Доработка
Введение
Деловое общение – сложный и весьма
многоплановый процесс установления и
развития контактов и связей между людьми.
И чаще всего оно включено в
практическое взаимодействие людей. Б. Д.
Парыгин отметил, что
этот процесс может выступать в
одно и то же время и как процесс взаимодействия людей, и как информационный
процесс, и как отношение людей друг к другу, и как процесс их взаимного влияния друг на
друга, и как процесс взаимного переживания и понимания друг друга. Определение Б.Д. Парыгина ориентирует системное понимание сущности общения, его
многофункциональность и деятельную природу. Системное понимание общения
основано на том факте, что в процессе общения одновременно взаимодействует
множество элементов (составляющих частей), обладающих одним общим
свойством взаимного воздействия друг на
друга. В то же время каждый элемент
имеет свои индивидуальные характеристики, что отражает многофункциональность
процесса общения.
3.
Особенности составления и
оформления документов (на примере
конкретного предприятия)
В данной главе описывается организация ЗАО "Компания
"АБВ", имеющая плохо организованное делопроизводство. Производится
анализ существующего положения дел, и делаются выводы о возможности их
реорганизации.
Схема документооборота в
организации представлена в приложение 1.
В ЗАО "Компания "АБВ" составление и оформление
документации производится децентрализовано. Для изготовления документов
используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные
принтеры Hewlett-Packard LaserJet
и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard
ScanJet.
Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением
ГОСТа 6.38.90 УСД .
Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие
лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов
как "Номер счета в банке", "Дата", "Индекс",
"Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по
ОКУД", "Код организации по ОКПО".
Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации
не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5,
что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто
письмо занимает не более половины листа формата А4. Анализируя методы
составления писем сотрудниками ЗАО "Компания "АБВ", можно
отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в
отделе маркетинга и продаж, а сотрудники предприятия при написании писем
руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.
Так, например, письмо-извещение о получении денег не содержит следующих
реквизитов: "Индекс предприятия связи", "Номер телефона и
факса", "Номер счета в банке", "Дата", "Ссылка на
индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД",
"Код организации по ОКПО". В реквизите "Адресат" не указан
почтовый адрес должностное лицо или отдел, куда направлено письмо. Письмо не
подписано. Отметки об исполнении документа и направлении его в дело нет.
Информационное письмо имеет неправильное расположение реквизитов
"Наименование организации", "Индекс предприятия связи",
"Почтовый и телеграфный адрес", "Номер телефона и факса".
Нет реквизитов "Номер счета в банке", "Код письма по
ОКУД", "Код организации по ОКПО". Неправильно оформлен реквизит
"Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе
документа и направлении документа в дело.
Письмо-просьба имеет неправильное расположение реквизитов "Наименование
организации", "Почтовый и телеграфный адрес", "Номер
телефона и факса". Отсутствуют реквизиты "Индекс предприятия
связи", "Номер счета в банке", "Код письма по ОКУД",
"Код организации по ОКПО". Неправильно оформлены реквизиты
"Адресат" и "Подпись". Нет отметки об исполнении и направлении
документа в дело.
Из организационно-распорядительной документации в ЗАО "Компания
"АБВ" составляются только приказы о командировании , протоколы
собраний дирекции и акты о принятии-сдаче работ .
Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность фирмы не
составляются.
Приказы составляются с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД. В них отсутствуют
реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата",
"Индекс", "Место издания", "Код фирмы",
"Заголовок к тексту", "Отметка о контроле",
"Визы", "Отметка об исполнении документа", "Отметка о
направлении документа в дело". Кроме того, неверно составляется текст
приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для
оформления приказа не используется общий бланк.
Из проведенного анализа следует
- что документы в ЗАО "Компания "АБВ" составляются и
оформляются с нарушением требований ГОСТ;
- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретариат
может осуществлять свою работу;
- следует организовать централизованное оформление документов секретарем,
знающим требования делопроизводства.
В ЗАО "Компания "АБВ" нет ответственного за получение и
учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы
забирают сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее
несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует
регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и
исходящих факсов.
Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не
осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.
Из вышесказанного следует, что в ЗАО "Компания "АБВ" не
соблюдаются требования ГСДОУ, что является нарушением в ведении делопроизводства
на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения
документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы
поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится
сотрудниками в зависимости от их собственных решений.
Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и
передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются,
отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят
устный характер.
В ЗАО "Компания "АБВ" не разработан перечень документов,
подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные
карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с
отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов,
исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков
исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.
Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской
дисциплины на предприятии.
Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного
их исполнения. Передача документов исполнителю никак не оформляется. Отсюда
следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих
документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке
на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и
назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать
обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления
регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения
документов.
Под систематизацией документов понимают:
- организацию централизованного хранения документов (архив предприятия);
- формирования дел документов ;
- построение
информационно-справочного аппарата для их поиска (номенклатуры дел) Такой
аппарат представлен в организации в виде
системного электронного каталога для поиска основных документов. Программа
была разработана работниками отдела компьютеризации и информатизации в
организации.
Хранение документов в ЗАО "Компания "АБВ" осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на
хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не
формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных
правил работы ведомственных архивов" , а именно: документы в дела
формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными
сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.
На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками
хранения. Номенклатура дел не составлена. Таким образом, на предприятии
полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо
разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать
архив предприятия.
4. Протокол
ведения переговоров
Пример протокола ведения
переговоров в организации ОАО «Береза» представлен ниже.
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО «КОМПАНИЯ «АБВ»»
ПРОТОКОЛ № 6
гор. Хабаровск 20 декабря 2004 год
ВЕДЕНИЯ
ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ»
Присутствовали:
- члены
правления: Картошова
В.П., Актимов С.А., Лукяненко
С.А.
- приглашенные: Карпов С.А., Валадина
П.П., Морозов С.С., Картов В.А.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.
Рассмотрение предложения от ЗАО «Техстройсервис» о поставке
товара
2.
Изучение
качественных и количественных характеристик товара
Слушали:
- Петрова А.К. – текст доклада прилагается;
Выступили:
- Иванов Н.П. –
предложения от ЗАО «Техстройсервис»;
- Квасов К.Л. –
описание предлагаемого товара;
Постановили:
- принять предложение о поставке товара
Руководитель
организации В.П.
Картошова
Секретарь С.К.
Кротова
Заключение
В общении при разных ситуациях приходится
взаимодействовать с людьми, которых видишь впервые, и с людьми, которые уже
достаточно хорошо знакомы. Чтобы добиться поставленной цели при ведении
делового разговора, предварительно необходимо
наметить линию правильной коммуникации и средства общения, а для этого
необходимо уметь отслеживать психологическую сторону общения.
Основная часть, ядро, стержень делового общения – переговоры.
Подготовка к переговорам ведется
постоянно, так же как и сами переговоры. Процесс переговоров не прекращается и не начинается,
когда истекает какой- то контракт. Любая информация, касающаяся вашей позиции на переговорах, должна
сохраняться, и необходимо иметь ввиду ее дельнейшее использование. Если вы
знаете, что в течение месяца вам
предстоит оказаться за столом
переговоров с кем- то из оппонентов, как
вы будете готовиться к этой встрече? Как
сможете предвидеть стратегию противоположной стороны и как можно лучше
подготовиться для противодействия? Ответ на этот вопрос непрост, однако,
обобщая, можно ответить одной фразой,
напоминающей о школьных днях: нужно выполнять
свои домашние задания, готовить
домашнюю работу. Как можно тщательней
подготовиться к предстоящим переговорам. Существует масса жизненных
ситуаций, для которых необходима такая
подготовка. Переговоры - одна из таких
ситуаций. Для успешности проведения переговоров требуется самая интенсивная краткосрочная и долгосрочная подготовка и
тренировка.
Самое главное на переговорах - это партнер. Его нужно убедить в принятии
предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.
Переговоры - это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую
базу, поэтому важно найти общий знаменатель для различных интересов партнеров.
Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.
Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать правильно
вопрос и уметь выслушать партнера.
Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как естественное
их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании
договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.
Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному
анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.
Успех переговоров во многом определяется умением задавать вопросы и
получать исчерпывающие ответы на них. Вопросы служат для управления ходом
переговоров и выяснения точки зрения оппонента. Правильная постановка вопросов
способствует принятию нужного вам решения. Успешное ведение деловых бесед и
переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и
принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать
(внимание к чужому мнению), конкретность.
Список литературы
1)
Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учеб. пособ.- М.: Финансы и статистика, 2002.- 456с.
2)
Бухалков М.И. Внутрифирменное
планирование: Учеб. – М.: Инфра- М, 2002. – 392 с.
3)
Ефимова О.В. Финансовый анализ. - 3 изд., переаб., доп. – М.: Бух. учет, 2002. – 351 с.
4)
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред.
В.А. Кудряева. – 2 –е изд., перераб.,
доп. – М.: Инфра- М, 2002. – 592 с.
5)
Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной
деятельности предприятия. – 2-е изд., испр. И доп. –
М.: ИНФРА-М, 2003. – 344 с.
6)
Финансы: Учеб. пособие / Под ред. А.М.
Ковалевой. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 384 с.
7)
Ковалев А.И., Привалов В.П. Анализ финансового
состояния предпрития. – 2 изд., пераб.,
доп. – М.: Центр экономика и маркетинга, 2002. – 188 с.
8)
Кожинов В.Я. Бухгалтерский
учет: Прогнозирование финансового результата: Учебно-
метод. пособ. –М.: Экзамен, 2002. – 319 с.
9)
Кошкина Г.М. Финансы предприятия: Тексты лекций. –
Новосибирск: НГАЭиУ, 2003. – 150 с.
10)
Крейнина М.Н. Финансовый
менеджмент: Задачи, деловые ситуации и тесты. – М.: Дело и сервис, 2002. –
111с.
11)
Любушин Н.П., Лещева В.Б., Дькова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности
предприятия. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2002. –
471 с.
12)
Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К. Коммерческая
деятельность, -М.: ИКЦ. «Маркетинг», 2002.
13)
Финансы: Учеб. пособие / Под ред. А.М. Ковалевой. – М.:
Финансы и статистика, 2003. – 384 с.
Приложение 1
График документооборота ЗАО «Компания «АБВ»
|
График документооборота первичных учётных документов
|
|
|
№ п/п
|
№ формы
|
Наименование
|
Количество экземпляров
|
Периодичность заполнения
|
Периодичность распечатывания
|
Сроки передачи в бухгалтерию другими подразделениями
|
Сроки архивного хранения
|
Справочно
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
9
|
10
|
|
|
ПО учету труда и заработной платы
|
|
|
1
|
Т - 1
|
Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу
|
1
|
Не позднее первого рабочего дня вновь принимаемого работника
|
При составлении
|
3 дня с момента приема - копия
|
75 лет минус возраст
|
Подписанный руководителем организации или
уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку
вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N
Т-2), а в бух
|
|
|
2
|
Т - 2
|
Личная карточка сотрудника
|
1
|
После приёма работника на работу; при наличии изменений
|
При увольнении работника
|
Исполняются и хранятся в отделе Кадров
|
75 лет минус возраст
|
|
|
|
3
|
Т - 3
|
Штатное расписание
|
1
|
Ежегодно не позднее 25 декабря предыдущего года; +
при внесении изменений
|
При составлении
|
Исполняются и хранятся в отделе Кадров
|
75 лет минус возраст
|
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений,
должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах,
надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом
(распоряжением) руководителя организации или уполномо
|
|
|
6
|
Т - 7
|
График отпусков
|
1
|
Ежегодно не позднее 25 декабря предыдущего года
|
При составлении
|
-
|
75 лет минус возраст
|
График отпусков визируется руководителем кадровой
службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным
профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации
или уполномоченным им лицом. При переносе срока о
|
|
|
12
|
Т - 13
|
Табель учёта использования рабочего времени
|
1
|
По окончании отчётного месяца, но не позднее 5-го
числа месяца, следующего за отчётным
|
При составлении
|
не позднее последнего числа отчетного месяца
|
75 лет минус возраст
|
Составляются уполномоченным лицом, подписываются
руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы,
передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о
работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время
|
|
|
14
|
Т - 51
|
Расчётная ведомость
|
1
|
По окончании отчётного месяца, но не позднее 5-го
числа месяца, следующего за отчётным
|
При составлении
|
составляется работниками бухгалтерии
|
75 лет минус возраст
|
|
|
|
15
|
Т - 53
|
Платёжная ведомость
|
1
|
После подготовки соответствующей расчётной ведомости
|
При составлении
|
составляется работниками бухгалтерии
|
75 лет минус возраст
|
|
|
|
По учету продукции
|
|
|
21
|
МХ - 11
|
Акт о приёме - передаче товарно
- материальных ценностей на хранение
|
2
|
При передаче ТМЦ на хранение
|
При составлении
|
3 дня с момента приема ТМЦ
|
5 лет
|
Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором
хранения (на определенный срок и "до востребования").
|
|
|
22
|
МХ - 2
|
Журнал учёта товарно -
материальных ценностей, сданных на хранение
|
1
|
При выставлении Акта по форме № МХ-11
|
При составлении
|
по требованию
|
5 лет
|
Ведется материально ответственным лицом организации -
хранителя на основании данных документов о приеме товарно
- материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно
- материальных ценностей на хранение, их возврат поклажедателю
по истечении срока
|
|
|
23
|
МХ - 3
|
Акт о возврате товарно -
материальных ценностей, сданных на хранение
|
2
|
При приёме ТМЦ, сданных на хранение
|
При составлении
|
по требованию
|
5 лет
|
Составляется материально ответственным лицом
организации - хранителя по истечении срока хранения товарно
- материальных ценностей при возврате их поклажедателю.
Один экземпляр остается в организации - хранителе, второй - передается поклажедателю.
|
|
|
ПО учету денежных расчетов
|
|
|
27
|
КМ - 4
|
Журнал кассира - операциониста
|
1
|
Ежедневно
|
Ежедневно
|
вместе с отчетом кассира-операциониста
|
5 лет
|
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и
скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего)
бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернил
|
|
|
28
|
КМ - 6
|
Справка - отчёт кассира - операциониста
|
1
|
Ежедневно при движении наличных средств (ККМ)
|
При составлении
|
вместе с отчетом кассира-операциониста
|
5 лет
|
Отчет составляет ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает
его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю
организации. В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги
|
|
|
33
|
КС - 6а
|
Журнал учёта выполненных работ
|
1 (по каждому объекту)
|
по мере выполнения работ ежедневно
|
по мере необходимости
|
по требованию
|
5 лет
|
Журнал учета выполненных работ ведет исполнитель работ
по каждому объекту строительства на основании замеров выполненных работ и
единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ.
Затраты по строке "Накладные и прочие расходы"
|
|
|
По учету кассовых операций
|
|
|
39
|
КО - 1
|
Приходный кассовый ордер
|
1
|
Ежедневно при движении наличных средств по кассе
|
При составлении
|
На следующий день после проведения, вместе с отчетом кассара
|
5 лет
|
Приходный кассовый ордер выписывается работником
бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это
уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным
бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром
|
|
|
40
|
КО - 2
|
Расходный кассовый ордер
|
1
|
При составлении (ведется в бухгалтерии)
|
5 лет
|
Выписывается работником бухгалтерии, подписывается
руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это
уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных
кассовых документов (форма N КО-3). В тех случаях, когда на при
|
|
|
41
|
КО - 3
|
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров
|
1
|
По итогам года
|
5 лет
|
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных
(рас четно - платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к
ней платежей, регистрируются после их выдачи.
|
|
|
42
|
КО - 4
|
Кассовая книга
|
1
|
Ежедневно; + по итогам месяца; + по итогам года
|
5 лет
|
Кассовая книга должна быть пронумерована,
прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись
"В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее
количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями
|
|
|
43
|
КО - 5
|
Книга учёта выданных и принятых кассиром денежных
средств
|
1
|
По итогам года
|
5 лет
|
Применяется для учета денег, выданных кассиром из
кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также
учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
|
|
|
По учету основных средств и нематериальных активов
|
|
|
67
|
ОС - 1
|
Акт (накладная) приёмки - передачи основных средств
|
2
|
при любом перемещении ОС
|
при составлении
|
3 дня с момента утверждения
|
10 лет
|
|
|
|
68
|
ОС - 3
|
Акт приёмки - сдачи отремонтированных,
реконструированных и модернизированных объектов
|
2
|
при любом перемещении ОС
|
3 дня с момента утверждения (ведется пообъектно)
|
10 лет
|
Акт, подписанный работником структурного
подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и
представителем организации, производившего ремонт, реконструкцию и модернизацию,
сдают в бухгалтерию организации. Акт подписывается главным б
|
|
|
69
|
ОС - 4
|
Акт на списание основных средств
|
2
|
при любом перемещении ОС
|
3 дня с момента утверждения
|
10 лет
|
Акт подписывается членами комиссии, утверждается
руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр
акта передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за
сохранность основных средств, и является основанием
|
|
|
70
|
ОС - 4а
|
Акт на списание автотранспортных средств
|
2
|
при любом перемещении автотранспортных средств
|
3 дня с момента утверждения
|
10 лет
|
Акт составляется и подписывается членами комиссии,
назначенной руководителем организации, утверждается руководителем организации
или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр, с документом, подтверждающим
снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерии
|
|
|
Расчетные документы
|
|
|
88
|
0401060
|
Платёжное поручение
|
3
|
по мере необходимости
|
при составлении
|
составляется бухгалтером финансовой службы
|
5 лет с момента составления
|
|
|
|
89
|
0401063
|
Аккредитив
|
4
|
по мере необходимости в случае прямого указания на
данный вид расчетов в договоре
|
при составлении
|
составляется бухгалтером финансовой службы
|
5 лет с момента составления
|
|
|
|
90
|
0401061
|
Платёжное требование
|
3
|
по мере необходимости в случае прямого указания на
данный вид расчетов в договоре
|
при составлении
|
составляется бухгалтером финансовой службы
|
5 лет с момента составления
|
|
|
|
91
|
0401071
|
Инкассовое поручение
|
3
|
по мере необходимости в случае прямого указания на
данный вид расчетов в договоре
|
при составлении
|
составляется бухгалтером финансовой службы
|
5 лет с момента составления
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|