строится в соответствии с
пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания,
состоит из трех частей: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером
пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и
заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже
фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или
подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о»
содержание доклада. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы
доклада делается отметка: «Текст доклада
прилагается» (после точки).
Слово «ВЫТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля
прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из
выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже
(кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное
содержания выступления.
В случае необходимости после фамилии выступающего
указывается его должность.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы
на них записывается в порядке
поступления и оформляется с красной строки. Фамилии лица, задавшего вопрос,
допускается не указывать. Например:
Вопрос: Возможно ли
увеличение фонда заработной платы в III квартале на 30%?
Нет, предприятие
вынуждено изменить направление деятельности, и прибыль сократилась.
Решения, принятые коллегиально по каждому из
обсуждаемых вопросов, записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Это
слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается
двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются
распорядительные действия, которые нумеруются
в соответствии с номером вопроса
в повестке дня и располагается по степени их значимости.
Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется
по стандартной речевой модели: что сделать – с какого или по какой срок?
Пункт, содержащий поручение или предписание, строится
по речевым моделям:
поручить кому – что сделать – к
какому сроку?
или
что сделать – к какому сроку?
Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного
исполнителя.
Например:
РЕШИЛИ:
1.1
.
Внести изменения в структуру и штатную численность предприятия на 1993г.
1.2
.
Утвердить Положение о персонале предприятия.
1.3
.
Вручить начальнику отдела персонала Кирееву С.В. закончить комплектования
отделов и служб кадрами специалистов к
20. 03. 04.
1.4
.
Разработать формы трудовых контрактов для разных категорий специалистов к 10
.03. 04. Ответственные – секретарь-референт Петрова И.П. и юрисконсульт Сидоров
К. К.
В случае необходимости указываются результаты
голосования по каждому пункту решения: «За» - 10, «против» – 0, «воздержались»
– 0 или «Единогласно».
В протоколах общих собраний акционеров или учредителей
указывается также количество и процент голосующих акций.
Подписи председателей и секретаря заседания
оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются через
2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются
двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора
без скобок строчными буквами (кроме заглавных).
Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между
инициалами и фамилией не делаются.
Личные подписи председателя и секретаря оформляются на
первом экземпляре протокола. Например:
Председатель
Секретарь
личная подпись
личная подпись
В.А.Морозов
Т.М.Елисеева
Некоторые разновидности протоколов подлежат
утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию
которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.
Утверждение оформляется грифом, который располагается
в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова
«УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное
наименование организации или предприятия указано на бланке), личные подписи, её
расшифровки и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель департамента
личная подпись Л.П.Кезина
05.03.04
При утверждении протокола руководителем вышестоящей её
полное наименование включается в наименование должности.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента
образования Правительства Москвы
личная подпись Л.П.Кезина
05.03.04[4]
2. Практическая часть
Государственный
комитет
Российской
Федерации
по
стандартизации, метрологии
и
сертификации
ПОТОКОЛ
12.03.05
N 4
Новосибирск
Заседания
научно-технической
комиссии по общетехническим
и организационно-методическим стандартам
Председатель – Ткаченко В.В.
Секретарь – Горелов
В.А.
Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский
И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.
Приглашённые:
заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики
стандартизации Сухарев В.И., начальник отдела систем документирования
Соколова А.Н., заместитель директора Сухов Н.К.
Повестка дня:
1. О проекте стандарта «Документация
управленческая. Протокол».
Доклад начальника отдела методики
стандартизации Сухарева В.И.
2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».
Доклад заместителя директора Книжной
палаты Иванова Р.Н.
1. СЛУШАЛИ:
Сухарева В.И. – о проекте стандарта «Документация управленческая.
Протокол». Текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Балакирев П.С. – Формуляр протокола построен на основе единой схемы
(формуляр-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей
рациональной практике документирования. Проект согласован с наиболее
компетентными организациями. Предложил утвердить стандарт и ввести его в
действие с 1 января 2006
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Утвердить проект стандарта
«Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие –
1 января 2006 года.
2. СЛУШАЛИ:
Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов
латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена
информацией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы
транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными
ведомствами.
ВЫСТУПИЛИ:
Петров Е.Я. – проект не отражает существующую практику транслитерации в
научной литературе.
Ткаченко В.В. – стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за
рубеж.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать
проект с институтом русского языка РАН к 08.07.05.
2.2. Доработать проект стандарта и представить его на утверждение
научно-технической комиссии к 10.07.05. Ответственный – заместитель директора
Книжной палаты Иванов Р.Н.
Председатель
Секретарь
личная подпись
личная подпись
В.В.Ткаченко
В.А.Горелова
В дело 13-10
подпись Резун Б.В.
15.03.05
Государственный
комитет
Российской
Федерации
по
стандартизации, метрологии
и
сертификации
ВЫПИСКА ИЗ ПОТОКОЛА
12.03.05
N 4
Новосибирск
Заседания научно-технической
комиссии по общетехническим
и организационно-методическим стандартам
Председатель – Ткаченко В.В.
Секретарь – Горелов
В.А.
Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский
И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.
Приглашённые:
заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики
стандартизации Сухарев В.И., начальник отдела систем документирования
Соколова А.Н., заместитель директора Сухов Н.К.
Повестка дня:
2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».
Доклад заместителя директора Книжной
палаты Иванова Р.Н.
2. СЛУШАЛИ:
Иванова
Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».
Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информацией с
зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект
стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать
проект с институтом русского языка РАН к 08.07.05.
2.2.
Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической
комиссии к 10.07.05. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты
Иванов Р.Н.
Председатель
Секретарь
личная подпись
личная подпись
В.В.Ткаченко
В.А.Горелова
ВЕРНО
Секретарь
личная
подпись
Б.В.
Резун
16.03.05[5]
Список литературы
1.
Басаков М. И. Делопроизводство и
корреспонденция. - Ростов на Дону: Феникс, 2001.
2.
Басаков М. И. Основы делопроизводства
для менеджера. Ростов-на-Дону: РГЭЛ, 2003.
3.
Делопроизводство (организация и
технология документационного обеспечения управления)./Под ред. Т.В. Кузнецовой
– М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2004.
4.
Картов В.В. Система документооборота на
предприятии. - М., Има-прес, 2003.
5.
Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н.
И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на
компьютере. – СПб.: Герда, 2002.
[1] Басаков М. И. Делопроизводство и
корреспонденция. - Ростов на Дону: Феникс, 2001. – С. 173
[2] Павлюк Л. В. Киселева Т. И.
Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы
на компьютере. – СПб.: Герда, 2002. – С.
160
[3] Делопроизводство (организация и
технология документационного обеспечения управления)./Под ред. Т.В. Кузнецовой
– М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2004. – С. 109
[4] Картов В.В. Система
документооборота на предприятии. - М., Има-прес, 2003. – С. 231
[5] Басаков М. И. Основы делопроизводства
для менеджера. Ростов-на-Дону: РГЭЛ, 2003. – С. 190