Липецк

2009 г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Основные компоненты СААД……………………………………………........4

2. Функциональная структура подсистемы СААД при проведении аудиторской проверки и выполнении услуг, сопутствующих аудиту………...6

3. Практические подходы к автоматизации аудиторской деятельности……..18

Заключение……………………………………………………………………….26

Список литературы………………………………………………………………27

Введение

Аудиторская деятельность в России за сравнительно короткий срок прошла этап становления и продолжает развиваться. Выраженное неза­висимым аудитором мнение о достоверности информации, отражаемой в бухгалтерской и налоговой отчетности, позволяет заинтересованным пользователям с большей уверенностью использовать эту информацию при принятии управленческих решений, что снижает предприниматель­ские риски. Кроме того, консультируя работников предприятий, помо­гая им устранять недостатки в ведении учета и составлении отчетности, аудиторские организации (аудиторы) способствуют повышению уровня бухгалтерского и налогового учета в целом.

Аудиторы в своей деятельности в основном имеют дело с автомати­зированными системами бухгалтерского и налогового учета, в которых широко используются персональные компьютеры. Применение компь­ютерной техники значительно повышает эффективность деятельности учетного персонала, точность выполняемых расчетов, связанных с формированием регистров учета и отчетной документации, снижает трудозатраты при ведении бухгалтерского и налогового учета. Приме­нение компьютеров в учете имеет особенности формирования бухгал­терской отчетности, которые необходимо учитывать при планировании и проведении аудита. Поэтому компьютеризация бухгалтерского и на­логового учета, создание и внедрение автоматизированных систем бух­галтерского учета требуют адекватных подходов со стороны аудиторов.

Данная работа посвящена методологическим вопросам применения информационных технологий в аудиторской деятельности. Приведены основные компоненты СААД, ее функциональная структура, описаны задачи основных подсистем.

1. Основные компоненты СААД

В последние годы на рынке прикладных программ появились программные продукты, позволяющие аудиторам активно исполь­зовать возможности компьютеров в своей работе. Первыми появи­лись программы, обеспечивающие документирование аудита в соот­ветствии с требованиями федерального правила (стандарта) «Доку­ментирование аудита», затем программы, решающие полный цикл задач по проведению аудиторской проверки на всех этапах — от подготовки и планирования аудита до формирования аудиторского заключения. Разработчики прикладных программ для аудиторов работают над созданием автоматизированных систем, позволяющих не только выполнять все этапы аудиторской проверки, но и обеспе­чивающих руководителям аудиторских фирм возможность осущест­влять полный контроль над деятельностью своей организации, ее отдельных подразделений и сотрудников, повысить оперативность, оптимизировать процесс принятия управленческих решений, ра­ционально планировать ресурсы компании и многое другое.

При разработке комплексной системы автоматизации аудиторской деятельности (СААД) необходимо учесть необходимые условия для практического решения всех стоящих перед ней задач. СААД включает две основные подсистемы: функциональную и обеспечивающую.

Функциональная подсистема должна включать комплекс функ­ций, задач, подзадач, процедур. Обеспечивающая подсистема вклю­чает следующие компоненты: информационное, техническое, мате­матическое, программное, технологическое, организационное, пра­вовое, эргономическое обеспечение.

Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное (документы и справочники) и базы данных (на машинных носите­лях). Первое включает нормативно-законодательную базу как бух­галтерской, так и аудиторской деятельности, методические мате­риалы, всю первичную и отчетную документацию, если она предос­тавляется на бумажных носителях. Второе включает всю информа­цию, предоставляемую экономическим субъектом на машинных но­сителях, и ту, которая, хранится и формируется в базе данных СААД.

Техническое обеспечение включает комплекс вычислительной и организационной техники, средства обработки, передачи и вывода информации, используемые в АСБУ и в СААД.

Математическое обеспечение представляет совокупность алго­ритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение, корректировку информации, формирование результативной информации, обеспе­чение защиты информации. Кроме того, математическое обеспече­ние включает различные алгоритмы расчетов, связанных с анализом бухгалтерской информации, организацией аудиторских выборок и обработкой данных выборочного контроля, построением рабочих таблиц, графиков и т.д.

Программное обеспечение включает операционную систему и пакеты прикладных программ, реализующие алгоритмы обработки информации в широком смысле слова.

Технологическое обеспечение — описание технологии обработки информации (ввода, преобразования, вывода, хранения, защиты), т.е. подробные инструкции пользователям или специалистам, рабо­тающим в системе.

Организационное обеспечение — комплекс документов, регла­ментирующих работу специалистов, выполняющих всю работу по обработке информации, а также определяющих взаимосвязь как специалистов различных подразделений, так и аудиторов и предста­вителей экономического субъекта.

Правовое обеспечение — комплекс документов, определяющих права и обязанности аудиторов и представителей экономических субъектов, участвующих в процессе работы комплекса.

Эргономическое обеспечение — комплекс мероприятий по орга­низации современных рабочих мест, комфорта для работы специа­листов аудиторских организаций.

При проектировании и реализации любой из задач, образующих функциональную структуру СААД, необходимо реализовать каждую из перечисленных компонент. Каждая из этих компонент имеет определенное значение и является обязательной, но по значимости наиболее ответственным сложным и трудоемким является создание информационного, математического, алгоритмического, программ­ного и технологического обеспечения процесса решения информа­ционных задач.

Программное и технологическое обеспечение носит специфиче­ский характер, отражающий навыки и уровень квалификации раз­работчиков, реализующих алгоритмы решения информационных задач в форме интерфейса оператора и компьютера. В данной рабо­те программирование не будет предметом нашего рассмотрения, основное внимание будет уделено анализу состава и содержания информационных задач, решаемых в системе.

Что касается таких компонентов, как техническое, организацион­ное, эргономическое обеспечение, то применительно к СААД они практически не имеют особенностей, отличающих их от других инфор­мационных систем, и поэтому не требуют подробного рассмотрения.

2. Функциональная структура подсистемы СААД при проведении аудиторской проверки и выполнении услуг, сопутствующих аудиту

Аудиторская деятельность включает предпринимательскую дея­тельность по проведению аудита финансовой (бухгалтерской) от­четности и оказанию услуг, сопутствующих аудиту. Следовательно, СААД включает функциональные задачи по проведению аудита и по оказанию сопутствующих аудиту услуг.

Функциональная структура (рис. 1) подсистемы СААД в части проведения аудита должна отражать, во-первых, основные этапы аудита, а во-вторых, специфику аудита как проверки информаци­онной системы бухгалтерского учета.

Обычно выделяют три основных этапа аудита: подготовка, про­ведение и оформление результатов аудита. Для каждого этапа ха­рактерны определенные задачи.

Этап подготовки включает следующие задачи:

•  предварительное ознакомление с особенностями экономиче­ского субъекта (виды деятельности, состав покупателей и за­казчиков, поставщиков и подрядчиков; организация бухгал­терского и налогового учета; организация системы внутренне­го контроля);

•  юридическое оформление договорных отношений с экономи­ческим субъектом (письмо о согласии на проведение аудита, заключение договора на проведение проверки);

•  планирование аудиторской проверки (определение уровня су­щественности; оценка составляющих аудиторского риска; оп­ределение  состава   объектов  проверки;   формирование   про­граммы проверки; формирование заданий аудиторам).

Основной этап — аудиторская проверка — представляет собой выполнение аудиторами соответствующих заданий.

Рис. 1. Блок-схема функциональной структуры СААД в части проведения аудиторской проверки

Часть этих заданий может выполняться параллельно, одновре­менно несколькими исполнителями. Это проверки отдельных раз­делов учета и синтетических счетов, начиная с проверки наличия и оформления первичных документов, формирования бухгалтерских записей до получения соответствующих регистров учета и показате­лей отчетности, проверка содержания применяемых методик полу­чения расчетных показателей.

Определенные аудиторские задания могут выполняться только после получения результатов выполнения предыдущих заданий. Так, проверить достоверность расчетных показателей, получаемых на основании данных регистров бухгалтерского или налогового уче­та, можно только после проверки достоверности этих регистров.

Проверку достоверности финансовых результатов можно выполнить только после определения достоверности используемых для этого сумм доходов, расходов и соответствующих налогов.

На заключительном этапе аудитор окончательно оформляет письменную информацию о результатах проверки, проводит анализ этих результатов, оценку существенности выявленных искажений, формирует аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности и юридически оформляет завершение работы по договору. Таким образом, заключительный этап содержит следующие задачи:

1)  формирование письменной информации об аудиторской про­верке (редактирование отчетов аудиторов, проверявших отдельные участки учета, обобщение информации, обсуждение с руководством экономического субъекта результатов проверки и утверждение отчета);

2)  оформление аудиторского заключения (оценка существенно­сти неисправленных искажений финансовой отчетности, определе­ние вида, печать и утверждение аудиторского заключения);

3)   юридическое  оформление  окончания  работы  по договору (подписание акта приемки-передачи и оформление счета-фактуры на выполненные аудиторские услуги).

Функциональная структура СААД в части аудита (контроля) имеет прямую связь с функционированием АСБУ, которая является объектом аудиторской проверки.

Основная цель аудита (контроля) — проверить правильность ра­боты АСБУ, функции которой можно представить как определен­ную последовательность преобразований информации, представ­ленную на рис. 2.

Системный подход требует точного определения границ изучае­мой системы, ее элементов и связей между ними.

Рис. 2. АСБУ как информационная система:

П0, П1, П2, П3, П4 – операторы преобразования информации;

МПД – множество первичных документов;

ЖБП – массив-журнал бухгалтерских проводок;

РБУ, РНУ – регистры бухгалтерского, налогового учета;

ОП – оценочные показатели;

ОНД – формы отчетности, налоговые декларации.

Как видно из рис. 2, обработка информации в АСБУ включает определенный набор операторов. Нулевым, не входящим в функ­циональную структуру АСБУ является преобразование ПО — фор­мирование на складах, в производственных и финансовых подраз­делениях первичных учетных документов, множество которых пред­ставляет собой отображение всей финансово-хозяйственной дея­тельности экономического субъекта: от получения ресурсов, услуг и расчетов с поставщиками и подрядчиками до отгрузки товаров, продукции, услуг и расчетов с покупателями, заказчиками, бюдже­том и внебюджетными фондами. Достоверность этих документов должна обеспечивать система внутреннего контроля, качество кото­рой должен оценить аудитор.

Если аудитор не уверен в достоверности содержания первичных документов, то ему необходимо проанализировать их содержание для доказательства наличия или отсутствия фактов мошенничества, хищений и приписок. Такого рода проверки требует нестандартных подходов, примеров, перевесов, анализа соответствия расходов тех­нологически обоснованным нормативам.

Рассмотрим возможность применения компьютера для проверки правильности работы информационной системы, входом которой являются учетные первичные документы, а выходом — формы бух­галтерской отчетности и налоговые декларации. При таком подходе правильность выполнения преобразования ПО ставится под сомне­ние только в смысле соответствия форм первичных документов требованиям к их оформлению. Бухгалтеры работают с первичными документами, и проверка правильности их оформления является начальной функцией бухгалтерии, а следовательно, объектом про­верки аудитора. Таким образом, при аудите в среде АСБУ к объек­там проверки относятся:

• полнота и правильность оформления исходной информации (МПД);

•  правильность преобразования Ш: МПД → ЖБП;

•  правильность преобразования П2: ЖБП → РБУ;

•  правильность расчета и учета оценочных расчетных показате­лей ПЗ: РБУ -> ОП -» ЖБП;

•  правильность преобразования П4: РБУ → ОНД.

Оператор ПО представляет собой продукт деятельности сотруд­ников, занятых в процессе производства и сбыта продукции (работ, услуг), т.е. сотрудников, которые заполняют, печатают, оформляют всевозможные документы: накладные, акты, ведомости, счета, сче­та-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, договоры, письма.

Выдача и получение наличных денег из кассы, расходование и приходование безналичных денежных средств и сопровождающие их выписка приходных и расходных кассовых ордеров, заполнение платежных поручений не являются функцией бухгалтерии, а пред­ставляют собой хозяйственные операции, образуя замкнутый цикл хозяйственной деятельности (деньги — товар — деньги). По сути дела, кассир выполняет функции кладовщика, хранящего специфи­ческие материальные ценности. Таким же хранилищем средств яв­ляется коммерческий банк. Поэтому кассовые и банковские доку­менты следует считать входящими в рассматриваемой системе.

Большое количество документов приходит в бухгалтерию от контрагентов. При этом, как правило, такие документы вначале попадают в другие подразделения, затем в бухгалтерию и после об­работки — в архив.

Традиционно сложившаяся организация работы с документами в современной бухгалтерии, где бухгалтер, ведущий учет кассовых операций, является одновременно и кассиром, а бухгалтер, ведущий учет расчетов с подотчетными лицами, сам оформляет авансовые отчеты, не может рассматриваться как нормальная и свидетельству­ет о совмещении исполнительских и контрольных функций. В це­лях формализации постановки задачи и выделения функций, дейст­вительно относящихся к ведению бухгалтерии, первичными доку­ментами будем считать такие, которые отражают факты хозяйст­венной деятельности от получения и оплаты входящего потока ма­териальных ценностей и услуг до передачи права собственности и оплаты.

Входящие в бухгалтерию документы разделяются на поступаю­щие из подразделений предприятия (расходные и приходные кассо­вые ордера, выписанные платежные поручения, приемные наклад­ные, лимитно-заборные карты, расходные ордера, акты о вводе в эксплуатацию объектов, счета-фактуры выписанные и т.д.) и посту­пающие извне (платежные поручения покупателей, счета поставщи­ков, счета-фактуры поставщиков, акты приемки-передачи и т.д.).

Работа системы внутреннего контроля оформления каждой группы документов имеет свою специфику. Так, документы, посту­пающие извне или отправляемые во внешнюю среду, подвержены наименьшему риску с точки зрения их оформления, поскольку про­ходят несколько точек контроля: в организации-контрагенте, в под­разделении, принимающем или отправляющем документ, в бухгал­терии, где этот документ окончательно учитывается. Например, то­варно-транспортная накладная на поступающие материальные цен­ности оформляется поставщиком, проверяется кладовщиком склада и, наконец, бухгалтером. Платежное поручение, кроме всего проче­го, контролируется банком, проводящим операцию.

Наибольшее количество ошибок, включая некачественное оформление документации, относится к документам, поступающим в бухгалтерию из внутренних служб предприятия, особенно при заполнении их от руки и плохой организации системы внутреннего контроля. Поэтому проверка подобного рода документов является обязательной и трудоемкой работой.

Первичные учетные документы группируются, поступают и хра­нятся в соответствии со сложившейся организацией бухгалтерского учета и распределением обязанностей между сотрудниками бухгал­терии. Традиционно такое распределение соответствует объектам учета, предусмотренным статьями бухгалтерского баланса (ф.1): оборотные и внеоборотные активы, собственный капитал, долго­срочные и краткосрочные обязательства с той или иной степенью детализации.

На каждом участке учета обрабатывается определенный состав входящих первичных документов, и поэтому аудиторы обычно ор­ганизуют проверку также по участкам учета. В ходе этой проверки аудитор совмещает проверку юридической силы первичных доку­ментов, оформления первичных документов и правильности отраже­ния содержания этих документов и отражающих их бухгалтерских записей, формирования проводок по бухгалтерским счетам.

Таким образом, проверку оформления первичных документов, их полноты и большую часть процедур проверки правильности формирования бухгалтерских проводок (оператора П1) удобнее вы­полнять, проверяя отдельные участки учета.

В АСБУ центры ввода и обработки данных первичных докумен­тов могут быть объединены в общую сеть с выходом на единый массив бухгалтерских записей. В этом случае любая корректировка вводимой информации на участке учета отражается в сводном жур­нале бухгалтерских проводок (ЖБП). Такая конфигурация наиболее благоприятна для аудитора. Возможны случаи, когда в нескольких центрах вводятся и обрабатываются первичные документы одного или нескольких участков учета и полный журнал бухгалтерских проводок физически составляется с использованием машиночитае­мых носителей — дисков, с которых считывается информация, сформированная на отдельных участках. Эта информация может быть точным повторением всех бухгалтерских записей (проводок) или содержит только итоговые суммы по всем группам однотипных корреспонденции счетов.

В такой ситуации проверка усложняется тем, что аудитор дол­жен убедиться в наличии адекватных организационных мероприя­тий, обеспечивающих координацию действий сотрудников, которые обрабатывают первичные документы в разделенных центрах, и со­трудников, работающих с информацией сводного ЖБП. У каждого из них может появиться необходимость корректировки ранее вве­денной информации, и в силу ее физического разделения такие корректировки могут быть «потеряны» либо на участке учета, либо в сводном учете. Поэтому необходимо предусмотреть процедуру проверки координации сбора информации в единый ЖБП.

Условно будем считать, что преобразование П1: МПД → ЖБП подразумевает работу персонала по обработке первичных учетных документов, поступающих на отдельные участки учета. Соответст­венно формируемые при этом бухгалтерские записи будем называть элементарными, или первичными, бухгалтерскими проводками в отличие от производных, которые являются результатом дополни­тельных бухгалтерских расчетов. Информация, имеющаяся в ЖБП, является основной для формирования различных регистров учета и специальных бухгалтерских расчетов оценочных расчетных показа­телей.

В АСБУ предусмотрено накопление информации и автоматиче­ское составление различных регистров бухгалтерского и налогового учета за любой отчетный период, т.е. преобразование П2: ЖБП → РБУ выполняется автоматически. Для получения регистров учета в базе данных системы хранятся остатки по аналитическим счетам рабоче­го плана счетов на заранее известную дату, начиная с которой ве­дутся записи о бухгалтерских проводках (дата возникновения явля­ется одним из признаков каждой записи). Проверка правильности преобразования П2 предусматривает проверку верности работы мо­дуля программы, рассчитывающего и формирующего все преду­смотренные регистры синтетического и аналитического учета на основании данных двух массивов: массива остатков по счетам и журнала бухгалтерских проводок.

На основании информации регистров учета в бухгалтерии вы­полняются необходимые расчеты, составляются специальные бух­галтерские справки, содержащие оценочные расчетные показатели, т.е. выполняется преобразование ПЗ: РБУ → ОП. Многие из них порождают производные бухгалтерские проводки, также попадающие в ЖБП. Особое место в составе обрабатываемых документов занимают бухгалтерские справки, отражающие формирование оце­ночных значений используемых в бухгалтерии показателей, напри­мер суммы начисляемых налогов, незавершенного производства, себестоимости продукции, амортизационных отчислений и т.д. С од­ной стороны они являются производными, а с другой — входными для ввода в ЖБП сформированных в процессе расчетов (производ­ных) бухгалтерских проводок. Бухгалтерские справки служат для внутреннего пользования и имеют произвольную форму в отличие от регламентированных документов форм бухгалтерской отчетности.

Сами расчеты оценочных показателей выполняются по алго­ритмам, разрабатываемым в бухгалтерии и отражающим специфику экономического субъекта. Поэтому аудитор должен прежде всего проверить алгоритмы расчетов оценочных показателей, удостове­риться в правильности результатов счета. Если расчеты выполня­ются с использованием, специальных программных модулей, необ­ходимо протестировать их работу. Наконец, суммы оценочных рас­четных показателей учитываются в учете записями в ЖБП, правиль­ность их отражения также необходимо проверить аудитору.

Создаваемая в бухгалтерии документация либо служит для внут­реннего использования (справки-расчеты, регистры учета), либо отправляется во внешнюю среду (индивидуальная бухгалтерская отчетность, налоговые декларации и т.д.).

Во многих АСБУ предусмотрено автоматическое получение форм индивидуальной бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Основным условием автоматизации преобразования П4: РБУ, РНУ → ОНД является такая организация аналитического учета по счетам бухгалтерского учета, при которой можно получить все пока­затели форм индивидуальной отчетности и налоговых деклараций, группируя данные регистров учета. Если бухгалтеру не приходится выполнять собственные расчеты для получения отчетных показателей вручную, то отчетность может быть сформирована автоматически.

Если отчетность формируется автоматически, аудитору необхо­димо проверить методику формирования документов, ее соответствие нормативным требованиям и убедиться в том, что отчетность соот­ветствует ее предпосылкам, содержащимся в регистрах учета, вы­полнить тестирование работы используемого программного средства. Даже при автоматическом формировании документов искажения могут возникнуть в результате ручной корректировки.

Если составление форм отчетности и налоговых деклараций представляет собой человеко-машинную процедуру, т.е. человек участвует в расчетах и дополнительном вводе информации, аудитор может просто проверить выполненные расчеты и заполнение отчет­ных форм, используя регистры учета, мнение о достоверности кото­рых у него уже сложилось.

Основные виды услуг, сопутствующих аудиту, определены в ст. 1 Федерального закона «Об аудиторской деятельности» № 119-ФЗ. Сопутствующие услуги в основном делятся на следующие виды:

•  анализ деятельности администрации,  оптимальности прини­маемых управленческих решений и результатов финансово-производственной деятельности предприятия, т.е. финансово­го состояния экономического субъекта;

•  выполнение консультационных услуг, состав которых отражает все многообразие проблем, с которыми сталкиваются как собственни­ки, руководство, так и подразделения, осуществляющие все функ­ции информационного обеспечения управленческих решений — подсистемы учета, контроля, анализа, планирования и т.д.;

• организация, совершенствование, ведение учета. Блок-схема функционирования подсистемы СААД в части выпол­нения основных услуг, сопутствующих аудиту представлена на рис. 3.

Рис. 3. Функциональная структура подсистемы СААД в части выполнения услуг, сопутствующих аудиту