1. Информационные системы и их составляющие

1.1. Сущность информационной системы

В связи с применением новой информационной технологии, основанной на использовании средств связи и  компьютеров, широко используется понятие "информационная система" (ИС).

Информационная система представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функции управления.

В зависимости от уровня (степени) автоматизации выделяют ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы.

Ручные ИС характеризуются тем, что все операции  по переработке информации выполняются человеком.

Автоматизированные ИС –часть функций управления и обработки данных осуществляется автоматически, а часть – человеком.

Автоматические ИС – все функции управления и обработки данных осуществляются техническими средствами без участия человека.

По сфере применения можно выделить следующие классы информационных систем:

Ø   научные исследования;

Ø   автоматизированное проектирование;

Ø   организационное управление;

Ø   управление технологическими процессами.

1.2. Структура и состав информационной системы

Практически все информационные системы независимо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов:

Ø функциональные компоненты;

Ø компоненты системы обработки данных;

Ø организационные компоненты.

Под функциональными компонентами понимается система функций управления – полный набор (комплекс) взаимоувязанных во времени и пространстве работ по управлению, необходимых для достижения поставленных перед предприятием целей.

Система обработки данных (СОД) предназначена для информационного обслуживанияспециалистов разных органов управления предприятия, принимающих управленческие решения.

Под организационными компонентами ИС понимается совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру объектов и управленческие функции; определить штатное расписание и численный состав подразделений; разработать должностные инструкции персоналу.

1.3. Информационные технологии

 Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из символов: "новая", "компьютерная" или "современная".

Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии.

В следующей таблице приведены основные характерные черты новой информационной технологии.

Новая информационная технология – информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.

Три основных принципа  новой (компьютерной) информационной технологии:

Ø интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

Ø интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

Ø гибкость процесса изменения как данных, так и  постановок задач.

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы. Попробуем дать более узкие определения информационной системы и технологии, реализованных средствами компьютерной техники.

Информационная технология – совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

Информационная система – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

Далее рассмотрим виды информационных технологий:

Ø информационная технология обработки данных;

Ø информационная технология управления;

Ø автоматизация офиса;

Ø информационная технология поддержки принятия решений;

Ø информационная технология экспертных систем.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне  операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех сотрудников фирм, принимающих управленческие решения. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

Ø оценка планируемого состояния объекта управления;

Ø оценка отклонений от планируемого состояния;

Ø выявление причин отклонений;

Ø анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Исторически автоматизация началась на производстве, а затем распространилась на офис.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организацмм, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией

Основные компоненты автоматизации офиса представлены на следующем рисунке.

Информация из внешней

среды и других иформаци-

онных систем

Информация для менеждеров, принимающих решения,

и для передачи во внешнюю среду

Рассмотрим кратко основные компоненты автоматизации общества:

База данных концентрирует в себе даннные о производственной системе фирмы.

Текстовый процессор – вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта (E-mail) позволяет на основе компьютерных сетей обеспечить пользователю получение, хранение и отправку сообщений своим партнерам по сети. Электронная почта предоставляет пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения.. Чтобы посылаемое сообщение  стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений.

Аудиопочта – почта для передачи сообщений голосом. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Табличный процессор – позволяет выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь – обеспечивает возможность хранения и манипулирования рабочим расписанием сотрудников.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между всеми, кого интересует обсуждаемая проблема. Телеконференция соединяет в себе три типа конференций: аудио, видео и компьютерную

Видеотекст – позволяет получать на экране монитора отображения текстовых и графических данных.

Хранение изображений (imaging) – перспективная офисная технология, которая позволяет при помощи специального устройства – оптического распознавателя образов, преобразовать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранение во внешней памяти компьютера.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, который читает документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводит его изображение на другом.

Наибольший програсс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем. Экспертные системы дают возможность пользователю получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания. Экспертные представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимальнрго результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках ьтехнологии принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.

Теперь приступим к рассмотрению основных систем обработки экономической информации, применяемые в бухгалтерском учете в России.

2. Программные комплексы информационной системы бухгалтерского учета

Неудивительно, что в век развития компьютерных технологий и компьютерной техники ряд компаний строят свой бизнес именно на создании программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета. Можно сказать, появилась целая отрасль в этом направлении. В данной работе рассмотрены возможности наиболее известных в настоящее время автоматизированных комплексов по бухгалтерскому учету.

2.1 Программы серии БЭСТ

Абсолютным победителем VI Международного конкурса "Бизнес-Софт'97" в классе "Торгово-бухгалтерские комплексы"  являются программы серии БЭСТ, разработанные компанией «Интеллект-сервис».

Линейка программ серии БЭСТ предназначена для самых разных по размерам и типам деятельности предприятий. Небольшим предприятиям с бухгалтерией, не превышающей 5 рабочих мест, будет интересен БЭСТ-ОФИС.     Крупным и средним предприятиям оптовой и розничной торговли - БЭСТ-4. Для производственных предприятий, нуждающихся в комплексной автоматизации бухгалтерского, экономического и управленческого учета, разработана система БЭСТ-ПРО.

          Программный комплекс "БЭСТ-4" представляет собой полнофункциональную многопользовательскую и многовалютную систему оперативного и бухгалтерского учета, организованную на едином информационном пространстве, с базовым принципом пополнения данных - "от первичного документа". В системе ведется аналитический учет с поддержкой двух разновидностей аналитик, первая из которых позволяет контролировать расчеты с любыми дебиторами и кредиторами на всех функциональных участках, а вторая, организованная в локальных подсистемах учета материальных ресурсов - отслеживать их движение по группам товарно-материальных ценностей (ТМЦ), номенклатуре, местам хранения и материально-ответственным лицам. Система обеспечивает ведение учета от имени произвольного количества независимых предприятий, функционирует в локальных сетях любого типа и надежно защищает информацию от несанкционированного доступа. 

В разрезе учета отдельных операций бухгалтерского учета система БЭСТ-4 осуществляет:

Ведение бухгалтерского учета. Гибкая настройка плана счетов, ведение синтетического и аналитического учета. Обработка валютных операций. Работа с забалансовыми счетами. Подготовка и контировка бухгалтерских документов произвольного вида. Расчет баланса и налоговых форм. Составление отчетности во внебюджетные фонды.

Управление закупками. Регистрация и обработка счетов, выставленных поставщиками. Ведение журнала счетов-фактур и книги покупок. Подготовка проводок и отчетности по закупкам.

Обработка банковских операций. Учет безналичных денежных средств на расчетных, валютных и специальных счетах предприятия. Формирование и печать исходящих финансовых документов. Ведение реестра банковских выписок с генерацией бухгалтерских проводок по относящимся к ним документам. Подготовка отчетности по банковским операциям. Взаимодействие с системами электронных платежей в формате SWIFT.

Учет товарных ресурсов. Применение партионной и сортовой моделей учета запасов. Учет номенклатуры по фактическим ценам закупки или учетным (плановым) ценам. Списание себестоимости методами ФИФО, ЛИФО, средних цен при ведении сортового учета, по ценам партий и методом средних при партионном учете. Калькуляция закупочной себестоимости товара с учетом сопутствующих издержек. Ведение картотеки МБП в эксплуатации. Учет перемещения МБП между материально-ответственными лицами. Формирование бухгалтерских проводок и разнообразных аналитических отчетов по движению товарных запасов, материалов и МБП. Взаимодействие с удаленными складами.

Обработка кассовых операций. Учет движения наличных денежных средств в рублях и валюте. Генерация проводок по кассовым документам. регистрация и контировка авансовых отчетов. Кассовая обработка платежных ведомостей. Учет депонентов с оформлением ордеров на их выплату. Формирование кассовых книг и аналитических отчетов.

Управление продажами. Гибкая настройка ведения прайс - листов. Управление отпускными ценами, скидками и накидками. Учет заказов, контроль за их прохождением, отгрузкой и платежами. Выписка счетов на оплату. Ведение реестра счетов-фактур. Оформление счетов-фактур по предоплате, финансовым санкция, безвозмездной передаче ценностей и т.п. Возможность отражения частичных платежей и предоплаты в книге продаж. Получение аналитических отчетов по динамике продаж и полученной прибыли.

Расчет заработной платы. Гибкая настройка начислений и удержания произвольного вида. Расчет повременной, окладной, сдельной, аккордной и бригадной систем оплаты труда. Учет отпускных и больничных. Начисление районного коэффициента и северных надбавок. Формирование отчетности для налоговых органов. Подготовка и экспорт информации для индивидуального учета граждан в Пенсионном фонде. Создание списков на перечисление зарплаты в Сбербанк и на почту. Формирование бухгалтерских проводок, ведомостей и сводов.

Торговый зал. Ведение учета товаров в секции. Подготовка отчетности в розничных ценах. Обеспечение связи с системными кассами различных моделей. Взаимодействие с электронными весами.

Учет основных средств и нематериальных активов. Ведение картотек учета объектов. Калькуляция балансовой стоимости по моделям, заданным пользователям. Учет драгметаллов в составе основных средств. Автоматизация расчета износа и проведения переоценки. Обработка основных средств с измеряемыми характеристиками. Генерация бухгалтерских проводок.

Консолидированный баланс. Возможность построения сводной бухгалтерской отчетности по отчетным данным независимых юридических лиц.

Генератор отчетов. Создание произвольных форм отчетов по желанию пользователя.

Анализ движения товаров. Построение графических диаграмм по данным складского учета и движения товаров.

Недостатком программы является сложность файловой структуры базы данных. Это обстоятельство делает операцию создания выходной формы произвольного вида чрезвычайно трудоемкой. Поэтому пользователю предлагается набор базовых выходных форм, на основе которых можно построить собственный отчет. В пределах этого набора пользователю доступны практически любая выборка и сортировка данных, формирование итогов и промежуточных итогов, ввод дополнительных колонок отчета и пр.

Необходимо отметить, что операция построения шаблона выходной формы требует определенной квалификации пользователя. В том случае, если создаваемая форма существенно не отличается от базового отчета (например, изменяется количество или порядок граф, уменьшается ширина графы и т.п.), выполнить операцию может любой пользователь, знакомый с правилами настройки шаблонов печатных форм документов в системе БЭСТ-4. Проектирование более сложных форм требует хотя бы первичных навыков программирования, или опыта работы со стандартными генераторами отчетов баз данных [5].

2.2 Программы фирмы «1С»

Фирма «1С» не менее известна на рынке программных продуктов, чем «Интеллект-сервис». Фирма "1С" поставляет со своего склада полный спектр программ массовой ориентации для офиса и дома, насчитывающий в настоящее время более 1500 позиций. Из собственных разработок фирмы «1С» наиболее известны "1С: Бухгалтерия", самый продаваемый в СНГ программный продукт, а также "1С:Торговля и Склад", "1С:Зарплата и Кадры", "1С:Налогоплательщик", "1С:Электронная почта", "1С:Деньги».

Данный программный продукт представляет из себя конвертер (фильтр), используемый MS Excel в режиме открытого файла, который позволяет открывать файлы табличного табличных документов (отчетов, печатных форм первичных документов). При этом сохраняется не только текстовое содержание табличного документа, но и элементы форматирования (рамки, шрифты, цвета), что является преимуществом перед другими автоматизированными бухгалтерскими программами.

Несомненным преимуществом программы «1С» является наличие универсального формата обмена данными «Конвертация данных» между различными информационными базами программы, при этом сохраняется объектная модель данных, а также наличие внешней компоненты V7lus.dill, посредством которой пользователи программы имеют возможность пользоваться электронной почтой и получать обновленные файлы программы, не прибегая к услугам специалистов.

Кроме того программой «1С» предусмотрено копирование таблиц и перенос их в электронные таблицы, что является большим преимуществом перед другими программами, так как это позволяет производить различные манипуляции аналитического плана специалистами любых служб предприятия.

На сегодняшний день программа «1С: Бухгалтерия» является наиболее используемой вследствие ее мобильности. Задачи решаются те же самые, что и программами серии БЭСТ, но имеется существенное преимущество, которое заключается в электронном сопровождении программы. Обновления происходят посредством электронной связи, в то время как при пользовании программами серии БЭСТ требуется приглашать сотрудника фирмы [6].

2.3 Программа Сегмент "Налоговые регистры"

Данная программа разработана под платформу 1С:Предприятие версии 7.7 - предназначена для автоматизации налогового учета малых и средних предприятий, путем отработки бухгалтерской информации и формирования налоговых регистров с итоговым выводом декларации по налогу на прибыль. Основной отличительной чертой конфигурации Сегмент "Налоговые регистры", делающей ее наиболее удобным инструментом для автоматизации налогового учета в компаниях производства и торговли, является разработанная фирмой «Центавр-Аудит» - система налоговых регистров, позволяющая даже без использования средств автоматизации ускорить процесс составления отчетности в 2 раза!

·  система  позволяет максимально автоматизировать заполнение форм регистров;

·  автоматически подготавливает, на основе материалов базы данных бухгалтерского учета и вводных данных учетной политики компании, декларацию налога на прибыль;

·  очень удобно организован интерфейс управления программой;

·  возможность вывода на печать любых форм, предполагающих заполнение.

Разработанная система регистров включает следующие компоненты:

·  Регистр учета доходов от реализации;

·  Регистр учета внереализационных доходов;

·  Регистр учета внереализационных расходов;

·  Регистр учета косвенных материальных расходов;

·  Регистр учета прочих признанных расходов;

·  Регистр учета отдельных видов прочих расходов;

·  Регистр учета сверхнормативных расходов, не учитываемых при налогообложении;

·  Регистр расчета представительских расходов;

·  Регистр операций с основными средствами;

·  Регистр учета амортизации по основным средствам;

·  Регистр резервов по сомнительным долгам;

·  Регистр движения резервов по сомнительным долгам;

·  Регистр учета процентов по кредитам [6].

2.4 Программы серии SV

Бухгалтерские и управленческие программы серии SV, разрабатываемые «Бизнес Консалтинг Групп», охватывают следующие направления:

• Автоматизация бухгалтерии
• Автоматизация менеджмента (управления)
• Автоматизация склада (учета товаров, продукции)
• Автоматизация розничной торговли (включая автоматизированный ввод данных со сканера, штрих-кода, весов, кассы)
• Автоматизация и связь при работе с удаленными филиалами
• Автоматизация управленческой работы

Примеры задач, которые решают бухгалтерский софт SV:

·         ввод хозяйственных операций (проводок) в журналы.

·         журналы хозяйственных операций (проводок)

·         ведение бухгалтерского учета

·         составление баланса

·         синтетический и аналитический учёт

·         бухгалтерские отчеты

·         оборотно -сальдовая ведомость и счета

·         сводные таблицы

·         операции прихода

·         операции расхода

·         кассовая книга

·         книга покупок

·         книга продаж

·         расчет остатков

·         контроль сумм

·         учет дебиторов

·         учет кредиторов

·         зарплата

·         склад

·         бухгалтерские отчёты для налоговой инспекции и ФСС

 Бухгалтерский софт SV позволяют не только печатать платёжные поручения, печатать приходные кассовые ордера, печатать расходные кассовые ордера, печатать накладные, печатать счета-фактуры, и рассчитывать зарплату...

Бухгалтерские программы SV – это целый законченный комплекс, обеспечивающий автоматический ввод данных с касс, сканеров штрих-кода, весов; импорт данных; создание интернет - магазинов...

Таким образом, программное обеспечение, разрабатываемое "Бизнес Консалтинг Групп", обеспечивает интеграцию трех фаз управления деятельностью предприятия - учета, контроля и планирования, что является основным достоинством данной программы. Основной профиль деятельности компании - это комплексные решения управленческих, финансовых, аналитических, кадровых и информационных задач. Работы, выполняемые "Бизнес Консалтинг Групп", охватывают предпроектное обследование, поставку оборудования, монтаж, прокладку сетей, разработку и внедрение проекта автоматизации, обучение персонала и последующую техническую поддержку проекта.

3. Развитие компьютерных технологий в бухгалтерском учете

Первоначально с появлением компьютерной техники и штата дипломированных специалистов в области программирования на крупных предприятиях для систематизации бухгалтерского учета и облегчения труда работников бухгалтерии создавались программы учета, суть которых заключалась в подготовке платежных документов в электронном виде и формировании на их основе журнала хозяйственных операций.

С появлением специализированных фирм по разработке автоматизированных бухгалтерских комплексов автоматизация бухгалтерского учета совершенствуется из года в год. Эволюцию данного направления можно проследить на примере программ фирмы «1С».

Первоначальные модификации программы 1, 3, 4, 5 были написаны под дисковую операционную систему MS DOS, что создавало определенные неудобства при работе, это отсутствие возможности работать при помощи «мыши», искажение форм при выводе на печать, автономность работы отдельных участков учета, ограниченные возможности в получении аналитических материалов для анализа финансово-хозяйственной деятельности и принятии управленческих решений.

Модификации серии 6, 7 разработаны под программы серии Windows, что позволяет вести учет как автономно на отдельном участке бухгалтерии, так и в комплексе в целом по бухгалтерии, формировать отчетность в любом требуемом разрезе, копировать таблицы в Excel для дальнейших аналитических манипуляций с целью принятия управленческих решений, получать обновленную налогово-законодательную базу по бухгалтерскому учету по электронной почте. Программа серии 7.7 также позволяет вести налоговый учет.

Таким образом развитие компьютерных технологий в бухгалтерском учете тесно связано с совершенствованием налоговой и законодательной базы в этой области и совершенствованием компьютерной техники.