1. Системный анализ: понятие и сущность

1.1. Основные понятия системного анализа

Системный анализ — это подход к анализу объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.[1]

Можно также сказать, что системный подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

Структура организации часто изображается в виде плоской двухмерной организационной блок-схемы. Эти блок-схемы представляют собой удобные модели, которые помогают увидеть сложные взаимоотношения между отдельными подразделениями, структурными единицами и людьми в данной организации. Но, если бы это было возможно, более точно отобразить структуру помог бы нам «мобайл», — подвижное изображение, а не блок-схема. Как все, наверное, когда касались какого-то участка подвижной структуры, конструкции «мобайл», все другие его части также приходят в движение или изменяют свое положение в большей или меньшей степени, в зависимости от того, какой части вы касаетесь и с какой силой вы воздействуете на нее. Более того, положение других частей меняется не сразу, — необходимо какое-то время на реакцию. И это время опять таки зависит от того, в каком месте и насколько сильно вы касаетесь «мобайла». Точно также, когда руководство меняет один элемент или какую-то одну часть организации, все другие части в определенной степени также испытывают воздействие этой перемены. Такого рода изменения могут сказаться на будущей эффективности организации в целом.

Такие эффекты возникают при изменениях физического характера, вроде необходимости нанимать новых людей или менять технологию при покупке новых машин и оборудования, а также при изменениях одной из управленческих функций. Например, если высшее руководство решает предоставить одному из подчиненных руководителей большую свободу действий, это повлияет на мотивацию данного руководителя, на то, как он будет вести себя со своими подчиненными, и на то, как подчиненные будут взаимодействовать с новым руководителем. Кроме того, может снизиться мотивация к работе других руководителей, которые находятся на той же ступени иерархической лестницы, но не получили никаких дополнительных прав. Они могут почувствовать себя ущемленными по многим организационным аспектам, влияющим на их работу. Все эти изменения будут происходить в разное время. Следовательно, в будущем организация станет некоей иной целостностью, находящейся в другой позиции на пути к достижению своих целей, чем это было бы, если бы изменения не произошли.

Чтобы наглядно представить себе эти взаимодействия и многочисленные последствия, руководители, в особенности на высшем уровне, должны увидеть перспективы для организации в целом и для связей организации с окружающей средой. Руководители не просто должны знать свою собственную работу, но и то, как их собственная работа и обязанности, а также работа других членов организации влияет на цели, которые организация стремится достичь. Руководители должны осознавать непосредственное воздействие решений, принимаемых в организации, и их опосредованное воздействие на различные аспекты организационной деятельности. Они должны принимать во внимание воздействие окружающей среды на организацию и влияние организации на окружающую среду. В сегодняшнее время организации чрезвычайно трудно увидеть, как «лес», поскольку тут растет так много «деревьев», которые либо отвлекают внимание, либо загораживают перспективу и не дают возможности воспринять картину в целом. Изначальный недостаток подходов различных, школ к управлению заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления, как результирующую, зависящую от многих различных факторов.

Системный анализ - это система методов исследования и создания сложных систем, используемых для подготовки и обоснования решений по проблемам разной сложности.[2]

Система - это конечное множество функциональных элементов и отношения между ними, выделенное из среды с определенной целью в рамках определенного временного интервала.

Элемент системы - предел членения системы с точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели.

Внешняя среда - совокупность тех объектов, которая влияет на систему.

Подсистема - относительно независимая часть системы сохраняющая функциональные возможности системы.

Структура - это совокупность элементов и связей между ними.[3]

1.2. Преимущества системного подхода

Управление на основе системного анализа включает три этапа:

1.     Определение сферы, уточнение области и масштабов деятельности субъекта управления, ориентировочное установление адекватных сфер, областей и масштабов деятельности, информационных потребностей.

2.     Осуществление необходимых исследований.

3.     Разработка альтернативных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального варианта по каждой задаче с применением экспертных оценок, в том числе и независимых экспертов.[4]

Системный подход в управлении означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях. В социальных системах этот принцип предполагает тесную увязку решений экономических, социально-политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач.

Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачи,  увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады в школы, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.[5]

1.3 Особенности системного подхода в органах власти

Значение системного анализа в органах власти заключается в том, что государственные служащие могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней.

Это особенно важно для уровня высшего руководства, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений органа власти и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный анализ помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

В этой связи для руководителей структурных подразделений органа власти необходимы следующие особенности системного мышления, так как:

-              Руководитель должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

-              Руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;

-              Руководитель должен видеть за деревьями лес, за частным - общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

-              Системный подход в управлении позволяет руководителю органа власти или структурного подразделения более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.[6]

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления в рамках органа власти.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

2. Системный анализ деятельности Администрации Новосибирской

области

2.1. Общая характеристика и структура организации

Администрация Новосибирской области – высший исполнительный орган государственной власти Новосибирской области. Высший исполнительный орган государственной власти области - администрация Новосибирской области - обеспечивает исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава и законов области, иных нормативных правовых актов области на территории области.[7]

Администрация области является постоянно действующим исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, обладает правами юридического лица, имеет гербовую печать. Финансирование администрации области и образованных ею органов исполнительной власти осуществляется за счет средств областного бюджета.

Структура и порядок формирования администрации области устанавливаются Уставом и Законом Новосибирской области «О структуре исполнительных органов государственной власти Новосибирской области».

Администрация Новосибирской области формируется главой администрации (губернатором) Новосибирской области, который в соответствии с законодательством назначает на должность и освобождает от должности первых заместителей, заместителей главы администрации Новосибирской области; распределяет между ними обязанности, определяет направления их деятельности, наделяет необходимыми полномочиями, закрепляет в их ведение соответствующие структурные подразделения администрации области.

Администрация области разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению комплексного социально-экономического развития области, участвует в проведении единой государственной политики в сфере финансов, науки, образования, здравоохранения, социального обеспечения, экологии и иных сферах.

2.2. Анализ внутренних связей Администрации

Администрация Новосибирской области состоит из главы администрации (губернатора) Новосибирской области, первых заместителей, заместителей главы администрации Новосибирской области и структурных подразделений: департаментов, управлений, комитетов, отделов и других.

Структура администрации новосибирской области имеет следующий вид:

1. Глава администрации Новосибирской области

-              Аппарат главы администрации области;

-              Информационно-аналитический центр при главе администрации области;

-              Комитет по военно-мобилизационной работе;

-              Отдел специальной документальной связи;

-              Управление делами;

-              Управление финансовой и налоговой политики.

2. Первый заместитель главы администрации области

-              Аппарат первого заместителя главы администрации области;

-              Департамент транспортного комплекса и систем связи;

-              Комитет по транспорту;

-              Управление по лицензированию;

3. Заместитель главы администрации области

-              Аппарат заместителя главы администрации;

-              Государственно-правовое управление;

-              Департамент информации (Комитет по взаимодействию со СМИ - пресс-служба администрации области; Комитет по печати; Управление информационных технологий);

-              Комитет административных органов;

-              Комитет государственной архивной службы;

-              Управление контроля и документационного обеспечения;

-              Управление общественных связей - общественная приемная главы администрации области;

-              Управление по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работе;

4. Заместитель главы администрации - руководитель департамента имущества и земельных отношений администрации Новосибирской области: Департамент имущества и земельных отношений (Управление по земельным ресурсам и недвижимости; Управление по финансовому оздоровлению и банкротству).

5. Заместитель главы администрации области - руководитель агропромышленного комплекса

-              Аппарат заместителя главы администрации;

-              Департамент агропромышленного комплекса (Комитет по пищевой и перерабатывающей промышленности; Управление сельского хозяйства);

-              Управление ветеринарии;

-              Управление государственного надзора (инспекция гостехнадзора) за техническим состоянием машин и других видов техники;

-              Управление по охране и рациональному использованию охотничьих ресурсов.

6. Заместитель главы администрации области

-              Аппарат заместителя главы администрации области;

-              Управление здравоохранения;

-              Управление социальной защиты населения;

-              Управление труда и занятости населения;

-              Управление фармацевтической деятельности.

7. Заместитель главы администрации области - начальник управления науки, высшего, среднего образования и технологий

-              Аппарат заместителя главы администрации;

-              Управление науки, высшего, среднего образования и технологий.

8. Заместитель главы администрации области

-              Аппарат заместителя главы администрации;

-              Комитет международных связей, проектов и программ;

-              Комитет межрегиональных связей и туризма;

-              Комитет по связям с религиозными, национальными и благотворительными организациями;

-              Представительство Новосибирской области в Германии;

-              Управление по делам ЗАГС.

9. Заместитель главы администрации области - руководитель департамента экономического развития и промышленности: Департамент экономического развития и промышленности (Главное планово - экономическое управление; Комитет по промышленности; Комитет природных ресурсов и охраны окружающей среды; Комитет по регулированию потребительского рынка и сферы услуг; Комитет природных ресурсов и охраны окружающей среды; Комитет цен).

10. Заместитель главы администрации области - руководитель представительства: Постоянное представительство Новосибирской области в городе Москве.

11. Заместитель главы администрации области

-              Аппарат заместителя главы администрации;

-              Комитет по делам молодежи;

-              Комитет по физической культуре и спорту;

-              Управление культуры;

-              Управление начального профессионального образования;

-              Управление образования.

12. Заместитель главы администрации области - руководитель департамента строительства, архитектуры и дорожного комплекса: Департамент строительства, архитектуры и дорожного комплекса (Комитет архитектуры и градостроительства).

13. Заместитель главы администрации области - руководитель департамента энергетики и жилищно-коммунального хозяйства: Департамент энергетики и жилищно-коммунального хозяйства (Управление жилищно-коммунального хозяйства; Управление топлива и энергетики).[8]

Важное значение в системном анализе деятельности органа власти является рассмотрение его структуры по горизонтали и вертикали

Структура управления Администрации Новосибирской области по вертикали выглядит следующим образом:

Рассмотрим горизонтальную структуру управления и взаимодействия на примере управления труда и занятости Новосибирской области (рис. 2.)

Данная система вертикальных и горизонтальных взаимосвязей является приемлемой для деятельности Администрации. Структура данных взаимосвязей отвечает задачам и функциям Администрации области.

Таким образом, структура Администрации – это сложная упорядоченная система, состоящая из главы администрации (губернатора) Новосибирской области, первых заместителей, заместителей главы администрации Новосибирской области и структурных подразделений: департаментов, управлений, комитетов, отделов и других. Данные структурные находятся в системной взаимосвязи между собой и с внешней средой, что обеспечивает ее жизнедеятельность.

2.3 Анализ внешних связей Администрации

Механизм взаимосвязи между Администрацией Новосибирской области и населением происходит путем обращения граждан в общественную приемную Администрации Новосибирской области.

Порядок приема обращений граждан:

1. В общественной приемной принимаются все обращения граждан, за исключением:

-               обращений, связанных с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок которых регламентирован федеральным законодательством;

-               обращений, которые рассматриваются в порядке конституционного, гражданского, уголовного судопроизводства или арбитражными судами Российской Федерации;

-               обращений, вытекающих из отношений, складывающихся внутри коллективов коммерческих организаций и общественных объединений, регулируемых нормами федерального законодательства, их уставами и положениями.

2. Специалист структурного подразделения, участвующий в работе общественной приемной, уточнив суть обращения, разъясняет посетителю, в каком порядке и каким органом или должностным лицом оно может быть рассмотрено, при этом:

-               если поставленный вопрос может быть разрешен администрацией района по месту жительства посетителя, администрацией предприятия по месту его работы или другими компетентными органами и посетитель туда не обращался, рекомендует обратиться в соответствующую инстанцию, и разъясняет порядок, в котором должен быть решен вопрос;

-               если разрешение вопроса требует определенного времени или участия вышестоящих должностных лиц, получает от посетителя письменное обращение;

-               если разрешение вопроса требует вмешательства заместителя главы администрации области, консультант отдела по работе с населением записывает посетителя на личный прием к соответствующему заместителю, исходя из его полномочий, а в необходимых случаях - к главе администрации области.

Необходимо отметить, что за прошедший 2004 год была полностью восстановлена управляемость социально-экономическими процессам, а также удалось решить ряд важнейших задач. Вот основные из них:

Областной бюджет. В 2004 году качественно изменилось исполнение бюджета. Если в прежние годы значительная доля средств поступала в казну в виде бартера и различных зачетных схем, то уже в начале 2004-го года стал исполняться только в денежной форме. Доходы консолидированного бюджета области увеличились на 36 % и составили 9,6 миллиарда рублей.

Основные экономические показатели. В прошедшем году удалось обеспечить прирост экономических показателей во всех сферах материального производства, а следовательно, увеличить налоговый потенциал. Рост промышленного производства составил 8%, сельскохозяйственного производства - 30%, розничного торгового оборота - 9%, объем инвестиций увеличился на 6,5 процента. Реальный размер заработной платы возрос на 20 процентов.

Промышленность. В 2004 году в промышленности области произошли определенные позитивные изменения. После длительного спада наметился реальный рост производства. Например, темп прироста в черной металлургии составил 50 %, в медицинской промышленности - 38 %, в промышленности строительных материалов - 19 %.

Среди предприятий, которые по итогам года заметно увеличили объемы выпуска продукции, улучшили финансовые показатели можно назвать НАПО имени Чкалова, НЗХК, заводы низковольтной аппаратуры, "Сиблитмаш", "Искра".

В области принят целый ряд базовых законов по поддержке товаропроизводителей. Из областного бюджета в развитие промышленности было инвестированы значительные суммы. Приняты решения о поддержке свыше двух десятков наиболее эффективных инвестиционных проектов.

Инвестиционный климат. По данным экспертов, в 2004 году Новосибирская область заметно повысила рейтинг инвестиционной привлекательности. В минувшем году состоялась целая серия конференций, деловых встреч, выставок с участием представителей предприятий, организаций области и потенциальных инвесторов.

Агропромышленный комплекс. По итогам сельскохозяйственного сезона область получила небывало высокий урожай, надежно обеспечила себя кормами. Ежедневно отмечается значительный пророст в производстве молока.

Увеличение производства сельскохозяйственной продукции особенно актуально потому, что в прошлом году Новосибирская область успешно стала осваивать новые рынки сбыта. Сегодня многие регионы готовы в значительных объемах и по эффективным ценам покупать продукцию сельхозпереработки.

Кроме того, в прошедшем году стала решаться проблема подготовки кадров для села. За счет бюджетных средств в ВУЗах Новосибирска начали учиться 400 выпускников сельских школ.

Строительный комплекс. Общий объем работ строительных организаций Новосибирской области в 2004-ом году вырос на 27 % и составил 2,6 миллиарда рублей. Была полностью выполнена программа строительства, финансируемая из областного и районных бюджетов. Успешно осуществлялась программа строительства по линии займов Мирового банка. Были построены новые школы, объекты здравоохранения, дома для ветеранов и другие социально значимые объекты.

Транспортно-дорожный комплекс. В минувшем году на 16% увеличился объем грузовых перевозок и на 15 % - объем перевозок пассажиров. В полтора раза возрос объем строительства дорог.

Почти 300 миллионов рублей был направлен в качестве дотаций за льготный проезд. Это на 42 процента больше, чем в 2003-м году. Только для сельских районов области за счет бюджета были приобретены более 40 транспортных единиц.

Торговля. Торговля и услуги занимают сегодня второе, после промышленности, место по производству валового регионального продукта и третье - по объемам налоговых платежей. Впервые за последние годы удалось достичь роста розничного торгового оборота почти на 9%. Причем основная доля приходится на продукцию отечественных, в том числе новосибирских, производителей.

Заметные изменения к лучшему произошли и во внешней торговле. Экспорт в страны дальнего зарубежья увеличился на 5,5% процента, в страны ближнего зарубежья - на 86%.

Охрана здоровья и социальная поддержка населения. В минувшем году произошли серьезные изменения в системе управления и финансирования здравоохранения. В единый комплекс была объединена работа управлений здравоохранения, фармацевтической деятельности и фонда обязательного медицинского страхования. С марта прошлого года в области начали страховать неработающее население, что позволило значительно стабилизировать финансовую ситуацию. В два раза увеличились расходы на медикаменты в стационарах, в четыре раза - в поликлиниках, во столько же раз - расходы на питание в больницах.

В 2004-ом году была введена система централизованного закупа медикаментов. Она позволила упорядочить бюджетные затраты, значительно снизить цены и соответственно увеличить объемы приобретаемых медикаментов. Более четко стала действовать и система льготного обеспечения медикаментами.