Термин «документационное обеспечение управления» под­черкивает информационно-технологическую составляющую в со­временной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информа­ционное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи инфор­мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче­скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен­ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией[1].

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информа­ции, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации -книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по призна­кам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документа­ции, видов и разновидностей документов, а используется эмпиричес­ки сложившееся разделение документов на системы документации Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, про­изводственные и др. Именно управленческие документы, обеспе­чиваю г управляемость объектов в рамках как государства, так и от­дельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

отчетная документация;

договорная документация;

документация по обеспечению кадрами (поличному составу);

документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

документация по документационному и информационному обес­печению деятельности учреждения;

документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении - сис­тема медицинской документации, и вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характе­ризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечи­вают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документо­оборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Таким образом, роль делопроизводства в обеспечении деятельности предприятий очень высока. Делопроизводство обеспечивает функционирование как предприятие в целом, так и работу каждого отдела и подразделения в отдельности, кроме того путем составления единообразных документов представляет предприятие во внешних отношениях с другими организациями и  предприятиями.

2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.

Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах - любой объект, внесенный в память системы.

Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое поручало Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов разработку ЕГСД[2].

Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 г. «Материа­лов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоиедения и архивного дела (ВНИИДАД), кото­рому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970 г. - про­ект Основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институт государства и пра­ва Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки п сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и тех­нике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организаци­ям для применения.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и пред­ложили оптимальную технологию выполнения управленческих опе­раций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомен­дации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повыси­ла общую культуру управления, содействовала улучшению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Но новые информационные тех­нологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел был отчасти восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой редак­ции — Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией ГАУ в 1988 г.[3]

3. Организация документооборота на предприятии

По определению, документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до за­вершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы (вопросы регистрации документов выделены в самостоятельный раздел):

1) экспедиционная обработка документов, поступающих в органи­зацию

Корреспонденция, доставляемая курь­ерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания пол­ноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудника­ми организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа - зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

При получении корреспонденции, прежде всего, должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Оши­бочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть от­правлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов.

2) предварительное рассмотрение документов службой ДОУ:

Предварительное рассмотрение поручается достаточна опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня долж­ностных лиц и их обязанностей; технологических графических cxем последовательности экспедиционной обработки и распределением различных поступающих документов и т. д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

важность его содержания;

сложность и новизна поставленных вопросов;

авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общеественной организации в жизни общества;

реальная срочность исполнения документа;

вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

После введения в информационно-поисковую систему всех не­обходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких ис­полнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей. Необходи­мость размножения документа для его исполнения и количество ко­пий определяется лицом, организующим исполнение.

3) организация рационального движения документов внутри организации:

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, на пример через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространении в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообраз­ны разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должност­ных лиц и даже часы приема поданному вопросу.

4) экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов:

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с дейст­вующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна про­водиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Обязатель­ная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практиком делопроизводства и научной организации труда, например:

исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

параллельное выполнение различных операций в целях сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу документационного обеспечения с помощью регистрацион­ных карточек, бездокументными способами, исключающими возврат­ное движение самих документов;

необходимость предусмотрения всех возможных вариантов дви­жения документов.

Вычленение из системы документооборота конкретных технологических операций может осуществляться только на основе анализа его структуры. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, поскольку только в таком слу­чае оно может получить реальное применение.

4. Характеристика конкретного предприятия (учреждения)

Туристическая фирма ООО «Восток-тур» находится в городе Хабаровске учреждена в 1997 году в настоящее время в фирме работают 9 человек.

В связи с тем, что деятельности фирмы связана с туризмом как внутри страны, так и за рубежом то делопроизводству отводится особое место. От качества документов напрямую зависит будущее компании.

Делопроизводство в фирме ведут два работника это секретарь и коммерческий директор.

Секретарь занят внутренним делопроизводством сюда включено:

1.                          Кадровое делопроизводство (подготовка приказов о приеме на работу, увольнении, отпуске и др., ведение личных  дел работников);

2.                          Обеспечение функционирования офиса (первичная обработка корреспонденции, ведение журналов входящих и исходящих документов)

3.                          Обеспечение деятельности руководителя (планирование рабочего дня директора, подготовка деловой переписки и др.)

4.                          Хранение документов подлежащих временному и постоянному хранению, составление номенклатуры дел.

Коммерческий директор в связи с тем, что фирма небольшая по  мимо своих основных функций выполняет еще некоторые функции делопроизводителя по отдельным направлениям работы. Это, прежде всего подготовка документов для работы с иностранными и российскими партнерами (курорты, дома отдыха, гостиницы, развлекательные центры, аэропорты и т.д.), ведение деловой переписки по вопросам предоставления виз, бронирования номеров гостиниц и др. Коммерческий директор тесно взаимодействует с бухгалтером вопросам оформления финансовых документов и юристом по вопросам подготовки договоров с клиентами и партнерами по бизнесу.

5. Состояние делопроизводства и организация труда делопроизводственного персонала

Организация рабочего места делопроизводственного персонала — это система мероприятий по осна­щению рабочего места средствами и предметами труда. Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи делопроизводственного персонала в процессе труда.

В инструкции по делопроизводству может быть представлена схема рабочего места делопроизводственного персонала, дан перечень средств труда, которыми пользуется работник отдела делопроизводства[4].

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе делопроизводственного персонала:

средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляюшие машины, конвертовскрываюшее и резательное оборудова­ние, адресовальное и штемпельное оборудование, машина для уничтожения документов);

средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

копировальные средства и аппараты;

офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне авто­матизации работы делопроизводственного персонала.

Из средств составления и изготовления текстовых документов все чаще используется компьютер, даже при очень небольшом докумен­тообороте. Созданные с его помощью документы имеют более привле­кательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

6. Правила оформления реквизита «гриф ограничения доступа к документу»

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведе­ний, подлежащих включению в будущий документ, — первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы[5].

Основу присвоения документу грифа конфиденциальности должен составлять: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов фирмы. Система грифирования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документу и (или) сопроводительном письме к нему.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпри­нимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальной информации:

первый, массовый уровень — грифы «Конфиденциально», «Кон­фиденциальная информация». Не следует ставить гриф «Коммерчес­кая тайна», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу;

второй уровень (достаточно редкий) - грифы «Строго конфи­денциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфи­денциально. Особый контроль»; они присваиваются документу лич­но первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение документов с грифом второго уровня также организуется первым руководителем с возможным привлече­нием руководителя службы КД.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования».

Написание грифа ограничения доступа, указываемого на доку­менте, не сокращается. Под обозначением грифа указываются номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его сня­тия. Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в пра­вом верхнем углу. На электронных документах и документах, запи­санных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограни­чительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциального документа к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например № 45к,  56ск, 97дсп.