1. Менеджмент как процесс. Классификация функций управления

Развитие менеджмента как процесс достижения наибольшей эффективности функционирования организаций на основе мобилизации[1]:

·        нормирования, рационирования,

·        потенциала бюрократической организации,

·        мотивации,

·        стратегии,

·        маркетинга,

·        управления финансами,

·        собственно структуры (отход от жесткой структуры, переход к гибким структурам).

Достижение прироста эффективности функционирования организаций за счет увеличения затрат на менеджмент, которые, в свою очередь, способствуют более быстрому росту результата функционирования организаций. Мобилизация последующего фактора по мере исчерпания позитивного потенциала предыдущего. Ответственность менеджмента. Границы использования факторов менеджмента на предприятиях в зависимости от их размера и параметров внешней среды. Менеджмент как процесс прежде всего характеризуется классификацией функций управления.

Понятие и классификация функций управления

В целом область деятельности, называемая менеджментом фирмы, может быть разделена на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:

 - общее управление (установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность);

- управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация);

- конкретные области управления (маркетинг, НИОКР, производство, кадры, финансы, основные фонды).

Если структурные стороны деятельности предприятия определены, то все функции управления разделяются на общие и конкретные.

Функция управления - вид деятельности, основанный на разделении и кооперации менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления.

Функции управления и установление объема работ по каждой функции являются основой для формирования структуры управляющей системы и взаимодействия ее компонентов.

Общие функции выделяются по этапам (стадиям) управления. В соответствии с ГОСТ 24525.0-80 к ним относятся:

- прогнозирование и планирование;

- организация работы;

- мотивация;

- координация и регулирование;

- контроль, учет, анализ.

Функции, выделяемые по сфере деятельности, называются конкретными. ГОСТ рекомендует их типовой состав:

- перспективное и текущее экономическое и социальное планирование;

- организация работ по стандартизации;

- учет и отчетность;

- экономический анализ;

- техническая подготовка производства;

- организация производства;

- управление технологическими процессами;

- оперативное управление производством;

- метрологическое обеспечение;

- технологический контроль и испытания;

- сбыт продукции;

- организация работы с кадрами;

- организация труда и заработной платы;

- материально-техническое снабжение;

- капитальное строительство;

Классификация  функций менеджмента[2] (по Гольнштейну)

Логическая структура раздела

2. Планирование рабочего времени руководителя и специалистов, основные принципы

Общие принципы планирования рабочего времени:[3]

1.     Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.

2.     Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.

3.     Регулярное планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.

4.     Планируйте не более 60% времени. 20% - оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% - резерв на незапланированные действия.

5.     На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.

6.     Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.

7.     Необходимо четко определить, что именно должны сделать Вы, а что можно перепоручить другим.

Планирование рабочего дня

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего или в начале планируемого дня.

Схема планирования рабочего дня

I. Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период

II. Морфологический анализ - разбиение крупных задач на более мелкие

III. Расстановка приоритетов - определение срочности и важности дел

Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня

Первостепенные задачи:

·        С фиксированным сроком выполнения;

·        Стратегические задачи, требующие значительных и скоординированных усилий, а также больших временных затрат;

·        Неприятные виды работ, выполнение которых может испортить настроение (неприятный разговор, конфликт, «разборки»).

Второстепенные задачи:

·        Выполнение стандартных функциональных обязанностей;

·        Повседневная среднесрочная работа.

Остальные задачи:

·        Работа, невыполнение которой не приводит к отрицательным последствиям.

IV. Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи

V. Назначение конкретных исполнителей

VI. Текущее внесение в список срочно возникших важных дел

VII. Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения

VIII. Согласование плана с секретарем

(если он у Вас есть)

Практические советы по планированию рабочего дня

·        Не планируйте более трех важных дел на день.

·        Не планируйте более десяти дел на день.

·        Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.

·        Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.

·        Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если Вас прервали – вернитесь к незавершенному делу.

·        Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.

·        Невыполненное задание в течение нескольких дней – предмет для размышлений:

·        Нужна ли вообще эта работа?

·        Если нужна – выяснить причину невыполнения: дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?

·        Сменить исполнителя.

Планирование рабочей недели

Подготовка недельного плана должна производиться в конце предыдущей недели. Этапы планирования:

·        Составление списка работ;

·        Расстановка приоритетов.

Практические советы по планированию рабочей недели

·        Планируйте неделю в специальном еженедельнике или на листе с колонками (разбивкой по дням недели).

·        Наиболее важные дела – на начало недели.

·        Обязательно отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).

·        Группируйте работу по блокам – подготовка документов, переписка, совещания и т.д.

·        Выделяйте время на аналитическую работу.

·        Резервируйте время для неожиданных дел.

·        По завершении рабочей недели оцените и проанализируйте выполненную (и невыполненную) работу.[4]

3. Задание 49

На работу в торговую организацию принят молодой специалист-товаровед. Оклад в соотвтествии со штатным расписанием невысок. Какие способы мотивации можно рекомендовать руководителю для мотивации этого работника?

Для мотивации данного сотрудника руководителю можно рекомендовать следующие  способы мотивации:

1.     создать более совершенную систему морального стимулирования с широким спектром мероприятий и индивидуальным подходом.

2.     при каждом удобном случае показывать молодому специалисту значимость и необходимость для организации труда

3.     информировать молодого специалиста о возможных перспективах их карьерного роста

4.     поддерживать стремление к контактам, неформальному общению вне рабочего времени, компенсирующим в определенной степени монотонность труда и способствующим удовлетворению потребности в общении

5.     по возможности улучшать условия труда

6.     обеспечивать возможность для обучения и развития, которые, повышая уровень компетентности, позволили бы максимально использовать потенциал дать надежду на возможное повышение.

7.     использование каналов связи:.

Для работников есть несколько каналов обратной связи с руководством. Отдел кадров следит за тем чтобы данная связь не нарушалась.

         Программа “Говори!”

         В рамках этой программы сотрудник может написать анонимную жалобу и направить ее в ту инстанцию, которая отвечает за решение данной проблемы. Ответ на нее дается в срок до 10 дней. Благодаря анонимности канал очень популярен, и эти жалобы встречают самое серьезное отношение со стороны руководства[5].

         Программа открытых дверей.

Эта программа предусматривает, что любой сотрудник может лично обратиться к руководителю любого ранга, пока не получит удовлетворяющий его ответ. Она предназначена для предотвращения злоупотребления руководящей властью.

Несмотря на то, что данная программа предоставляет работнику большие возможности, чем программа “Говори!”, она менее популярна. Это связано с тем, что в ней отсутствует анонимность. Боязнь повредить карьере останавливает работника, уверенного, что факты злоупотребления были. Но и руководство видит в этой программе определенную угрозу своему положению.

         Опросы общественного мнения

Среди каналов обратной связи самое важное место по праву принадлежит опросам общественного мнения. Периодичность опросов - раз в два года. Опросы анонимны.

Анкета, используемая в опросах очень объемная. Вопросы охватывают самые разные стороны жизни.

По результатам нескольких таких опросов прослеживаются определенные тенденции, засчитывается некий индекс настроений, отражающий моральный климат в коллективе (его еще называют барометром производительности) и т.д. Результаты опроса руководитель доносит до каждого своего подчиненного.[6]