Содержание


Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и  нормативно- методическое регулирование. 3

1. Основные нормативно- правовые акты, регулирующие организацию работы с документами. 3

Тема 2. Общие правила оформления документов. 4

1. Бланки документов:  порядок оформления. 4

Тема 3. Система организационно- правовой документации. 5

2. Основные разделы положения о структурном  подразделении. 5

Тема 4. Система распорядительной документации. 8

2. Реквизиты распоряжения. 8

Тема 5. Система справочно- информационной и справочно- распорядительной документации. 9

2. Оформление протокола. 9

Тема. 6. Организация работы с документами. 10

1. Назначение и виды номенклатуры дел. 10

Список литературы.. 13




















Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и  нормативно- методическое регулирование

1. Основные нормативно- правовые акты, регулирующие организацию работы с документами

Законодательные акты регламентируют общие прин­ципы организации документационного обеспечения дея­тельности физических и юридических лиц. Основу за­конодательных актов составляют: Конституция РФ; Гражданский кодекс РФ; Уголовно-процессуальный кодекс; Административный кодекс; Земельный кодекс; Водный кодекс; Лесной кодекс; Семейный кодекс; Налоговый кодекс;  Закон РФ о стандартизации; Закон РФ об информации; информатизации и защите информации [3, с. 123];

Государственные стандарты на документацию

Закон о стандартизации, принятый 10.07.93г., дает по­нятие и сущность стандартизации. Стандартизация — дея­тельность по установлению норм, правил и характеристик.

Единая система государственной стандартизации

В Единую систему государственной стандартизации объединены общероссийские классификаторы, государ­ственные стандарты, международные (региональные) стандарты, стандарты отраслей, стандарты предприятий, обществ, правила, нормы и рекомендации по стандартиза­ции. Основу ее составляют:

ГОСТ 1.РО-92 «Государственная система Российской Федерации. Основные положения»;

ГОСТ 6.01.1 -87 «Единая система классификации и ко­дирования технико-экономической информации»;

ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы доку­ментации. Запись информации унифицированных доку­ментов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы доку­ментации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым сред­ствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы докумен­тации. Требования к построению формуляра образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой до­кументации. Формуляр-образец»;

ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы докумен­тации. Система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Общероссийские классификаторы являются средства­ми информационного обеспечения для интегрированной обработки данных (ОКОГУ). В настоящее время разрабо­таны и действуют 37 общероссийских классификаторов, составляющих Единую систему классификации и кодиро­вания технико-экономической и социальной информа­ции (ЕСККТЭИ).

Положения ГСДОУ закреплены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной в 1993 г., а также в нормативных документах [4,с . 178]:

¨     «Межотраслевые укрупненные нормативы време­ни на работы по документационному обеспечению управления» (М., ЦЕНТ Минтруда РФ, 1995 г.);

¨     «Нормативы времени на работы по совершенство­ванию документационного обеспечения управле­ния министерств, ведомств, предприятий и орга­низаций» (М., ВНИИДАД, 1992 г.);

«Нормы времени на работы по автоматизирован­ной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М., ЦБНТ Минтруда РФ, 1993 г.).

Тема 2. Общие правила оформления документов

1. Бланки документов:  порядок оформления

Каждый документ состоит из составляющих его рекви­зитов. Совокупность реквизитов составляет формуляр до­кумента. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Есть фор­муляр-образец, который разрабатывается при создании системы документирования. Требования к оформлению документов записаны в ГОСТ Р 6.30-97. Всего установле­но 29 реквизитов документов [5,с . 178].

Реквизиты, нанесенные на стандартный лист бумаги типографским образом, образуют официальный бланк до­кумента. Бланк - стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной информации. Установлены следующие виды бланков документов: общие бланки, бланки письма, бланк конкретного вида документа.

Бланки подлежат учету. Степень строгости учета зави­сит от формы бланка. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной влас­ти.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее [1, с. 134]:

     20 мм - левое;      10 мм - правое;      20 мм - верхнее;      20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой  и продольный .

Тема 3. Система организационно- правовой документации

2. Основные разделы положения о структурном  подразделении

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Текст положения о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов [6, с. 234]:

·        Общие положения. Внутренняя структура.

·        Цели и задачи подразделения.

·        Права и ответственность.

·        Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

·        Связи.

В разделе "Общие положения" приводится полное и сокращенное наименование структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре предприятия (организации), определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности.

Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе.

В случае, если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел "Общие положения" включается пункт "Внутренняя структура". В нем содержится перечень, полное и сокращенное наименование внутренних делений подразделения и наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются.

В заключительном пункте раздела "Общие положения" содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения.

В разделе "Цели и задачи" формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия.

Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом.

Задачи подразделения формулируются ниже и как бы являются формой конкретизации поставленных целей.

Третий раздел "Положения... " содержит полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие - совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия.

При наличии в подразделении делений в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления.

Раздел "Права и ответственность" включает в себя перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением, характеристику специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации.

Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций.

Описание ответственности подразделения конкретизирует основные позиции, по которым руководитель подразделения несет персональную ответственность, а также точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета.

Раздел "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями" содержит характеристику различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Например: " ...со службой главного технолога по вопросам калькуляции новых видов продукции". Здесь же приводится перечень входящей и исходящей документации подразделения с указанием периодичности и контрагентов, указываются документы, разрабатываемые совместно с другими подразделениями.

Составление данного раздела "Положения..." должно рассматриваться как важная часть общей работы по совершенствованию информационно-документационных потоков организации.

Тема 4. Система распорядительной документации

2. Реквизиты распоряжения

Структура текста и обязательные реквизиты «Распоряжения»:

·        констатирующая часть (цели и мотивы издания Распоряжения, ссылки на законы и ранее изданные распоряжения, другие ведомственные ненормативные акты);

·        распорядительная часть (конкретные поручения: наименование исполнителя, которому делается поручение, содержание самого поручения и срок его выполнения).

·        приложения – схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Обязательные реквизиты:

1.     Герб  (02);

2.     наименование вышестоящего органа и органа, издающего Распоряжение(06);

3.     наименование вида документа (08);

4.     дата документа (09);

5.     регистрационный номер документа (10);

6.     место составления или издания документа (12);

7.     заголовок к тексту (17);

8.     подпись руководителя органа, издающего Распоряжение (21);

9.     отметка об исполнителе (26).

Контроль:

отметка о контроле (18).

Особенности:

Распоряжение мэра (заместителя мэра) вступает в силу после его подписания мэром (заместителем мэра) и регистрации, а при необходимости, - опубликования. В распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.

Согласование [6,с . 198]:

а) Первая согласующая инстанция – должностные лица служб, указанные в проекте Распоряжения в качестве исполнителей, заинтересованные структурные подразделения. б) Вторая согласующая инстанция – заместитель мэра, курирующий подразделение - исполнителя проекта Распоряжения. в) Третья согласующая инстанция – правовое управление мэрии. г) Последняя согласующая инстанция – заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии.

Тема 5. Система справочно- информационной и справочно- распорядительной документации

2. Оформление протокола

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д.). В деятельности каждого структурного подразделения протокол используется для документирования постоянных заседаний. В кадровых службах протоколы ведут при проведении аттестации работников, для фиксации работы кадровых, конфликтных экспертных комиссий [5, с. 122].

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.

Если протокол является массовым видом документов в практике работы учреждения (организации), то целесообразно иметь бланк формата А4, который в соответствии с существующими требованиями включает в себя: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту.

Если протоколов составляется немного, их оформляют на чистом листе бумаги, используя перечисленные реквизиты и их расположение. При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях, название подразделения помещают под названием организации.

Тема. 6. Организация работы с документами

1. Назначение и виды номенклатуры дел

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении [3,с . 167].

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов

В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована, как схема построения справочной картотеки на использованные документы.

В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет.

В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения.

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные  и типовые [4,с . 123].

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная (или индивидуальная) номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года.

В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.

Сводная номенклатура дел, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (разделами) будут наименования структурных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом (носит обязательный характер).

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.



















Список литературы

1.     Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству / В.И. Андреева – М.: Просвещение, 2001. – 65 с.

2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие / В.П. Барановский – М.: Экмос, 2001. – 152 с.

3. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудрявцев - М.: ИНФРА-М, 2000.

4. Поздняков В.Я. Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций / В.Я. Поздняков – М.: Московский психо-социальный институт, 2002. - 48 с.

5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М.Ю. Рогожин – М.: Просвещение, 2003. – 212 с.

6. Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов / А.Ю. Чуковенков – Воронеж: Издательство НПО «МОДЭК», 2000. – 87 с.

7. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2001. - №10