4. Архив учреждения. Его функции и основные требования к нему

Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы.

Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.

Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

Состав документов архива. В архив поступают:

1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; (документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти.

2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

5. служебные и ведомственные издания;

6. научно-справочный аппарат к документам архива.

Задачи и функции архива

1. Основными задачами архива являются:

1.1. комплектование документами;

1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

2. В соответствии и возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

2.6. организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные оправки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения,

2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Права архива. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций[3].