Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:

1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.

4. Документ должен быть составлен в установленной форме.

5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен[1].

Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно - значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т.д.).

Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

Таким образом, делопроизводство играет важную роль в обеспечении деятельности предприятия.

2. Единая государственная система делопроизводства                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

Конечно же, за прошедшие с тех пор без малого тридцать лет многое изменилось. Широкое внедрение компьютерных технологий во многом изменило традиционные представления о документационных процессах. Однако целый ряд рекомендаций, заложенных в ЕГСД, может быть использован и в настоящее время. Это связано с тем, что, по сути, технологическая цепочка обработки документации не меняется, и в ЕГСД дается ее очень подробное описание, что, кстати, не характерно для многих более поздних методических изданий.

Что же собой представляет Единая государственная система делопроизводства, и какие нормы, правила и рекомендации можно использовать при работе с документами в настоящее время?

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: Унификация и стандартизация документов; Рациональная организация документооборота; Организация труда делопроизводственного персонала; Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства[2].

Вначале кратко остановимся на трех из названных групп вопросов, а именно на тех, подходы к которым в настоящее время существенно изменились. Это означает, что использовать рекомендации ЕГСД по этим вопросам в основном нельзя, так как многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства.

Первая группа состоит из раздела “Подготовка служебных документов”. В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях. В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Следует сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях.

В раздел включены также нормы по составлению и оформлению управленческих документов. Однако именно этот раздел в настоящее время не может быть использован, так как нормы были изложены в соответствии с требованиями государственных стандартов ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. Как известно, с тех пор государственные стандарты дважды перерабатывались. В настоящее время при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями).

Следующее направление – “Основы организация труда делопроизводственного персонала” включает следующие вопросы: общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб; структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения; должностной и численный состав делопроизводственного персонала; нормирование делопроизводственных работ; основные требования к оборудованию рабочих мест; условия труда работников делопроизводства.

Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла. Уже с 1980 года в крупных министерства и ведомствах начинают создаваться управления делами. Расширились функции служб делопроизводства. Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом – Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.

Что касается рекомендаций, включенных в раздел “Механизация делопроизводственных процессов”, то их использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели. Темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.

Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:

1. Организация документооборота; 2. Регистрация документов; 3. Контроль за исполнением документов; 4. Составление номенклатуры дел и формирование дел; 5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В разделе “Организация документооборота” сформулированы принципы (основные требования) организации движения документов в учреждении и на предприятии, которые лежат в основе действия и современных систем: прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться; следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов; необходимо добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Таким образом, содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.

Следующий раздел - “Регистрация документов”. В нем сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас – однократность.

Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. На этой же основе достигается и единство построения справочной системы. Другими словами, единая регистрационно-контрольная карточка была спроектирована таким образом, что могла быть использована для регистрации документов, их учета, контроля исполнения и поиска документной информации. При этом строго соблюдался основной принцип регистрации. Форма карточки была разработана как типовая, ЕГСД закрепляла ее размеры, состав реквизитов и зоны их расположения.

Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной, вполне может служить основой для разработки системы регистрации документов предприятия при использовании как традиционной, так и автоматизированной технологии ДОУ. Кстати многие организации и предприятия сейчас используют регистрационно-контрольную карточку, рекомендуемую ЕГСД, так как она содержит необходимые реквизиты для регистрации документов.

“Контроль исполнения документов”. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.

Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии.

Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД “Составление номенклатур дел и формирование дел”, заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.

Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение. В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)

Такое же широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранению и использованию”. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует. В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).

Помощь в работе секретарей по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел.

Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений: Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.

Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.

Таким образом, Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. На наш взгляд, при решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время[3].

3.Организация документооборота на предприятии

Организация работы с документами (документооборот) – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания до момента их уничтожения или передачи в архив).

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную папку.

Определяют три основные группы документов:

1.          Входящие документы – это поступающие в отдел документационного обеспечения из внешних организаций.

2.                Исходящие документы – это поступающие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

3.          Внутренние документы.

Этапы обработки входящих документов включают: Первичная обработка Предварительное рассмотрение; Регистрация; Рассмотрение документов руководством; Направление на исполнение; Контроль исполнения; Исполнение документов; Подшивка документов в дела;

Обработка отправляемых документов содержит: Составление проекта документа исполнителя; Согласование проекта документа; Проверка правильности оформления; Подписание документа руководителем; Регистрация документа; Отправка документа адресату; Подшивка второго экземпляра (копии) в дело; 8. Использование в справочно-информационной работе (от 1-3) и определение дальнейшего срока хранения.

Работа с внутренними документами.

Они составляются, оформляются в рамках самой организации, не выходя за ее пределы. Порядок работы такой же как с исходящими документами и дополнительно.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и представление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или в памяти ПК

1.          Централизованная форма – это все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником

2.                Децентрализованное – предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения

3.                Смешанное – это когда одна часть документа регулируется централизованно, а другая децентрализованно

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это список заголовков дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в делав, их учета. В номенклатуру включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Формирование и оформление дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела.

При формировании используются следующие признаки:

Номинальный – название разновидности документов (приказы, протоколы)

Предметно-вопросный признак – это содержание документов (сводки, докладные записки)

Авторский – это группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский – в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический – позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак – это группировка в дела документов одного пе5риода. При формировании необходимо соблюдать следующие требования:

1.     В дела помещаются документы, работа с которыми проведена.

2.     Документы являются подлинниками или заверенными копиями

3.     Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

4.     Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

5.      В дело помещается один экземпляр документов

6.     Документ должен быть правильно оформлен

7.     В дело формируются документы одного дела.

8.     Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или нумерационной[4].

4. Характеристика конкретного  предприятия

Полное фирменное наименование: открытое акционерное общество “Кировский шинный завод”.

Акционерным обществом признается общество, общий капитал которого разделен на доли — определенное число акций. АО, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции признается открытым акционерным обществом.

Здесь имеет место частная общественная форма собственности.

Общественная, так как владельцами предприятия является очень большое число акционеров (держателей акций).

Юридические лица, кроме государственных, муниципальных, унитарных предприятий являются частными собственниками имущества, переданного им в качестве вкладов, взносов учредителей.

Взамен права собственности учредители приобретают обязательственные права: участие в доходах, в управлении, в изъятии капитала.

Особенностью является то, что общественные и религиозные организации используют имущество, находящееся в собственности только для уставных целей, а их учредители утрачивают вообще какие-либо права на данное имущество.

Вообще выделяют следующие формы собственности: частная; государственная; муниципальная; иные виды собственности (совместная, долевая).

Основное отличие государственной, муниципальной собственности является то, что за ними закрепляются наиболее важные элементы (объекты историко-архитектурного климатического оборонного назначения и т.п.).

Живой труд может быть частично заменен техникой, природные ресурсы могут быть заменены искусственными, но эти процессы на данном предприятии, можно сказать, исчерпали себя.

Кривые отраслевого спроса и предложения факторов производства и кривые фирмы идентичны. Они неэластичны.

 Эффективность использования ресурсов КШЗ.

На предприятии ресурсы используются достаточно эффективно. Продукция, производимая предприятием, относится к рынку олигополистической конкуренции.

Кировский шинный завод среди своих конкурентов занимает примерно 10% рынка. Всего на данном рынке действует около 5 крупных предприятий, которые занимают около 65%.

Под олигополией понимается рынок, на котором доминируют несколько крупных фирм, каждая из которых обладает значительной долей рынка. Фирмы получают высокую прибыль, так как проникновение на рынок олигополии значительно затруднен. Этому препятствуют барьеры (ценовые и неценовые). В числе важнейших — величина капитала, необходимая фирме для внедрения в отрасль, контроль действующих производителей над новейшей техникой и технологией производства, патенты... Олигополия может быть стандартизованная или дифференцированная (в нашем случае). Ценовое поведение данной фирмы можно описать следующим образом.

Предприятие использует методику для определения издержек на единицу продукции, которым добавляется процент прибыли. Издержки меняются с изменением объема производства, исходя из этого берется плановый уровень производства. В текущем поведении фирмы можно выделить лишь один недостаток — недостаточна эффективность отдела маркетинга.  Сотрудники фирмы получают доходы в виде заработной платы, премий и различных надбавок. Кроме того, работники, участвующие в капитале предприятия, имеют возможность получать доход и посредством выплаты дивидендов. Владельцами предприятия, в основном, являются работники данного предприятия, так как в ходе приватизации произошло акционирование.

На предприятии применяется как повременная, так и сдельная формы заработной платы. При повременной работник получает денежное вознаграждение в зависимости от отработанного времени, при сдельной — в зависимости от выработки в зависимости от расценок. Общая заработная плата определяется по тарифной системе с учетом выплат премий. Таким образом, можно обобщить: на данном предприятии используются повременно-премиальная и сдельно-премиальная системы оплаты труда.

Применение той или другой системы оплаты труда на предприятии моделируется исходя из специфики выполнения работ.

Там, где труд одного человека не зависит от технологического процесса, ритма работы оборудования применяется сдельная форма и наоборот. Для высшего управленческого персонала применяется окладная система оплаты труда, которая не исключает получение премиальных. Уровень и динамика заработной платы как в отрасли, так и на фирме определяется экономическим положением предприятия в данный момент, и конечно же исходя из нормативов по оплате труда на предприятии. В данный момент времени КШЗ, как и большинство предприятий страны, испытывает трудности, которые, несомненно сказываются на оплате труда работников предприятия. Для измерения производительности труда на предприятии используются показатели качества продукции, коэффициент выполнения норм. Деятельность предприятия связана с государством посредством налоговой политики и как с основным поставщиком факторов производства. Предприятие является акционерным обществом, поэтому производственная деятельность предприятия ограничена лишь вышеперечисленными факторами со стороны государства. Предприятие платит следующие налоги:

1 Включаемые в цену продукции:

·        налог на добавленную стоимость;

·        акцизы на отдельные группы и виды товаров;

·        Налог на реализацию ГСМ

2 Включаемые в себестоимость

·        взносы в Пенсионный фонд,

·        Фонд соцстраха,

·        Государственный фонд занятости,

·        транспортный налог, налоги в дорожные фонды,

·        земельный налог.

3 Относимые на финансовые результаты деятельности:

·        налог на имущество предприятий,

·        местные налоги и сборы.

4 Налог на прибыль.

Лично я плачу подоходный налог, отчисления в Пенсионный Фонд и косвенные налоги, такие как НДС, акцизы и, кроме того, налог на имущество физических лиц.

 Государство гарантирует равенство прав и свобод человека и гражданина независимо от пола, расы, национальности, языка, происхождения, имущественного и должностного положения, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям, а также других обстоятельств. Запрещаются любые формы ограничения прав граждан по признакам социальной, расовой, национальной, языковой или религиозной принадлежности.

Государством осуществляется: Защита права на свободу; Защита права на равенство; Защита права на собственность; Защита права на достоинство; Защита права на неприкосновенность личности; Защита права на демократию; Защита экологических и культурных прав.

На предприятии работник имеет право на получение зарплаты, на отпуск, внеочередной отпуск и другие права, гарантированные конституцией и кодексом о труде.

5. Состояние делопроизводства и организации труда делопроизводственного персонала

Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.

2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.

3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки.

Исходящие документы необходимо разделить на: а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Профессия секретаря требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя[5].

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.

Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия организации имеет в совсем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном.

6. Правила оформления реквизита «Гриф ограничения доступа к документу»

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа[6].

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Под ним указывают номер экземпляра, например:

                                                                             Для служебного пользования

                                                                                                               Экз. № 2