1.    Функции документа

Среди функций документа выделяются общие и специальные[1] (рис. 1.).

К общим функциям документа относятся:

·        информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;

·        социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

·        коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

·        культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

·        управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

·        правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

·        функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Рис. 1. Функции документов

2. Бланки документов. Порядок оформления

2.1. Общие атрибуты документов

Основным атрибутами документа являются[2]:

1.     регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию.

2.     Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ.

3.     Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних).

4.     Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности.  

2.2. Атрибуты, зависящие от типов документа

Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще[3]:

·        контрольный срок исполнения;

·        контролирующее лицо;

·        документ-основание;

·        список рассылки.

·        контрольный срок ответа.

3. Основные разделы положения о структурном подразделении

4. Реквизиты распоряжения

Распоряжение должно иметь следующие основные реквизиты[4]:

·        наименование вышестоящего органа и органа, издающего распоряжение;

·        наименование распоряжения;

·        дата распоряжения;

·        регистрационный номер распоряжения;

·        место составления или издания распоряжения;

·        заголовок к распоряжению;

·        подпись руководителя органа, издающего распоряжение;

·        отметка об исполнителе.

5. Классификация писем

По виду деловой переписки:

·        деловое письмо;

·        телеграмма;

·        телекс;

·        телефонограмма;

·        электронное сообщение.

По тематике:

·        по адресату;

·        назначению.

Внутренняя переписка:

·        докладные;

·        служебные;

·        объяснительные записки.

6. Документооборот на примере учебного института

Рассмотрим документооборот на примере высшего учебного заведения (ВУЗа)[5].

В ВУЗе существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ВУЗ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В таблице 1. указаны стадии прохождения документов

                                                                                     Таблица 1

Входящие, внутренние и исходящие документы

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см. рис. 2.)

Рис. 2. Входящие документы

Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.

Деканат издает и получает приказы, которые делятся на  приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия  и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделениях института. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.

Рис. 3. Общая схема изготовления документа